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1、欢迎共阅 第一条 为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下 规定。 第二条办公仪表规范： 1.每周一至周四：男士着深色套装（马甲）、衬衣。 2.每周一至周四：女士着深色套裙（或裤）、马甲、衬衣。 3.周五：随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装（有外事活动除外）。 4.头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净。 第三条卡座区规范： 1.办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。 2.辅桌：放文件盒、少量工具书。 3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正。 4.电脑：主机上方有显示器，电脑置写字台左前角。 5.卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴。 6
2、.垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。 第四条办公室规范： 1.办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。 2.辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。 3.电脑：桌面呈 45角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌 面下。 4.拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。 5.垃圾篓：置辅桌后。 6.饮水机：放指定地点，不得随意移动。 欢迎共阅 7.报刊：必须上报架，或阅完后放人办公桌内。 8.外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地 柜上。 第五条语言规范： 1.交往语言：您好，早晨好，早，晚，再见，请问，请您，劳驾您， 关照，谢谢，周末愉快，拜拜。
3、 2.电话语言：您好，请问，谢谢，再见。 3.接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记， 我即去联系，打扰您一下，好的，行（切勿说“不”）。 第六条行为规范： 1.坚守工作岗位，不要串岗。 2.上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情。 3.办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。 4.上班时间，不要在办公室化妆。 5.接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座 区停留。 6.使用接待室和会议室，要事先到办公室登记。 7.不要因私事打公司长途电话。 8.不要随意使用其他部门的电脑。 9.未经领导批准和部门主管授意，不要索取、打印、复印其他部门的 资料。 10
4、.严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣工资1 元。 11.不论任何原因，不得代人刷卡。 欢迎共阅 12.吸烟请到吸烟室，否则罚款50 元。 13.请病假如无假条，一律认同为事假。 14.凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单。 15.因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须与办 公室打招呼。 16.不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。 ?本规范从 2010 年月日开始执行，望全体员工自觉遵守。办公室即日 起将实施监督与检查。 行政管理 第一节，总则 ， ， ，第一百五十三条，为完善公司的行政管 理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，
5、使公司各项行政 工作有章可循，照章办事，制定制度。第二节，文件收发规定， ， ，第一百 五十四条，公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会秘书核稿，属公司文件由办公 室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属 党内的由党委书记签发。 ， ， ，属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确 定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。， ， ，第一百五十五条， 已签发的文件由核稿人登记，并按“企、董、党、工、团、妇”等内容编号后，送文 印室打印。 ， ， ，第一百五十六条，文件由文印室负责校对，并送拟稿人核稿人 审查合格后，方能复印、盖章。， ， ，第一百五十七
