公文写作培训.ppt

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1、第1页 共40页,文书写作培训,第2页 共40页,请大家在5-10分钟之内写一个简短会议通知： 时间：2008年12月25日下午1点半至4点办； 地点：公司全体员工； 参加人员：全体员工； 会议内容：总结2010年采购工作得失，部署2011年采购工作任务。 组织单位：采购部 联系人：张三,小练习会议通知,第3页 共40页,提 纲,公文概述,公文写作,互动与交流大家来找碴,第4页 共40页,公文的定义,公文的特点,公文的类型,公文的版式与格式,第一章 公文概述,第5页 共40页,1、什么是公文？,公文： 即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式

2、的文件材料，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,国家行政机关公文处理办法2000年8月24日国务院国发200023号发布 第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,狭义,广义,第6页 共40页,2、公文的特点,法定的作者,法定的权威,特定的效用,规范的格式,简洁准确的文字,规定的处理程序,第7页 共40页,3、公文的类型,1.命令； 2.决定； 3.公告； 4.通告； 5.通知； 6.通报； 7.议案； 8.报告； 9.请示； 10.批复；11.意见； 12.函； 13.会议纪要。,行政公文,

3、第8页 共40页,第9页 共40页,第10页 共40页,第11页 共40页,4、公文的版式与格式,国家行政机关公文格式国家标准,公文版式,第12页 共40页,公文版式,文号,第13页 共40页,公文格式,每（整）页22行，每行28字 标题：二号宋体加粗 正文：3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,字体号、行间距,制作范围，与大家关系不大，不再赘述,编号、发文字号、密级、紧急程度,第14页 共40页,公文用印,第15页 共40页,1、通知 A.规章制度 2、通报 B. 可行性分析 3、请示、报告 C. 项目计划书 4、工作协调单 D. 市场调查报告 5、会议纪要 E. 广告传播

4、策划书 6、总结计划 F. 其他 7、其他,通用类 专用类,第16页 共40页,公司行文格式,请示、报告格式,通知格式,协调单格式,会议纪要格式,传真格式,第17页 共40页,公文写作要求,公文写作重点和难点,公文写作技巧,第二章 公文写作,第18页 共40页,二、写作要求和难点,公文的特点 写作要求,法定的作者,法定的权威,特定的效用,规范的格式,简洁规范的文字,规定的处理程序,通常不署名，署名权归单位或法定代表人,通常代表了某单位、机构的权威意见或意思表示,通常用于单位之间请示汇报、沟通协调、指令下达等,天地头，眉首、文尾、落款应严格遵守，不得有差错,文字精炼、意思简明、表达准确、用语规范

5、、行文流畅,严格履行审核、签发程序，保密、存档要求严格,1、公文写作要求,第19页 共40页,二、写作要求和难点,2、写作重点和难点,第20页 共40页,1、公文表述专用语：,3、公文写作技巧,第21页 共40页,（一）文字表述技巧,2、结构表述技巧 （找特点懂技巧）,凤头 猪肚 豹尾,比例-简洁、一目了然 长喙-点题、一针见血 美丽-技巧、有吸引力,浑圆-饱满，文字丰润 容量-层次，叙论得当 稳重-平实，四平八稳,动感-呼应，突出主体 力度-收束，紧凑有力 比例-简洁，余味缭绕,第22页 共40页,（二）巧用格式技巧,第23页 共40页,（三）检查审核技巧,顺序,项目,格式,文字,其他,密级

6、、编号、页码、日期、 报送人、份数、附件等,字体、字号、行距、字间距、 错别字、病句、精炼度等,序号（严格按照层级使用）， 数字、人名地名等,一、（一） 1.（1）,公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,第24页 共40页,4、写作练习,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,第25页 共40页,发布性通知：用于发布规章制度或重要事项。,转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。,批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。

7、,任免性通知：用于任免和聘用干部。,事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情。,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,通知的类型,第26页 共40页,事务性通知写法比较灵活，没有特定的格式，只要把需要周知或执行的事写清楚即可。,开头： 交代制定本通知的目的、意义、或阐述重要性。 现将具体（有关）事项通知如下：（过渡） 正文：根据事情性质分条写出，将需要交代的事情写清楚。 结尾：特此通知,分析：,写法：,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,事务性通知,关于城镇土地使用税奖励政策的通知,关于公司领导出差北京入住驻京办的通知,第27页 共40页,会议议题,与会人员,会议时间和地点,报到时间和地点,

8、对与会者的要求,分析：,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,会议通知,关于召开2008年采购公司总结会的通知,第28页 共40页,汇报工作类：用于向上级机关汇报本单位综合性工作、阶段性工作或专题性工作的开展情况，以使上级机关及时了解工作中的成绩、经验和问题，取得上级机关的支持和指导。,答复询问类：用于答复上级机关的询问，以使上级机关了解有关情况。此类报告是根据上级机关作出的。,反映情况类：用于向上级机关反映本单位的重要情况，如先进人物和先进事迹，群众意见和思想动态，意外事故和突发事件等，以使上级机关及时了解情况，作出决策。,报送材料类：用于向上级机关报送文件、材料等。,通知,报告,请示,协调单

