物资管理管理守则.pdf

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1、精心整理 2019 年9 月 序言 物资是支撑企业运行的重要资源，有效供给、合理使用、妥善保管和准确盘核 是企业管理的重要行为。实现高效率、高质量的系统化管理才有可能使有限资源无 限利用，实现资源价值最大化。建立一本实用性强、便于操作、有广泛指导作用且 适合于新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公司）的物资管理手册 是持续提升酒店公司综合经济效益的需要。 经过对原有物资管理方面制度、流程的全面梳理，在征求各方意见的基础上编 制的这本物资管理手册 ，即可满足物资管理专业人员的业务需要，也可支持酒店 公司各经营板块物资申购、使用、销售和管理的需要，手册中涉及到物资管理的各 项工作既有制度流程

2、，又有规范标准，是酒店公司全面物资管理的唯一依据，可谓 是生正逢时，简便实用。 任何一个规章、流程或标准都有它的时效性，这本手册也不例外。随着管理理 念的变革，管理方法的更新，管理手段的调整，这本手册的内容也会相对处于动态 之中，新的内容、方法会得到及时补充和完善，但新版本出炉之前，这本手册就是 唯一有效的。 第一章总则 第一节物资管理方针 预算控制集权采购大宗招标货比三家安全保管 合理使用责任区分失责追究支持服务指导监督 第二节物资管理组织架构 酒店公司物资供应部和财务部是物资管理、监督的职能部门，使用物资的部门 （部位）是该物资的管理部门。物资供应部是实施采购、存储和供应、监督物资使 用过

3、程、分析物资利用效果的职能部门；财务部是预算内控制，预算外把关、审核 和履行报销手续、监督物资盘核和使用过程的职能部门；物资使用部门是所辖物资 合理使用保管、加工销售、依规盘核和日常管理的责任部门。职能部门和使用部门 均需接受上级的指导与检查。 物资管理组织架构图 第二章基本职责 第一节物资供应部职责 物资供应部是酒店公司非工程性物资采购、存储、供应及客户关系维护及牵引、 精心整理 2019 年9 月 检查酒店公司各部门物资使用价值最大化的直接管理部门。其主要职责是： 1. 负责酒店公司物资管理方向控制、体系建设，制度流程的实施与优化。 2. 负责酒店公司物资采购计划的收集、汇总、审核与执行，

4、计划外与紧急物资采 购的实施；负责采购招投标的组织，采购合同的编制、会签、签订与履行；负责所 采购物资售后服务的联系与执行。 3. 负责酒店公司采购物资的验收、办理出入库手续、存储管理、库存物资的盘点 以及积压物资、过期物资的处置。 4. 负责酒店公司经营性资产的集中管理，维护资产的完整，监督检查各资产使用 部门对资产申购、调拨、使用、报废等过程的合理性，以及维护公司资产管理台帐， 最大限度发挥资产的使用价值。 5. 负责供应商的开发、评价及关系维护；负责处理采购票据、收集信息、登记帐 款。 6. 负责对物资使用部门物资管理、使用状况的监督；负责对经营站点商品物资的 检查与处置；负责公司各部门

5、废旧物资的统一处理。 第二节财务部职责 财务部是指导、监督酒店公司各部门物资管理与使用情况的职能部门、是物资 使用效率的牵引部门。其主要职责是： 1负责按照集团规定并结合公司的经营情况，与物资管理及使用部门共同制定并完 善各类制度、流程。 2. 负责组织编制、汇总、审核酒店公司年度预算；根据年度预算对月度采购计划进 行审核。 3. 负责审核物资的采购计划、发票、出入库等相关单据的合理、合法性进行相应的 账务处理，保证帐帐相符 4. 负责指导物资管理及使用部门按照公司规定建立帐薄、台帐、报表，规范其日常 的基础管理。 5. 牵头负责对物资的价格进行管理，制定统一的管理办法；负责审核销售物资的价

6、格，并对执行情况进行检查。 6. 负责对物资的管理情况进行检查，确保帐帐、帐实相符；对超储积压或过期物资 提出处理意见，盘活资金，减少积压。 7负责对物资的使用或管理情况进行专项分析，上报总经理及相关部门，发挥参 谋作用，提高物资的使用效率。 第三节物资使用部门职责 精心整理 2019 年9 月 物资使用部门是所管辖区域所有类型物资的日常管理、使用、销售等过程的直 接责任部门，最大限度的提高物资的使用效率和使用价值。事业部总经理为物资管 理的第一责任人，各物资使用终端单位负责人为物资管理的直接责任人。物资使用 部门有义务配合物资供应部门完成物资的采购与供应，具体职责是： 1. 负责明确所申请采

