【2019年整理】年中央电大办公室管理期末复习题小抄按拼音字母排版.pdf

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1、办公室管理期末复习题 一、单选题 1. 办公室布置要注意( D )。 A. 上司单独用的办公桌椅靠墙放B. 一般办公室桌椅最好面对面放置 C. 打字、复印间离上司办公室近些D. 必须考虑到符合各种沟通、保密、心理调适、情绪转换以及休息等要求。 2. 办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?( A ) A. 有共同利益的话题B. 夸耀自己的话题C. 保密的话题D. 应当忌讳的话题 3. 办公室人员在社交活劝中应如何选择话题，( A )属于合适的话题。 A. 有共同利益的话题B. 夸耀自己的话题C. 保密的话题D. 应当忌讳的话题 4. 传真机的使用哪一项是不对的( B) A.

2、 发送前检查原稿质量B. 随时随地可向对方发送C. 不宜发送礼仪性文本 D. 不宜发送私人、保密文本 5. 传真机最好用来传送以下哪种邮件?( A) A. 一般的图纸B. 机密文件C. 很长的文件D. 感谢信 6. 当文员获各婚丧喜庆的消息后，首先应( D ) A. 向上司报告B. 送礼C. 写信D. 查证消息的可靠性 7. 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应( D ) A. 不理睬B. 不征求主持人意见，停止笔录 C. 征求主持人意见，停止笔录，不关录音机 D. 征求主持人意见，停止笔录，关录音机 8. 将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章

3、，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜 绝日后篡改之嫌疑，这是( A )。 A. 骑边章B. 封存章C. 骑缝章D. 证见章 9. 上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应( A ) A. 通知上司家人把衣服送达B. 自己到上司家里去拿C. 让上司自己去家里更换D. 去买新的服装 10. 上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确( D ) A. 首先搞清清楚上司想作什么样的安排B. 办理预订飞机票手续之前材料要备齐 C. 与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人 D. 不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认 11.上司决定参加某个会议时，文员不应该(

4、 A ) A. 只在便笺上写好会议名称B. 除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C. 如果是第一次前往的公司 外的地点，要先了解场地情况和交通耗费的时间D. 和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便 12.社交场合很讲究次序礼仪，一般( B) A. 以右为次B. 以右为尊C. 以后为次D. 以左为尊 13.接受忠告的正确反应是( D ) A. 以烦躁的心情倾听B. 尽量把责任推给别人C. 应辩解说： “那是因为“ D. 切勿感情用事 14.文书立卷的归档制度包括三方面；归档范围、A( )和归档要求。 A. 归档时间B. 归档凭证C. 归档模式D. 归档历史 15.文书

5、立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面( B ) A. 归档内容、归档时间、保密要求B. 归档范围、归档时间、归档要求 C. 收集范围、归档时间、管理制度D. 归档范围、时间限度、归档材料要求 16.文员按照 “优先顺序 “处理工作，以下哪一项是不适宜的( D)。 A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B.其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D.可以按照文员自己的习惯进行工作 17. 文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的( A )。 A. 最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要B. 作出预算，按月或季度预计办公室的开销来

6、控制开支C. 采购大 量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品D. 限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 18.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( C ) A. 定好目标， 把想做或需要做的事情写下来B. 尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C. 每 天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D. 对每一项工作作出安排，定好最后期限 19. 文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( D ) A. 定好目标， 把想做或需要做的事情写下来B. 尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C. 每

7、天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D. 对每一项工作做出安排，定好最后期限 20. 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的( B) A.善于同他人合作，密切配合，步调一致B.应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公开地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 21.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的( A) 。 A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B.必要时可形成文字材料，照本宣科 C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 22.文员从事信访工作，在处理顾客

8、或其他人的来信时，不应( A ) A. 拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订 B. 对写信人的各项情况逐项登记C. 处理信件按照 “分级负责、 归口办理 “原则， 进行转办、 交办或自办D. 对问题复 杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复 23.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在( B ) A. 右下角B. 左上角C. 右上角D. 左下角 24.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是( C ) A. 国名、地址、部门、姓名B. 姓名、地址、部门、国名 C. 姓名、部门、地址、国名D. 姓名、国名、部门、地址 25.文

9、员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的( D ) A. 如果用写信的方式， 在估计对方收到信后， 再打电话确认B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C. 对 方越忙越必须早一点联络D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 26.文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是( C ) A. 文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便B. 什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程 度C. 会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定D. 文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作 27.文员如果误拆了非本人司的信，应该( A ) A. 在信封上注

