行政管理台账.pdf

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1、内部资料，专业编辑。 做好行政台账，内部管理 井然有序 2文件收发记录 行政收发文件管理相关记录表格，见表4-2表 4-7。 表 4-2文件投递单 年月日 文 件 类 型密级件数收件部门 /收件人备注 收件人： 表 4-3受控文件发放编号管理表 序号分 发 编 号派 发对 象序号分发 编 号派 发对 象 1 01 总经理8 08 仓管部 2 02 管理者代表9 09 行政人事部 3 03 ISO 办公室10 10 采购部 4 04 生产部11 11 销售部 5 05 工程部12 12 咨询公司 6 06 质量部13 13 认证机构 7 07 财务部 内部资料，专业编辑。 表 4-4收文登记表

2、编号：年度： 收文号 收文日期来文 单位 来文 字号 文件 标题 附件份数密级缓急 承办 单位 签收人复文号 归卷 日期 归入 卷号 备注 月日 填表：审核： 表 4-5收文处理单 编号： 来文单位日期字号 内容摘要 附件主办部门 拟办意见 领导批示 办理结果 归卷日期归入卷号 填表：审核： 表 4-6发文登记表 编号：年度： 发文 序号 日期发文 部门 文件 类别 文件标题 / 事由 收文 部门 份数印章用印人批准 归卷 日期 归入 卷号 备注 月日 填表：审核： 表 4-7公文会签单 编号： 发文单位发文文号发文日期年月日 时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密 内容 内部资料，专业编辑

3、。 （续） 会签 顺序 单位接文时间交文时间行政部转呈时间 1 月日时月日时月日时 2 月日时月日时月日时 3 月日时月日时月日时 备注 内部资料，专业编辑。 3会议文件及记录 企业会议台账的相关表格，见表4-8表 4-18。 表 4-8会议计划表 编号：年度： 月份 会议相关信息 1 月2 月3 月4 月5 月6 月7 月8 月12 月 会议名称 会议性质 开会地点 （续） 月份 会议相关信息 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 12 月 开会日期 会议时间 参会部门 预计人数 主持人 会议宗旨及议题根据公司当月情况进行规定 审核人： 内部资料，专业编辑。 表 4

4、-9会议议程安排表 编号： 会议主题 会议类型 会议主办单位 会议负责人会议主持人 会议摘要： 会议议题 /内容 议题 1 议题名称： 序号时间内容发言人 议题 2 名称： 序号时间内容发言人 出席人员会议记录员 会议注释： 内部资料，专业编辑。 表 4-10会议通知单 通知日期：年月日 接收部门发文部门 会议名称会议时间 会议地点会议联系人 会议参加人员名单： 会议注意事项： 1 2 会议联系人： 会议联系电话： 签章处： 通知回执联 会议通知已收到，内容详细了解，能不能届时参加。谢谢! 签名： 年月日 表 4-11会议程序表 编号： 会议程序 会议时间：年月日 会议地点： 1记录出席人姓名

5、 2统计缺席人姓名（附理由） 程序内容发言人 1 入座，宣布开会 2 阐述经营理念 3 会议最高职位人致词 4 说明议题、议案 5 补充说明、报告 6 讨论问题（质疑应答） 7 决议事项确认 8 下次会议讨论事项确认 9 散会致词 10 会议结束 内部资料，专业编辑。 （续） 主管审核： 年月日 领导审批： 年月日 表 4-12会议记录表 编号：填写日期： 会议时间地点主持人记录人 会议名称 参 加 者 会议议题 会议过程 会议决策 记录审核人审核结果 表 4-13会议纪要表 编号： 会议主题： 会议主席会议主持 会议记录人核准页数 列席人员名单： 出席人员名单： 会议决议内容 序号决议事项负

6、责人决议提出人完成时间 内部资料，专业编辑。 表 4-14会议用品明细表 使用日期：年月日 会议名称：会议主持人： 参加单位： 参加人员： 会议必备用品 名称单位数量规格备注 文具 笔支 便条纸本 一般设备 桌子张 椅子个 黑板面 黑板架个 讲台个 茶杯个 烟灰缸个 会议特定用品 电器 录音机台 录像机台 音响台 投影机台 电影放映机台 幻灯机台 麦克风个 特定会议用品相关说明： 表 4-15决议事项确认表 决议事项 决议内容 达到目标 所需支持 执行措施执行负责人 备注 内部资料，专业编辑。 表 4-16决议事项实施表 会议名称： 决议事项决议日期决议负责人 部门执行负责人实 施 目标实施进