7、购物资的用途、质量、功能、规格、到货时间及库存等指标； 负责履行应有的物资申请审批程序。 2. 配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制；配合物资供应部 草拟合同，提供专业技术支持；具有紧急物资实施采购的权力。 3. 负责物资出库手续的办理，以及领出物资的日常管理，最大限度的发挥物资的 使用价值，严禁出现遗失、责任损坏、浪费等现象的发生。 4. 负责对本部门库房的日常管理，确保物资安全、帐实相符；负责对代销商品建 立台帐，定时进行销售统计；提出对库房积压物资和过期物资处置意见。 5. 负责部门实物资产的日常管理、台帐维护及报表管理。 6. 接受公司物资管理部门的监督和检查。 第三章

8、物资采购操作细则 物资采购实行预算管理，财务部是区分预算内、外的决定部门。预算内物资的 采购由事业部总经理审批后，物资供应部实施采购；预算外（超预算）物资由使用 部门向酒店公司总经理申请预算后，物资供应部实施采购。 年度预算内物资： 是指年初通过酒店公司批准的年度预算内包含的各类物资。 年度预算外物资： 是指年度预算内不包含的物资和超出预算的各类物资 月度计划内采购： 是指物资使用部门根据下月物资使用计划，于本月25 日之前 将所需采购的物资明细上报酒店公司物资供应部实施审核并执行的采购。 月度计划外采购： 是指物资使用部门在月度计划内未包含的物资需求，需要经 过相关部门领导审核批准后执行的采

9、购。 特殊物资采购： 是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公 司采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。 （例 如各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资；各部门 可直接向物资供应部指定供应商联系供货，由固定验收人签字确认，凭各部门签字 的验收单，物资供应部采购员按月与供应商核实结算） 紧急采购： 是指月度计划外需求，并且情况紧急，必须立刻执行物资采购以保 证公司的正常经营，同时，确保物资的采购金额不超过500 元，种类不属于资产和 员工福利劳保类物资的采购。 精心整理 2019 年9 月 第一节物资采购管理办法 1 总则 1.

10、1 目的 为了明确新奥集团艾力枫社酒店有限公司（以下简称酒店公司）的采购管理体 制，规范采购程序，使酒店公司的采购管理达到透明化、可控化、数据化，并最大 程度的控制成本、提高效率、提升服务，特制定本办法。 1.2 原则 集中采购原则、计划采购原则、采购创收原则、成本控制原则、服务优先原则 1.3 执行方针 酒店公司采购工作执行以下“五适”方针：以适当的价位，在适当的时间，从 最适合的地点，购置适当品质及适当数量的物资。 1.4 适用范围 本办法适用于符合酒店公司所有非工程性物资的采购行为。 2 管理体系及组织权责 2.1 酒店公司物资采购的归口管理部门为物资供应部。 2.2 酒店公司的物资采购

11、管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采 购资料管理及供应商关系管理四个方面。 2.3 采购管理执行根据物资专业分类相对集中的原则，打破部门物资分类的局限， 真正实施集中、规模、专业化的采购。 2.4 各业务部门以及物资供应部的组织权责如下表： 部门权责 业务部门 1.明确（质量、功能、时间等）需求; 2.配合物资供应部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制； 3.配合物资供应部草拟合同，提供专业技术支持; 4.负责有采购权限部分的物资采购（紧急采购）; 6.接受采购监督（紧急采购）； 物资供应部 1.负责导入先进采购管理思想, 制订、修订采购管理制度; 2.负责月度采购计划的汇总、

12、申请的审批及采购合同的草拟； 3.负责酒店公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制; 4.负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理; 5.负责库房管理 ; 6.负责监督所有采购行为； 说明：上表中由各业务部门直接执行的紧急采购是指月计划外500元以下日常消耗及维修配件 （资 产类物资除外）的采购行为，这类物资的审批在一定程度上进行下放，并符合紧急采购的状况要求。 3 职业要求及罚则 精心整理 2019 年9 月 3.1 业务部门不得以化整为零的方式规避紧急采购的金额限制（500元）自行采购， 否则采购行为无效，相关负责人承担责任。 3.2 持续降低采购成本是采购行为的首要职责，酒店公司领导

13、及物资供应部主任应积 极应用采购创收原则激励采购人员、提升其绩效。 3.3 所有专职采购员不得以权利之便谋取任何私利，不得有任何导致采购成本上升、 采购质量不佳的懈怠职责行为。 3.4 严禁任何无权采购人员自行接洽供应商，收取或使用非规定渠道采购的物资。 3.5 严禁所有面客人员私自与供应商互通、向客人推销而谋取私利。 3.6 凡违反职业要求的 , 当事人及其主管领导承担损失，并处以通报批评、开除直至 移交司法机关之责任。 4 采购程序及规定 4.1 月度计划内物资采购的申请及审批程序 4.1.1 采购严格执行计划采购原则。以月度计划申请为主，填报月度计划内采购申 请单 。原则上不发生计划外申