6、条，文件由办公室负责报送。 送件人应把文件内容、 报送日期、部门、 接件人等事项清楚，并报告报送结果。， ， ， 第一百五十八条，经签发的文件原稿送保密（档案）室存档。， ， ，第一百五十 九条，外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报 送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。第三节，文印 室管理规定 ， ， ，第一百六十条，文印室人员应遵守公司的保密规定，禁止非文 欢迎共阅 印室人员进入文印室，不泄露工作中接触的公司保密事项。， ， ，第一百六十一 条，打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，电报、传真、复印由部门主任 （部长）签署。 ， ， ，打
7、印文件，发电报、传真、电传，复印文件资料，均需分 类逐项登记，以备查验。， ， ，文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、 电报、电传、传真、复印任务，不得积压迟误。工作任务紧张时，应加班完成。工 作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。， ， ，第一百六十二条， 电报、电传、传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失 误、损失的，追究当事人的责任。， ， ，第一百六十三条，复印机由专人管理， 非专管人员不准乱开机复印。， ， ，第一百六十四条，原则上不接受外单位、个 人的资料打印、复印，如确定需要，经办公室主任批准后办理登记收费手续。， ， ， 收费标准按市场价
8、格由计划财务部确定。收据由计划财务部出具。所收取的费用按 旬上交计划财务部。 ， ， ，第一百六十五条，文印室应每月统计核算费用上报办 公室，同时抄报计划财务部。， ， ，第一百六十六条，文印室人员应爱护各种设 备，节约用纸，降低消耗、费用。对种设备应按规范要求操作、保养，发现故障， 应及时报请维修，以免影响工作。， ， ，第一百六十七条，严禁私事使用传真电 话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款处理，屡教不改者予以除名。 第四节，电脑室管理规定， ， ，第一百六十八条，电脑室人员遵守公司的保 密规定，禁止非电脑室人员进入电脑室。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不 准向任何人提供、泄
9、露。违者视情节轻重给予处理。， ， ，第一百六十九条，电 脑室人员必须按照要求和规定采集、输入、输出信息，为领导和有关部门决策提供 信息资料。 ， ， ，采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。， ， ，第一百 七十条，信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人得将信息载体带 出电脑室。 ， ， ，第一百七十一条，电脑室人员应爱护各种设备，降低消耗、费 欢迎共阅 用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响 工作。 ， ， ，第一百七十二条，电脑室应每月统计核算费用上报办公室，同时抄 报计划财务部。 ， ， ，第一百七十三条，严禁将电脑用开私人学习或玩游戏。
10、违 犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。， ， ，第一百 七十四条，电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否 则，造成设备损坏的应照价赔偿。第五节，办公用品领用规定， ， ，第一百 七十五条，公司各部门所需的办公用，由办公室统一购置，各部门按实际需要领用。 ， ， ，第一百七十六条，各部门专用的表格，由各部门制度格式，由办公室统一 订制。 ， ， ，第一百七十七条，办公室用品用能用于办公，不得移作他用或私用。 ， ， ，第一百七十八条，所有员工对办公用吕必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费， 禁止贪污，努力降低消耗、费用。， ， ，第一百七十九条，购置日常办
