XX公司信用（合同）管理制度.docx

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1、第 1 页 XX 公司信用（合同）管理制度 特征码 OGRHMoaMPVSHsIPUoKOt 一、法律法规学习制度 1、制订学法的内容、时间安排计划表，组织人员定期进行合同 法律法规的系统学习，并做好每次学习记录。 2、公司经理、各部门负责人必须带头参加合同法律法规的学习。 信用（合同）管理人员、销售、供应、财务等部门业务人员必 须经过合同法规的系统培训和考核方可从事该项工作，取得合 格证书；专、兼职信用（合同）管理员还必须取得信用（合同） 管理员培训合格证书方可从事合同管理工作。 3、公司分管信用（合同）工作的负责人，部门分管信用（合同） 负责人及信用（合同）管理员应当定期组织活动，结合信用

2、 （合同）管理中碰到的实际问题，学习新法规，解决新问题， 不断提高信用（合同）管理水平。组织研讨会，案例分析会等， 并做好局面记录。 二、信用（合同）管理机构、人员岗位责任制度 第 2 页 、信用（合同）管理机构职能： 1、负责组织宣传、贯彻合同法律法规条例，培训信用（合同） 管理人员和业务人员，依法保护企业的合法权益。 2、制订、修订本矿信用政策、信用管理制度、办法，组织实施 信用管理工作的考核。 3、对客户进行资信调查，建立客户信用档案，并进行动态化管 理。 4、客户授信管理：进行客户信用审批，跟踪客户，定期对客户 的信用状况进行统计分析。 5、应收账款管理：控制应收账款平均持有水平，日常

3、监督应收 账款的账龄，对潜在的不良账款及时采取措施，防范逾期应收 账款的发生。 6、欠账处理：建立标准的催账程序和一支工作高效的追账队伍， 及时制定对逾期应收账款处理的方案。 第 3 页 7、利用征信数据库资源，帮助销售部门开拓市场。 、岗位责任制度： 1、法定代表人的主要职责： 、加强信用管理工作，支持信用（合同）管理机构开展工作， 解决信用管理工作中的重大问题。 、授权委托合同承办人员对外签订合同。 、根据具体情况，对本公司合同承办人员进行考核、奖惩。 、定期了解合同的签订、履行情况。 2、信用（合同）管理机构负责人的主要职责： 、组织合同法律法规的宣传、培训，组织信用管理研讨会、 案例评

4、析会。机构开展工作，解决信用管理工作的考核。 、制订、修订本矿信用政策、信用管理制度、办法，组织实 施信用管理工作的考核。 第 4 页 、统一办理授权委托书，严格管理本公司合同专用章的使用。 、制止本矿或个人利用合同进行违法活动。 、日常监督、分析应收账款账龄，防范逾期应收账款的发生。 、建立标准的催账程序。 、汇总、分析客户信用数据，向有关部门提供咨询服务。 、协调与供销、财务、技术等部门的关系。 3、信用（合同）管理员的主要职责： 、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与 签订。 、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现，保管好合同 专用章。 第 5 页 、审查合同履行情况，协

5、助合同承办人员处理合同执行中的 问题与纠纷。 、登记合同台账，做好合同统计、归档工作，汇总合同签订、 履行以及合同纠纷处理情况。 、发现不符合法律规定的合同行为，及时向信用（合同）管 理机构负责人或本矿分管领导报告。 、参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。 、定期向信用（合同）管理负责人汇报信用管理情况。 、负责客户档案管理与服务。 、参与商账追收。 、配合有关部门共同搞好信用管理工作。 4、供销部门的主要职责： 、依法签订、变更、解除本部门的合同。 第 6 页 、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会 审。 、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。 、在合同履行过程中

6、，加强与其它各有关部门联系，发生问 题及时向信用（合同）管理机构信用（合同）管理员通报。 、做好本部门合同的登记、统计、归档工作。 、参加本部门合同纠纷的处理。 、配合企业信用（合同）管理机构做好信用（合同）管理工 作。 5、财务、技术部门的主要职责： 、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应 收应付情况。 、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理 第 7 页 建议。 、解决合同履行中有关技术方面的问题。 、依法签订、变更、解决技术合同。 、负责本部门合同的登记、统计和归档工作。 、配合企业信用（合同）管理机构做好信用（合同）管理工 作。 、信用（合同）管理员考核与奖励

