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1、会计档案管理,讲座大纲,一、新会计档案管理办法 二、新办法修订内容要点 三、关于新旧会计档案管理办法有关衔接规定的通知 四、会计档案的整理（视频） 五、现场答疑,法规标准 会计档案管理办法（ 2016年财政部 国家档案局） 会计档案案卷格式（2008年国家档案局）,一、新会计档案管理办法,中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号 公布，自2016年1月1日起施行 ，原会计档案管理办法（财会字199832号）同时废止。,修订出台新办法的背景和过程,1984年财政部、国家档案局联合印发了会计档案管理办法，并于1998年对该办法进行了第一次修订。 随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越
2、来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。 随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家档案管理规范、标准的制定或修订，原管理办法的有关表述已不再适用，会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善。 来源：财政部、国家档案局有关负责人就会计档案管理办法修订答记者问,修订出台新办法有什么 重大意义?,一是有利于推动互联网创新经济的发展。推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。 二是有利于促进形成绿色、低碳的发展方式。节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减
3、少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。 三是有利于推进国家治理能力现代化。推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。 来源：财政部、国家档案局有关负责人就会计档案管理办法修订答记者问,新办法解读,【目的】第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法等有关法律和行政法规，制定本办法。 【适用范围】第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。,【管理的核心内容】第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成
4、的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 （完善了会计档案的定义和范围 ）,【监督指导管理体系】第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。 县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。 【对实施单位管理原则】第五条 单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档
5、案的真实、完整、可用、安全。 单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。,【归档范围】第六条 下列会计资料应当进行归档： (一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证； (二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿； (三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告； (四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 （完善了会计档案的范围
6、）,【管理条件】第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 【新的归档形式和要求】第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案： (一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输； (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序； （增加和明确了电子会计档案的管理要求。）,(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求
7、，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系； (四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改； (五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响； (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。,【对以上形式条件补充】第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。（增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。） 【实施部门工作规定】第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范
8、围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。,【保管期限规定】第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。（对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。）,【移交手续】第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。 纸质会计档案
9、移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。 单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。,【利用规定】第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。 单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完
10、整，并在规定时间内归还。,【保管期限原则】第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 （对定期保管会计档案保管期限作了调整，延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。） 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 （调整了会计档案的定期保管期限。）,【保管期限补充】第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。 单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。,【鉴定销毁原则】第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会
11、计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。 【鉴定工作机构】第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。 （完善了会计档案的销毁程序，增加了鉴定销毁环节。）,【销毁工作程序】第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁： (一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。 (二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理
12、机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。 (三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。（删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，进一步明确了单位内部组织监销的有关要求。） 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。,【鉴定后档案处理原则】第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独
13、转存，保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。,【产权变动情况一】第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。 【产权变动情况二】第二十一条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。 单位分立中未结清的会计事项所涉及的会
14、计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。,【产权变动情况三】第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 【特殊情况处理】第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定
15、办理交接手续。,【移交手续原则】第二十四条 单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、
16、可用和安全。,【专门针对出境管理】第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。 【针对中介机构】第二十六条 单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。 【处罚】第二十七条 违反本办法规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法等法律法规处理处罚。,【说明情况一】第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 【说明情况二】第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，
17、其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。,【制定细则单位范围】第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法制定具体实施办法。 【制定者责任】第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法(财会字199832号)同时废止。,附表：1.企业和其他组织会计档案保管期限表(略) 2.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表(略),二、新办法修订内容要点,
18、（一）提出了电子会计档案的概念。 新办法第三条明确“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”是电子会计档案。 本概念既参照了电子档案管理基本术语（DA/T58-2014）中的电子档案的概念，又不同于下定义，而是以范围界定的方式确定了什么是电子会计档案。在这个表述中，特别强调了电子会计档案的原生性，即是通过计算机等设备形成的，以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。 来源：中华人民共和国国家档案局 http:/ 一是明确了“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”，这与原办法中“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规
19、定，并报财政部、国家档案局备案”的要求是截然不同，不用报备即可利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 二是对电子会计档案移交与接收提出了要求。要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。 三是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。,（三）会计档案可仅以电子形式归档保存的管理要求的修订 新办法 第八条、第九条 单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第八条的规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足
20、第八条、第九条规定。,（四）会计档案的定期鉴定程序的修订 原办法规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人，致使大多数单位不敢销毁会计档案，那怕已到保管期限。大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。 根据新办法要求，单位不仅“应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书“，而且“会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行”。参加人员至少应包括会计机构、审计机构、纪检监察人员，必要时还应法
21、律部门参加。“经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。”,具体鉴定时，可先由档案部门会同会计部门通过逐卷、逐份档案阅读的方法，提出初步的鉴定结论。鉴定时应考虑本办法第十九条的要求。鉴定结论可以是销毁或继续保存期限。初步鉴定结论提出后，形成初步鉴定意见，然后召开鉴定小组或委员会会议，对初步鉴定意见进行讨论审定，形成正式鉴定意见书。经鉴定可以销毁的会计档案，编制销毁清册。,（五）对会计档案销毁程序的修订 由于会计档案包含较多的敏感信息，因此，会计档案销毁工作重点防止会计档案信息外泄，因此新办法首先要求可以销毁会计档案，“单位档案管理机构编
22、制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容”。 为了防止错误销毁会计档案，新办法还设置了销毁前再次确认程序，要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见”。,监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。新办法删除了旧办法财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求，即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行
23、清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。” 新办法还规定，“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。”,三、关于新旧会计档案管理办法有关衔接规定的通知,财政部、国家档案局联合发文明确新旧会计档案管理办法衔接有关问题 （财会20163号）,关于保管期限的衔接规定,（一）新管理办法与原管理办法规定的最低保管期限不一致的，按照新管理办法的规定执行。 （二）已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新管理办法的规定组织销毁；已到原管理办
24、法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新管理办法确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新管理办法规定的最低保管期限减去已保管期限，下同）。 （三）已到原管理办法规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新管理办法的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新管理办法的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新管理办法确定继续保管期限。 （四）未到原管理办法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新管理办法的规定重新划定保管期限。,关于电子会计资料归档的衔接规定,（一）单位如在新管理办法施行前已利用现代信息技术手
25、段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合企业会计信息化工作规范（财会201320号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新管理办法第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原管理办法的规定归档保管。 （二）各单位根据新管理办法仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。,四、会计档案的整理,按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，按报表、账簿和凭证等进行分类、立卷、排列和编目，组成有序体系的过程。 （操作视频） 来源：广州市档案局 http:/