加强行政工作提高履职能力.ppt

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1、加强行政工作 提高履职能力,行 政,加强行政工作 提高履职能力,行，就是实际的做。,政，就是集体生活中的事物 。,行政的含义就是实际的做集体生活中的事 。,行政工作的核心内容简单的归纳就是三件事：,办文 办会 办事,加强行政工作 提高履职能力,加强行政工作 提高履职能力,办文 办会 办事,这三件事做好了，工作水平就会有较大幅度的提高，就会显现出“秩序井然，管理规范”的良好局面，而这三件事做不好，就会大大地降低行政效率，出现“大投入，小产出”的状况，甚至出现“负做功”的问题。,第一部分 如何提高办文的能力,办文分两个问题:,第二个是如何写材料,第一个是如何办公文,公文，是党政机关在管理工作过程中

2、形成的具有执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布管理规章和制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作的重要工具。在实际工作中，发文是各级机关最常用最有效的管理手段和工作方式之一。,（一）公文处理,第一部分 如何提高办文的能力,按行文关系可分为三大类：,上行公文发往上级机关的公文，如请示、报告等。,平行公文发往平级或不相隶属机关的 公文，如议案、函等。,下行公文发往下属机关的公文，如决 定、通告、通知、通报、批复等。,第一部分 如何提高办文的能力,行政公文格式的依据,一是党政机关公文处理工作条例，它规定了公文的构成要素及其表达原则；,二是国家行政机关公文格式，它规定了公

3、文各 个要素的排列位置、字体字号等。,第一部分 如何提高办文的能力,学院公文办理流程,需要以学院行政、总支名义印发的文件，根据内容由相关部门起草文稿。经部门负责人签字后（或多部门会签），报办公室。,拟 稿,经审核符合要求的文件经办公室负责人审阅后，送主管院领导审阅签发。重要文件提交院长办公会或董事会通过。,办公室负责对以学院行政、党总支名义发布的文件进行编号登记。,办公室负责对各单位草拟的文稿格式、文字进行审核。,文件经过签发、编号后，由办公室按照规定的公文格式印制，并会同或协助相关部门下发或上报。,第一部分 如何提高办文的能力,行文前的沟通： 先口头 后书面,第一部分 如何提高办文的能力,公

4、文处理要把好“五关”,第一是把好政策关，确保公文权威性；,第二是把好内容关，确保公文准确性；,第三是把好结构关，确保公文严谨性；,第四是把好文字关，确保公文缜密性；,第五是把好格式关，确保公文规范性。,第一部分 如何提高办文的能力,1.把好政策关规范体式、法定效力,第一不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。,第二要看公文制定的政策是否超过发文部门的职能和权限。任何部门都必须在法律和政策赋予的职责范围内开展工作，不能越权越位。,第一部分 如何提高办文的能力,2.把好内容关,第一要看主题是否鲜明单一，主题是公文内容的核心，公文内容根据主题确定，公文论述围绕主题展开。

5、,第二要看材料是否确凿翔实。包括数字、引文等。比如学生违纪处分文件。,第一部分 如何提高办文的能力,3.把好结构关,第一要看布局是否合理，是否符合主题需要。布局是紧紧围绕主题安排的，怎样利于主题表达，就应该怎样组织安排。,第二要看条理是否清楚，逻辑关系是否理清。,第一部分 如何提高办文的能力,4.把好文字关,第一要看语言是否准确,第一部分 如何提高办文的能力,不管是对事实的叙述，还是对问题性质的认定或是对处理意见的说明，必须表达准确，不能模凌两可，产生歧义。,第一部分 如何提高办文的能力,4.把好文字关,第二要看语言是否简洁,不要大话、空话、套话，要直奔主题，讲做法，说体会，谈打算。,5.把好

6、格式关规范、统一规定,第一是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。,第二是文种不能混用 。,第三主送机关必须是一个。,第四成文日期的确定以领导签发的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准。,第一部分 如何提高办文的能力,（二）材料拟定,第一点要有针对性,第二点搞好文章的布局,第三点材料、观点统一,第四点语言准确简洁,第一部分 如何提高办文的能力,1.有针对性,今天我们有一个会，有一位领导要讲话，那 么首先要了解听众愿意听什么，他们希望了解什么。比如说开学典礼上校长讲话稿，面对新入校的学生，他们希望了解校史、学校基本建设，学校教学成果等，因此，材料当中就

7、要体现这些内容。,第一部分 如何提高办文的能力,我们写材料首先要把握一点是有的放矢，具有针对性。如果学院开一个会讲干部队伍建设，首先要找出干部队伍建设存在哪些问题，怎么解决这些问题。照着这个思路起草领导讲话稿我们就成功了一半。,第一部分 如何提高办文的能力,1.有针对性,2.搞好文章的布局,文章结构可以简单的归结为两种结构:,一种是块状结构，一种是条状结构。,第一部分 如何提高办文的能力,块状结构可以分为三部分,第一就是“为什么” 第二就是“是什么” 第三就是“怎么办”,第一部分 如何提高办文的能力,第一，“为什么”，就是讲这项工作有什么意义。,第一部分 如何提高办文的能力,比如说，开一个干部