10、明“误拆 “，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去B. 在信封上注明 “误拆 “，写上自己姓名的缩 写，把信敞开并退回去C. 在信封上注明“误拆 “，把信重新封好并退回去D. 写上 “查无此人 “，并把信重新封好退回去 28.文员协助举行宴会时，不用考虑( D )。 A. 宴会的形式与气氛B. 交通是否方便C. 有无停车场D. 有无休息室 29.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是( A ) A. 下级单位报送的报告、统计报表等B. 未经签发的文电草稿 C. 单位内部互相抄送的文件材料D. 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 30. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以

11、下哪一项是不适宜的( B ) A. 准备旅行计划和旅馆信息B. 代替上司制定约会计划 C. 为商务洽谈收集资料D. 把上司商务旅行时需要带的行李列出清单 31.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该( D ) A. 不作声，等无人时查字典B. 作判断，用同偏旁的字音读 C. 不用读，只称呼姓即可D. 请教对方 “可否请问一下，这个字怎么念？“ 32.文员在拆邮件时，不正确的做法是( A ) A. 拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开B. 应该把邮件分成最急件、次急件和普通件C. 经授权阅看信件时， 应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题D. 在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，

12、请接受人员签字， 并保存好 33.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种( A ) A. 初次写信，或有过激言行的B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信C. 已做结案处理的D. 没有具体内容的匿名信 34.文员在处理信访工作时，由收信人(单位 )复信的情况是以下哪一种(A ) A. 初次写信，或有过激言行的B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信C. 已做结案处理的D. 没有具体内容的匿名信 35.文员在接打电话时，正确的做法是( B ) A. 电话铃响一声就应接听B. 在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来C. 文员接听业务电话 时，应首先让对方报出姓名、单位

13、D. 文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 36.文员在进行办公室布置时，以下哪些为是不适宜的( C ) A. 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C. 较大物 的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D. 下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收 藏好以免失和泄密 37.文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的( C ) A. 准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C. 较大的 物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D.

14、下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏 好以免丢失和泄密 38.文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免( D )。 A. 上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B. 如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或 自己能够了解的简单符号C. 制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D. 日程安排计划笔记 本如果已经使用一年以上，可以废弃 39.文员做会议记录时，可以在会议记录中( C) A. 加入自己的主观意见B. 不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致D. 对所记内容作评论 40. 文员做会议记录时，可以在会议记录中( C ) A.

15、加入自己的主观意见B. 不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致 D. 对所记内容作评论 41.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷如问函与复函等用( D ) A. 通讯者特征立卷B. 按地区特征立卷C. 按问题特征立卷D. 按文种特征立卷 42.以下餐巾的使用方法是正确的( C ) A. 中途离座，把餐巾放在椅子上B. 用来擦刀叉C. 用来擦嘴唇嘴角D. 塞人衣服领口里 43.以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的( A )。 A. 审查功能B. 保密功能C. 欢迎词播放功能D. 报数功能 44.以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的( C ) A. 用后

16、跟着地走路B. 男性在任何场合都可戴着手套握手C. 穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿跪，上身保持挺直， 蹲下时慢悠悠地弯下腰D. 正式场合，女性文员双腿可交叠成二郎腿 45.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的( A ) A. 录音时需将监听开关至于“ON“ 位置B. 想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C. 机内话筒录音，注 意最佳录音距离为30-150 厘米 D. 录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 46.以下关于名片的使用方式，哪些是错误的( D ) A. 文员应在任何时候、 任何场合携带名片B. 向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方C. 如果对方给你名片， 而

17、你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D.名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 47.以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一些是不适宜的( A ) A. 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认B. 上司和文员必须在周末核对下周的行动计 划，每天早上核对当天的行动计划C. 如果会议的主办者是上司，就要确认 （至少在举办日的二、三天前） 会议室D. 会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好 48.以下关于说话的要领中，哪一项不适宜( B )。 A. 语句要简短B. 由过程先说C. 利用重复的效果D. 说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言 49.以下关于投影机

18、的使用哪一项是不适宜的( D ) A. 安置窗帘遮挡室外光线B. 与其他设备正确连接C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸D. 应设置电脑的桌面屏幕 保护功能 50. 以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的( D )。 A. 用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔B. 站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C. 口 内含有食物与人说话D. 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去 51.以下关于文员对办公室的情况，哪一个是错误的( B ) A. A.伸直双臂再合拢， 在高于桌面15cm 左右画弧形， 手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品

19、B. 办 公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C. 各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品， 并贴上标识D. 纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标 签贴在各种物品的下方 52.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的( D ) A. 定好目标， 把想做或需要做的事情写下来B. 想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C. 开始工作之前要 做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D. 把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 53.以下关于握手的礼节，不正确的是( C ) A. 上级先伸手后，下级才能相握B.