9、,会议纪要,报告的类型,第29页 共40页,正文开头部分： 应简要说明工作的时间、依据、内容、成绩等，起到开宗明义的作用，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文。 工作情况和成绩：把工作的基本情况和主要成绩或发生的事情一并报告，可按时间顺序即纵式结构写，也可分几个方面即横式结构写，还可以纵横交错，兼用两种结构形式。 主要经验教训：这是报告的重点，一般采用分条开列的方法，把工作中行之有效的做法、措施加以归纳提高，总结出带有规律性的经验，以对其他单位的工作具有指导意义或参考价值。 存在的问题和不足：以一分为二的态度找出工作中存在的问题和不足，以便于在今后工作中加以防止和改进。文字上不必

10、着墨过多。 今后工作的意见和打算：针对存在的问题和不足提出今后工作的意见或打算。一般情况下可以简单提出，不必展开叙述。,写法,2007年1-3月江西省煤矿生产安全事故分析报告,例文：,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,工作汇报类,目前公司述职多用PPT格式，较少使用文字格式，大家写起来一般都得心应手，这里就不再赘述,第30页 共40页,汇报发生的情况并作客观的分析：应当把情况发生的时间、地点、情节、当事 人等写清楚，并分析这些情况发生的原因、性质和造成的影响等。发生的情况和 对情况的分析可以分段写，也可以结合起来写，边叙边议。,关于八一煤矿“1213特大事故”的报告,分析：,通知,报告,请示

11、,协调单,会议纪要,反映情况类,第31页 共40页,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,请示的类型,（一）事项性请示。 这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。 下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。 （二）政策性请示。 下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行

12、文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。,第32页 共40页,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,请示的要求,（一）一文一事。一份请示只能写一件事，这是办法所规定的，也是实际工作的需要。如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。 （二）单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以避免出现推诿、扯皮的现象。 （三）不越级请示。这一点，请示与其它行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人 。 （四）不抄送下级。请示是上行公文，行文时不得同时抄送

13、下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项,第33页 共40页,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,请示的写法,（一）标题。请示标题一般要写明“发文机关 事由 文种”，写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。 （二）正文。请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。 1原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。原由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。

14、 2事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，条理清楚，重点突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。如关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示的最后一句话：“现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区，请批示。“ 请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况。否则，不得要领，不知要求解决什么问题。 3结语。请示的结语有“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”等。,关于申请农村水利设施建设专项补助资金的请示,关于公司领导出差北京入住

15、驻京办的请示,第34页 共40页,关于商洽的协调单：要体现商量、接洽的性质。要把自己一方的态度和要求写明白，同时还要把要求于对方的意思表述清楚，切忌言不及义，不知所云。 关于请求协助的协调单：要写明请求的原因、具体请求事项、结束用语等；回复的一方要针对请求事项，作出明确的答复。,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,协调单的类型,第35页 共40页,开头部分：概述情况， 阐明发文原因（即为什么要发文），发文的意义。,正文部分： 阐明需要协调的事情，语言要精炼，要写清楚协调的目的。,结尾部分： 表达感谢之情。,分析：,关于定期提供统计数据的协调单,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,协调单的写法,

16、第36页 共40页,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,会议纪要与会议记录,一、,内容不同,会议纪录： 是会议的原始记载； 会议纪要： 在记录的基础上，分析整理，编排加工。,二、,性质不同,会议纪录： 是发言的实 录，属事务文书； 会议纪要： 只记要点，是行政公文。,三、,功能不同,会议纪录： 只作资料存档 备查； 会议纪要： 在一定范围内传达，要求贯彻执行。,二者的区别,第37页 共40页,会议纪要的类型,（1）条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项列出。 （2）摘录式写法：摘要直记会上发言内容，按发言顺序或发言内容性质 归类写出。,条项式写法：,摘录式写法：,通知,报告,请示,协调单,会议纪要,第44周文秘、行政、外事工作交流会会议纪要,第二期总经理与领导干部交流会纪要,第38页 共40页,第三章 大家来找碴,关于申请加热器的报告,关于采购公司对两家供应商给予处理的通知,关于北京博润公司的函,B11后视镜 EMARK协调单,范文：关于开展清查“小金库”的通知,第39页 共40页,练 习,请制作一份格式完整的公司公文： 元旦将至，采购部拟开展一次“迎元旦、树信心”活动，具体有：文艺晚会、趣味运动会、演讲比赛、贫困员工慰问等活动，请拟写一份公文，报采购公司总经理批准，注意格式的准确性，相关要素要完整。,第40页 共40页,请大家指正，谢谢！,