PHOTOP总账模块操作手册.doc

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1、第 1 页,共 59 页. . 总账模块操作手册 文档作者: 创建日期:04 月 10 日 2005 年 更新日期:月日年 控制编码:PHOTOP_GL_MD070_01 文档版本: 1.0 审核： 拷贝数_ 第 2 页,共 59 页. . 目录目录 1.文档控制文档控制.5 1.1.更改记录5 1.2.审阅5 1.3.分发人员5 1.4.说明6 2.系统概述系统概述.7 2.1.系统结构7 2.2.系统特点7 2.3.应用流程8 2.4.模块构成9 3.系统维护系统维护.10 3.1.系统设置10 3.1.1.系统属性页10 3.1.2.总账参数设置10 3.1.2.1.基本信息插页11 3

2、.1.2.2.凭证插页12 3.1.2.3.预算插页14 3.1.3.会计期间14 3.2.系统初始化15 3.2.1.初始余额录入和各种数据类型之间的计算关系15 3.2.2.试算平衡处理和结束初始化16 4.凭证处理凭证处理.18 4.1.凭证录入与审核业务规程18 4.1.1.规程说明18 4.1.2.业务流程图18 4.2.凭证反审核业务规程19 4.2.1.规程说明：19 4.2.2.业务流程图20 4.3.凭证过账与对账业务规程21 4.3.1.规程说明21 4.3.2.业务流程图21 4.4.操作步骤23 4.4.1.凭证录入23 4.4.2.凭证保存27 4.4.3.凭证页面设

3、置27 4.4.4.凭证修改27 4.4.5.凭证预览与打印27 4.4.6.模式凭证28 5.账簿账簿.30 第 3 页,共 59 页. . 5.1.总分类账30 5.1.1.总分类账查询30 5.1.2.引出31 5.1.3.按科目分页打印31 5.1.4.重新设定条件31 5.1.5.一体化查询31 5.1.6.页面设置31 5.1.7.打印设置32 5.1.8.总分类账套打32 5.2.明细分类账32 5.2.1.明细账查询33 5.2.2.明细账跳转34 5.2.3.明细账的连续打印35 5.3.多栏账35 5.3.1.多栏账查询条件设置35 5.3.2.多栏账格式设置35 5.3.

4、3.多栏账的浏览、查询36 5.3.4.多栏账的打印、预览、引出36 5.4.核算项目分类总账36 5.4.1.查询条件设置36 5.4.2.查询，浏览核算项目分类总账37 6.往来管理往来管理.39 6.1.往来业务的两种处理方式39 6.1.1.不进行往来业务核销的业务处理39 6.1.1.1.账龄的计算原理39 6.1.1.2.往来对账单的查询39 6.1.1.3.账龄分析表的查询39 6.1.2.进行往来业务核销的业务处理39 6.1.2.1.核销的处理方法39 6.1.2.2.核销方式下账龄计算原理40 6.1.2.3.核销的参数控制40 6.1.2.4.往来对账单查询40 6.1.

5、2.5.账龄分析表40 6.2.与往来业务相关的设置40 6.2.1.系统参数设置40 6.2.2.科目设置40 6.2.3.业务初始化40 6.2.4.凭证中与核销处理相关的部分41 6.3.核销管理42 6.3.1.核销管理42 6.3.2.核销的业务处理过程43 6.3.3.核销日志43 6.4.往来对账单44 6.4.1.过滤条件44 6.4.2.浏览45 第 4 页,共 59 页. . 6.4.3.重新设置往来对账单的条件45 6.4.4.引出45 6.4.5.预览、打印45 6.5.账龄分析表45 6.5.1.账龄分析表作用45 6.5.2.设定账龄分析表查询条件45 6.5.3.

6、浏览查询账龄分析表46 6.5.4.重新设置往来账龄分析表的条件46 7.结帐结帐.47 7.1.期末调汇49 7.2.结转损益49 7.2.1.损益结转操作步骤49 7.2.2.凭证查询50 7.2.3.账薄报表的查询50 7.2.4.与报表系统取数的关系50 7.3.自动转账51 7.3.1.定义自动转账51 7.3.2.生成凭证55 7.3.3.各种转账类型设置的意义55 7.4.期末结账56 7.4.1.结账56 7.4.2.反结账57 8.财务报表财务报表.58 第 5 页,共 59 页. . 1. 文档控制文档控制 1.1.更改记录更改记录 1.2.审阅审阅 1.3.分发人员分发人

