[工作范文]国家行政机关公文格式演示.ppt

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1、海丰县卫生局公文写作培训讲座,主讲人：钟秀业,国家行政机关公文格式,一、范围 二、引用标准 三、定义 四、公文用纸主要技术指标 五、公文用纸幅面及版面尺寸 六、公文中图文的颜色,七、排版规格与印刷装订要求 八、公文中各要素标识规则 九、页码 十、公文中的表格 十一、公文的特定格式 十二、样式,一、范 围,内容范围:本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 适用范围:本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。 特定范围:使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。,内容范围,内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下

2、简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把国家行政机关公文处理办法中对公文格式的要求与本标准结合起来使用。,适用范围,本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。,特定范围,国家行政机关公文处理办法规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。,二、引用标准,在本标准中引用的国家标准GBT 1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸，主要规定

3、了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210毫米297毫米，并规定各裁边的误差为土 3毫米。因此GBT 9704一1999国家行政机关公文格式中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GBT1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸。,三、定义,字（Word）：标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 行（line）标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行；公文

4、标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行。 图例,定义图例,字 海丰县人民政府,行 新疆维吾尔自治区博尔塔拉蒙古自治州博乐市人民政府,标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。,标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行。,公文用纸的横向耐折度,横向耐折度15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。,公文用纸主要技术指标,由于公文的

5、特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。 公文用纸一般使用纸的主要技术指标： 定量 纸张白度 横向耐折度 不透明度 pH值,公文用纸的定量,公文用纸的质量为60g平方米80g平方米的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g平方米的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g平方米的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g平方米的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的

6、情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。,公文用纸的白度,公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般， 很不庄重。纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。,公文用纸的不透明度,不透明度85是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。,公文用纸的ph值,pH值为7.

7、59.5是根据国家档案局制定的行业标准DAT 111994文件用纸耐久性测试法中的相关规定确定的。这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7.59.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。,公文用纸幅面及版面尺寸,本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。 公文用纸幅面尺寸 公文页边与版心尺寸 作出这项重大改变主要原因,公文用纸幅面尺寸,公文用纸幅面尺寸公文

8、用纸采用GBT148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GBT 148。 图例,公文页边与版心足寸,公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码) 图例,宽：210毫米,高：297毫米,尺寸： 210毫米297毫米,A4型纸张,天头： 37毫米1毫米,订口： 28毫米1毫米,版心尺寸： 156毫米225毫米（不含页码）,右白边： 26毫米1毫米,下白边： 35毫米1毫米,在计算机Word的应用,作出这项重大改变主要原因,采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 分析 我国

9、已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件 分析 淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析 分析,将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。 目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。,

10、公文中图文的颜色,未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。,排版规格与印制装订要求,排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。 印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 装订要求：公文应

11、左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成90度，无毛茬或缺损。,公文中各要素标识规则,公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 图例,眉首-头,主体-身,版记-脚,眉首各要素,眉首共6个要素

12、，即公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素公文份数序号,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。,下一要素, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素秘密等级和保密期限,下一要素,秘 密,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,密

13、级分三类：绝密、机密、秘密,秘密一年, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素紧急程度,下一要素,紧急程度分两类：特急、急件,特急,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,秘密一年 特急, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素发文机关标识,下一要素,秘密一年 特急,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。,发文机关标识推荐使用小标宋

14、体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm(高宽)。,发文机关标识的位置, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素发文机关标识 平行文或下行文格式,秘密一年 特急,上行文格式,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm62mm的距离。, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200628号,本页要素发文机关标识 上行文格式,秘密一年 特急,联合行文,凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,要留出80mm一25mm55mm

15、的空白供上级机关批示文件用,也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm117mm。, 1 ,海丰县卫生局 海丰县教育局,海卫2006188号,本页要素发文机关标识 联合行文格式,下一要素,文件,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素发文字号,下一要素,秘密一年 特急,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布,第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件

16、的部门的代字,年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号“ ”括起,序号不编虚位，不加“第” 字, 1 ,001,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200628号 签发人：许信泳,本页要素签发人,秘密一年 特急,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,多个签发人格式, 1 ,博乐市建设局 博乐市卫生局,博市建发2006188号,本页要素签发人 多个人签发格式,返回,文件,签发人：曲志刚 雪格拉提,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起

17、在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,主体各要素,主体共7个要素，即公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。, 1 ,海丰县人民政府 办公室文件,海府办200627号,本页要素公文标题,下一要素,关于印发海丰县2006年创建广东省优秀旅游城市工作方案的通知,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。, 1 ,东莞市人民政府 办公室文件,莞府办发200627号,本页要素主送机关,下一要素,关于印发东莞市2006

18、年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：, 1 ,东莞市人民政府 办公室文件,莞府办发200627号,本页要素公文正文,下一要素,关于印发东莞市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将东莞

19、市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。, 1 ,东莞市人民政府 办公室文件,莞府办发200627号,本页要素附件,关于印发东莞市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将东莞市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表 2.责任分工明细表,附件页面, 1 ,本页要

20、素附件附件页面,下一要素,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。,附件：1. 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,莞府办发200627号附件：1. 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。, 1 ,东莞市人民政府 办公室文件,莞府办发200627号,本页要素成文时间,关于印发东莞市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期的标识位置下一要素详细分解。,各乡镇人

21、民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将东莞市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,二六年六月一日,下一要素, 1 ,本页要素公文生效标识 单一发文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时

22、间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,联合行文印章, 1 ,本页要素公文生效标识 联合行文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。,特殊情况说明,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上

23、。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,公文生效标识的特殊说明,用当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,下一要素, 1 ,本页要素附注,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式

24、，即印章中心线压在成文日期上。,公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。,返回,（此件可见报）,版记各要素,版记共5个要素，即主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置。,本页要素主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线,“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,公文如有抄送机关，在主题词下l行；左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关,位于抄送机关之下(无抄

25、送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识,版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,下一要素版记的位置,版记的位置,版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。,确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况： (1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。 (2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。 (3)公

26、文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。,页 码,用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 图例, 1 ,2,1,版心下边缘,4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空l字，双页码居左空1字,实际效果, 1

27、,1,空白页和空白页以后的页不标识页码。,在计算机Word的应用,公文中的表格,公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，又当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。,A4纸型图例,A3纸型图例,公文的特定格式,公文特定格式共3种，即信函式格式、命令格式、会议纪要格式。, 1 ,博乐市人民政府,博市政函200627号,本页格式信函式格式,下一格式,发文机关名称上边缘距上页边的距离为

28、30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),秘密一年 特急,距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。发文机关名称及双线均印红色。,发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。,博乐市人民政府令,本页格式命令格式,下一格式,命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,第5号,经博乐市人民政府研究，决定

29、自2006年12月1日起，团结路禁止车辆通行。,博乐市人民政府市长 巴图,二六年十一月三十一日,发文机关名称下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。, 1 ,海丰县卫生局 会议纪要,海丰县卫生局办公室编 2006年12月1日,本页格式会议纪要格式,会议纪要标识由会议纪要”组成。其标识位置同平行文格式，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。,返回,第15期,样式,A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式l见图5；联合行文公文末页版式2见图6。,以上说讲的就是公文格式的12个要素，也基本囊括了公文标准的大部分内容，讲的不到之处、不足之处，请大家提出宝贵意见！ 需要特别指出的是公文处理中还可能出现今天标准中未规定的内容，以后大家可以共同讨论确定。 我的讲解全部结束，谢谢大家！,