11、公用品或 报销正常办公费用，由办公室主任审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管 理规定报总经理批准后始得购置。第六节，电话使用规定， ， ，第一百八十 条，电话为办公配备、使用。私事打市内电话不得妨碍联系公务。， ， ，第一百 八十一条，禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处 理。确有急事者，应先请示部门领导同意， 并按邮电部门规定交长途电话费。 ， ， ， 第一百八十二条，联系业务时应尽量减少挂发长途电话，降低费用。第七节， 车辆使用管理规定 上， ，第一百八十三条，公司车辆必须为公司业务服务，各部 门公务用车，由部门领导先向办公室（车队）报告，说明用车事由、地点
12、、时间、 办公室（车队）根据需要统筹安排派车。， ， ，第一百八十四条，职员因公务需 要经车队安排可以派车。， ， ，第一百八十五条，下班后或节假日需用车的，必 须事先报送用车计划给办公室（车队） ，否则按私事用车处理。 ， ， ，第一百八十 六条，公司领导出差外地时，其车辆归车队统一保管（使用）。， ， ，第一百八十 欢迎共阅 七条，外单位借车，需经办公室同意，总经理批准后由车队长安排。， ， ，第一 百八十八条，凡有配有摩托车的员工外出办事，原则上不，再派车。， ， ，第一 百八十九条，车辆驾驶专人专车，专车专管。， ， ，第一百九十条，车辆在下班 后或节假日应按指定的地点停放，并采取必要
13、的防盗措施。， ， ，第一百九十一 条，车辆如需送厂修理，须事前报主管领导批准。， ， ，第一百九十二条，司机 必须凭主管部门的派车通知出车，否则按私事用车处理。， ， ，第一百九十三条， 使用车辆应办的各项手续由司机本人负责办理。否则，由此所引起的罚款、处理、 损失等由本人负责。 第八节，摩托车使用管理规定， ， ，第一百九十四条， 公司对需要经常外出联系业务的员工，经批准可配备摩托车作为业务用车。， ， ， 第一百九十五条，配备摩托车的员工，不得将摩托车转借给亲友及其他人使用。 ， ， ，第一百九十六条，配备摩托车的员工必须爱护和保养好车辆，不得损坏。 第一百九十七条 摩托车应办的各项手续
14、由领用人负责办理。否则，由此所引起的罚款、处理、损失 等由领用人自己负责。第九节，集体宿舍管理规定， ， ，第一百九十八条， 住集体宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意 安全。 ， ， ，第一百九十九条，住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施，损坏、 遗失公物者必须照价赔偿。， ， ，第二百条，住宿员工应自负房租、水电费、卫 生费等，如过期不交费而被罚款、断水、断电等，责任自负。， ， ，第二百零一 条，集体宿舍内不得私自留宿他人，违者视情节轻重处理。特殊情况需留宿的，须 先报告办公室或宿舍负责人同意。， ， ，第二百零二条，不准在宿舍内高声喧哗； 宿舍内各项文娱活动
15、应在晚上11 点前结束，以免影响他人休息。不准在宿舍内干违 法乱纪的事。 ， ， ，第二百零三条，员工搬离集体宿舍时，须将所领用的公物交 还给公司。 ， ， ，第二百零四条，凡调出公司的员工，必须在办理调动前退还住 欢迎共阅 房，否则公司有权不办理调动手续。 概述：是对企业行政办公所涉及的员工办公仪表、工装管理、办公区整理、办公语 言和行为等基础性事项进行综合管理的制度。它是行政办公人员必须遵守的基本守 则之一；设计依据： （1）体现统一的办公作风； （2）体现严谨的办公纪律； （3）体现全员服务的协作意识；（4）体现朝气蓬勃精神面貌； 第一章， ， ， ，员工工装及办公仪表规定 第一条， ，
16、 ， ，工牌（1）上班时间 员工统一佩戴工作牌上岗；（2）工作牌统一佩戴在胸前并正面朝外；第 二条，工装： （1）生产区域的工作人员，必须着工装工作，办公区人员作便装。 （2）工装分春、秋工装各一套；（3）凡进入生产区域的其它人员，着备 用工装； （4）备用工装放置于生产区入口的挂衣柜里；（5）员工工装由 部门负责人向行政部申请，财务部领取；（6）员工负责定时自行清洗整烫工作 服，工装要保持整洁和完好无损，如有破损或丢失，自行购买同一品质、款式、颜 色、质地的工装或本人出资由行政部组织购买；（7）不得在工作时间外穿着工 装（具体情况可另定）；（8）工装费用由公司承担， 员工在离职时： ， ，
17、， ， 员工自收到工装后， 在本公司工作一到三个月的承担工装费用的100% ，工装归员工 所有； ， ， ， ，员工自收到工装后，在本公司工作三个月到六个月的承担工装费 用的 50%，工装归员工所有； 员工自收到工装后，在本公司工作六个月到一 年的承担工装费用的20%，工装归员工所有； 员工自收到工装后，在本公司 工作一以上年的，工装归员工所有；第三条，仪表端庄、整洁（1）头 发：员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长；（2）指甲： 指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲； （3）胡子不留胡须，应经常修剪；（4）口腔保持清洁，上班前 不能喝酒或吃有异味
