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1、项目文档商品库存 管理系统用户需求说明书 姓名张三 学院大连东软信息学院 专业计算机科学与技术 指导教师李四讲师 备注 2010 年 9 月 4 日 1 1产品介绍 1.1 产品的用途及意义 商品库存管理系统面向中小型商品流通公司，为其提供商品的库存相关业务的管理 功能。它可以帮助用户解决中小型商品流通公司在日常经营过程中商品库存业务环节的 科学化管理，完成日常经营过程中的库存业务数据的共享，并通过对这些数据的汇总与 分析向企业提供决策支持，提升商品的流通量与透明度，从而提升企业的核心竞争力。 商品库存管理系统主要从商品库存的入库、出库管理，库存信息、客户信息、供应商信 息、用户信息的管理以及
2、各类查询统计等功能入手，解决上述问题。 1.2 产品应用背景 传统的企业库存管理一直依靠手工方式，不能及时向经营者提供各类商品的库存信 息，从一定程度上影响了企业的经营活动。为此建立一套能动态反映库存管理信息的管 理信息系统，及时为企业决策提供所需资料，并以此带动企业信息化建设的步伐，提高 人员素质是一项必然的趋势。由于面向企业规模较小，用户种类单一，库存商品种类规 模中等，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方 式的单机式信息系统。 1.3 产品适用范围 本产品适用于商业贸易、批发行业以及个人用户，不适用于零售行业及行业标准较 强的行业（如医疗药品的库存管理）
3、。 2 面向用户 中小型商品流通公司的工作人员，包括库存管理员、公司管理者，掌握基本的计算 机操作技能的人员。 3 功能性需求 商品库存管理系统 出入库管理库存数据管理用户管理查询统计 入库 管理 出库 管理 商品 信息 维护 客户 信息 维护 供应商 信息维护 查询统计 图 1 商品库存管理系统的功能层次图 3.1 功能描述 3.1.1 库存业务管理 （1）入库管理 1）采购部下定单时应该认真审核库存数量，做到以销定进。 2）采购部审核订单时，应根据公司实际情况，核定进货数，杜绝出现库存积压， 滞销等情况。 3）订单录入后，采购部通知供货商送货时间，并及时通知仓库。 4）当商品从厂家运抵至仓
4、库时，收货员必须严格认真检查商品外包装是否完好， 若出现破损、 是原装短少、邻近效期等情况。 收货人必须拒绝收货， 并及时上报采购部； 若因收货员未及时对商品进行检查，出现的破损，原装短少、邻近效期，所造成的经济 损失由该收货员承担。 5）确定商品外包装完好后，收货员必须依照相关单据：订单、随货同行联，对进 货商品品名、等级、数量、规格、金额、单价、效期进行核实，核实正确后方可入库保 管；若单据与商品实物不相符，应及时上报采购部；若进货商品未经核对入库，造成的 货、单不相符，由该收货人承担因此造成的损失。 6）入库商品在搬运过程中，应按照商品外包装上的标识进行搬运；在堆码时，应 按照仓库堆放距
5、离要求、先进先出的原则进行。若未按规定进行操作，因此造成的商品 损坏由收货人承担。 7）入库商品明细必须由收货员和仓库管理员核对签字认可，做到帐、货相符。商 品验收无误后，仓库管理员依据验收单及时记账，详细记录商品的名称、数量、规格、 入库时间、单证号码、验收情况、存货单位等，做到帐、货相符。若不按照该制度执行 验收造成的经济损失由仓库管理员承担。 8）按收货流程进行单据流转时，每个环节不得超出一个工作日。 （2）出库管理 1）业务部开具出库单或调拨单，或者采购部开具退货单。单据上应该注明产地、 规格、数量等。 3）仓库收到以上单据后，在对出库商品进行实物明细点验时，必须认真清点核对 准确、无
6、误，方可签字认可出库，否则造成的经济损失，由当事人承担。 4）出库要分清实物负责人和承运者的责任，在商品出库时双方应认真清点核对出 库商品的品名、数量、规格等以及外包装完好情况，办清交接手续。若出库后发生货损 等情况责任由承运者承担。 5）商品出库后仓库管理员在当日根据正式出库凭证销账并清点货品结余数，做到 账货相符。 6）按出货流程进行单据流转时，每个环节不得超出一个工作日。 （3）仓库盘点流程 1）根据公司的实际情况，由库区事先准备好盘点单，要求按产品系列编号并且连 号。 2）每月 1 日上午 8:30 开始盘点，仓库冻结一切库存的收，发，移动操作。 3）仓库主管负责协调具体的盘点工作，发
7、放盘点单。 4）仓库，财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人。要求每一个区域都有相 应的盘点员（仓管员）和财务复核人员，由财务人员担任该区域的盘点组长。 5）实施盘点，由仓管员进行盘点，财务人员复核。对有疑问的产品有权开查看 6）财务部人员收取所有的盘点清单，要求所有清单连号，没有遗漏。并进行汇总。 7）与仓库统计员对比财务软件帐目，比较差异。 8）对比差异报告，由仓库对差异项进行复盘。 9）再次对复盘结果进行汇总，并与财务软件帐目比较差异。 10）仓库分析差异原因，作详细书面报告，同时提出差异调整申请。 11）财务经理及总经理对差异调查报告及差异调整申请进行审批。 12）仓库根据审批情况作
8、库存差异调整。 13）财务部根据审批情况作库存财务帐差异调整。 3.1.2 库存数据维护 （1）商品信息维护 用户能够对商品代码、名称等基本信息进行日常维护。 （2）客户信息维护 用户能够对客户的基本资料等信息进行日常维护。 （3）供应商信息维护 用户能够对供货方的基本信息进行维护。 3.1.3 查询统计 （1）查询统计 根据用户的指定条件进行各类信息的查询统计。 3.1.4 安全性管理 （1）身份验证 系统在使用的过程中需要进行有效身份的验证，以保证不同权限的人员使用不同的 功能。 （2）用户信息管理 对系统用户进行维护。 3.2 系统开发环境 硬件环境： 450*2MHZ/40G/1024
9、MB/40G/ 软件环境： Windows XP 以上操作系统 /IE 6.0 以上浏览器 / Visual C+ 6 集成环境 4 非功能性需求 4.1 产品质量属性要求 表 1 产品质量属性描述 产品主要质量属性详细描述 正确性不允许出现业务错误。 健壮性能够容纳 300人同时访问，服务器端程序应连续工作半年以上。 可靠性除电源硬件、操作系统、服务器管理系统外不允许异常退出或崩溃 性能，效率系统处理业务时间最迟时间小于等于5 秒。 易用性不用安装，操作简便 清晰性业务流程明确 安全性用户信息保密 可扩展性可在当前需求基础之上进行功能上的扩展。 兼容性可运行在大多数主流的硬件环境中。 可移植性可运行在大多数主流的操作平台上。 4.2 产品美观性要求 系统的界面需要具有一致性、简洁性，系统风格应为windowsXP 风格。页面中的 文字一般不需要使用颜色来显示，默认为黑色，带颜色的文字一般都有特殊的含义。在 表示状态的时候一般会使用红色和绿色。界面的色彩风格请参看图2。 图 2 界面风格参考