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1、,企业科技档案,企业档案的概念,（一）做好企业档案工作是适应企业管理发展的必然趋势,第一，更加注重创新实践的系统思考、全面变革、整体提升。,第二，更加注重创新定位的中高端化。,第三，更加注重科技创新与管理变革的并行与协同。,第四，更加注重信息技术与管理的高度结合。,第五，更加注重“软实力”建设。,企业管理发展的新趋势表明：管理的系统性、技术与管理结合、即时信息需求等特点，都需要有效的档案管理为基础，同时也给企业档案管理创新提出更高要求和指南。因此，依据现代管理原则与理念，适应企业管理创新发展趋势和要求，是做好当今企业档案管理工作势在必行的必然要求。,（二）企业档案的概念,1987年，国家档案局
2、、国家经委和国家计委联合颁布的国营企业档案管理暂行规定中第二条，首先提出了企业档案的概念，“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。,（二）企业档案的概念,2002年国家档案局、国家经贸委、国家计委联合印发企业档案管理规定中提出：“企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”,（二）企业档案的概念,2009年由国家档案局制定的企业档案工作规范中明确指出：企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。,（三）企业档案工作的概念,2009年由国家档案局制定的企业档案工作规范中明确指出：企业档案工作是指企业
3、履行档案管理职责的行为和活动。它是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。,科技档案 授课人：毕佩钧,科技档案的概念 （一）科技档案的概念,根据科技档案工作条例中所述：科技档案是指自然科学研究、生产技术、基本建设（科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。GB/T 118222008科学技术档案案卷构成的一般要求中表述的科技档案的定义是：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、个人、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。,科技档案的概念,（二
4、）科技档案的种类,1、工业生产技术档案即工业产品档案。,2、农业生产技术档案。,3、基本建设档案 。,4、设备仪器档案。,5、科学技术研究档案 。,科技档案的概念,（三）工业企业档案的分类,1、党群工作类(0DQA) 2、行政管理类(1XZB ) 3、经营管理类(2JYC) 4、生产技术类(3SJD) 5、产品类(4CPJ) 6、科学技术研究类(5KYG) 7、基本建设类(6JJF) 8、设备仪器类(7SBH) 9、会计档案类(8KJK) 10、干部职工档案(9GZL)类 11、特殊载体类（M),科技档案的概念,（四）科技档案工作的概念,科技档案工作，是指以完整地保存和科学地管理科技档案，充分
5、发挥科技档案的作用为目的诸项管理活动的总称，它是国家档案工作的重要组成部分。,科技档案的概念,（四）科技档案工作的概念,1、科技档案工作的基本原则 集中统一管理科技档案，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。,科技档案的概念,（四）科技档案工作的概念,2、科技档案工作的内容 科技档案工作包括科技档案微观管理和科技档案宏观管理两项基本内容。,1、科技档案工作的基本原则,科技档案文件收集和积累,（一）科技文件的主要类型 包括：科技论文、技术报告、工业产品设计文件（产品结构图；零、部件一览表；经校订的产品技术规格和工作原理图；设计计算书；产品说明书；技术设计简介
6、；验收的技术条件等。）、工程技术文件（可行性研究报告；设计任务书；设计文件；施工图；验收报告；竣工图等）,科技档案文件收集和积累,（一）科技文件的主要类型,（二）科技文件的积累,A、科技人员积累和保管。,B、课题（项目）组或科技部门积累与保管。,C、档案部门积累与保管。,科技档案文件收集和积累,（一）科技文件的主要类型,（二）科技文件的积累,（三）科技文件材料的归档,三纳入：纳入企业长远发展规划、年度工作计划和有关人员岗位责任制； 四参加：档案部门或人员应参加产品鉴定会；科研课题审定会；基建项目验收会；设备开箱验收会或引进项目接收会； 四同步：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；
7、检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。,科技档案文件收集和积累,（一）科技文件的主要类型,（二）科技文件的积累,（三）科技文件材料的归档,重点建设项目是指每年经国家、省、市、县、区政府批准的具有一定规模一定影响力的建设项目；重点建设项目档案是项目建设管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。,科技文件材料的归
8、档,归档文件的质量要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统，必须符合国家有关技术规范、标准和规范。归档的电子文件，应有相应的纸制文件材料一并归档保存。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、
9、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。,科技文件材料的归档,归档的手续 对归档文件进行检查和验收后，还需要办理一定的交接手续，以示负责并备查考。归档手续一般包括： 一是编写归档文件简要说明。内容：项目名称和代号；项目的任务来源和工作依据、主要任务和实施过程；项目的科技水平、质量评价和技术经济效益；科技文件完整、准确、系统的情况；项目主持人和参加人姓名和分工；归档文件整理人和说明书撰写人姓名、日期；等等。 二是填写归档文件移交清单。移交清单，是科技文件归档和接收的凭证，一般一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。,科技档案的整理,科技档案的整理，是在收集科技档案的基础