18、食品； （5）面部女性员工化妆应给人清洁健康的印象， 欢迎共阅 不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水） ，男性职员应保持面部清洁；（6）服 饰清洁、方便 a ， ， ， ，男性职员在工作场所必须着西装，打领带； 衬衫：颜色白、灰、淡蓝为主衬衫的领子与袖口不得污秽；领带： 注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调；领带不得肮脏、 破损或歪斜松驰； b ， ， ， ，女性员工 在工作场所着职业装 （颜色以深色 为主）不追求华丽； （7）员工工作时不得穿大衣或过分臃肿的服装；（8） 鞋子应保持清洁（以黑色为主） ，如有破损应及时修补； 第四条，姿势和动作 保持优雅 （1）站姿两脚脚跟着地，
19、脚尖离开约45 度；腰背挺直，胸膛 自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔；两臂自然下垂，不耸肩，身体重 心在两脚中间。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得 把手交叉抱在胸前； （2）坐姿坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好； 不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方；要移动椅子的位置时，应先 把椅子放在应放的地方，然后再坐；（3）走姿挺胸、收腹、沉肩、双臂 自然摆动；步伐稳健、轻盈、不漫步、不跨步、不跑步；第二章员工礼仪及相关 规范 一、 ，公司内与同事相遇应相互点头行礼表示致意；二、 ，握手时 的礼仪：（1）目视对方眼睛； （2）握手时脊背要挺直，不弯腰低头； （
20、3）要大方热情，不卑不亢；（4）伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的； （5）异性间女性应先向男性伸手；三、 ，出入房间的礼貌： （1）进入 房间，要先轻轻敲门，听到应答再进；（2）进入后，回手关门，不能大力，粗 暴；（3）进入房间后， 如对方正在讲话， 要稍等静候， 不要中途插话； （4） 如有急事要打断说话，也要看住机会。而且要说：“对不起，打断您们的谈话” 四、 ，递交物件时 （1）如递文件等，要把正面、文字朝着对方的方向递上去； （2）如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；（3）至于刀子或剪 欢迎共阅 刀等利器，应把刀尖向着自己；五、 ，走通道、走廊时要放轻脚步无论在自 己的公司，还
21、是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话；更不得 唱歌或吹口哨等；在通道、走廊时遇到上司或客户要礼让，不能抢行。六、 ，物 品和设备使用 （1）公司的物品不能野蛮对待，挪为私用；（2）及时清理、 整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭；（3）借用他人或 公司的东西，使用后及时送还或归放原处；（4）工作台上不能摆放与工作无关 的物品；（5）公司内以职务称呼上司。 同事、客户间以先生、 小姐等相称； （6）未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等；七、 ，电话使用 （1）电 话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话简；（2）通话时先问候，并自 报公司、部门； （3）对方讲
22、述时要留心听，并记下要点；（4）未听清时， 及时告诉对方； （5）结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话简； （6）随时准备纸和笔； （7）通话简明扼要，不得在电话中聊天；（8）对 不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处 理的人；（9）在转交前， 应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人；（10） 工作时间内，不得打私人电话；八、会议注意 （1）提前到会场做好准 备，并将手机调整到带震状态；（2）领导入会时，应起立示意；（3）会 议中不准随便出入，若有急事请假，要放轻脚步，轻轻离开；（4）他人发言时， 要注意凝听， 且不得在下面小声讨论， 防止语言、表情作出不
23、礼貌的表现； 九、 ， 接待工作 （1）在规定的接待时间内，不缺席；（2）有客户来访，马上起 来接待，并让座； （3）来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户；（4） 对事前已通知来的客户，要表示欢迎；（5）应记住常来的客户；（6）接 待客户时应主动、热情、大方、微笑服务；十、 ，介绍和被介绍 （1）无论 是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍负责；（2）直接见面介绍 欢迎共阅 的场合下，应先把职位资格低者介绍给职位资格高者；， ， ， ，若难以判断，可 把年轻的介绍给年长的，在自己公司和其他公司处理业务关系时，可把本公司的人 介绍给别的公司的人； （3）把一个人介绍给很多人时，应先介绍其