7、 1、考核范围：本矿专职或兼职信用（合同）管理员。 2、考评时间：公司每年组织一次考核评审活动，在对各有关部 门信用（合同）管理工作检查基础上进行考核。 3、考核内容 序号 考核内容 应得分 第 8 页 一 1、 掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识。 2、 认真参加部门或公司举办的业务和有关法律法规学习。 3 5 二 1、 检查所签订合同符合“三性”合法性、真实性、可行 性。 2、 检查所签订合同符合“五审查” （对方主体是否合格、授 权代理是否合法、资信是否有保证、经营范围是否超出、合同 结算方法和程序是否符合规定） 。 3、 检查除即时清结外，是否签订了局面合同。 4、 检查使用各

8、类合同文本的正确性和合同内容合法、条款 齐全手续完备。 5、 检查签订合同人员的有效代理范围和权限。 6、 检查杜绝无效合同的出现。 3 第 9 页 3 3 6 4 4 三 1、 检查有关合同审查表的办理和送审，内容是否齐全， 手续是否完备。 2、 定期或不定期与业务员对账。 3、 经常督促合同的履约行为。 第 10 页 4、 全面了解本部门的合同履行情况。 5 6 5 6 四 1、 检查本部门的合同变更、解除手续的及时办理和手续 齐全。 2、 协助做好信息反馈和信访工作。 6 4 五 1、 建立合同台账。 2、 检查合同台账的登记质量（台账登记及时、正确、全面） 。 3、 检查合同章的使用和

9、保管。 第 11 页 4、 做好有关资料的保管和归档工作。 6 10 5 6 六 1、在信用（合同）管理上有创新的典型事例（包括运用计 算机管理等事项） 。 10 合计 100 4、考核部门： 信用（合同）管理机构为本公司信用（合同）管理员的考核评 审工作的管理机构。 获奖名单由考核部门根据考核内容进行考核评审后报法定代表 人批准。取消资格的审批程序由考核部门将名单及考核依据报 法定代表人批准。 第 12 页 5、奖惩方法 信用（合同）管理员的奖励等级设三等：即先进、优胜和表扬； 获奖者以精神鼓励为主，并分别给予适当的物质奖励。 、获先进名单从考核总分在 95 分以上者中产生。 、获优胜名单从

10、考核总分在 9095 分者中产生。 、获表扬名单从考核总分在 8090 分者中产生。 信用（合同）管理员的惩处方法： 、凡考核总分首次达不到 60 分者，由部门分别给予教育、帮 助和扣发奖金。 、凡考核总分两次达不到 60 分者，取消信用（合同）管理员 资格。 、凡利用合同从事违法违纪活动者，取消信用（合同）管理 员资格并按情节轻重，追究其行政或法律责任。 第 13 页 三、法人授权委托及合同签订前的评审制度 一、法人授权委托管理制度 (一)被授予“法人委托书”者的条 件 1、必须是本公司生产经营活动中确需签订合同，并具有经 济工作经验的有关人员。 2、必须经过中华人民共和国合同 法培训，考试

11、合格，并经工作业绩审查合格 3、能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本企业的 规章制度。 (二)“法人委托书”的申请程序 l、凡申请持证者，先由申请部门向信用(合同)管理机构提 出申请，填写“参加合同法培训人员登记表” 。 2、由信用(合同)管理机构统一组织申请持证者参加工商行 政管理部门举办的合同法培训班，并参加考试。 3、考试合格后，申请部门按信用(合同)管理机构要求填写 “法人委托书申请审批表” ，并对其工作业绩进行考核审查，再 经公司人事部门和信用(合同)管理机构审核后报公司法定代表 人批准，签章颁发授权证书。 第 14 页 (三)“法人委托书”的管理 l、信用(合同)管理机构负责

