分支机构职场租赁装修及家具设备管理办法.pdf

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1、1 分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置管理 暂行办法 为加强公司分支机构筹建期间的职场租赁、装修及家 具、设备配置管理，充分体现公司优秀文化内涵，树立某良 好社会形象，特制定本管理办法。 第一部分管理原则 一、分类管理 机构筹建期间职场管理分为临时办公职场与正式办公 职场两类，均采取租赁方式使用。 二、授权管理 ( 一) 所有未开业二级机构及其所属分支机构正式办公 职场租赁、装修及家具、设备配置相关事宜均由总公司机构 发展部负责审批。筹建期临时办公职场相关事宜，总公司负 责审批二级机构；二级机构（筹备组）负责审批所属分支机 构并向总公司报备。上述事宜拨款、购置、调配事宜由总公 司机构发

2、展部负责集中办理。 ( 二) 本年度已开业的二级机构，经总公司核准于下年 度筹建的各级分支机构，总公司将把其职场、装修及家具、 设备等相关筹建费用列入二级机构下年度财务预算，由二级 机构在核定标准内审批使用并报备总公司。 三、标准控制管理 2 凡在既定标准（参见附件一）范围内的，根据上述授权 管理规定逐级报批报备；属超出标准范围的，一律报总公司 机构发展部审批。 第二部分临时办公职场管理 一、临时职场租赁管理 （一）租赁标准 1、租赁期：控制在2 个月以内。 2、租赁用房：为宾馆或其它公有办公用房。 3、租赁费用：二级机构控制在3 万元以内；三级机构 控制在 1.5 万元以内。此项费用需报总公

3、司单独下拨。 （二）租赁工作流程 1、分支机构在标准范围内选出备选地点，写出签报 （参见附件二）逐级报批。并附： （1） 租赁临时办公用房有关事项的请示。请示应包含 有拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格、配套服务、物 业管理及租赁费用预算等方面的内容。 （2）拟签订的临时办公用房租赁合同。 2、临时职场租赁不做现场考察，根据分级授权管理流 程，审批核准。凡超出规定标准的，需向总公司机构发展部 报批。 3、分支机构筹备组根据批复意见与出租方签定租赁 3 合同并归档。 4、属特殊原因需延期租赁临时办公用房的，需提前15 天向总公司机构发展部报批。 ( 三) 相关注意事项 1、临时办公用房不得进行

4、任何装修。 2、同城三级机构和四级机构不得租赁临时职场。 二、临时职场家具、设备配置管理 （一）家具配置标准：二级机构控制在2 万元以内；三 级机构控制在1 万元以内。 （二）办公设备配置：属公司集团采购的，需事先上报 总公司申请下拨配发；属机构自行采购的，在核定标准范围 内按照分级授权要求报批报备购置。 （三）购置费用：在机构筹建费中列支。 （四）管理要求：机构各类统配、自购物品按照公司资 产管理制度进行管理。 第三部分正式办公职场管理 一、正式办公职场租赁管理 （一）租赁标准 1、为合理控制机构成本负担，兼顾未来发展需要，租 赁期以 35 年以内为宜。 2、分支机构办公职场租赁面积、费用标

5、准，根据机构 4 类别确定（参见附件一） 。 （二）租赁工作流程 1、根据总公司规定的职场租赁的面积、费用标准，分 支机构筹备组对拟租赁办公职场进行实地考察。 2、分支机构需选出两个以上备选地点，写出签报 （参 见附件二）逐级报批。并附： （1） 租赁办公用房有关事项的请示。请示应包含有 拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格以及发展商名称、 开发资质、相关房地产有效证件和资料、工程质量监督部门 核准的质量等级、配套服务、物业管理以及租赁费用测算等 方面的内容。 （2）以总公司房屋租赁合同（范本） （参见附件六） 为蓝本拟定的待签租赁合同。 3、总公司机构发展部负责派员对二级机构拟租办公用 房进

6、行现场考察；三、四级机构拟租办公用房的现场考察由 总公司派员或委托所属二级机构进行。 4、总公司机构发展部会同有关部门联合审批租赁合 同 。 5、分支公司筹备组根据总公司批复意见与出租方签定 租赁合同并归档。 分支机构办公职场租赁操作流程 5 责任部门流程相关文件 分支机构筹备组总公司关于办公职场 的有关规定 分支机构筹备组 总公司机构发展部 或二级机构 机构发展部 办公室 财务部 信息技术部 人力资源部 法律稽核质询部 总公司关于办公职场 的有关规定 分支机构筹备组 总公司批复 （三）相关注意事项 1、各级各类分支机构办公职场的面积、租赁费用须严 格控制在总公司规定的标准额度内，未经总公司批

