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1、第 1 页 人事档案管理中存在的问题及对策思考 特征码 AtNdfOijUTkqhWVdqcXq 干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个 重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管 理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个 干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务， 今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深 入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。 一、我县人事档案管理的基本现状及沿革 1、我县行政事业单位职工 16917 人、退休职工 7180 人，管有 干部、职工、退休职工等档案 24097 卷，分别由 20 个管档单位
2、管理，多的单位有 1 万多卷，少的只有几十卷。 第 2 页 2、我县干部档案管理主体的沿革 随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用 人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变 化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、 人事、委口管理，到 1998 年委口管理的档案又下放到各主管局 管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、 水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、 蚕桑局等 20 个单位管有人事档案。 二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因 近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变 动频繁，出现了忽视人事档案
3、管理现象，影响了干部管理工作， 第 3 页 从调查中我们发现目前主要存在以下问题： 1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实 差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、 潮湿、 “六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单 位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整， 有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。 2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管 理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理， 推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及 时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从 97
4、 年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理， 材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我 们在抽查的 841 份档案中，发现有 438 人差档案材料，占抽查 总数的 50%以上。其中：差入党材料的 208 人，占 24.7%；差学 历材料的 99 人，占 11.8%；差履历表的 38 人，占 4.5%；差年 度考核表的 93 人，占 11%。在 20XX 年新录用的 60 名国家公务 第 4 页 员中，有 55 名党员，就有 52 人档案中没有入党材料，占 94.5%。 据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、年度考核、 工资变动材料差缺率几乎达 40%以上。 3
5、、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员 工作变动频繁，新手占 70%，加之各级管档部门没有组织专业 知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料 的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档 案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休 时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位 协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管 档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封， 借出半月、1 月甚至有长达 10 个月不归还的，个别人钻空子， 抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影 响了档案的真实性。 三、我县
6、人事档案管理的对策与思考 第 5 页 1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件 之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面 看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作， 国家在 1990 年制订了干部档案工作条例 ，中组部发了1988 5 号、199655 号、199813 号文件，对加强干部档案管理制 订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次 调研中，通过我们对 5 个管档单位的了解中得知，只要领导重 视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、 铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不 够重视的单位，档案装订管理就
7、差，不谈设施，就连装订工具 都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部 门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领 导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。 2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组 部、国家档案局发布的干部档案工作条例 （组通字19913 号）第六条规定， “干部档案管理实行集中统一和分级负责的管 第 6 页 理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织 部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理， 不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位 管理。 ”为此，应建立统一的政府所属的人事档
8、案管理中心，以 人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。 3、加强档案工作的基础建设。按照干部档案工作条例第二 十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮 的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需 20 至 25 平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防 火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、 办公室三室分开，经调查我县 20 个管档单位只有十分之一的单 位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢 利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付 费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。 4、加强人
9、事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理 第 7 页 人员素质。 干部档案工作条例三十八条规定，各级组织人事 部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作 风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们 的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和 创造性。而我县的实际情况是，20 个管档专兼职干部 70%是新 手，业务不熟。建议： （1）由组织部门，每 2-3 年组织培训一次业务知识，使他们了 解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档 材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。 （2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。 干
10、部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完 整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工 作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理 干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准， 落实人事档案管理人员应有的待遇。 第 8 页 5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动， 必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续， 做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记， 利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等 人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。 （1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管
11、档单 位，经领导批准方可查（借）阅。 （2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它 任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自 身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月， 给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印 干部档案材料。 第 9 页 （3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转 入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。 6、收集干部档案材料是干部档案工作的基础。随着政治经济体 制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各 种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给 干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人 员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位 发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的 难度。建议： （1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催 收与档案有关的各种材料。 （2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层 第 10 页 有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。 （3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定， 实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服 务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。