12、“法人委托书”的中请审核、 证件办理销登记、遗失声明和监督检查等管理工作，并为公司 归口管理部门。变更、 2、本公司颁发的签订合同的“法人委托书” ，采用由省工 商行政管理局统一印制的“法人委托书”文本，在有效期限内 可连续使用，但有效期限最长不得超过两年。 3、凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者，由 所在部门向信用(合同)管理机构提出申请，经法定代表人批准， 由信用(合同)管理机构具体办理一事一委托的临时“法入委托 证明”事宜；未取得“法人委托书”及“法人委托证明”的其 他人员一律不得对外签订合同。 4、凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守 本公司制定的信用(合同)管理

13、规定和相关的配套制度，做好合 同台帐记录，以备考查。 5、凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核准注销手续： 第 15 页 （1） “法人委托书”授权内容变更； （2）证件有效期届满，不再续展； （3）持证人因工作变动，不再对外签约； （4）持证人因调离本公司、退休或死亡； （5）持证人因违反本公司管理制度，情节严重需撤消“持证 人”资格 （6）持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证 人”资格 6、经颁发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书面向本 部门领导报告，并将本部门批示意见送信用(合同)管理机构， 由信用(合同)管理机构向法定代表人或信用 (合同)管理领导小 组报告后，根据情况

14、酌情处理。 7、凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负 第 16 页 责收回交信用(合同)管理机构统一处理。 (四)责任 1、各部门应加强对持证人的教育和管理，凡发现严重违反 本公司有关制度规定签约或利用证件进行违法活动，以及失职、 渎职等给公司带来重大损失者，应依法追究责任，同时注销证 件。 2、持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订 合同围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由持证人承 担。如因超越授权范 二、合同签订前的评审制度 合同签订前实行评审制度。合同评审机构设在信用(合同) 管理机构内部，组成人员包括主管副总、信用(合同)管理机构 负责人、信用(合同)管理员

15、、合同承办入、供销、财务部门负 责人等。 (一)合同评审程序 第 17 页 1、合同承办入将合同草本及相关资料交信用(合同)管理员 初审： 2、信用(合同)管理员填写合同评审表中初审记录交信用 (合同)管理机构负责人审批，签署审批意见。 3、特殊重大合同，由信用(合同)管理机构负责人组织有 关部门进行会审 (合同)管理员汇总各部门会审意见后交信用 (合同)管理机构负责人签署意见主管经理批准实施。 4、信用(合同)管理员将合同评审表归入该合同档案。 (二)评审内容 l、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章 的公司法人营业执照或营业执照的

16、副本复印件 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领 取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营 单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主 第 18 页 体资格。 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公 司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、 国籍及公司或组织注册地。 2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。 代理人职务资格证明及个人身份证； 被代理人签发的授权委托书； 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期 限。 3、签订合同前，必须认真审查对方当事人的履约能力。对 方当事人在合同中负有提供专业性较强的劳务

17、、工程项目或限 制经营项目等义务时，应当要求对方当事人提供由政府法定机 构颁发的经营许可证或资质等级证书等证明。 (二)签订合同前，应当仔细审查对方当享人提供的有关证 明资料部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或 第 19 页 变造证明材料的各种证明资料中所使用的当事入名称、印章等 内容必须完全一致。必要时应到签发对方当事人提供；、下列 资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同 档案保存以备考 印资料 l O 名片；厂家介绍、产品介绍等资料各类广告、 宣传资料；各类电话、BP 机等通讯工具号码：对方当事人提供 的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复 (三

18、)特殊重大合同的适用范围签订的下列合同，视为重大合 同： 订立价款在一百万元以上(建筑安装工程承包合同价款 在一千万元以上)的合同每 投资、联营的合同； 涉外合同： 合同承办人认为需可行性审查的其他合同。 (四)特殊重 大合同评审的附加程序 1、签订特殊重大合同，应当及时进 行可行性审查。合同的可行性审查由信用(合同)管理机构负责 人组织有关部门以会签的形式进行 第 20 页 也可以通过召开有关部门负责人会议的形式进行。 2、签订特殊重大合同，应当进行合法性审查。 合同的合法性审查，由合同承办人按其隶属关系，送 交信用(合同)管理机构进行 合法性审查。 合同签订、履行、变更和解除制度 一、合同