8、大会加强领导班子的思想作风建设。我首先要讲为什么要加强领导班子的思想作风建设，有什么样的意义。它是我们做好工作的组织保障，是做好工作的前提条件，是工作进一步向前推进的基础等等。,第二，“是什么”，就是这项工作的内容是什么。,第一部分 如何提高办文的能力,比如说我们的干部队伍建设，要加强哪些方面的建设要给大家交代明白。我们的干部队伍结构是怎么样，如何调整结构、改善结构，这是讲“是什么”。,第三，“怎么办”，要有措施，要提出要求。,第一部分 如何提高办文的能力,第二种结构条状结构，开门见山讲几个问题。,比如：学生军训动员大会上领导讲话，可以采用这种结构来写，开门见山对参加军训的学生提出几点要求。,

9、第一部分 如何提高办文的能力,3.材料、观点的统一,一个材料里面，一个讲话里面，如果只有材料，只有好多的数字、事实，没有观点的提炼，那是流水账。,第一部分 如何提高办文的能力,如果讲话里面，材料里面只有观点，没有一些材料来佐证那么是空对空，同样不能给人留下深刻的印象。,4.语言方面的问题,语言非常重要，语言要有群众的语言，我们不是搞一些生僻的词，搞一些生涩难懂的语句来证明我们的水平，这是难以为群众所接受的。 同样的我们的语言应该准确、简洁，特别是准确，这一点非常重要。,第一部分 如何提高办文的能力,第二部分 如何提高办会的能力,制订方案,把握重点,注意细节,制订方案,第一条是要周密思考,第二部

10、分 如何提高办会的能力,做什么事情我们讲谋定而后动。制订会议方案就是如何办会的谋定，把方案搞好了，我们的会议就能确保成功。方案要全面，不要遗漏任何一个环节，每个环节都要考虑到，都要按现实去模拟，这个特别重要。,第二条是要明确责任,第二部分 如何提高办会的能力,制订方案,每一个环节，每一项会务的工作，都要明确到人。有人来落实，有人来检查、督促落实。如果办小型会议可以，但是大型的会务必须是分工到人，而且有人督促落实。,第三条是要方案报批,第二部分 如何提高办会的能力,制订方案,有些事情不是我们能决定的，不是具体的会务工作人员能够决定的，需要单位的领导的审批。比如说会议确定几个发言人，确定哪几个发言

11、人，不是想定谁就定谁，是要报批的。,把握重点,第一个是参会领导的接待服务 第二个是会场的准备,第二部分 如何提高办会的能力,第二部分 如何提高办会的能力,把握重点参会领导的接待服务,今天这个会有哪些领导出席，那么接待服务要搞好，这就包括前期给领导发请柬。有的还要安排车，领导来的时候有迎送。有的不光是本单位领导，还有外单位的领导，这方面我们要把它作为 一个重点。,第二部分 如何提高办会的能力,把握重点会场的准备,比如说话筒的问题。在会议开始的时候，话筒不响了，甚至有时响但有杂音。这就影响了会议的效果。还一个是会场条幅、标语、桌牌不能出现任何错误。再有就是排序，主席台的排序不能排错了。会场要准备好

12、，正常会议开始了，那么会议就成功了一半。,关注细节,细节决定成败,第二部分 如何提高办会的能力,第二部分 如何提高办会的能力,关注细节,比如领导的讲话材料放在主席台上，没有过细检查，领导在讲话过程中发现少了页，这问题就严重了。再比如说有些领导不喝茶，就喝白开水，你给他上一杯茶，他有些不大习惯。如果你能考虑到，领导就会感觉到会务工作做得真的很细，连这一点都考虑到了。关注了这些细节我们就有可能把会务办得很完美。,任何行政机关都是办事机关 “办事”是行政机关的重要职能。,第三部分 如何提高办事的能力,都要明明白白，不能稀里糊涂； 都要雷厉风行，不能拖拖拉拉； 都要严谨细致，不能粗枝大叶； 都要有始有

13、终，不能虎头蛇尾； 都要严格有序，不能杂乱无章。,第三部分 如何提高办事的能力,总之一句话，办事要滴水不漏。,第三部分 如何提高办事的能力,用敬畏的心态 按规则办 按程序办 分轻重缓急办,一、用敬畏的心态,“事思敬”， 办“大事”、“小事”、“简单的事”，不能敷衍了事。,第三部分 如何提高办事的能力,二、按规则办,游戏有游戏的规则，办事有办事的规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定，有的规则没有明文规定，是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则，都是应该严格遵守的，否则，就很难把事情办圆满。,第三部分 如何提高办事的能力,三、按程序办,讲规矩 讲程序 讲请示汇报,第三

14、部分 如何提高办事的能力,第三部分 如何提高办事的能力,三、按程序办请示汇报,由于各部门干部是操作层，而不是决策层，所谓“办事”说到底是以示办事，按照院长办公会的决定、领导的指示办事。所以，请示报告是最基本的程序。无论是上级交办的事情，还是职责应办的事情，或是下级请示的问题，一定要按程序办理。特别是一些重大问题、敏感问题、一定要慎重从事，该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，不能擅自主张，随意处理。否则，很难有好的效果。,四、分轻重缓急办,急事要急办,第三部分 如何提高办事的能力,但凡急事，都具有突发性和实效性强的特点，这就要求处置果断、快速、准确、稳妥，按部就班、不紧不慢就可能误事。,第三部分 如何提高办事的能力,四、分轻重缓急办,重点的事重点办,部门内部的事情可以先放一放，先把涉及全单位的大事、涉及领导的事情办好，这样我们才能圆满完成我们的任务，才能履行好我们的职责。,不妥之处请批评指正 谢谢大家！,加强行政工作 提高履职能力,