7、员 日期日期作者作者版本版本更改参考更改参考 姓名姓名职位职位 编码编码.姓名姓名地点或位置地点或位置 第 6 页,共 59 页. . 1.4.说明说明 控制编码：控制编码： 以 PHOTOP+模块代码+文档码+流水号的形式编制控制编码 模块码如下：模块码如下： 总帐：GL 应收：AR 应付：AP 固定资产：FA 成本：CST 现金：CSH 库存：INV 采购：PUR 销售：ORD 生产管理：WIP 基础数据（物料编码）：ITEM 工程数据（BOM）：BOM 质量管理：QLT 人事： HR 预算：BGT 文档码：文档码： 调研文档：MD010 设计文档：MD020 实施文档：MD030 测试文

8、档：MD040 设置文档：MD050 开发文档：MD060 操作手册：MD070 安装文档：MD080 流水号为两位代码：流水号为两位代码： 如：00、01、02。 。 。 文档修改采用版本控制：文档修改采用版本控制： 例：如编写基础数据物料编码的设计文档,控制编码为 PHOTOP_ITEM_MD020_01 第 7 页,共 59 页. . 2. 系统概述系统概述 总账系统是一个基本的系统，以处理凭证为核心，相应进行账簿报表的查询。各业务系统生成 的凭证与总账无缝联接，即以各业务系统明细数据为基础，按发生的经济内容在总帐系统直接生产 凭证，日常财务信息可直接在总账中进行查询。 2.1.系统结构

9、系统结构 注意事项注意事项 单箭头表示从总账取数或是生成凭证传递到总账；双箭头表示既可以从总账取数又 可以传递凭证到总账。 2.2.系统特点系统特点 本系统具有以下特点： 科目多核算设置 提供科目计息和预算控制等多种控制 与其他业务系统无缝链接 多种账簿报表查询 实现现金流量表的制作 实现往来业务核销，精确计算账龄 自动调汇处理、期末损益结转、自动转账设置 下面将分别介绍这些特点的作用。 一、 科目多核算设置 科目下可以设置多个核算项目，实现多种信息在总账中的体现，具体作用如下： 多个信息在总账中查询，多种辅助核算的设置方便各种查询； 应收应付系统中的客户部门职员信息可以直接在凭证中体现，工业

10、商业系统的物料信息直接 在总账中可以查询。 二、 提供科目计息和预算控制等多种控制 具体作用如下： 第 8 页,共 59 页. . 在未使用结算中心系统时，可以对科目进行利息计算，提供资金管理，计算科目积数与利息， 计算各种资金机会成本； 科目录入预算数据，凭证录入进行各种控制，在不使用预算管理系统时，可以设置一些简单 的预算数据，实现预算管理。 三、 与其他业务系统无缝链接 具体作用如下： 各业务系统生成的凭证在总账中可以直接查询； 其他业务系统可以直接从总账中进行取数。 四、 多种账簿报表查询 具体体现在： 各种账簿灵活查询，查询账簿时，同时可以查询核算项目信息； 多个报表如科目余额表等查

11、询； 核算项目各种报表查询，提供两种核算项目类别的组合查询； 调汇历史信息表方便查询，各种币别变动过程清晰记录。 五、 现金流量表处理 总账系统中提供了两种处理现金流量的方法，方便用户选择，具体作用如下： 通过在凭证中设置现金流量，生成现金流量表； 通过 T 形账户，指定现金流量主表项目，生成现金流量表； 凭证和 T 形账户中指定的现金流量信息共享； 附表自动计算并可进行批量指定； 现金流量表多级次多币别查询。 六、 往来业务核销、账龄计算 通过往来业务科目的设置，在总账中提供核销处理，分段准确计算账龄，作用如下： 提供凭证的核销； 数量、金额两种核销方式，准确计算数量、金额的往来业务计算；

12、分段准确计算账龄，利于资金控制以及账款催收，加强财务管理。 七、 自动调汇处理、期末损益结转、自动转账设置 期末调汇计算，方便外汇业务处理； 期末损益自动结转，方便快捷核算经营成果； 自动转账设置模板，常用的一些计算由系统自动生成凭证，无须人工计算。 2.3.应用流程应用流程 第 9 页,共 59 页. . 2.4.模块构成模块构成 第 10 页,共 59 页. . 3. 系统维护系统维护 系统维护就是对系统的必要的参数、控制进行设置和管理。 3.1.系统设置系统设置 单击【系统设置】 ，选择总账的“系统参数” ，进入“系统参数设置” 。在“系统参数”中有三 个标签页，分别是“系统” 、 “总