14、购，遇到特殊情况，做特殊申请，财务部、物资供应 部对计划外采购有考核权，考核权重视具体工作情况和管理情况而定。 4.1.2 每月 25 日（不包括 25 日）之前（如遇到国家法定假日，则提前进行），各部 门应将部门负责人审批后月度采购计划报物资供应部，其月度采购计划包括各部门 所有的物资需求。以上各部门月度采购计划经物资供应部汇总后，按照职能要求履 行审批手续如下： 部分物资 说明：属于新奥集团资产管理办法中规定的资产类物资，各部门更应提前作好月度计划，直接填写 到“月度计划内采购申请表” ，物资供应部代各需求部门完成资产申购程序，各部门不需要再直接 填写资产申购单。 4.2 月度计划外物资采

15、购的申请及审批程序 4.2.1 各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，物资供应 部不代为各部门完成审批手续，需求部门自行填写月度计划外采购申请单，正常 情况下的月度计划外物资采购的申请工作程序如下： 说明：以上工作程序中的阴影部分如不需要，可以省略直接进入下一工作程序。未列入月度采购计 划的资产类物资，物资供应部视为计划外采购项目，由需求部门自行完成审批手续，财务部、物资 供应部对其进行考核。 综合管理部 审核 物资供应部 执行采购 各 部 门 月 度 采购计划 物资供应部 审核汇总 公司总经理 审批 财 务 部 审核 各部门主管 领导审核 物资供应部 执行采购 各 部 门

16、 月 度 计划外需求 公司总经理 审批 财 务 部 审核 各部门负责 人审核 综合管理部 审核 精心整理 2019 年9 月 4.2.2 各部门出现月度计划外的紧急采购任务，且采购金额小于500 元时，各部门 可直接实施采购，执行紧急采购的审批流程，具体如下： Y N 4.3 特殊物资的采购程序 4.3.1 特殊物资采购是指金额较小，使用频繁、固定消耗的物资，并且已经得到公司 采购审批（例如赠送物资需要业务招待费审批），采购员可按月核对的采购。 （例如 各部门用鲜花、水果、桶装水、各类活动条幅、背景板、易拉宝等物资）。 4.3.2 特殊物资的采购可由各部门直接向物资供应部指定供应商联系供货，由

17、物资 供应部确认的固定验收人签字确认，凭各部门签字的验收单，物资供应部采购员按 月与供应商核实结算。 4.4 采购资料的管理 4.4.1 采购资料主要包括各部门月度计划内采购申请单、物资供应部酒店公 司月度采购计划汇总表 、物资供应部酒店公司月度采购计划任务分解表、各部 门月度计划外采购申请单 、 固定、低值资产申购单 。4.4.2 物资供应部重点对 固定、低值资产申购单实施编号管理，具体编号办法如下： XAJD-WZ-GDZC/DZZC-2006-01-001 顺序编号 月份 年份 固定/ 低值资产 部门编号 新奥酒店 酒店公司各部门编号如下： 高球公司运营部 GQYY 高球公司球场部 GQ

18、QC 物业公司 WY 酒店公司 JD 人力资源部 RL 文化行政部 XZ 市场部 SC 公关接待部 GG 经营管理部 JG 物资供应部 WZ 财务部 CW 4.5 采购信息的管理及分析 物资供应部各专职采购员须对根据库房管理中的物资入库资料，集中公司物资 采购的原始信息，得到酒店公司月采购总金额、各部门采购发生金额、各部门采购 重新完成月度 计划外审批 各 部 门 紧 急 采购需求 办理出入库 手 续 财 务 部 票据报销 各部门主管 领导审核 需求部门直 接执行采购 物资供应 部审核 精心整理 2019 年9 月 资金使用效率（物资使用金额/ 采购总金额）、各部门采购计划率（计划内采购金额/

19、 采购发生总金额）、库存物资盘点食堂原材料采购成本的监督与控制（纳入供应商管 理）表、库存金额增减情况、采购创收评估、球场保养成本分析、高球经营项目的 物资成本分析，形成酒店公司“月度物资供应分析报告”。 4.6 采购的执行管理 4.6.1 采购员须严格依据申购单采购，杜绝无申购程序的采购行为。 4.6.2 采购员要做到货比三家， 选择性价比最优的方案实施采购，对供应商的管理按 艾力枫社酒店有限公司供应商管理办法（制度编号 JD/ZD1303A-2005）执行。 4.6.3 采用长期供应商供货的物资，采购员必须定期对价格进行对比考察，形成档案 资料存档，作为对长期供应商考核的主要依据，便于长期