7、度等评价 各部门每个月的实施检查表 月份实 施 进 度评价月份实 施 进 度评价 1 4 2 5 3 6 表 4-17会议室使用申请表 填写日期： 使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注 申请使用单位管理单位 名称填表人主管管理人主管经理 表 4-18会议记录目录台账 年度： 会议日期会议形式会议主题内容摘要页码记录人备注 内部资料，专业编辑。 4档案管理工作台账 档案管理台账的相关表格，见表4-20表 4-28。 表 4-20档案检索工具统计表 编号： 年 度 数量 （本） 项目 案卷目录归档文件目录会计档案目录科技档案目录照片档案目录声像档案目录业务档案目录 表 4-21卷内

8、目录 档号： 顺序号文号责任者题名日期页号备注 表 4-22卷内备考表 单位名称立卷时间 案卷目录号案卷号 立卷人监督人 本卷内的文件张数 本卷内需说明的情况 表 4-23案卷索引表 序号案卷号案卷题名建档日期储存位置保存期限 表 4-24分类文件目录表 顺序号案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人归卷日期备注 内部资料，专业编辑。 表 4-25档案调阅申请单 编号： 申请部门部门负责人调卷人 /经办人 档案名称及代码用途是否设密及密级 调阅时间行政部经理审批 总经理审批归档记载管档人 表 4-26档案索引表 编号： 序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理 表 4-27档案明细表 编号

9、： 全宗号目录号案卷号 移出归还 日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字 表 4-28档案调阅单 编号：填写日期：年月日 类别 调卷部门 调卷人 文件内容摘要 调阅用途 调阅期限自年月日起至年月日止，计日 原收文编号借出日期 档号归还日期 备注保管人签章 内部资料，专业编辑。 5办公用品管理台账 办公用品管理台账的相关表格，见表4-29表 4-47。 表 4-29办公用品采购清单 编号： 部门办公用品数量单位规格备注 总经理室 研发部 业务部 财务部 人事部 办公区 填表：审核： 表 4-30办公用品需求计划表 部门：月份：年月 个人领用类（每人每月50 元）业务领用类 办公用品品

10、名代号部门单价数量金额办公用品品名代号部门单价数量金额 小计小计 预算金额实际金额 部门主管：经理：经办人： 内部资料，专业编辑。 表 4-31办公用品采购申请单 编号：填单日期：年月日 物品名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注 总经理批准 年月日 办公室主任意见 年月日 请购部门负责人意见 年月日 表 4-32办公用品入库登记表 编号：年月 日期用品名称数量采购人员收货人员（保管员）备注 填表：审核： 表 4-33库存物品分类记录表 编号：类别： 品名单位数量入库日期出库日期领用单号当前库存 填表：审核： 内部资料，专业编辑。 表 4-34库存记录卡 编号：填表日期： 物品名称库存参考号

11、单位数量 最大库存量最小库存量再订货量 具体项目记录 日期 接收发放 余额 数量发票号供应商数量申请号个人部门 记录人： 表 4-35办公用品申领单 编号：日期：年月日 项次办公用品品名规格单位数量金额特殊要求 1 2 3 4 合计 保管员：领用部门经办人：部门主管： 表 4-36办公用品发放领用台账（登记表） 编号：年月 物品名称部门数量规格领用人领用日期备注 合计 保管人员： 内部资料，专业编辑。 表 4-37办公用品配发一览表 编号：填写日期：年月日 备注 合计 行政部主管：办公用品保管员：填表人： 表 4-38部门办公用品统计表 编号：部门：填表日期：年月日 名称规格/型号数量金额存放