7、准，严禁 突破。 2、分支机构办公职场选址要求：应尽量选择所在城市 金融机构聚集区域，职场本身建筑具备良好的广告效应，既 要能充分体现公司的雄厚实力，也要能充分体现公司深厚的 文化底蕴和高尚的文化品位。同时，职场本身建筑物应具备 良好辐射效果的广告位置，便于公司广告的设立和摆放。 职场考察 上报租赁办公用房 有关事项的请示 派员现场考察 分支机构根据总公司 批复签订 总公司机构发展部会 同相关部门联合审批 6 3、车位要求：办公职场本身建筑应规划有足够的车位， 能够为自身和客户提供足够的车位保障服务。各分支机构发 生的车位租赁费用，由分支机构在总公司下达的年度租赁费 用总额内统筹考虑解决。 4

8、、 租赁合同签约重要注意事项 （1）分支机构有关责任人应对拟租办公用房的产权文 件及相应手续，与原件进行核对，且复印签字确认，并将该 等复印件与租赁合同一并传真至上报。 （2）每年房屋租金建议分两次或多次支付；违约金不 要超过当期应付租金的日万分之二点一； （3）应争取取得4560 日的装修期（免租期） ； （4）应有我方提前退租不视为违约的条款，如“租赁 期内，乙方如要求提前终止本合同，应当提前90 日书面通 知甲方，本合同即至该通知载明的日期终止，双方互不承担 违约责任，否则视为乙方违约。” 二、正式办公职场装修管理 （一）实行分类管理 1、分支机构办公职场装修分为总公司指定装修与不指 定

9、装修两类。 2、指定装修：由总公司统一委托南京金陵装璜装饰公 司进行装修。二级机构原则上采取指定装修方式。 3、不指定装修：由分支机构在当地通过公开招投标方 7 式选定装修公司。 （1）参与招标的装修公司资质必须达到二级资质，数量 不得少于两家。 （2）装修方案、装修费用和装修公司的确定，必须逐级 上报总公司机构发展部核准。 （3） 20 万元以上的装修工程由总公司机构发展部派员 参与开标并确定中标公司；20 万元以下的由二级机构（筹备 组）负责开标并确立中标公司，报总公司机构发展部核批。 （二）装修工作流程 1、所有分支机构筹备组与装修公司共同制订职场装修 方案和装修费用预算，行签报报总公司

10、核准；装修费用 预算应将装饰工程、消防工程、综合布线之外的其他分项工 程（如监控系统、门禁考勤系统、110 联动系统等）分别做 出项目预算。 2、总公司机构发展部会同有关部门核准批复装修方案。 3、根据总公司批复，分支机构筹备组以总公司建筑 装饰工程施工合同（范本） （参见附件七）为蓝本，与装修 公司签订装修合同，实施装修工程。 4、分支机构筹备组指定专职责任人负责监督装修工程 进度与质量。 5、工程验收：按照建筑装饰工程竣工验收报告（参 见附件八）有关要求进行验收。其中，20 万元以上的装修工 程总公司会同分支机构对装修工程进行验收。20 万元以下的 8 由二级机构（筹备组）负责验收。 6、

11、装修完工后，由装修公司提供完整的竣工决算资料， 经分支机构予以确认逐级上报总公司，由总公司统一安排审 计结算及备案。 分支机构办公职场装修操作流程 责任部门流程相关文件 分支机构筹备组 总公司关于办公职场 装修的有关规定 机构发展部 办公室 财务部 人力资源部 法律质询部 总公司关于办公职场 装修的有关规定 职场装修方案 费用预算方案 分支机构筹备组招标说明书 投标说明书 分支机构筹备组 工程监理合同 总公司会同 分支机构筹备组 （三）相关注意事项 1、装修风格：“规范， 统一， 简洁，明快，大方， 实用”。 须准确展现公司的企业形象和文化内涵。 上报 职场装修方案 和费用预算方案 总公司机构

12、发展部会 同相关部门联合审查 并批复 招标、开标并确定装 修公司 工程验收，结算报告 审查 对装修工程进行全过 程监督 9 （1）职场装修整体色调，应严格符合公司品牌视觉识 别 VI 系统使用管理规定的要求，充分体现黄、灰组合的 色调风格；同时，严格规范使用企业统一标识，形成公司统 一完整、健康向上的良好形象。 （2）分支机构应按照公司形象识别手册规范设置公 司楼体外统一标识牌；同时应在职场入口处醒目区域设置公 司形象标识、指引牌。 （3）分支机构应按照公司形象识别手册 的规范要求， 设置统一风格和样式的接待台和背景板。 2、费用控制： （1）各分支机构要本着勤俭节约的原则严格控制装修费 用，

13、装修工程预算必须控制在总公司核定最高费用额度的 90%内，剩余 10%额度预留作为工程增项额度。 （2）对装修费用的控制，必须严格按总公司制定的标准 执行，不得擅自提高标准和增加项目。 3、装修面积和装修标准须报经总公司机构发展部核准。 装修工程设计方案及概预算，须经总、分公司核准确认。 4、独立办公室使用面积标准：二级分公司负责人房间 控制在 50 m2以内，班子成员控制在 25 m2以内；三级机构负 责人房间控制在40 m2以内，班子成员及四级机构负责人控制 在 20 m2以内；各级部门负责人房间控制在10 m2以内。 5、在装修过程中，原则上不得调整设计方案。若有特 10 殊情况或实际需