13、账”和“会计期间” ，显示建立账套时设置的系统参数、会计期间 以及进行账套操作时的相关选项等，下面对这些内容作具体说明。 注意事项注意事项 系统参数只能由系统管理员组的用户才能设置。 3.1.1.3.1.1. 系统属性页系统属性页 在“系统参数”中的“系统”页中，有公司名称、地址、电话这些内容的显示，在中间层中新 建账套时，必须录入这一项，和是非必录项。在“系统维护”中可以对、的内容进行修改。在系统的状态栏中会显示出来。 3.1.2.3.1.2. 总账参数设置总账参数设置 在“系统参数“的“总账”中，提供了总账中的各种控制的参数，这里是总账控制的一个很重 要的地方，这些参数设置的作用将会具体体

14、现在凭证、账簿的操作中，在此先对这些参数的内容做 一个简单介绍，在具体操作中还会对相应的控制的设置的作用做详细的说明，各个参数是以复选项 第 11 页,共 59 页. . 的形式出现的，各个参数的具体含义如下。 3.1.2.1.3.1.2.1. 基本信息插页基本信息插页 记账本位币的显示 在参数中，提供了记账本位币的显示。记账本位币是不可以修改的，只是一个列示。记账 本位币是在设置账套时确定的，账套一旦启用便不可以再修改。 一般情况下是人民币，但是也可以将其它币别设置为记账本位币，如日元等， 具体根据业务需要来进行设置。 单价小数数位数控制 在凭证录入时，会计科目设置了数量金额核算，录入时录入

15、了数量和金额，系统会把单价 进行自动计算，或录入了金额和单价，会对数量进行自动计算，计算结果有可以是一个除不尽 的数据，系统会显示多达 15 以上的小数位数，小数位数过多会影响凭证的显示效果，所以可 以对数量、单价进行小数位的控制。 对数量单价设置了具体的小数位数后，在“凭证录入”时，数量和单价在自动计算后将按 照所设置的小数位数四舍五入后进行保存。 本年利润设置 在“基础信息”标签的界面中，您可设置本年利润的会计科目，单击右面 面的【】 ，系统将为您列示出所有的会计科目，选择一个具体的科目做为本年利润科目。 如果需要进行损益的自动结转，则必须进行本年利润科目的设置；如果不进行损益的自动 结转

16、，可以不设置本年利润科目。 启用往来业务核销 如果选择这一个选项，则启用往来业务核销，否则核销管理将不可以使用。 往来业务必须录入业务编号 选中这个选项，则凭证录入时对设置了往来业务核算的科目必须录入往来业务编号。 科目名称显示在前 在“凭证录入”的时候，会计科目的显示一般情况下是科目编码显示在前科目名称在后， 如 101-现金；选中此项，则名称在前，编码在后，表示为现金-101。 账簿核算项目名称显示相应代码 选中该选项，账簿在显示核算项目时会显示相应的核算项目代码。 账簿余额方向与科目设置的余额方向相同 用于账簿格式的显示，如选中这一个选项，则在显示账簿时，账簿的余额方向始终是同科 目的方

17、向一致，如果不同，则是以负数来进行显示，如应收账款的科目余额方向为借方，当科 目余额为借方余额时，则直接显示为，借 100；如果科目余额为贷方余额时，以负数来显示， 如借-100。 如果不选择这一个选项时，当余额方向同科目本身的方向相反时，则是显示科目余额的方 向，金额始终为正数，如上例，余额是贷方余额时，显示为贷 100。 凭证/明细账分级显示核算项目名称 核算项目可以分级设置，选择该选项，则在凭证录入时和明细账查询时（显示核算项目信 息时） ，会显示核算项目所有级次的项目名称；如果不选择这个选项，则只显示最明细级次的 核算项目的名称。如核算项目客户分两级设置，一级为地区，二级为具体核算项目

18、，一核算项 目代码为 001.001，为华东区-上海公司，如果选中了这个选项，则核算项目显示为 001.001-华 东区-上海公司；如果不选中这个选项，则显示为 001.001-上海公司，只显示最明细级次的核算 项目名称。 这个选项对凭证录入和明细分类账查询都有效。 明细账科目显示所有科目名称 选择此项，在预览、打印明细账的时候，显示该明细科目的全部内容，如上一级科目；否 则，只显示最明细科目。 注意事项注意事项 科目分两级，101.01，科目全称为现金-中国银行，如果在参数中没有选 择这一个选项，在进行明细分类账查询时，科目显示为101.01中国银行，只显示最明细 第 12 页,共 59 页

