《行政部的档案管理办法要点.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政部的档案管理办法要点.pdf（23页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、1 总则 第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和 完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建 档归档工作，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、 批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档 案的管理。 档案材料的生成 第三条各职能部门负责将行政有关的档案材料，对其分类，在规 定时间内交行政部进行保存。 档案材料的保管 第四条行政部应指定专（兼）职资料员保管档案材料，将档案材 料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失
2、， 查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时 报案查找。 第六条公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交 接工作，避免遗失、泄密现象的发生。 档案材料的移交 2 第七条各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登 记造册，在规定时间内向行政部保存人员移交。 第八条公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原 件即日移交到行政部。 第九条专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3 个工 作日周内向行政部移交。 第十条荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7 个工作日内 向行政部移交。 档案立卷归档 第十一条移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、
3、归档。 根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件 卷内目录，并按其归档类型、基本情况（如时间、名称等）、保存时间 等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档， 分类存放。 档案借阅、使用权限 第十二条各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到行政部 查阅使用。 第十三条查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归 还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/ 复印记录（见附表 三）后方可借阅或复印。 第十四条档案资料不得外借，如因工作需要，经行政主管批准并 填写借阅 / 复印记录（见附表三）后方可借阅或复印。 3 档案鉴定销毁 第十五条公司成立
4、档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保 存期限对到期档案进行鉴定。 第十六条根据鉴定小组的鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁 目录记录（见附表四），报总经理批准后，予以销毁。 违反档案规定的处罚措施 第十七条对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚 款处理。 第十八条损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值 档案的，给予责任人行政处分。 第十九条工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严 重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。 第二十条其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处 罚制度执行。 档案分类及管理要求 第二十一条档案分类： 一、行政文书档案
5、分类 1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的 临时通知。 2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 3、会议纪要、收文和发文登记薄。 4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。 4 5、公司大事记、史志。 6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。 7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。 8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。 9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。 10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书 等。 11、专利申请资料和专利证书。 12、公司各种办
6、公和设备资料。 第二十二条档案管理要求： （一）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所 有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确 有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免 混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登 记目录表条款“对号入座” ，各部门要积极配合公司档案管理工作。 5 4、档案编号说明： 001-集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题 的临时通知。 002-本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 00
7、3-会议纪要、收文和发文登记薄。 004-领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材 料。 005-公司大事记、史志。 006-公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文 件资料。 007-集团行政有关的各种合同类文件。 008- 公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书 等。 009- 专利申请资料和专利证书。 010- 公司各种办公和设备资料。 011公司办公用品申领单等办公用品登记表单。 012公司行政有关的其他类型文件。 6 （二）归档及保存年限 1、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要 求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问
8、题或者文件形成的时间， 系统的排列并填写卷内目录 。 2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分 为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1 年，5 年，10年。 1、永久保存： （1）公司章程、合同 （2）组织规程及办事细则 （3）不动产所有权及其他债权凭证 （4）公司规章制度 （5）其他经核定须永久保存的文书 （6）专利、设备资料。 2、10 年保存： （1）会议纪要、发言材料等 （2）其他经核定须保存10 年的文书 3、1 年至 5 年保存： （1）期满或解除之合约 （2）其他经核定保存5 年的文书 4、1 年以下暂时保存： （1）结案后无长期保存必要者。 7 （三）