20、供应商管理。 4.6.4 采购员负责按申请部门的质量、功能、时间等要求确保准确到货。 4.6.5 采购合同的签订严格按照公司合同管理程序审批，使用部门负责明确技术、 功 能、规格、型号等要求。 4.6.6 凡属大宗采购项目，由经营管理部组织招标，必须严格按照新奥置业集团招 标管理办法（制度编号： ZY/ZD0701B-2005 ）中规定的程序实施。 第二节物资采购操作细则 1. 月度计划内采购申请流程 活动名 称 活动 编号 活动负 责人 活动程序及工作标准相关资料 提出月 度物资 需求计 划 01 经营单 位主管 活动程序 部门计划 内采购申 请单 1 各经营单位提出下月度的物资需求 计划

21、工作标准 1 填写部门计划内采购申请单 ，明 确填写品名、规格、用途、库存数量及 到货时间 汇总部 门采购 计划 02 部门采 购计划 汇总负 责人 活动程序 部门计划 内采购申 请单 1 汇总各部门月度计划内采购计划 工作标准 1 将各经营单位的月度物资采购计划 汇总，核实库存数量，按照部门计划 内采购申请单填写 审核03 部门负活动程序部门计划 精心整理 2019 年9 月 责人1 部门负责人根据本部门经营及管理 状况审核下月度物资采购计划 内采购申 请单（各 部门自行 存档） 工作标准 1 结合年度预算及经营状况， 符合公司 运营现状审批本部门物资采购计划 修改部 门采购 计划 04 部

22、门采 购计划 汇总负 责人 活动程序 经部门负 责人审批 后的部门 计划内采 购申请单 1 根据本部门主管领导意见修改部门 月度物资采购计划 工作标准 1 向各经营单位反馈意见， 在经营单位 领导确认的前提下，修改部门月度采购 计划汇总表 审批05 部门负 责人 活动程序 经部门负 责人审批 后的部门 计划内采 购申请单 1 对修改后的部门月度采购计划进行 审批 工作标准 1 对本部门月度物资采购计划进行审 批，24 日（法定节假日提前）下班之前 将部门月度计划的电子文档及纸文档报 物资供应部客户关系管理员 收集 部门采 购计划 06 物资供 应部客 户关系 管理员 活动程序 月度采购 计划汇

23、总 表 1 对公司各部门的月度物资采购计划 进行汇总 工作标准 1 按照月度物资采购计划汇总表格式 进行物资汇总 2. 月度计划外采购申请流程 活动名称 活 动 编 号 活动负 责人 活动程序及工作标准相关资料 提出需求 负责人审 批 01 物资需 求部门 活动程序 计划外采 购申请单 1 提出物资需求，填写酒店公司计划外 采购申请单 工作标准 1 按照计划外采购申请单格式填写相 关内容，部门负责人进行审核签字 精心整理 2019 年9 月 审核02 物资供 应部 活动程序 1 物资供应部主任对计划外采购申请 单进行审核 工作标准 1 根据需求部门所填写的用途及库存 数量进行审核 审核03 综

24、 合 管 理部 活动程序 1 综合管理部主任对计划外采购申请 单进行审核 工作标准 1 属于员工福利、劳保及办公类物资由 综合管理部主任根据公司相关标准进行 审核 审核04 财务部 活动程序 1 财务部主任对计划外采购申请单进 行审核 工作标准 1 根据需求部门所填写的用途、 库存数 量以及资金状况进行审核 审批05 公司总 经理 活动程序 1 公司总经理对计划外采购申请单进 行审批 工作标准 1 根据公司状况及相关部门意见进行 审批 采购执 行 06 物资供 应部 活动程序 1 审批后的计划外申请单交物资供应 部执行采购 工作标准 1 审批后的计划外申请单原件交物资 供应部，采购员立即实施计

25、划外的申请 物资采购 3. 月度计划采购汇总表审批流程 活动名称 活 动 编 号 活动负责 人 活动程序及工作标准相关资料 精心整理 2019 年9 月 收集部门 采购计划 01 物资供应部 客户关系管 理员 活动程序 经部门负责 人审批后的 部门计划内 采购申请单 1 对各部门月度采购计划进行收 集 工作标准 1 按照时间截点收集各部门月度 采购计划（电子文档及纸文档） ，审 汇总公司 采购计划 02 物资供应部 客户关系管 理员 活动程序 月度采购计 划汇总表 1 对公司各部门的月度物资采购 计划进行汇总 工作标准 1 按照月度物资采购计划汇总表 格式进行物资汇总（采购员、库房 审核计划0