14、要变更的，需出具变更说明书，经总公司机 构发展部批准后方可实施 6、装修款支付：原则上按进度付款，但需各级分支机 构（筹建）主要负责人签字确认，逐级上报总公司机构发展 部，由总公司统一支付。 7、各分支机构应注意加强与装修公司的沟通与协作， 积极配合，及时自理好外部环境关系，确保装修进度。 8、装修时间控制：省级公司毛坯房原则上45 天完工； 三级机构毛坯房原则上35 天完工；省级公司改装房原则上 30 天完工；三级机构改装房原则上20 天完工。 三、正式职场办公家具配置管理 （一）配置标准： （参见附件一） 1、该费用标准包含机构所有人员工位和会议室、洽谈 室、接待室等公共区域办公家具的配置

15、费用。 2、二、三级机构办公家具由总公司统一购置配发。 3、四级机构可参照配置标准及样式，坚持“从人节俭” 原则，报经所属二级机构核准，在当地自行购置。 （二）配置工作流程 1、逐级报批：分支机构办公职场所需办公家具，由分 支机构筹备组按照总公司核定的人员编制填写分支机构办 公家具需求表 （参见附件三）逐级上报总公司。 2、统一购置：总公司机构发展部会同有关部门审定机 11 构需求后，按照分类确定的费用标准由总公司向公开招标确 定的家具供应商，统一订购和配置。 3、配发验收： （1）由家具供应商直接发货到分支机构订单指定收货地 点，并安排服务人员上门安装及提供售后服务。 （2）分支机构安排专人

16、负责家具验收。按照家具验收 程序及标准 （参见附件四）在家具供应商完成正常安装调 试后进行验收并在验收回单（参见附件五）上签字确认 并加盖公章。 4、家具款支付：分支机构将验收回单逐级报至总 公司机构发展部后，由总公司统一支付。 （三）相关注意事项 1、办公家具配置应严格遵照“简洁、节俭、从人”原 则。 2、工位预留：人员工位安排参照总公司人力资源部核 定的编制、实际到位人员数量，二级分公司预留8 个以内， 三级机构预留6 个以内。 四、正式职场办公设备配置管理 （一）配置标准（参见附件一）：根据分支机构人员编制 规模配置。 （二） 购置方式： 大额办公设备由总公司统一招标团购； 普通办公设备

17、由分支机构参照配置标准自行购置。 12 （三）审批流程：属公司集团采购的，需以签报形式报 经总公司核准下拨配发；属机构自行采购的，在核定标准范 围内购置并逐级报备 （二级机构报备总公司机构发展部；三、 四级分支机构报备所属二级机构），其购置费用在筹建费中 列支。 （四）管理要求：机构各类统配、自购物品按照公司资 产管理制度进行管理。 本暂行办法自发文之日起执行。由总公司机构发展部负 责解释。 二 五年十一月二十日 13 附件二： 分支机构筹建事宜签报 签报单位主送部门 机构经办人联系电话 签报事项 1、需要报批事项主要内容： 2、相关附件： 机 构 审 批 意 见 分支机构负 责人意见 二级机

18、构财 务部意见 二级机构 其他部门 会签意见 二级机构负 责人意见 总 公 司 审 批 意 见 机构发展部 意见 法律稽核质 询部意见 财务部意见 信息管理部 意见 其他部门 会签意见 总裁室意见 14 注：此表用于办理分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置等报批事宜。 附件三： 办公家具订货确认单 订货单位：某财产保险股份有限公司日期： 图号 家具 名称 商 标规格型号 基料 数量单价总价油漆颜色名 称 等 级 合计金额 ( 人民币大写 ) ： 送货地点安装地点 送货时间安装时间 安装人员联系电话 收货验收人身份证号码 联系人电话、手机 填报人：审批人： 15 附件四：办公家具验收程序及

19、标准 一、送货 1、家具供应商：按照订货确认单 ，事先确认送货时间、 地点、安装时间、地点 2、订货单位：按照订货确认单相关证件，确认服务公司委 派之安装人员。 二、拆箱 1、指定验收人确认封装箱之材质良好，非不良材质制造；外观 基本保持完好，无严重破损。 2、指定验收人确认封装箱内货物按型号完整无缺-按照 设备验收单 3、指定验收人确认封装箱内货物完好无损。 三、安装 1、指定验收人确认办公家具安装过程规范，无人为硬性撬损、 划损现象（正常翻撬除外） 。 2、指定验收人确认所有零配件均安装到位，无遗漏。 3、指定验收人确认办公家具外观保持良好，并全部安装或移交 给指定验收人。 4、指定验收人确认办公家具安装完毕后安装人员整理现场，保 持原有办公环境。 5、指定验收人确认安装人员在培训时用语规范、清晰、态度良 好。指定验收人确认在调试完毕后保留安装人员之有效联络方式。