19、签订管理 1、合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代 理资格同可行性进行审查，并收集整理相关资料，以备合同评 审机构进行评审履约能力及合 2、订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非 法人经济组织。集团公司内各单位的业务部门不得以本部门的 名义或擅自以其他单位、部门的名义对外签订合同。严禁其他 公司或个人所办各类企业以本公司及下属单位的名义对外签订 合同。 第 21 页 3、公司对外签订合同，应由其法定代表人或法定代表人授 权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订 合同。 4、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用介绍 信的存根应当保存五年，以备核查。 5、

20、除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本国 家球省已经发布示范文本的，应当采用合同示范文本。销售部 门必须使用国家统一的购销合同文本对外签订合同：外协部门 必须使用国家统一的加工定做、承揽合同文本对外签订合同； 供应、设备、基建部门外出采购尽可能采用统一的购销合同文 本。如果没有合同示范文本，应当参照类似的示范文本。采用 合同示范文本时，可以根据所订合同的具体情况依法作出补充 约定。各部门所需的合同文本由公司信用(合同)管珲员统一购 买或定制。 6、集团公司及所属各单位的合同都应按统一规则 编号。 7、合同及其有关的书面材料，应当浯言规范，字迹(符 号)清晰，条款完整容具体，用语准确、无

21、歧义。 8、订立合同，必须完备合同条款。合同条款所，标的， 数量和质量，价款和报酬，履行的期限的方法等。般包括当事 第 22 页 人的名称或者姓名和住地点和方式，违约责任及解决争议 9、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没 有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留 置、定金等相应形式的有效担保。 对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清 偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保 证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。 10、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择 本公司所在地仲裁机构或法院。 11、法定代表人或合同承办

22、人应当亲自在合同文本上签名盖章。 12、签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同 文本上加盖合同专用章。 t 合同专用章的申请人必须是有权对外签订合同的部门和 分公司。 各有关部门和分公司的合同专用章由信用(合同)管理 第 23 页 机构统一归口管理。信用(合同)管理机构负责申请报告的审批、 合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。 合同专用章的刻制由信用(合同)管理机构负责。任何 部门不得擅自刻制合同专用章，如发现有此类行为的发生，追 究责任人员的行政责任。凡需刻制合同专用章的部门和分公司， 必须由申请部门提出书面申请报告，并由主管领导审批签字， 同时按工作的实际需要和用

23、途提供合同专用章刻制的数量、要 求和样章草图，交信用(合同)管理机构审查后统一办理。 t 凡持有合同专用章的部门和分公司，应做到合法使用、 专人保管。技术合同专用章由信用(合同)管理机构负责保管， 如遇工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即 归还。 ， 合同专用章的保管使用的检查工作列入每年的合同检 查范围之内。 每 合同专用章不得代用，混用。发现利用合同专用章进 行违法活动、成经济损失者，依法追究其行政和法律责任。给 公司造 第 24 页 ， 凡遇合同专用章遗失，应立即向本部门领导报告，并 将本部门批示意见送信用(合同)管理机构备案，在当地市级报 纸上刊登遗失声明，办理相关证明材

24、料。 凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手 续与新申请相同，原合同专用章交还信用(合同)管理机构统一 处理。 中 各子公司自行刻制的合同专用章，必须到信用(合同) 管理机构留样备案。 13、订立依法应当办理批准、登记、见证、鉴证、公证等 特别程序的合同时，应当依法办理特别手续。 14、合同承办人应将合同的副本收付款物的依据。份及时 送交本单位财务部门备案，作为财务部门 二、合同履约管理 1、法定代表人全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和 人员具体负责其订立合同的履行。新任法定代表人应当继续履 行前任法定代表人依法订立的合同。 第 25 页 2、在履行合同过程中，根据情况的变化，应