26、3 物资供应部 主任、综合 管 理 部 主 任、财务部 主任 活动程序 月度采购计 划汇总表 1 采购员对各部门物资供应月度 计划进行审核 工作标准 1 按照标准、物资使用情况及资金 状况核定物资采购计划 修改公司 采购计划 04 物资供应部 客户关系管 理员 活动程序 月度采购计 划汇总表 （修正稿） 1 对公司月度物资采购计划进行 如实修改 工作标准 1 根据职能部门主管领导的审核 情况修正月度物资采购计划 签字确认、 审批 05 06 07 08 物 资 供 应 部、综合管 理部、财务 部主任及公 司总经理审 活动程序 月度采购计 划汇总表 （修正稿） 1 对修改后的公司月度采购计划 进

27、行审批 工作标准 1 及时完成对公司月度采购计划 的审批 分解采 购 计划 09 物资供应部 客户关系管 理员 活动程序 月度采购计 划任务分解 表 1 按照采购员对公司月度采购计 划进行分解 工作标准 1 将公司月度采购计划按照采购 职能进行分解 采购执 行 10 物资供应部 采购员 活动程序 1 按照月度采购计划任务分解表 工作标准 1 将公司月度采购计划按照采购 职能进行分解 4. 合同采购工作流程 活动名 称 活动 编号 活动负 责人 活动程序及工作标准相关资料 精心整理 2019 年9 月 市场调 查形成 书面报 告 01 采购经 办人 活动程序 1 根据物资使用部门要求实施采购前

28、的市场调查 工作标准 1 原则上选择 3 家以上供应商，符合使 用部门要求 确认采 购供应 商 02 物资供 应部负 责人 活动程序 1 根据调查报告情况进行审批， 确认采 购供应商，同时参与最终的采购谈判 工作标准 1 对书面市场调查报告进行审批， 确认 最终的采购对象 谈判并 编写合 同 03 采 购 经 办人 活动程序 1 根据主管领导要求实施谈判， 经领导 同意后编写采购合同 工作标准 1 严格按照公司采购合同的要求实施 谈判，合同编写严谨、无错误 乙方进 行初步 确认 04 合同乙 方 活动程序 1 将合同初稿交于乙方进行初步确认 工作标准 1 合同会签前必须得到乙方的初步确 认 填

29、写合 同会签 单 05 采购经 办人 活动程序 合同会签 单 1 根据合同类型填写相应的合同会签 单 工作标准 1 按照采购合同的金额限制填写相应 的合同会签单 合 同 会 签 06 相关领 导 活动程序 1 采购经办人负责按照会签单内容交 相关领导进行合同审核会签 工作标准 1 “业务谈判人” 由采购员及物资使用 人共同签字，严格按照会签顺序进行审 精心整理 2019 年9 月 核签字 形成合 同文稿 07 采购经 办人 活动程序 采购合同 1 将会签后合同交乙方确认后打印文 稿 6 份 工作标准 1 严格按照相关领导的会签结果对合 同进行修改并征求乙方确认后形成最终 合同文稿 6 份 乙方

30、签 字盖章 08 合同乙 方 活动程序 1 合同乙方进行合同的签字盖章 工作标准 1 盖章符合公司要求， 必须写明开户行 及帐号 审核后 报总经 理签字 盖章 09 合同管 理员 活动程序 1 乙方签字盖章后的合同审核， 并进行 我方的总经理签字盖章程序 工作标准 1 采购经办人将合同会签单、合同底 稿、乙方盖章后的6 份合同全部交于合 同管理员；合同管理员审核后及时完成 我方签字盖章的程序 转交乙 方合同 10 采购经 办人 活动程序 合同复印 件 1 将双方签字盖章后的合同2 份转交 乙方 工作标准 1 及时转交合同，同时将复印件进行部 门内部存档 5. 特殊物资采购工作流程 活动名 称

31、活动 编号 活动负 责人 活动程序及工作标准相关资料 提出物 资要求 01 需求部 门 活动程序 1 向物资供应部指定供应商提出物资 需求 工作标准 精心整理 2019 年9 月 1 符合特殊物资范畴， 需求部门自行控 制质量数量 进行物 资供应 02 指定供 应商 活动程序 1 按照需求部门的要求及时供应物资 工作标准 1 达到物资需求部门的时间、 质量要求 验收物 资签字 确认 03 物 资 供 应 部 指 定 验 收 人 活动程序 物资验收 单 1 物资到达后需求部门验收合格后在 验收单上签字确认 工作标准 1 按照需求进行验收， 指定验收人在验 收单上签字确认，必须明确物资的使用 用途