20、 一船社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下C. 双方有 很多人时，可以交叉握手D. 握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好 54.以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的( D ) A. 与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名)，需再打电话弄清疑点应找同一人B. 首先要了解火车运行时间，上司 对铺位的要求C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话D. 不一定要弄到确 认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明 55.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的(C ) A. 电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录B. 文员

21、离开办公室时，要安排别人替你接电话 C. 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D. 如果已经回电，但没打通，切记要再联系 56.以下哪项不是办公室事务管理的特征(B ) A. 服务性B. 决策性C. 专业性D. 主动性 57.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的( C ) A. 按收件人姓名分拣B. 按收件部门名称分拣C. 按私人公务标准分拣D. 按邮件重要性分拣 58.以下哪些不是办公室事务管理的特征( B ) A. 服务性B. 决策性C. 专业性D. 主动性 59.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责( B ) A. 订购B. 制造C. 分配D. 储备 60. 以下哪些接打

22、电话的行为是不正确的( A ) A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C. 做记录时可以在便笺下 垫一张复写纸，以防遗失后备用D. 中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 61.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议( C ) A. 口字型B. 教室型C. 圆桌型D. U 字型 62.以下哪种接打电话的行为是不正确的( A ) A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B. 给上司的留方正面朝下放在他的办公桌上C. 做记录时可以在便笺下 垫一张得写纸，以防遗失后备用D. 中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 6

23、3.以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的(C ) A. 鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B. 茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举会C. 工作餐是非正 式宴请形式，早午、晚举行均可D. 午宴一般不设固定席位，以便于客人社交 64.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的( B )。 A. 没有任何设想就应着手从事该项工作B. 文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 C. 上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D. 上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 65.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的( B )。 A. 保留一张购货订单，收到货物时一一核对

24、打勾B. 让员工们随意领取办公用品 C. 通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D. 用库存一览表来储备办公用品 66.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的( C )。 A. 现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里B. 把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C. 标 准的零用现金单据有一个签名D. 不允许任何人从零用现金基金里借钱 67.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的( C )。 A.应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜B.白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅 的香水C.未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右

25、侧，叉尖向上，刀刃向内D.文员应在上司之后与对方碰杯， 碰杯时应目视对方以示敬意 68.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的( B )。 A. 考虑打电话的时间是否合适B. 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C. 有时候上司过于 繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言 “ D. 对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查 此事 69.邮件的寄发不要考虑以下( D )因素。 A. 时间B. 便利C. 经济D. 爱好 70. 邮件的寄发不要考虑以下因素( D ) A. 时间B. 便利C. 经济D. 爱好 71.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮

26、件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致( D ) A. 每天开箱次数与邮局投递次数一致B. 取出邮件立即返回办公室C. 事先带上包袋装邮件D. 应提高办事效 率，把取邮件与其他事一起办 72.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务( B ) A. 准备资料B. 发表意见C. 现场服务D. 会议或会谈记录 73.在办公室里， ( A )的位置是上座。 A. 离入口最远B. 离入口最近C. 靠近门口D. 靠近窗户 74.在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的(C )。 A. 协助签到B. 分发资料C. 作会议记录时离开会议室接听电话D. 暂时保管与

27、会者的物品 75.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点；一时掌握足够的知识，了解业务的 轻重缓急；另一是具有(B )，了解要求约会者的心理。 A. 社交的能力B. 说话的技巧C. 听话的能力D. 听写的能力 76.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的( A )。 A. 接通电源可立即复印操作B. 选定复印纸后要抖松消除静电 C. 选择复印倍率来决定复印纸尺寸D. 复印完毕应取下复印品和原稿 77.照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的( D ) A. 有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B. 到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要

28、利 用适当时机提醒上司用餐C. 对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D. 应酬需要换衣服，这是上司个 人的需要，不必给予协助 78 . 值班人员不应该做以下哪类事情( A ) A. 签发文件B. 分发会议通知C. 询问情况D. 传达指示 二、判断题 1. 拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（） 2. 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（） 3. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（） 4. 办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。（） 5. 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（）

29、 6. 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（） 7. 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（） 8. 代表会议依依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（） 9. 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（） 10. 当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离座时，都要招呼一声。（） 11.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（） 12.对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留档备查。（） 13

30、.对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对 “，并把它退回去。 （） 14.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（） 15.合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（） 16.会议租用的设备， 文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好， 这些设备应由文员具体操作和负责。（） 17.鸡尾酒会一船要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（） 18.即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（） 19.即使是上司私的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（） 20. 假

31、如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或 许那是件必须取消原定约会的重要事情。（） 21. 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（） 22.监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（） 23.交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（） 24.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（） 25.介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。（） 26.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，

32、应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗 些。 （） 27.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变理和解密。（） 28.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工 作。 （） 29.面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（） 30. 男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。（） 31.男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。（） 32.女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作（） 33.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅有一个拳头大小距离。（）

33、 34.如查两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。（） 35.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（） 36.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（） 37.如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻 轻关上门。（） 38.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（） 39.如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼， 轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。 （） 40. 如果上司一年之中交往很多