25、当对对方当 事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及 时处理，必要时经单位负责人同意，可现场考核合同标的情况 和对方当事人的履约能力。 3、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制 度的标的应在法定期限内及时提出书面异议。 4、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的 合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授 权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。 5、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记 录都应作为履约证据留存。 对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外， 还要做好履约记录。 我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合

26、同有 关的法律文书时，应当连同信封一井收存。通过邮递方式传送 与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收 第 26 页 据、回执备案。 6、信用(合同)管理员负责监督检查合同履行情况订与履行 情况台帐。按时间顺序及时建立合同签 三、合同的变更和解除 l、合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报合同评审机 构审核快与对方签订变更或解除协议。批准后 2、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须 有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头 约定向已变更的接收人发货或付款。 3、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时， 应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通

27、知对方当事人， 同时积极采取补救措施，减少损失。 4、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办 人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当 事人不履行合同的有关证据，及时向信用(合同)管理机构报告。 第 27 页 5、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式 通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面 答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。 客户授信与年审评价制度 ， 、信用(合同)管理机构加强与各业务部门的联系沟通，及 时掌握客户的信用信息，对客户实行分级管理，将客户的信用 等级分为 A、B、C、D 四级，分别制订不同信用等级所对应的信

28、 用额度、信用期限、信用折扣， 2、信用(合同)管理机构负责建立每位客户包括名称、住所、 法定代表人、注册资金、电话、信用标准(对客户资信情况进行 要求的最低标准)、信用等级内容的表单，并及时进行动态更新。 3、信用(合同)管珲机构负责制定客户信用申请表、客户调 查表、客户信用审批表、回复客户的标准信函等表格：受理客 户信用申请：采用对客户进行走访、调查、向有关部门收集客 户资信状况资料等方式掌握客户信息，填写客户调查表，对客 户进行信用评级，报主管副总审批后，确定信用等级，并及时 第 28 页 回复客户。 4、对客户实行跟踪管理，补充客户信用信息，每年末对客 户的信用状况进行汇总分析，形成书

29、面的午审评价报告，并根 据年审报告及时调整客户信用等级与授信额度。 i、对延迟付清款物的客户，视情节轻重给予信用等级的降 级处理；对恶意拖欠款物的客户授信额度为 0，要求采用即时 清结的方式或列入黑名单，拒绝业务往来。 6、各业务人员应 及时收集客户信息井向信用(合同)管理机构反馈；信用(合同) 管理机构应定期将客户信用状况评价结果反馈公司各相关部门。 客户信用档案建立与管理制度 1、建立完整的合同档案档案资料包括以下内容： 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件； ， 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照 的副本复印件； 第 29 页 对方当事人履约能力证明资料复印件； 对方当

30、事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、 个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件； 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印 件： 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料 的复印件： 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话 记录等书面材料和视听材料； 登记、鉴证、公证等文书资料：合同正本、副本及变 更、解除合同的书面协议： 标的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复 印件。 2、公司所有合同都必须按部门编号。信用(合同)管理员负 责建立和保存合同管理台帐 第 30 页 3、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各 项手续后一个月内将合同档案资料移交

31、信用(合同)管理员。 信用(合同)管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档 案室归档。 4、各公司及部门应于每年的一月十日和七月十日前将本公 司管辖范围内上年度和本年度上半年的合同统计报表报送集团 公司信用(合同)管理机构。 各公司及部门应于每年的一月十日前将管辖范围内上一年 度信用(合同)管理情况分析报告报送集团公司信用(合同)管理 机构。 5、建立完整的客户信用资料，包括客户信用申请表、客户 调查表、客户信用审批表、回复客户的标准函、客户信用表单、 授信资料、年审评价报告等，并附客户概况、付款习惯、财务 状况、商账追讨记录、往来银行、经营状况等调查原始资料。 6、客户信用档案的查阅需填写查阅申请单标明查阅人、查 阅客户名称、查阅用途，由档案管理员填写借阅时间、归还日