9、公司、各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充 规定。 （四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每 份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多 种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成 后，要对档案做统一排列并编写档号。 档案日常管理 第二十三条借阅管理规定 （一）借阅手续： （1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，借阅人必须在公司借 阅登记表上签字，重要文件需行政主管签字同意后方可借阅。 （2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记 表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
10、 （3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归 还日期，取消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件 上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3 、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需行政主管批 准。 8 4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应 变更借阅登记，不得私自授受。 第二十四条档案销毁管理规定 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁 清册 ，报行政主管审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案 销毁清册需注明：销毁档案目录、部门负责人意见、档案人签章、监 销人签章、销毁时间。 2、
11、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况 报告本公司负责人。档案销毁清册需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列三种：未结清的债权债 务；未了事项；经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事 项完结时为止。 第二十五条档案借阅管理规定 1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报 部门负责人审核批准后，方可进行移交。 档案移交登记表需注明：移 交档案目录、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。 2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登 记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第二十六条档案保密管理 1、档案员应忠于
12、职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公 司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。 9 2、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻 动。 第二十七条本制度自颁布之日起执行。 二 0 一三年六月二十日 附件一： 档案管理流程 一、档案管理流程图 行政档案管理流程 行 政 部 职 能 部 门 阶段 文件资料职能部门 行政部档案室 整理借阅 归档 10 附表二：文件卷内目录 序 号 档案名称档案编号 归档 时间 归档人保存时间备注 11 附表三：文件借阅 / 复印记录 原文件 借阅/ 复印 经办人 部门 使用时间 归还 时间 批准人 文件名文件号 页 号 1
13、2 附表四：文件销毁记录 原文件（页）替代文件（页）销毁 人 批准 人文件名文件号页号文件名文件号页号 13 14 15 16 17 每日新闻速递 2014年 2 月 17日 星期一 今日视点 民生百态 超 20 省份或年内启动单独两孩北京最快 3 月实 施 去年全国人均税负近万元报告建议慎征房产税 33 个城市元宵节现重度污染天京津冀污染最重 新疆于田地震已致逾40 万人受灾 20 万间房屋倒 损 节后新春招聘会扎堆举行 住房公积金修法连续2 年推迟 被指再造不公平 龙岩：高速两车追尾撤离不及时16 车连环撞2 死 8 伤 广东去年 1081 人死于传染病艾滋病死亡数最多 财经新闻 时政热点
14、 18 时政热点 Politics hot 超 20 省份或年内启动单独两孩北京最快 3 月实 施 2014-02-16 06:29:19 来源：京华时报 随着湖南人代会昨天闭幕， 历时一个月有 余的 2014 年省级地方两会全 部谢幕。中共十八届三中全会全面部署改革之后 的首次地方两会，成为观察“ 地方版”改革路径的“窗口” 。其中，城镇化、户 籍制度改革、单独两孩政策 等成为舆论持续关注的热点话题。综合各地最新 进展，今年全国或有超过20 个 省份启动实施“单独两孩”新政。 财经新闻 FINANCIAL AND ECONOMIC NEWS 19 去年全国人均税负近万元报告建议慎征房产税 2
15、013 年数据显示，我国公共财政收入达到 12.9 万亿，人均宏观税负接近万 元。2 月 14 日，中国社会科学院财经战略研究院 发布名为“将全面深化财税体 制改革落到实处”的报告 (下称“报告” )，给出了 一套落实财税改革的行动建 议。 2014年 02月 16 日 05:03 来源：金羊网 民生百态 MINSHENG LIFE 33 个城市元宵节现重度污染天京津冀污染最重 2014-02-16 06:36:56 来源：京华时报 环境保护部有关负责人昨天向媒体通报， 受不利气象条件及元宵节烟 花爆竹燃放的影响，我国京津冀及周边地区和中 西部部分地区出现空气重污染 20 。14 日，有 33
16、个城市发生了重度及以上污染。北 京近几日一直处于五级重污染 之中， 14 日更是达到六级严重污染水平，已启动 了重污染蓝色预警。 民生百态 MINSHENG LIFE 新疆于田地震已致逾40 万人受灾 20 万间房屋倒 损 新疆维吾尔自治区和田地区行署15日下 午召开于田 7.3 级地震抗震救 灾新闻通报会称，是次地震共造成 455573人受灾， 236808间房屋倒塌或不同程 度受损，没有人员伤亡的报告。 民生百态 MINSHENG LIFE 节后新春招聘会扎堆举行 21 来源： 新华网2014-02-16 2 月 15日， 陕西咸阳市体育馆的招聘洽谈 会中心会场内挤满了求职应聘 者。当日，
17、陕西省十市一区联合举办2014 年“全 省工会促进就业再就业大型免 费招聘洽谈会”。来自省内外的2000 多家用工单 位提供涉及计算机、通讯、财 务、建筑等百余个工种的就业岗位86000余个。 民生百态 MINSHENG LIFE 住房公积金修法连续2 年推迟 被指再造不公平 2014-02-16 04:10 来源:中国青年网 随着又一次被列入住房和城乡建设部(下 称“住建部” )下一年度的工 作任务的重点，住房公积金管理条例修订的草 案稿(下称“草案稿” )在马 22 年伊始再次“爽约” 。截至 2014年 2 月， “草案稿” 尚未上报至国务院法制办 。 民生百态 MINSHENG LIF
18、E 龙岩：高速两车追尾撤离不及时16 车连环撞2 死 8 伤 2014年 02月 16 日 09:05:10 来源：东南网 昨日 13 时许，龙岩市上杭县蛟洋镇厦蓉高 速 191m+8km 路段发生一起 16 车 连环相撞事故。据了解，当时，在厦蓉高速靠近 洋畲隧道处，两辆轿车追尾后 ，停在路中间，尾随而至的其他车辆刹车不及， 最终 16 辆车撞在了一起。龙岩 消防支队接到报警后，第一时间调集上杭古田消 防中队和特勤中队官兵到场救 23 援。经过 2 个小时的艰苦奋战，成功将被困者救 出。据了解，该起事故共造成2 死 8 伤。 民生百态 MINSHENG LIFE 广东去年 1081 人死于传染病艾滋病死亡数最多 2014年 2 月 16日 08:15 来源;南方都市报 广东去年共报告1081 人死于传染病。昨 日，广东省卫生计生委官网公 布 2013年全省法定报告传染病疫情， 与前年相比， 传染病的发病率上升了5 .17%，但死亡率下降了10 .82%。另外甲型 H1N1 流感的发病数是前年的170倍左 右。