19、. . 级次的科目名称；如果选择了这个选项，科目显示为：101.01现金-中国银行，显示所有 级次的科目名称。 明细账（表）摘要自动继承上条分录摘要 选择了该选项，系统在生成明细分录账、数量金额明细账、核算项目明细账、核算项 目明细表时，如果凭证中该条分录没有摘要，则明细账摘要自动继承上条有摘要分录 的摘要。如果不选择该选项，则自动继承凭证中第一条分录的摘要，而不是上条有分 录的摘要。核算项目明细表在不选择该选项的情况下，如果第一条分录科目下挂核算 项目且有摘要，则自动继承第一条分录的摘要，如第一条分录科目下不挂核算项目， 则不继承摘要，核算项目明细表的摘要栏为空。 结账时要求损益类科目余额为

20、零 损益结转采用账结法的企业，须选中此项，则在结账时如果损益类科目的余额尚未结为 0，将无法进行期末结账；损益结转采用表结法的企业，则不需要此项选择。 多栏账损益类科目期初余额从余额表取数 对于采用表结法的用户来说，不是每一期都会结转损益，该选项使多栏账损益类科目期初 余额从余额表取数，从而使多栏账损益类科目期初余额在表结法下能够对应正确取数。 数量金额明细账商品核算项目显示规格型号 科目带商品数量金额核算时，选择该选项则在数量金额明细账商品核算项目显示规格型号。 3.1.2.2.3.1.2.2. 凭证插页凭证插页 凭证分账制 外币的处理有统账制和分账制两种，统账制下，每笔外币业务都必须折合为

21、本位币进行记 录；如果是分账制，则录入外币业务时，则不需要进行外币的折算，直接记录外币原币的金额。 分账制一般是应用于外币业务量较大的企业，对于外币业务量较少的单位，一般采用统账制进 行外币业务的处理。 外币业务的统账制和分账制处理，具体体现在凭证录入中，如果是统账制，一个凭证中允 许不同的分录是不同的币别；分账制中，不同的分录必须是相同的币别。 凭证过账前必须审核 对凭证过账作出限制，如果不选择此选项，凭证不审核也可以过账；如果选择了这个选项， 则凭证必须审核后才可以进行过账处理。 一般情况下都应选择这个选项，使业务的处理流程更加严谨。 凭证过账前必须出纳复核 该参数控制在凭证过账前需检查凭

22、证是否经过出纳复核。选择该选项，凭证必须经出纳复 核后才能过账。该选项只对有现金科目或银行存款科目的凭证有效，即只对这类凭证在过账前 进行检查是否出纳复核，对其他不涉及到现金科目和银行存款的科目不用进行检查。 凭证过账前必需核准 对凭证过账作出限制，如果不选择此选项，凭证不核准也可以过账；如果选择了这个选项， 则凭证必须核准后才可以进行过账处理。 企业视具体情况下选择这个选项，使业务的处理流程更加严谨。 每条凭证分录必须有摘要 选中此项，凭证录入时，系统会自动检测，否则不予保存，如果有机制凭证，系统会自动 在每条分录上添上摘要。 凭证查询分录科目显示核算项目 如果选择了此参数，则在凭证分录序时

23、簿的一列中同时显示科目下挂的核算项 目；反之，凭证分录序时簿中，在一列显示的只是凭证分录的科目名称，不会显示 该科目相应下挂的核算项目。 现金流量科目必须输入现金流量项目 第 13 页,共 59 页. . 在总账中，可以通过在凭证中对现金流量科目指定现金流量项目的方法编制现金流量表 （具体对现金流量表的操作中有详细的现金流量的说明） 。如果在凭证中必须对现金流量科目 输入现金流量项目，则需要选择这个选项；否则，现金流量项目为非必录项，凭证保存时不做 检查。 录入凭证时指定现金流量表附表项目 如果用户选择该选项，则在凭证录入时对于附表相关科目，必须输入现金流量附表项目， 凭证保存时检查该作证是否