12、地点负责人备注 审核人：填表人： 表 4-39办公用品盘点报告表 编号：盘点日期：年月日 编号名称规格单位单价 上期结存本期 购进 本期 发放数 本期结存 备注 数量金额数量金额 财务主管：行政主管：保管员： 表 4-40工服配置管理表 编号： 品名/类别规格编号购入日购入价格配发日配发对象上交日换发日换发负责人 审核人：复核人：填表人： 品名 数量 姓名 内部资料，专业编辑。 表 4-41员工工服领取单 编号：填表日期：年月日 领取人 姓名工作证号所属部门职别入司日期 领取原因新员工职位调动原工服破损原工服丢失 工服明细 品名/类别规格型号编号领取数量备注 审批记录 行政部经理行政主管部门负

13、责人工服库管员申领人 表 4-42办公用品一览表 办公用品名称规格单位 单价 （元） 代号办公用品名称规格单位 单价 （元） 代号 表 4-43办公用品使用情况登记表 使用部门：管理部门： 名称编号 规格厂名或牌号 构造附属设备 存放地点耐用年限 原价增加价值 日期摘要凭证号数单位数量增加减损结存 填表：审核： 表 4-44办公用品耗用统计表 年月（单位：元） 部门 上月耗用金额本月耗用金额差异额差异率（）人数说明 代号名称 主管：经办人： 内部资料，专业编辑。 表 4-45办公设备故障登记表 编号：年月 故障日期设备名称故障情况故障报告人采取的措施维修日期 主管：经办人： 表 4-46办公设

14、备故障维修记录 编号：年度： 设备 名称 所在 位置 购买 日期 单价供应商生产商 故障 类型 损坏 记录 维修 协议 维修 费用 使用 人员 经办人 主管：经办人： 表 4-47办公设备检修记录表 编号：年月 检修日期设备名称检修项目检修原因检修结果检修员备注 主管：经办人： 内部资料，专业编辑。 6行政办公费用清单 行政办公管理台账的相关表格，见表4-51表 4-60。 表 4-51办公费用明细表 编号：年月 序号 日 期 办公用品通信费业务接待费差旅费交通车管费会务费装修费广告费其他 名 称 金 额 名 称 金 额 名 称 金 额 名 称 金 额 名 称 金 额 名 称 金 额 名 称

15、金 额 名 称 金 额 名 称 金 额 填表：审核： 表 4-52行政费用申请单 编号：部门：填写日期：（单位：元） 费用类别金额用途说明附件张数 合计人民币（大写） 报销人：审核人：主管领导： 表 4-53各部门行政费用统计表 年度：统计日期：（单位：元） 序号部门人员差旅费交通费燃油费通信费备注 1 销售部 2 填表：审核： 内部资料，专业编辑。 表 4-54购置礼 （赠） 品清单 编号： 业务名称物品名称购买数量单价规格备注 填表：审核： 表 4-55礼（赠） 品领取登记表 编号： 物品名称总数量单价领取人领取数量领取时间礼品用途备注 合计 填表：审核： 表 4-56业务招待费用申请表

16、部门：申请日期：年月日（单位：元） 申请人部门职务 被接待主要人员情况说明我司陪同人员 姓名 职务 备注共人 接待事由说明 预计金额费用项目合计 总经理部门经理行政经理业务经办 年月日年月日年月日年月日年月日 内部资料，专业编辑。 表 4-57办公电话安装申请表 编号：申请日期：年月日 申请人部门职务 申请理由 申请数量用途说明 备注 申请人：部门经理：行政经理： 表 4-58电话充值卡领用登记表 编号： 序号领用人领用部门数量面额上次领用时间本次领用时间充值号码 填表：审核： 表 4-59员工出差申请表 编号：申请日期： 出差人姓名部门职务费用预算 出差起止时间年月日至年月日长途交通费 陪同

17、人员住宿费 地点与事由 业务招待费 其他 合计 拟定借款金额万仟佰拾元角分长途交通工具 部门：申请日期：年月日 表 4-60公司车辆出行记录表 编号： 序号驾驶员出行时间初始地点目的地点行驶里程用途燃油费用备注 填表：审核： 内部资料，专业编辑。 7工作人员报销记录 员工报销管理台账的相关表格，见表4-63表 4-73。 表 4-63报销记录表 编号： 序号日期报销人报销内容金额（元）确认签名 填表：审核： 表 4-64报销单据记录台账 编号： 日期序号内容金额备注 1 有票 2 无票 总计 填表：审核： 表 4-65报销票据接收记录 编号： 序号交票日期姓名返还日期签收人票据份数票据金额本人