32、。 保存验 收单 04 指定供 应商 活动程序 1 将指定验收人签字确认的验收单保 存 工作标准 1 按照部门区别分类保存 核对采 购物资 05 物资供 应部采 购员 活动程序 1 按月核对特殊物资的采购数量及金 额 工作标准 1 每月月底与供应商核对帐目， 开具合 法发票 办理物 资出入 库手续 06 库房管 理员 活动程序 1 根据采购员核实后的物资明细单及 发票办理物资出入库手续 工作标准 1 完成特殊物资的入库及出库手续 票据 报销 07 物资供 应部采 购员 活动程序 1 凭发票、物资明细及入库单履行票据 报销手续 工作标准 1 符合公司财务制度要求 6. 紧急采购工作流程 活动名活

33、动活动负活动程序及工作标准相关资料 精心整理 2019 年9 月 称编号责人 提出物 资需求 01 存在紧 急物资 需求员 工 活动程序 紧急采购 申请单 1 在符合紧急采购条件的基础上， 提出 需求 工作标准 1 填写公司统一格式紧急采购申请 单 部门负 责人审 核 02 部门负 责人 活动程序 紧急采购 申请单 1 审核紧急采购需求 工作标准 1 按照紧急采购条件标准进行审核审 批 物 资 供 应 部 主 任审核 03 04 物 资 供 应 部 主 任 活动程序 1 审核紧急采购单，判断是否属于紧急 采购，如果是，进行审批执行， 如不是， 履行计划外审批程序 工作标准 1 根据紧急采购的情

34、况进行审批， 明确 结果 采购执 行 05 需 求 部 门 活动程序 1 根据紧急采购需求直接执行采购任 务 工作标准 1 确保物资供应，保证公司的正常运 营；采购程序符合公司要求 办理 物资出 入库手 续 06 物资供 应部库 房管理 员 活动程序 紧急采购 申请单 1 为需求部门采购的物资办理出入库 手续 工作标准 1 凭审批后的紧急采购申请单或 计 划外申购单办理入库，由实际采购人 员签字入库单，申请单由库房保存 物资 使用 08 需求部 门 活动程序 1 需求部门将物资办理出库手续后进 行使用 工作标准 1 紧急采购后的物资必须办理出入库 手续后才可以使用 精心整理 2019 年9 月

35、 采购 票据的 报销 09 实际采 购人员 活动程序 1 将采购票据及入库单粘贴、 审批、报 销 工作标准 1 符合公司财务制度的要求 2019 年9 月 7. 计划内采购申请单 艾力枫社酒店公司部计划内采购申请单 年月 序号品名规格单位数量预计单价预计金额到货时间用途库存数量申请人 不加 大库数 量 金额合计 部门领导审核：制表人 : （注：此月计划采购申请单中包括资产类物资的申购，请将资产类物资集中靠前填写） 2019 年9 月 8. 计划外采购申请单 艾力枫社酒店公司部门计划外采购申请单 年月日 序号品名规格单位数量预计单价预计金额到货时间用途库存数量申请人 金额合计 总经理审定：物资供

36、应部审核：财务部审核：综合办公室审核：部门领导审核：制表人： 综合管理部： （注：如发生福利、劳保、办公等计划外申购物资，请申请人通过综合管理部审核） 2019 年9 月 9. 月采购计划汇总表 酒店公司年月采购计划汇总表 类 型 品名规格 单 位 数 量 预计单 价 预计金 额 到 货 时 间 用途 现有 数量 申请部 门 资 产 小计 福 利 小计 办 公 用 品 小计 综合管理部审批：物资供应部审批：制表人： 库 房 备 货 高尔夫库 房 贵宾楼库 房 总部物业 库房 小计 高球公司 1 2 小计 酒店公司 1 2 小计 物业公司 1 2 小计 2019 年9 月 其他部门 1 2 小计

37、 非 采 购 支 出 项 目 小计 金额合计 财务部审核：物资供应部审核：总经理审定：制表人： 2019 年9 月 10. 紧急物资采购申请表 艾力枫社酒店公司部门紧急采购申请单 年月日 序号品名规格单位数量预计单价预计金额到货时间用途库存数量申请人 金额合计 物资供应部主任：部门领导：（事前入库验收） 2019 年9 月 第四章实物资产管理 实物资产 ：是指使用期限较长，并且在使用过程中保持原有实物 形态的资产。分为固定资产和低值资产两类。 固定资产 ：使用年限在一年以上，单位价值1000 元以上的各种生 产经营用家具、备品和设备；使用年限在两年以上，单位价值在2000 元以上的各种非生产经