24、合法，如未输入附表项目，则视同作证不合法，不予保存。如果用 户取消该选项，则在凭证录入时，不对附表相关科目是否录入现金流量附表项目做检查。 不允许修改/删除（工/商）业务系统凭证 对非总账系统生成的凭证，如果选择这一个选项，则凭证在总账中只能查看，不能进行修 改或是删除。 现金银行存款赤字报警 当现金和银行存款余额小于 0 时，在凭证录入时会出现相应的提示。 往来科目赤字报警 “往来科目赤字报警”的控制与“现金银行存款赤字报警”类似。该选项控制的科目范围 是在科目设置中设置了“往来业务核算”的科目。赤字报警根据根据科目的余额方向来判断， 如：在科目设置中设置的科目余额方向为借方，则当余额方向为

25、贷方时，给出预警提示；在科 目设置中设置的科目余额方向为贷方，则当余额方向为借方时，给出预警提示。如某往来核算 科目出现赤字，系统给出提示：“往来科目赤字，是否继续？” ，点击“是”则继续，点击 “否”则重新输入数据。 银行存款科目必须输入结算方式和结算号 选择此项，在凭证录入及保存的时候，对于银行科目（在科目属性设置中选中了这一选项的会计科目）系统会作强制性检查，如不通过，凭证无法保存。 凭证套打不显示核算项目类别名称 选择了该选项，凭证套打打印时不打印核算项目类别名称或代码，只用打印出具体的明细 核算项目的名称或代码。 不允许手工修改凭证号 选择“不允许手工修改凭证号”参数，新增凭证时，由

26、系统根据用户选择的凭证号规则， 如选择了“新增凭证自动填补断号” 、 “凭证号按期间统一排序” 、 “凭证按年度排列” ，给出一 个凭证号，在凭证中该凭证号显示为灰，不允许用户修改。修改凭证时也控制不允许修改凭证 号。如果不选择“不允许手工修改凭证号”参数，则凭证号可由用户自行修改并保存。 凭证号按年度排列 有此选项，凭证号按年度排列，否则，按每一会计期间排列。如第 1 期的最大凭证号为 125，在结账到第 2 期后，新增凭证时，凭证号从 126 开始；如果不选择该选项，凭证号按期 间排列，第 2 期新增凭证时，凭证号从 1 开始。 新增凭证检查凭证号 在网络应用的时候，如果不需要系统分配的凭

27、证号，自己录入，可选此项；否则，系统自 动给新增的凭证增加凭证号。 新增凭证自动填补断号 新增的凭证自动获取断号，如凭证号最大号已是 15 号，但是中间的 2 号和 9 号凭证因为 种种原因被删除了，如果选中了这个选项，在新增凭证时，凭证号将选上没有凭证的凭证号， 如前面的 2 和 8，这两个号都已补上之后，增加凭证时，才会是在最大号之后+1；如果不选中 这个选项，则系统将对断号不做检查而直接在最大号后面进行追加。 一般情况下，应选择这个选项，否则凭证号将可能不连续，无法判断是没有凭证的凭证号 本身就是没有业务记录，还是由于人为的原因将该凭证丢失或是做了其他的处理，不利于财务 管理。 凭证审核

28、 系统提供两种限制，一是禁止成批审核，二是必须双敲审核，主要是满足金融、证券等特 殊行业的需要。 1. 禁止成批审核。如果选中这一个选项，则必须一张张凭证的单独审核，不能进行多 第 14 页,共 59 页. . 张凭证的批量审核。 2. 必须双敲审核。必须对凭证执行双敲审核这一步骤。 银行科目必须录入结算方式和结算号 选择该选项，则在录入银行科目时检测，必须录入结算方式和结算号后凭证才能被保存。 凭证日期处理 在“凭证日期处理”中，增加选项，供月份和截止日 期的选择。如账套期间为 8 月份，8 月份的结账日是 9 月 6 日，则在 9 月 6 日前仍然可以增加、 修改凭证，在 9 月 6 日后

29、便不再允许对 8 月份的凭证进行新增、修改和删除。可处理为：在凭 证录入截止日期的选框中输入数字 6，在月份调整系数中输入数字 1 即可。月份调整系数可输 入正自然数和负自然数，实际的控制月是“当前账套期间加月份调整系数” ，当月份为 0，只 选择结账日，则默认该结账日为所有月份的结账日。当结账日为 0 时，则月份可以随便输入， 不做控制。当和都为 0 时，则不控制结账月和结账日。 3.1.2.3.3.1.2.3. 预算插页预算插页 显示科目最新余额、预算额 选中此项，可在凭证录入的时候，即时显示该科目的最新余额，包括未过账凭证；预算额 是在科目属性中所设置的预算数据的范围。 余额和预算额在“