24、中地位最高 的或酌情而定； 男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很 大差别时，若女性年轻可先把女性介绍给男性； 第三章，卡座区规范 旨在规定卡座区物用品的摆放是有统一要求的：一、 ，办公桌：桌面可 放电脑、电话、文具、茶杯等，不允许放其它无关物品。（私人皮包、报纸等） ，保 持桌面物品摆放整齐，桌面干净；二、 ，电脑：置办公桌面左前角，呈30 度贴 墙（或贴卡座屏风）放置；三、 ，坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人 离开时椅子须调正贴桌放好；四、 ，卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴； 五、 ，垃圾篓：置办公桌子下左前角；六、 ，提包/手袋：置员工抽屉或柜子内， 严禁随意放
25、置； 第四章， ， ， ，语言规范 一、 ，交往语言： （1） 致敬打招呼你好！ XX 您好！您早！早上好！早！ XX 早！（2）请求协助或 询问请、请问、请您、劳驾您；（3）表示感谢谢谢！多谢！（4） 打扰别人对不起！很抱歉！二、 ，电话语言： （1）总机接转电话（铃 响最多不得超过三次） ：您好！高伦公司； （2）分机转接（铃响一次） ：您好！ XX 部，我是 XX；（3）替人接转电话：您好！ XX 部，对不起， XX 不在，需要 我帮您转达吗？ 三， 、接待语言：（1）您好！（2）能为您做点什么吗： 有什么可以帮您的吗？ （3）请登记！ （4）请稍候！ （5）请坐！ （6）请允许我先通报
26、一声； （7）对不起； （8）我立即去联系； （9） 打扰您一下！ （10）好的或行； （11）我帮您打听一下，待会给您回复； ;严禁在上班时间、办公区进餐；二、 ，严禁在整个工作区域或卫生间吸烟； 三、 ，严禁上班时间吃零食；四、 ，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑； 欢迎共阅 五、 ，严禁工作时间看报纸、杂志、上网聊天、玩游戏、扑克等；六、 ，严禁参 加会议时无故早退、交头接耳等；七、 ，严禁工作时间讲脏话、粗话、开玩笑、 叫小名等； 八、 ，会议室的使用由行政部统一协调安排，使用会议室要与行政部 联系确定，用后及时清理干净，关好电源、锁门；九、 ，讲究卫生、维护环境的 清洁不准随地吐痰、
27、倒水、不准乱扔纸屑、杂物；十、 ，坚持勤俭办事，节约用 水、用电； 十一、 ，上班时间不办私事、不饮酒、不抽烟、不闲聊、不做与工作 内容无关的事情，不将个人情绪带到工作中去，认真履行工作职责；十二、 ，不 在办公室内化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、打响指、哼小调,禁止女性穿低 胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班；十三、 ， 工作时间不得因私事打公司长途电话， 不得在公司电脑上发私人邮件；凡以公司名义发出的邮件须本人上级主管审核、报 行政部批准（特殊情况除外） ；十四、 ，不得随意使用其他部门的电脑，私客未 经相关人员批准，不准使用公司电脑；十五、 ，谨慎保管好各自的办公用品，未 经同意，不得擅自
28、使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处；十六、 ，爱护 环境卫生，保持办公桌及办公室的干净整洁，注意办公室的安静；十七、 ，尊重 他人风俗习惯，不议论、不指点、不久视、不讥笑有生理缺陷的同事或客人，不故 意损坏公物，不拉帮结派，不做有损团结的事；十八、 ，接待来访和业务洽谈， 请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；十九、 ，接待客人时面带微 笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩；二 十、 ，因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须通知行政部；二十 一、 ，无工作需要，不要擅自进入机要地，研发技术室、财务室等、档案室、会议室、 接待室、总经理办公室；
29、二十二、 ，爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节 约使用办公物用品、器材和耗材。 （如内部公文正反打印等）二十三、，下班后 切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外；二十四、 ，严格遵守公司各 欢迎共阅 项规章管理制度。 第六章，公文管理制度 概念：公文管理制度是 对企业文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度；设计依据： （1）贯彻执行公司各项决议和指令；（2）记录企业经营管理活动的全部 信息； ， （一）公文的范围 一、 ， ， ， ，内部公文： 是指公司内各部门、 部门与部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为上行文（如：请 示、报告、提案等）、下行文（如：