10、上，通过对科技档案的分类或归类，确定其在科技档案系统中的位置，并以编号的形式将其固定下来。,科技档案的整理,1、科技档案的分类,（1）科技档案分类原则,A、排他性原则。对科技档案进行分类时，应注意区别上位类目、下位类目，通常情况下，上下位类目是包含关系，同位类目必须互相排斥而不能重合。这就要求同位类目的内涵清楚，类目外延界限分明，如果类目外延重合，跨越了两个类目，就很难保证归类的一致性。 B、同一性原则。要求同类目的划分必须使用同一个分类标准。类目同一性原则是类目排他性原则的保证。通过运用分类标准形成的类目是衡量某一个对象的结果。在每一个层次的分类中，运用同一个标准划分同一个上位类，能够有效地
11、避免类目之间的交叉或重合。,科技档案的整理,1、科技档案的分类,（1）科技档案分类原则,C、效用性原则。效用性原则要求科技档案分类在不影响分类科学性的前提下，突出分类的整体适用效果。档案分类是科学管理档案的一种手段，其最终的目的是为科学管理创造条件，因此，效用性原则表明了科技档案的分类存在一定的灵活性。,科技档案的整理,1、科技档案的分类,（1）科技档案分类原则,（2）科技档案分类方案的编制要求,A、严整性,B、包容性,C、稳定性,科技档案的整理,1、科技档案的分类,2、科技档案的组卷,科技档案的组卷原则应遵循科技文件的形成规律，保存案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和
12、利用。,科技档案的组卷方法,（1）针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 （2）科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。 （3）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。 （4）通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。 （5）底图以张或套为保管单位进行整理。 （6）产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予
13、以说明和标注。 （7）产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。,科技档案的整理,1、科技档案的分类,2、科技档案的组卷,3、案卷和案卷内科技文件材料的排列,（1）科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 （2）案卷内管理性科技文件材料按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。 （3）科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。,（4）产品类案卷按产品开发设
14、计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。产品图样一般是运用结构特征组织案卷，同这种组卷方法想适应，卷内图样可按（隶属关系）进行排列。其一般顺序是：总图在前，其他图样在后；组件图在前，部件图和零件图排在后，即按照总图组件图部件图零件图的顺序进行排列。如果按组件组织案卷，其排列顺序为：组件图第一部件及其所属零件图第二部件图及其所属零件图直属组件的零件图等。如果图样是按隶属编号法进行编号的，即可按图号依次排列。,3、案卷和案卷内科技文件材料的排列,（5）基建类案卷按基础上依据性材料、基础性材料（立项、审批、招投标、勘察）、工程设计（含初步设计、
15、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。图样的排列顺序是：总体布置图系统图平面图（立面图、剖面图）大样图等，即总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居中。细部的、大样性的图样排后。具体的管理性文件按问题、时间、重要程度或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。,3、案卷和案卷内科技文件材料的排列,（6）设备类案卷按设备依据性材料（申请购买设备的文件）、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验
16、收）、设备安装调试、随机文件材料（使用说明书、维修说明书）、开箱单、设备运行、设备维护等排列。,3、案卷和案卷内科技文件材料的排列,科技档案的整理,1、科技档案的分类,2、科技档案的组卷,3、案卷和案卷内科技文件材料的排列,4、案卷的编目,（1）案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在或标题栏外右下角； （2）已有页号的文件可不再重新编写页号。主要指：成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录或代替卷内目录，不必重新编
17、写页号； （3）卷内目录、卷内备考表不编写页号。,4、案卷的编目,A、页码的编写,卷内目录包括的内容如下： 序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号，图纸要一张一个号； 文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号； 责任者，应填写文件形成部门或第一责任者； 文件题名，应填写文件标题全称；题名不准确的应根据文件材料的具体内容自拟标题并加中括号。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名； 日期，应填写文件形成日期； 页数，应填写每件文件总页数； 备注，可根据实际填写需注明的情况。,4、案卷的编目,B、卷内目录的编制,4、案卷的编目,C、案卷封面和脊背的编制
18、,案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下： 案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。如：洗板机的 装箱单、说明书、操作手册、保修卡。、关于中心实验楼列入项目计划、征用土地、投资计划的请示、批复、通知。市政大厦水安装施工图。 立卷单位，应填写文件组卷部门或项日负责部门； 起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期； 保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，原则上就高不就底；基建档案的保管期限可参照GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范上的建设工程文件归档范围和保管期限表