30、记账凭证_新增”界面中的上面的位置显示，只有当光标指 向金额处时才会显示余额和预算额的数据。在显示余额时包括未过账凭证，如果需要显示录入 了当前分录后的科目余额，应在录入完金额后将光标移开后，再指向金额处才会显示包括当前 录入分录的金额后科目余额。录入以后期间的凭证，显示科目的最新余额时，将该凭证期间已 录入的凭证包括在内计算余额。 预算控制 系统对科目余额预算、科目发生额预算、科目单笔分录发生额预算不符合预算（大于最高 预算或小于最低预算）的科目录入提供三种选择：不检查、警告（可继续录入） 、禁止使用 （不可继续录入） 。 3.1.3.3.1.3. 会计期间会计期间 会计期间的设置是在建账套

31、时设置的，在“系统参数”的界面中只是对会计期间的一个显示， 不能进行修改。选择“会计期间”标签，进入“会计期间”的页面可查看会计期间的设置具体可以 查看到的信息如下： 数据项数据项说说 明明 会计期间数指一年中有多少个会计期间的数目，您可以设置为 12 期或是 13 期。 启用会计年度指您起用账套的会计年度。 启用会计期间指您是在上面指定的会计年度中的哪一个会计期间 起用账套的。 当前会计年度指目前的会计年度是哪一个年度。 当前会计期间指您目前所在的会计期间为哪一个期间。 基础资料维护 在 K/3 主控台中，选择系统设置 基础资料维护。 基础资料是 K/3 系统进行管理所必须的各项基础数据的总

32、称，在系统中具体包括科目、 账号、币别、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、贷款用途、各种核算项目和辅助资料等。 在 K/3 系统中，基础资料存在于每一个子系统，用户可以在每一个子系统方便的进行基础资 料的维护。 第 15 页,共 59 页. . 3.2.系统初始化系统初始化 在会计科目、核算项目、货币的初始设置完成之后，接下来就可以开始初始数据的录入工作了。 除非是无初始余额及累计发生额，否则所有用户都要进行初始余额设置。初始余额的录入分两种情 况进行处理：一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始余 额；另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时

33、需录入截止到账套启用期间 的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。 根据以上情况，在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账、各核算项 目的本年累计发生额及期初余额。 在总账系统的主界面中，选择工具菜单中的初始余额数据录入选项，进入初始余额的录入。 初始数据录入后，如果数据有变动，系统要对初始数据重新进行处理。假如您使用的机器速度较慢， 或在网络上工作，同时您的数据量又比较大的话，对初始数据的处理就会进行较长的时间。因此， 建议您应将所有的外围数据，如会计科目、核算项目等内容全部输入或修改完毕之后再进行初始数 据的录入。在录入初始数据的过程中

34、尽量避免修改会计科目或核算项目，要修改时应集中在一起修 改，这样才能够提高录入初始数据的速度。 注意事项注意事项 凭证的录入和系统的初始化工作可同时进行，但是，未结束初始化，凭证不可以 过账。用户可根据自己的需要，将已经启用的账套，反结账到初始状态，不过，这种操作，只有系统管 理员才有权限。 3.2.1.3.2.1. 初始余额录入和各种数据类型之间的计算关系初始余额录入和各种数据类型之间的计算关系 在“初始数据输入”界面中您可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此界面左 上角有一个小界面，单击此界面会弹出一个下拉列表框，在这里您可以选择要录入的数据，其中预 设了不同的货币、综合本位币

35、，您可以在这里选择不同的数据进行录入。在进入初始数据录入时， 第 16 页,共 59 页. . 系统默认本位币录入界面。 在数据的录入过程中，系统提供了自动识别的功能：如果科目是数量金额核算，当光标移到该 科目时，系统自动弹出“数量”栏供用户录入；如果科目是损益类科目，当光标移到该科目时，系 统会自动弹出“损益类本年实际发生额”供用户录入；余额可分为借贷方两栏显示。当然，所有这 些操作，您应该在“过滤”工具栏中作出相应的选择。 如果科目设置了核算项目，系统在初始数据录入的时候，会在科目的核算项目栏中做一标记 “” ，单击“” ，系统自动切换到核算的初始余额录入界面，每录完一笔，系统会自动新增一

36、行， 当然，您也可以单击鼠标右键增加新的一行来录入数据。 在“初始数据录入”界面中系统以不同的颜色来标识不同的数据：白色区域：表示可以直接录 入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色区域：表示为非最明细科目的账务 数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；绿色 区域：系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入。 最左边的小的数字按钮 1、2、3 表示科目的级次，选择不同的数字。可以录入不同级次科目的 初始数据，也可以在初始余额的录入界面，单击“过滤”图标，选择“科目”标签进行相关的设置。 在“初始数据输入”界面中，所能录入的内容主要包括：