30、命令、决定、指令、通知、章程、制度、公告）、 平行文（协作单、劳动合同） 。二、 ， ， ， ，外部公文： 是指公司或公司各职能 部门、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为经济类、 法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等；（二）公文的写作 一、 ， ， ， ，写作要求： 遵循现代应用文写作要求，简明扼要、一事一议、语言措 辞力求准确规范。 二、 ， ， ， ，格式要求： （1） ， ， ， ，内部公文除遵循既定的各 类公文写作格式外，加注公司统一文眉、页尾；（2） ， ， ， ，外部公文视行文内容 加盖公司印鉴； 三、拟文 公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行
31、负责。 （三）公文的存档和编号 一、 ， ， ， ，分内部公文（N）和外部公文 （W） ； 二、 ， ， ， ，公文发文时编号： QT-N （W）-部门-年代号（ 04）-次序号如：行 政部文件编号 （内部）QT-N-XZ- 年代号 -001 三、 ， ， ， ，科目代码号：（1） ， ， ， ， 公文 G；（2） ， ， ， ， 文件 W； （3） ， ， ， ， 会议纪要 H； （4） ， ， ， ， 协作联络单位 X；（5） ， ， ， ，合同 T；（6） ， ， ， ，资料 z； （7） ， ， ， ，其它 Q；四、 ， ， ， ，公文存档时编号： N （W）科目代号 -时间 （00-
32、00 ）-部门-次序如：2003 年 5 月 12 日采购部内部公文存档编号：N+G+ （03-5-12 ） +cg+01 五、 ， ， ， ， 文件夹目录：六、 ， ， ， ， 合同的存档： （1） ， ， ， ， 各类合同正本或原稿保存于财务部，其他部门用影印件代替；（2） ， ， ， ，经济类 合同，工程类合同等可视正本或原稿份数备财务部存查；（四）公文的处理流 欢迎共阅 程一、 ， ， ， ，内部公文 （1） ， ， ， ，上行文： 均由行政部秘书负责收受、处 理。各部门按规定起草后将公文递交行政部办理公文审批手续（附公文处理/审批专 用单） ，呈总经理批阅。行政部秘书负责提醒总经理对
33、公文进行及时批复，并将批复 的内容转送发文部门及相关负责人， 同时进行收文登记（登记时间要精确）； （2）下行文： 由行政部根据公司决议或总经理意图起草并以公司名义发送至各 职能部门，并予以收文登记； （3）平行文： 即协作联络单，一式 三联，由发文部门将第一联、第二联分别送至受文部门与行政部，行政部登记并检 查、督促受文部门完成协作任务） ，受文部门需在最短时间内予以回复，并在规定时 间内完成相关事宜； 一、 ， ， ， ，外部公文： （1）统一由行政部负责收受、登 记，并视情况转交相关负责人阅后归档；（2）外部公文的处理：具有专利性、 独特性、技术性的资料、特定列管的业务机密或关系重大足以
34、影响公司权益的外来 文书，呈总经理核阅后分送相关部门处理并归档。外界与本公司或本公司各职能部 门之间业务往来的一般性文书，或与公司业务无直接关系的报表、宣传函件等经行 政部秘书登记后直接交各经办部门处理后归档；（五）公文的督办 一、 ， ， ， ，公文的督办由行政部文员负责，并及时间向总经理反馈信息；二、 ， ， ， ， 行政部具有向公司各部门索取必要的资料和情况说明的权力，具有催促各部门及时 做好文件与资料的立卷、归档工作的权力； （六）公文的借阅 一、 ， ， ， ，借 阅公文或资料须到行政部秘书处办理借阅登记。秘密级以上的公文或资料须由总经 理批准后方能借阅； 二、 ， ， ， ，秘密级
35、文件或已解密的机密、绝密级文件及资料 借出办公室须经行政部批后借阅；未解密级以上文件及资料不可借了办公室； 三、 ， ， ， ，借阅期限最长为一个星期， 到期必须归还， 如需再借应办理续借手续； 四、 ， ， ， ，爱护借阅文件及资料，不得擅自涂改、勾面、剪载、抽取、拆散或损坏； 未经同意，不得摘抄、翻印、复印、摄影、转借；外单位借阅本公司文件或资 欢迎共阅 料，应持单位介绍信，并经行政部主管批准后方能借阅，未经允许，不得擅自带离 办公室或公司； 第七章，印章管理制度 概念：本制度是对公司印章的保管、使用等事项 进行的一项制度； 目的：体现公司权威与责任； 一、 ， ， ， ，印章的种类： （