19、。 密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级； 档号，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。,4、案卷的编目,D、案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名。,案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。保管期限填写方法同封面上的保管期限一致；（红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期；）档号填写方法同上。,4、案卷的编目,E、卷内备考表,说明要标明案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。如：卷内设计图纸是采用的通用图、标准图时，应注明所采用的图纸所在卷的位置。 卷内备考表排列在卷内文件之后； 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行
20、保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。如：照片、光盘等的档号、保存地点。,4、案卷的编目,F、案卷装订要求,（a）案卷可采用装订和不装订两种形式。现在我们基本采用整卷不装订、单份文件装订。 （b）案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型（297mm210mm)或国家通用16开型(260mm185mm）。图样折叠时标题栏露在右下角。 （c）案卷内不允许有金属物。 （d）不装订的案卷，应在每份首页空白处加盖档号章，式样见图。填写方法同前。,5、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料,所用装具均采用无酸卷皮、卷盒。在这里我就不再讲了，大家只要知道卷盒的
21、厚度一般有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种。,科技档案的鉴定,科技档案的鉴定工作包括两方面的内容：一是科技档案价值的鉴定分析工作，这是鉴定工作的主要内容，即根据科技档案历史和现实的价值，确定其保管期限，对超过保管期限的，要进一步判定其保存价值，从而决定它们的存毁；二是对科技档案质量的鉴别工作，即针对科技档案的准确性和完整性的状况进行甄别与检查，以便采取相应的措施保证库藏科技档案的质量。,科技档案的鉴定,科技档案鉴定工作一般是通过两个过程实现： 1、在归档前对所归档的科技文件材料进行一次鉴定，主要解决以下问题： （1）鉴别、核对归档科技文件材料的完整性和准确性，保证
22、归档科技文件材料的质量。 （2）鉴别科技文件材料有无保存价值，从而确定科技文件材料的取舍，剔除无保存价值的科技文件材料。 （3）判定科技文件材料价值的大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的案卷划出保管期限。 2、在归档以后科技档案管理工作中，定期对科技档案进行鉴定，主要解决以下问题： （1）对已过保管期限的科技档案重新进行审查，把失去 利用价值的科技档案剔除销毁。 （2）对原划出保管期限不当的科技档案，重新进行价值鉴定。 （3）审查科技档案案卷的秘密等级，根据实际情况进行密级调整。 （4）鉴别、核对科技档案的准确性和完整性，做好相应的更改、补充工作。,科技档案的保管,科技档案保管工作，是指
23、对已整理入库的科技档案进行妥善的维护、创造适合保管条件与环境、建立良好的库藏秩序的科技档案日常业务管理工作。,科技档案的保管,科技档案保管工作的内容，主要包括以下四个方面： 1、条件性的保管和保护工作。主要指库房的规划建设与使用、科技档案装具的选择及设备的购置与维护等。 2、日常性的保管和保护工作。主要指科技档案的排架、检索工具的排检、温湿度监测、库房保洁和库房的安全保卫等工作。 3、预防性保管和保护工作。主要指围绕科技档案防火、防盗、防潮（45%60%）、防高温（1424）、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段。 4、抢救性保管和保护工作。主要指对损毁和老化的科技档案采
24、取的修补、复制等工作。主要包括纸质科技档案的去污、去酸、加固、修裱工作。同时也包含声像科技档案修复以及灾后科技档案的抢救等工作。,科技档案统计,科技档案统计是运用一系列专门的统计技术和方法，对科技档案管理中的种种现象、状态、趋势等进行定量描述与分析研究的一项重要的科技档案业务工作。它是了解和掌握科技档案工作总体情况的重要方法，也是对科技档案工作实行宏观控制、监督的有效手段。,科技档案统计,科技档案统计工作的主要内容： 1、科技档案基本情况年报、月报、季报；国家的、地方的、档案室等。 2、科技档案库藏量统计包括：收进数、移出数、封存数、销毁数、实存数。 3、科技档案业务工作统计包括：科技档案整理
25、工作统计、著录标引工作统计、鉴定工作统计等。 4、科技档案开发利用情况统计包括：档案检索工具数、利用人次和效率统计、阅览数、借出数、复制数、咨询时数和人次、套用率、编研成果数。 5、科技档案工作条件统计包括：科技档案库房、设备、装具等。 6、科技档案“三率”统计。“三率”指归档率、完整率、准确率。,科技档案检索,科技档案检索是对科技档案信息进行存储和根据需要进行查找的过程。通过科技档案信息的搜集、加工、组织、存储，建立各种各样的检索系统，并通过一定的方法和手段使存储与检索这两个过程所采用的特征标识达到一致，以便有效地获得和利用科技档案。,常用的科技档案检索工具： 1、科技档案案卷总目录,科技档
26、案检索,2、科技档案案卷分类目录,科技档案检索,3、科技档案案卷目录,科技档案检索,4、底图目录,科技档案检索,科技档案开发利用工作,科技档案开发利用工作，是科技档案工作根据科技档案的价值特点和利用者的现实需求，采取科学有效的工作方法，把静态的科技档案信息开发和传递给利用者，实现科技档案信息的共享，以满足经济建设、科技发展和其他社会需要的一项经常性的业务工作。,科技档案开发利用工作的内容归纳起来主要有以下几个方面：建立和完善科技档案检索系统、科技档案直接提供利用（通过借阅、复制、咨询、展览等形式）、科技档案编研、科技档案开发利用的信息反馈机制。,科技档案开发利用工作,（1）科技活动史料； （2）年鉴； （3）科技专题简介； （4）图集、图册； （5）统计数据汇集； （6）专题汇编和专题著述。,科技档案开发利用工作,科技档案编研成果种类：,授课完毕 谢 谢,