37、期初余额、累计借方、累计贷方以及 本年累计损益实际发生额四项。 期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。 累计借方：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。 累计贷方：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。 本年累计损益实际发生额： 在会计科目初始化中我们已经说明了有关损益类科目处理的一些特点。但是对于在账套启用之 前所发生的损益类科目的实际发生额，系统就无法取到。因此这里就需要用户将损益类科目的本年 累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保 证有关业务资料数据的准确。 损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方

38、累计数是不同的，他们之间 往往会不一致。例如：某年的营业收入为 200 万，后来又发生退货 5 万，那么营业收入的实际发生 额为 195 万。但在实际进行账务处理时，退货的 5 万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累 计贷方就是 200 万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年累计损益实际发 生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其他有关损益类科目的报表 时，所取数据可能会不正确。 系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出： 借方年初余额期初余额借方年初余额期初余额+本年累计贷方发生额本年累计借方发生额本年累计贷方发生额本年累计借方发生

39、额 贷方年初余额期初余额贷方年初余额期初余额+本年累计借方发生额本年累计贷方发生额本年累计借方发生额本年累计贷方发生额 您只能输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。对于上级科目数据，系 统会自动进行汇总计算。 在“初始数据录入”界面中，左上角的下拉列表框中选择不同的货币币种进行录入。选择非本 位币的其他币种时，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币数额后，系统 会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币，系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本 位币进行试算平衡。 3.2.2.3.2.2. 试算平衡处理和结束初始化试算平衡处理和结束初始化 上述数据输入无误

40、后，单击【平衡】或查看栏中的项目，系统会弹出“试算平衡表” 界面对数据进行试算平衡。系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据全部合计在一起进行的， 因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总 账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计 贷方、期初借方、期初贷方各项数值。在币别处选择某一币别时，单击【平衡】或查看栏中的项目时，显示的试算平衡表就是该币别的试算平衡，选择币别为“综合本位币” ，显示的试 算平衡表为将所有币别折合为综合本位币后的试算平衡，只要在综合本位币状态下试算平衡，系统 就允许您结束初始化，否

41、则就不能结束初始化。 如果账套数据是平衡的，系统在界面的左下方以蓝字显示“试算结果平衡”的字样，借、贷方 的差额为零；如果账套数据不平衡，系统会在界面的左下方以红字显示“试算结果不平衡”的字样， 第 17 页,共 59 页. . 并显示借、贷方的差额数据，提示您账务数据不正确，需要检查修改。试算不平衡是不能结束初始 化的。您可以在试算平衡表中仔细核对您的账务数据，以确保账套初始数据准确无误。 初始数据试算平衡之后，选择文件结束初始化，就可以结束初始化工作，您也可 以将全部数据打印出来保存。结束初始化后，初始数据录入界面将变为不可编辑状态，您就可以开 始一系列财务工作了。 第 18 页,共 59

42、 页. . 4.4. 凭证处理凭证处理 4.1.凭证录入与审核业务规程凭证录入与审核业务规程 4.1.1.4.1.1. 规程说明规程说明 规程规程 目标目标 确保原始数据以凭证形式变为软件数据，并通过审核得以确认。 业务业务 背景背景 1、 已建立会计制度； 2、 原始凭证真实、合法、完整； 规程规程 适用适用 范围范围 1、 直接由普通原始凭据制作凭证； 2、 由软件的业务数据生成凭证或由手工录入此类凭证 序号序号处理说明处理说明责任部门责任部门责任人责任人备备 注注 1 根据已审核过的原始凭据，在 K/3 系统总账系统 凭证录入中录入凭证并自检，或检查由系统自动 生成凭证的准确性 财务部职

43、能会计 a.要求当天的业务数据，当天生成或录入总账凭证 b.原始凭证真实、合法、有效 c. 会计记账凭证的编制期不能早于实际业务的发生 期 2审核录入凭证是否信息完整准确财务部总账会计 a. 如凭证录入有问题，则通知制单人依据原始凭据 检查和修改凭证，此工作要求在 1 个工作日内完 成 b. 如凭证录入无问题，则在 K/3 系统凭证查询功能 中对已录入凭证进行审核，此工作要求在凭证检 查无误后 1 个工作日内完成 4.1.2.4.1.2. 业务流程图业务流程图 凭证录入与审核开始 财务部 职能会计 1、录入原始数据至会计凭 证或检查系统自动生成凭证 已审核的原始单据 第 19 页,共 59 页

