《档案业务培训.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案业务培训.ppt（18页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、档 案 业 务 培 训,1.1 归档和归档制度,各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。,1.2 归档范围,应归档的文件材料：凡是本单位工作活动中形成的对本单位及国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属于归档范围，必须定期向本单位档案机构或档案人员移交归档，集中统一管理。,可以参照归档范围及保管期限表来确定归档范围,特别注意：“帐外文件”的收集归档,1.3 归档时间,（1）办理完毕的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； （2）基建项目文件材料在竣工后或财务决算后三个月内归档
2、,周期长的可分阶段、单项归档； （3）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交； （4）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档； （5）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。,成都大学归档文件整理相关规定,归档时间： 今年的归档时间是在2016年6月30日前归档； 科研类档案和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档； 个人成果每个季度归一次，对核心及以上； 基建类档案应当在项目完成后三个月内归档； 重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。,1.4 归档要求,（1）应归档文件要收集齐全完整，遵
3、循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系，文件的特征和价值进行分类整理，使整理后的档案能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。（必须进行归档文件整理） （2）归档的文件材料应为原件。 （3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档（目前“双套制”的要求）。 （4）归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。,归档文件整理 就是按照一定的原则和方法，将处于零乱的和需要进一步条理化的归档文件材料，以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）
4、，使之有序化的过程。 无序 有序 零乱 系统,归档文件整理流程图,待整文件,分类、确定保管期限,排列,组件、装订,编号、编目,装盒,排架,填写归档章内容,填写盒脊,编制归档文件目录,装盒，填写备考表,加盖归档章,2.1.1 归档文件的组件,正文与附件； 正本与定稿； 有文件处理单或发文稿纸与相关文件； 转发文与被转发文； 原件与复制件； 正本与翻译本； 中文本与外文本； 报表、名册、图册等一册（本）； 简报、周报等材料一期为一件； 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。,2.1.2 归档文件的分类,（1）常用分类方法有： 年度分类 保管期限分类 问题（组织机构）
5、分类,永久,定期,30年,10年,做好文件平时归卷工作,“平时归卷”：文件材料的平时管理 集中、统一、分类管理。 具体做法： 每年初为本单位将要形成的文件分类分别准备一个卷盒； 平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。 好 处：方便平时文件的管理和利用 便于第二年文件整理归档 内部科室少的单位，由公文管理员集中进行平时立卷工作； 不同规模部门的操作 内部科室多、规模较大的单位，可以分科室分别做好本科 室文件材料的平时立卷工作，第二年统一由兼职档 案员立卷归档。,2.1.3 归档文件的排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,2.1.4 归档文件的编号,编号是将分类与排列的结果固定下来： 页需要编页码 件若干页组成一件 卷若干件组成一卷（一盒）,1.5 归档手续,各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。,归档手续,案卷移交目录（一式两份，部门档案负责人签字盖章）,备考表（部门档案负责人和兼职档案员签字）,归档文件目录,