18、签字备注 总计 填表：审核： 内部资料，专业编辑。 表 4-66费用报销申请单 编号：填报日期：年月日 姓名部门职务 附件 张 费用项目内容说明 费用金额 千百十万千百十元角分 金额（大写）合计 财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人 表 4-67差旅费用报销单 编号：填报日期：年月日（单位：元） 姓名职务 出差事由 附 件 张 部门 起止日期年月日年月日，共计天备注 交通费用 日期 起止 地点 交通费住宿费 餐费 补助 其他 费用 金额合计 十万千百十元角分 金额（大写） 财务审批部门主管审批财务复核行政部审核经办人报销人 内部资料，专业编辑。 表 4-68外勤费用报销单 编号：填

19、表日期：年月日 员工姓名所属部门报销时间 备注 序号费用类别大写小写 0001 交通费 0002 资料费 0003 交际费 0004 补贴费 0005 其他费用 合计 财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人 表 4-69车辆费用报销单 编号：填表日期：年月日 驾驶员部门车号 预支期间年月日年月日车型 项目张数金额（单据粘贴处） 合计金额（大写） 财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人 表 4-70通信费用报销单 编号：填表日期：年月日 部门使用人 通信工具类别固定电话移动电话其他号码 费用（合计）大写 费 用 明 细 总经理（签字）主管领导（签字）审核（签字） 表 4-71

20、电话费用报销统计台账 姓名所 属 部 门岗位报 销 金 额备注 内部资料，专业编辑。 表 4-72招待费用报销单 编号：填表日期：年月日 姓名职务 招待事由 附 件 张 部门 招待对象招待人数客人人，陪同人备注 日期 招待 地点 餐饮费住宿费 礼品 礼金 其他 费用 金额合计 十万千百十元角分 金额（大写）合计 财务审批部门主管审批财务复核部门审核经办人报销人 年月日年月日年月日年月日年月日年月日 表 4-73部门费用报销明细表 编号：填表日期：年月日 序号报销时间报销人员所属部门费用类别入额（元）出额（元）余额（元）备注 1 2 3 内部资料，专业编辑。 8印章使用及管理记录 企业印章管理台

21、账的相关表格，见表4-74表 4-80。 表 4-74用印登记簿 编号： 用印日期文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人用印事由 填表：审核： 表 4-75印章使用审批表 编号： 编号用章部门盖章时间 印章类别盖章次数文件发文号 文件名称 备注 用章人（签章）批准人（签章） 注：请在备注栏中简要说明盖章用途 表 4-76印章使用申请单 编号： 部门申请日期年月日 用印类别用印份数 文件名称文件说明 申 请 人核准人 内部资料，专业编辑。 表 4-77印章管理登记表 编号： 种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注 公司印章名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理 部门印章 部门印行政部

22、印公司名、部门名行政部经理行政事务主管 分店工厂名分店印公司名、分店名分店经理分店行政科长 职务印章董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制 部长印 财务部经理印 （银行专用） 公司名、职务名财务部经理财务主管 填表：审核： 表 4-78印章使用范围表 种类区分 公司 债券 支票及 银行兑现 凭证 合同及 其他重要 文件 订货单及 日常业务 文件 各类 对外 文件 辞 令 请 示 收 据 人事 关系及 有关证明 员工 存款 账目 委 任 状 公 司 名 称 印 章 公司名章 股份公司专用 部门名章 分公司名章 职 务 名 章 董事长名章 董事 （股份公司专用） 名章 其他高级职员名章 财务部经理名章 分公司经理章 内部资料，专业编辑。 表 4-79印章销毁申请表 年月日 印章种类报备机关 事由审批机关 印章信息 印章文字销毁日期 制发日期印章模式 申请人主管 表 4-80印章目录 编号： 序号印章名称制发机关启用时间废止时间上交部门收入时间数量交接人签名备注