34、，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示 文件。 （） 41.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看 笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。（） 42.如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置 “是在右边，三个人并行，则在中间。（） 43.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找 的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话（） 44.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空

35、，就可答应下 来。 （） 45.如果要拒绝别人， 最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （） 46.善于合作指每一名文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（） 47.上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是上司先见他自己安排的那一位。（） 48.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握（） 49.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否 则要向直属上司请示后再作决定。（） 50. 受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够安排办理，而且

36、不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则 要向直属上司请示后再作决定。（） 51.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（） 52.同时介绍很多人时，可以右至左，按顺序介绍。（） 53.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。 （） 54.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（） 55.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。（） 56.文秘人员或文书人员依然照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷内，

37、即为 年终归卷工作。 （） 57.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档 “，有归档范围和要求，但没有期限。（） 58.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档 “，有归档范围和要求，但没有期限。（） 59. 文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻把话转达。（） 60. 文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的 语气也应该变成上司的语气。（） 61.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（） 62.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放

38、在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（） 63.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（） 64.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（） 65.文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了，“做过某项工作 “和“完成某项工作“是完全相同 的。 （） 66. 文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（） 67.文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（） 68.文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（） 69.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（） 70. 文员在接听电话

39、时，如查投诉者无端辱骂，可把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他解释：“邓先生，如 果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。“（） 71.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。 （） 72.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（） 73.文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（） 74.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结 “，便表示穿无尾正式礼服。（） 75.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。（） 76.小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。

40、（） 77.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（） 78.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（） 79.要发问或有意见时，应该等上司说完话这后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（） 80. 要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（） 81.英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（） 82.用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放入嘴里，或用舌头去舔。（） 83.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果

41、不受影响。（） 84.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（） 85.注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。（） 三、设计题 1. 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的 产品。上海代表团一行10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你 怎样设计这个接待方案? 答： (1)接受任务； (2)了解来宾； (3)制订计划；(4)预订食宿；(5)迎接来宾； (6)商议日程； (7)安排会谈； (8)陪同参观

42、； (9)送别客人； (10)接待小结。 2. 康桥宾馆位于本市南京西路号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11 月 15 日上午 9： 00 至 12 ：00 召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12 楼会议室。这次会 议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？ 答： （1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）； （ 4） 地点： （具体在几楼几号会议室）； （5）议题（或者议事日程）； （6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地， 建

43、筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）； （8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 3. 科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代 表等，共 46 人，会议文秘人员和其他服务人员4 人，会议时间为5 小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收 入 600元，假设一个月工作30 天、一天工作8 小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200 元，饮料费100元，因 会议紧张安排午餐，餐费每人10 元。请计算会议的成本。 答： (1)会议成本 =2 3(G+S) Tn+ 后勤开支 =6(G+S)T n+后勤开

44、支 (2)G- 参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10 元， (2400 308) (3)S-参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为25 元。 (60030 8) (4)T-参加会议人员人均到会时间为5 小时； (5)n-参加会议人数为50 人 (46+4)； (6)后勤开支 -等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+1050) (7)会议成本一6(10+25)550+800 =18750 一-800 =19550(元) 4. 麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行 评估，办公室人

45、员应该如何准备和开好这次座谈会? 答：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型 为主，人数以七、L 人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮 料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 5. 某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租 了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

46、答： （1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时， 切记务必传达； （4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸 篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须 加以熄灭（ 8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（ 9）关紧门窗并上锁； （10）通知会场的管理单位，会议已经结 束。 6. 某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎样设计？ 答： 来电单位来电号码 来电

47、者姓名分机 来电时间年月日时分手机 内容摘要 上司指示 处理结果记录人 7. 某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？ 答： （1）客人的选择。缺点名单，再请上司核定。（ 2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应按国际惯例，征询客人的 意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否 合适、菜式、有无停车场。（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑，至少 要提供 2 份菜单，供上司挑选。 （ 5）寄法请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方

48、式、时间、 地点，着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考 虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；难 主宾做在女主任的右边，女主宾坐在男主人的右边。主任方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触。 8. 某中外外资公司德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？ 答：清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合 适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送

49、的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重 新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。 9.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术人股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的 产品。德国代表团一行9 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎 样设计这个接待方案? 答： （1）接受任务（2）了解来宾（3）制订计划（4）预订食宿（5）欢迎来宾（ 6）商议日程（7）礼节性拜访（8）宴请 （9）正式会谈（10）签订协议书（11）陪同参观游览（12）互赠礼品（ 13）欢送来宾（13）接待小结。 10.所谓 “有问题 “的来访者一般式怎样的？文员应如何应对？ 答： （1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持 说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（2）进行威胁的来访者。悄悄地告 诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（ 3）