44、. . 4.2.凭证反审核业务规程凭证反审核业务规程 4.2.1.4.2.1. 规程说明：规程说明： 规程规程 目标目标 对发现问题的已审核凭证进行反审核，使之返回至未审核状态以便于改正。 业务业务 背景背景 1、 已审核的凭证在账簿生成或报表生成等后续处理过程中发现有误；问题凭证为已审核凭证 或已过账凭证 规程规程 适用适用 范围范围 1、 审核人与反审核人必须为同一人； 2、 如果此凭证已过账，则需先反过账后再反审核； 3、 适用于本会计期间修改或跨会计期间修改； 序号序号处理说明处理说明责任部门责任部门责任人责任人备备 注注 1发现问题凭据后申请反审核凭证以便于修改 a. 由主管会计检查

45、问题原因，并对是否反审核凭证 做判断 财务部职能会计 2 不同意反审核凭证，则通过红字冲销或蓝字更正 凭证 财务部职能会计 3 同意反审核凭证，则检查此凭证是否在当前会计 期间，是否需要反过账或反结账 财务部总账会计 a.需反过账或反结账时，则先进行反过账或反结账 结 束 财务部总账会计 已审核凭证 2、凭证审核 会计凭证 是否合格 否 否 是 第 20 页,共 59 页. . 后，再反审核凭证 b. 如凭证为业务部分生成凭证，相关票据已核销， 则需对相关票据进行反核销后再做反审核 4不需反过账或反结账时，则直接进行反审核凭证财务部总账会计 a.审核人与反审核人必须由同一人完成 4.2.2.4

46、.2.2.业务流程图业务流程图 凭证反审核开始 结 束 财务部职能会计 未审核凭证 2、红字冲销或蓝字更正 财务部 总账会计 3、反过账或反结账后再反 过账至当前期间 申请反审核的凭证 1、是否同意 反审核 否 否 是 是否已过账 或结账 是 财务部 总账会计 4、反审核凭证 否 第 21 页,共 59 页. . 22 4.3.凭证过账与对账业务规程凭证过账与对账业务规程 4.3.1.4.3.1. 规程说明规程说明 规程规程 目标目标 对已审核凭证进行过账以及账薄查询，做结账前准备。 业务业务 背景背景 凭证已审核 规程规程 适用适用 范围范围 待过账凭证 序号序号处理说明处理说明责任部门责任

47、部门责任人责任人备备 注注 1 检查待过账凭证，是否具备过账条件，如是否已 审核，是否所有业务单据已生成凭证 财务部总账会计 2 如果检查未通过，则通知相关人员查找原因，并 要求及时改正 财务部总账会计 a.此工作要求在 0.5 个工作日内完成 3检查通过后，对所有应过账凭证进行过账财务部总账会计 4核对总账与明细账财务部总账会计 a.总账与明细账一致，基本可以确认账簿正确财务部总账会计 5 总账与明细账不一致，则需检查原因，并反过账， 及时改正 a. 反过账一般不允许使用，以保证过账的严肃性与 准确性 财务部总账会计 b. 总账与明细账不符，需尽快查找原因，此工作需 在 1 个工作日完成 财

48、务部职能会计 c. 反过账后凭证需再反审核后才可修改 财务部总账会计 4.3.2.4.3.2. 业务流程图业务流程图 开始 是否具备过账 条件 财务部门门 总账会计 1、检查待过账凭证 否 财务部门门 总账会计 3、通知相关人员查找原因， 并及时改正 23 已过帐的凭证 转下页 是 财务部门门 总账会计 2、凭证过账 财务部门门 总账会计 4、对账 承上页 总账与明细账是 否一致 正确的账薄 错误的账薄 财务部门门 总账会计 5、反过账 是 否 24 4.4.操作步骤操作步骤 4.4.1.4.4.1. 凭证录入凭证录入 凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，在这里，可以将您制作的记账凭证 录入电脑，或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证。在凭证录入功能中，系统为您提供许多功 能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。 在凭证界面单击【凭证录入】 ，系统弹出“凭证录入”界面，您可以在此录入凭证。 凭证增加 凭证保存 凭证页面设置 一、 凭证增加 下面为您介绍凭证增加的的一些操作。 （一） 格式变换 用于转换记账凭证的输入格式。系统提供了两种记账凭证输入查看格式：一种是一般