38、营用设备、各种房屋、建筑物、构筑物，称为 固定资产。 低值资产 ：单位价值在50 元以上 1000 元以下的各种生产经营用 品或单位价值在 100 元以上 2000元及以下的各种非生产经营用品称为 低值资产。 第一节实物资产管理办法 1 总则 1.1 目的 为确保酒店公司实物资产运转安全，在经营管理过程中发挥最大 经济效益，根据酒店拥有土地面积大，经营场所分散、资产布局分散 的特点，按固定资产结构、属性分类管理。 1.2 适用范围 本办法适用于酒店公司拥有、使用的所有实物资产管理。 2 释义 2.1 定义及标准 2.1.1 实物资产是指使用期限较长， 并且在使用过程中保持原有实务形 态的资产。

39、分固定资产和低值资产两类。 2.1.2 固定资产是指同时具有下列特征的有形资产：为生产商品、 提供 劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度。 2.1.3使用年限在一年以上，单位价值1000 元以上的各种生产经营用 家具、备品和设备；使用年限在两年以上，单位价值在2000 元以上的 各种非生产经营用设备、各种房屋、建筑物、构筑物，作为固定资产 管理。 2.1.4 单位价值在 50元以上 1000元以下的各种生产经营用品或单位价 值在 100元以上 2000元及以下的各种非生产经营用品作为低值资产管 理。 2019 年9 月 2.2 资产类别 (1) 房屋、建筑物 (2) 球场 (

40、3) 机器设备 (4) 运输设备 (5) 家具设备 (6) 办公设备 (7) 安防设备 (8) 动力设备 (9) 其他设备 3 实物资产管理体系及职能 酒店公司资产管理体系参照集团实物资产管理制度建立，设 立二级管理体系。 3.1 资产归口管理部门和财务部门为实物资产的一级管理部门。生产经 营用实物资产的一级归口管理部门为物资供应部门；安防、办公类等 非经营用实物资产和计算机类实物资产的一级归口管理部门为综合管 理部。物资供应部门设置专职资产管理员，综合管理部设置专人负责 公司所管实物资产的新增与报废审核、资产编号、出入库的办理、资 产台账的登记、及时维护、定期组织盘点、检查资产的完好情况和其

41、 他日常管理工作，对二级管理部门上报的资产增、减变动月报进 行审核，并及时进行台帐维护，保证帐帐、帐实相符，于次月十日前 将各部门审核无误后的资产增、减变动月报表上报财务部门。 3.2 酒店公司职能部门和各事业部为使用实物资产的二级管理部门，设 立兼职的二级资产管理员，负责本部门实物资产明细帐的台帐登记、 及时维护、调动等日常管理工作，并于次月八日前向资产归口部门上 报本部门资产增、减变动月报 。 3.3 各归口管理部门应对各项资产的使用状态及完好率进行跟踪管理， 建立、完善所在部门的资产台帐，要求做到帐帐相符、帐实相符，并 按集团要求对实物资产进行编码和粘贴标签，落实实物资产日常管理 责任制

42、。 2019 年9 月 3.4 财务部门在对固定资产、 低值资产的变动情况进行审核与会计核算 的同时，设立固定资产和低值资产台帐，与资产归口管理部门一起制 定管理办法，督导使用部门进行管理，定期或不定期组织相关部门盘 点资产，对实物资产动态管理实行财务监督，确保其保值、增值。 3.5 各级实物资产管理员不得随意更换，但因工作需要或其他情况确需 变动的，需办理所管实物资产的交接手续，填写工作移交清单，注明 所管台帐期间、移交的各项资料、需说明的有关情况等。工作移交清 单须经交接双方经办人及主管领导签认，实物资产归口管理部门、财 务部门负责监交，同时将移交清单报实物资产归口管理部门、财务部 门备案

43、。 4 实物资产增加 4.1 固定资产的增加 4.1.1年度预算内申购，单位价值在5000 元（含）以下或总价值在5 万元（含）以下，使用部门填写固定资产购置申请单，由归口管理 部门、财务部门负责人和酒店公司总经理审批；总价值超过5 万元时， 需上报置业集团审批。 4.1.2年度预算外申购。使用部门填写固定资产购置申请单，单台 价值在 2000（含）元以下，总额在10000元以下的，由归口管理部门、 财务部门负责人和酒店公司总经理审批；单台价值在2000元以上，总 额超过 10000元的，需上报置业集团审批。 4.1.3 实物资产的改良。 由使用部门提交固定资产改良申请及工程支出 预算，经批准