36、1） ， ， ， ，公司印章：简称公章，即公司向主管机关登记的公司印章和指定业务专用 的公司印章（合同专用章、财务专用章）。（2） ， ， ， ，职章：刻有公司董事长/总 经理职衔的印章； （3） ， ， ， ，部门章：刻有公司部门名称的印章，部门章仅对内 使用； 二、 ， ， ， ，印章的保管： （1） ， ， ， ，公司印章、合同专用章：由总经理 核定专人进行保管，未经允许，不得擅自带离公司；（2） ， ， ， ，财务专用章：由 财务部负责人保管，未经允许，不得擅自带离公司；（3） ， ， ， ，董事长/总经理职 章：由董事长 /总经理或指定的专人保管；（4） ， ， ， ，部门章：由部门
37、负责人或指 定的专人保管； （5） ， ， ， ，印章遗失时应报失，并公告作废；三、 ， ， ， ，印章 的用途 （1） ， ， ， ，公章：对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名 义对政府、税务、金融等机构、对外界的函件、内部文件等以公司名义的行文加盖 公司印章； （2） ， ， ， ，合同专用章：以公司名义签订合同加盖公司专用章； （3） ， ， ， ，财务专用章： ，以公司名义进行的财务专项手续加盖财务专用章； （4） ， ， ， ，董事长/总经理职章：以公司名义对内核发的指令性文件、决议、决定、规 章制度等董事长 /总经理加盖职章（签名也可） ；（5） ， ， ， ，部门章：
38、部门与部门 之间进行联络、沟通、衔接或部门负责人对内核发的指令、决定、条例、方法等加 盖部门等。（暂不设用） 四、 ， ， ， ，印章的监印 （1） ， ， ， ，公章：须经总经理 批准，由总经理核定的专人监印、登记；（2） ， ， ， ，附：印章记本 （3） ， ， ， ， 合同专用章：须经总经理批准后，由总经理核定的专人监印、登记。（4） ， ， ， ， 财务专用章：由财务负责人或其指定的专人监印；（5） ， ， ， ，董事长 /总经理职章： 欢迎共阅 由董事长 /总经理或其指定的专人监印；（6） ， ， ， ，部门章：由部门负责人或其指 定的专人监印； （7） ， ， ， ，误用印章由监
39、印人全权负责；（8） ， ， ， ，未经批 准不得擅自用印； 五、印章使用 （1）各部门使用公章，先经部门负责人审 核，再报总经理批准同意后方可使用，并填写公章审批表；（2）使用财务专用 章、合同章，先经公司法律顾问初审，交财务部复审，再报总经理审核同意后方可 使用； （3）董事长、总经理职章，由本人使用或授权专人保管使用； 第八章，办公物品管理制度 概念：是对企业各种办公物品、工具、文具的申购、使用、保管等各方面 进行综合管理的制度；设计依据：（1）为员工提供良好的条件和服务让其愉快 的工作； （2）控制办公费用； （一） ，办公物用品的分类 一、 ， ， ， ，低 值易耗品：铅笔、胶水、透
40、明胶、大头针、回形针、图钉、笔记本、软面抄、复写 纸、档案袋、标签、便签纸、信纸、橡皮擦、圆珠笔、修正液等；二、 ， ， ， ，耐 用易耗品：计算机、订书机、打孔机、剪刀、笔筒、文件架、文件夹、合同夹、日 期章、直尺、算盘等； 三、 ， ， ， ，办公设备耗材：电池、墨盒、色带、复印纸等； 四、 ， ， ， ，办公印刷品：公司内部各种管理表格与单据；五、 ， ， ， ，声像类： 录音带、录像带、摄像带、胶卷、光盘、CD 等；六、 ， ， ， ，其他类； （二） ， 办公用品的申购 一、 ， ， ， ，办公物用品的申购保管统一由财物部负责，并根据库 存量于每月 10 日填写申请购物单予以组织采购
41、补充，标明品名、单位、数量、 规格和型号，呈报总经理批准；二、 ， ， ， ，特殊办公物用品的申购由使用部门向 行政部出具办公物品申购单并经其审核后呈报总经理批准（如电脑的购买，根 据工作性质不同，电脑使用配置也不一样，须按此程序审批购买）；（三）办公 用品领用 一、 ， ， ， ，行政部在公司每位员工入职时为其一次性提供符合规定的全 欢迎共阅 月办公用品，并设立“个人办公物用品领用台帐卡”，此台卡由财务部统一保管，供每 月登记办公物用品情况之用；二、 ， ， ， ， “个人办公物用品领用台帐卡”有一定的月 度领限额（另案讨论）；三、 ， ， ， ，个人先向行政部申请， 由财务部登记发放； 附
42、：个人办公物用品领用台帐卡；，四、 ， ， ， ，各项办公物用品的发放数量 有一定的基准，且因工作性质、职别的不同因人而异使用人可根据个人自身需求领 用，具体如下： 五、 ， ， ， ，发放办公物品时，财务部应如实填写“个人办公物用品 领用台帐卡” ，经用人签字确认后； 六、 ， ， ， ，办公物用品的领用分个人使用和部 门使用两种，凡部门使用的办公物用品，各部门负责人应指定专门人领用并保管， 其领用明细记入“个人办公物用品领用台帐卡”；七、 ， ， ， ，做好每次办公物用品的 库存帐； （四） ，办公物用品的使用与保管一、 ， ， ， ，爱惜办公物用品，最大 程度地节约使用耗材杜绝浪费行为；
43、二、 ， ， ， ，妥善保管好个人的办公物用品， 未经同意，不得擅自使用他人办公物用品，借用他人办公物用品要及时归还； 三、 ， ， ， ，办公物用品严禁带回家私用；（五） ，办公物用品的移交 一、 ， ， ， ， 耐用易耗品属于办公物用品的移交范围，员工离职时应交还行政部，如遗失或因个 人损坏，则由个人或部门赔偿；二、 ， ， ， ，耐用易耗品如发生故障或自然破损， 应到行政部申请以旧换新；财务部认真做好办公物用品的月库存帐，控制好 各部门的使用开支，并于每月底进行办公物用品盘点，做到帐物相符，帐帐相符； 第九章，会议管理制度 概念：会议是一种有组织、有目的地把人聚集起来商讨或安排工作的特定