44、后，交财务部门一份作为组织改良工程成本核算的依据； 改良工程施工结束后，由使用部门组织技术人员及相关部门对工程进 行验收，填写固定资产改良验收单 ，经办理有关签认手续后，实物 资产管理部门和财务部门据此登记资产管理台帐，财务部门进行资产 价值变动的帐务处理 。 4.2 低值资产的增加： 年度预算内低值资产的增加，由低值资产使用部 门填写低值资产购买申请单 ，报部门负责人、实物资产归口管理部 门、财务部门、公司总经理审批；年度预算外低值资产的增加，总价 值在 10000元以上的，需上报置业集团审批。 4.3 计算机类实物资产的采购， 由经营管理部门统一负责； 其他类实物 2019 年9 月 资产

45、的采购由物资供应部门统一负责。 5. 实物资产减少 5.1 对已没有使用价值或使用不经济须淘汰的实物资产，由资产所属 部门填写固定资产清理审批单或低值资产报损单，办理资产状 况鉴定和报废审批手续，酒店公司财务部门据此进行相应的帐务处理。 原值在 5 万元以下（包括5 万元）的经酒店总经理审批，并报置业集 团备案；原值在 5 万元以上 100 万元以下的，经置业集团总经理审批； 原值在 100 万元以上的经集团总裁审批；原值在200 万元以上的经集 团董事局主席审批。 5.2 非正常报废的审批权限同出售实物资产。资产报废应提供残骸， 无 残骸的一律作短少论处。 5.3 实物资产的出售： 出售实物

46、资产原值在2 万元以下的经酒店公司总 经理审批，原值在2 万元以上 50万元以下的经置业集团总经理审批， 原值在 50 万元以上的经集团总裁审批，原值在100万元以上的经集团 董事局主席审批。 5.4 报废实物资产的残骸出售， 必须经物资供应部门和财务部门议定价 格，上报总经理批准后，由物资供应部门统负责实施，任何部门和个 人不得擅自作价处理。 6 实物资产调拨 6.1 酒店公司内部调拨。由资产调出部门填写固定资产调拨单、 低 值资产调拨单，经调出部门主管、调入部门主管和实物资产归口管理 部门负责人批准后，办理资产转移，并报实物资产归口管理部门和财 务部门进行备案。手续由调出部门负责办理，调入

47、部门配合。 6.2 集团内部调拨。由资产调出部门填写固定资产调拨单、 低值资 产调拨单。经调出企业资产归口管理部门、财务部、企业总经理，调 入企业资产归口管理部门、财务部、企业总经理批准后，办理实物资 产的转移。 6.3 实物资产封存。 对暂时闲置不用的资产进行封存时，由资产使用部 门提出申请，资产管理部门核实后办理封存，资产使用、管理部门负 责封存资产的整洁、完好。 6.4 物资供应部对已报废的实物资产单独建立台帐进行管理，负责统一 2019 年9 月 回收、处理，所得款项作为公司收益。 7 资产运行管理 7.1 房屋建筑物类 ：指营业用房、非营业用房、简易房及建筑物等， 包括房屋及建筑物内

48、的通风、通水、通电、及围墙、停车场等，均由 物业公司进行维护保养等其它专业管理，各使用部门按维修程序提交 物业公司（注：保修期限内的由物业公司与各施工单位联系，由各施 工单位负责维修并承担相关费用） 。 7.2 交通工具类：参照集团车辆使用管理规定执行。 7.3 机械及设备类：球场部机修班负责高球部球场机械、球车等运营 设备、工程设备等实物资产的维修及保养，保障所有设备能正常运转； 酒店部工程班负责酒店部所有实物资产的维修及保养，保障所有设备 能正常运转。各资产使用部门做好日常保护、保养工作。对需技术操 作的设备各部门应具体落实到每个班组和个人身上，实行定机、定人、 定岗、定责任。对使用保管中

49、玩忽职守而造成损失的人员，公司追究 个人经济责任；造成重大经济损失的，依法追究当事人法律责任；造 成人员伤亡的，报司法机关处理。设备运转发生人为的或非人为事故， 应编写设备事故报告。工程技术部门应鉴定事故发生的严重程度，设 备损坏程度、经济损失等情况，列出事故发生技术等级对照表。球场 部机修班、酒店部工程班负责制定固定资产使用、维修、保养制度， 监督各使用单位和个人遵照执行。各部门在使用、维修、保养过程中 发生的修理费列入各部门费用，月底由维修部门将统计金额交财务部 进行核算。 7.4动力、办公、通讯等设备,由物业公司统一负责维护保养，各使 用部门按物品维修程序提交维修单交物业部，期间产生的费用记