44、 的公共工作方式。会议管理制度是一项对全企业行政会议进行统一管理、有序安排 并对会议决议的执行情况进行监督的管理制度。 设计依据：（1）为各部门 提供良好的条件和服务让其愉快的工作； （2） 事事有结果，事事有监督； 欢迎共阅 （一）会议室的申请与安排 一、 ， ， ， ，各种会议的召集单位负责人确认后填写会 议申请表交行政部统一安排；二、 ， ， ， ，依会议级别和性质的不同，1、2 级会 议的申请须提前一星期进行；3 级会议须提前 3 天进行；4 级会议原则上一经确定不 再更改，如遇节假日则提前1 天知会各相关部门，如临时变更或取消亦须提前1 天 知会相关部门； 5 级会议的申请须提前1
45、天进行； 6、7 级会议的申请须提前2 天进 行。 （以上规定，紧急情况除外） ；三、 ， ， ， ，行政部在接到各职能部门的会议申 请表后，应在3 小时内对其做了安排并知会申请部门；四、 ， ， ， ，各级别会议须 服从公司统一安排，各部门小会不应与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上 的冲突除外），应坚持小会服从整体的原则，行政部有权根据会议级别、会议性质和 会议的紧急程度统一平衡并编制会议计划；（二）会议的通知 一、1、2、3、 4、5 级会议由行政部秘书负责，6、7 级会议由召集部门设专人负责；二、行政 秘书或召集部门在发布会议通知时应将会议刊时间、地点、主题、相关与会人员及 资料等
46、交待详尽； （三）会议纪要的编写与发放一、 ， ， ， ，会议纪要的编写 有统一的格式，各部门均须参照执行；二、 ， ， ， ，1、2、3、4、5 级会议之会议 纪要均由行政部秘书负责整理； 6、 7 级会议由召集部门设专人负责整理； 三、 ， ， ， ， 各级会议之会议纪要须在会后24 小时之内整理完毕，编写会议决议记录表，取得与 会成员的签字确认后统一交办公室秘书呈办公室主任审查，报总经理审批发放； 四、 ， ， ， ，会议纪要的发放及会议决议的执行跟踪均由行政部秘书负责，发放时填写 文件签收记录，并由接收人签收，办公室有权随时检查和督促各项决议的执行、 落实情况，并及时向总经理反馈；五、
47、 ， ， ， ，会议纪要作为公司重要文件，备忘 已研究决定的事项，明确参加会议的全体人员（3 级会议采取张榜公布的形式） 。以 便对照核查落实； 六、 ， ， ， ，3 会议纪要和备案内容包括以下四方面：会议室的申 请、会议纪要、公文处理审批单、会议决议执行记录表； 欢迎共阅 E:14px;FONT-FAMILY: 宋体,Verdana,Arial,Helvetica,sans-serif“第十章，保安及保 洁管理制度 一、 ， ， ， ，保安工作管理规定 :目的是为维护公司财产安全、 防盗、防破坏、维持正常办公秩序， 结合公司的实际情况， 特制定本规定； （一） 、 保安人员的服务标准：1、
48、着装： （1）除不宜或不需要着装的情形外，在 工作时间必须着统一的制服，因事外出着便装； （2）制服要干净整齐、 不披衣、 敞怀、挽袖、卷裤脚、穿拖鞋或赤足、不露通讯工具、钥匙扣、纪念章等个人物品； 2、 ， ， ， ，仪表：（1）值班时仪表端庄，精神饱满；（2）不染发、不留 长发、大鬓和胡须； 3、行为举止：（1）动作规范、举止文明、大方； （2）着装时手不插入衣兜、不搭肩、挽臂、吃东西、嬉戏打闹；（3）自觉遵 守深圳市文明公约 ；4、语言 :工作中讲普通话，使用简洁，准确的规范 用语，接触客户时要说话客气，多用礼貌用语；5、 ， ， ， ，岗位纪律： （1） 在法律和制度规定的范围内开展保
49、安服务工作，不超越职责权限；（2）严格执 行岗位职责，不脱岗、空岗、串岗、上班时严禁喝酒；（3）不刁难客户，不动 用客户用品和接受客房且赠礼；（4）有重要情况要妥善处理并及时上报、不迟 报、漏报、隐瞒不报； （二）工作职责及相关标准：（1）做好公司办公区 域的定期巡逻检查工作，巡查发现和报告不安全隐患，如仓库有无异常，如出现冒 烟、水、气、火等，对正在发生的不法行为，违反公司规定的行为予以制止并上报， 对进出可疑人员进行询问；制止员工的违纪和暴力行为。（2）门卫检查和服务 工作：a. ，对来访人员应做好登记，并引领到接待室，未经上级同意不得准入公 司员工办公区域，严格遵守出入物品管理规定，对外出货物要检查核实无误后才放 行。b， 对双手提拿重物的顾客， 在进出大门有困难时， 主动上前提供帮助。 c 上下班时准时开关电灯，下班后检查门窗是否关闭，发现安全隐患及时上报并处理。 （3）做好消防安全管理工作，定期检查消防器材及设备的使用状态，并做好记 欢迎共阅 载，发现问题及时处理，消除各种使用安全隐患；（4）消防系统及设备的保养 维护、申购与验收工作； （5）做好值班及交接班记录，发现问题及时上报，如 遇突发事件，保持镇静、