医疗器械-经营质量管理体系文件-2017最新.pdf

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1、xxxx医疗器械有限公司 经 营 质 量 管 理 体 系 文 件 医疗器械经营质量管理体系文件目录 1、质量管理文件的管理 2、质量管理规定 3、采购、收货、验收管理制度 4、首营企业和首营品种质量审核制度 5、仓库贮存、养护、出入库管理制度 6、销售和售后服务管理制度 7、不合格医疗器械管理制度 8、医疗器械退、换货管理制度 9、医疗器械不良事件监测和报告管理制度 10、医疗器械召回管理制度 11、设施设备维护及验证和校准管理制度 12、卫生和人员健康状况管理制度 13、质量管理培训及考核管理制度 14、医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告管理制度 15、购货者资格审查管理制度 16、医疗器

2、械追踪溯源管理制度 17、质量管理制度执行情况考核管理制度 18、医疗器械进货查验记录制度 19、医疗器械销售记录制度 20、退货管理制度 21、承运方运输条件和质量保证能力审查管理制度 22、质量管理自查制度 23、医疗器械有效期管理制度 一、质量管理文件的管理 （1）定义：质量管理体系文件是指一切涉及医疗器械经营质量的书面 标准和实施过程中的记录结果组成的、贯穿医疗器械质量管理全过程的连 贯有序的系列文件。 （2）目的：质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到 沟通意图、统一行动的作用。 （3）本制度适用于本企业各类质量相关文件的管理。 （4）企业各项质量管理文件的编制、审核、修

3、订、换版、解释、培训、 指导、检查及分发，统一由质量管理部负责，各部门协助、配合其工作。 （5）本企业质量管理体系文件分为四类，即： 质量规章制度类； 质量职责类； 质量管理工作程序与操作方法类； 质量记录类。 （6）当发生以下状况时， 企业应对质量管理体系文件进行相应内容的 调整、修订。如：质量管理体系需要改进时；有关法律、法规修订后；组 织机构职能变动时；使用中发现问题时；经过部质量体系评审后以其它需 要修改的情况。 （7）文件编码要求。为规范内部文件管理，有效分类、便于检索，对 文件名称 一、质量管理文件的管理 文件编号XXXX-QMS-001 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准

4、日期版本号 : 新版 修订 改版 颁发部门质量领导小组发布日期 各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。 编号结构 文件编号 4 个英文字母的公司代码、 2 个英文字母的文件类别你码、3 位阿拉伯数字的序号加4 位阿拉伯数字的年号编码组合而成，详如下图： 公司代码文件类别代码文件序号年号- 修订号 A.公司代码：如 “xxxx 医疗器械有限公司 “代码为 XXXX 。 B.文件类别： 质量手册中的质量管理体系的文件类别代码，用英文字母 “QMS“ 表示。 质量职责的文件类别代码，用英文字母“QD“表示。 质量管理工作程序文件的文件类别代码，用英文字母“QP“表示。 质

5、量记录类文件类别代码，用英文字母“QR“表示。 C.文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用3 位阿拉伯数字， 从“001“ 开始须序编码。 文件编号的应用： A.文件编号应标注于各 “文件头 “ 的相应位置。 B.质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意更改。如需更改 或废止，应按有关文件管理修改的规定进行。 C.纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。 （8）质量管理体系文件编制程序为： 计划与编制：质量管理部门提出编制计划，根据现有质量手段同、 质量制度、管理办法、质量记录，对照所确定的质量要素，编制质量管理 体系文件明细表，列出应有文件项目，确定格式要求，并确定

6、编制部门或 人员，明确进度。 评审与修改：质量管理部门对完成的初稿组织评审、修改。在评审 中意见分歧较大时应广泛征求各级部门的意见和建议。 审定颁发：质量制度、程序、职责文件由质量管理部门审定，交由 企业负责人或分管质量的领导签发，操作方法与操作规程由质量管理部负 责人签发。 （9）质量管理体系文件的下发应遵循以下规定： 质量管理体系文件在发放前，应编制拟发文件的目录，对质量管理 制度、质量工作程序及质量管理职责和质量记录，详细列出文件名称、编 码、受控级别、使用部门等项内容； 质量管理体系文件在发放时，应按照规定的发放范围，明确相关组 织、机构应领取文件的数量； 质量管理体系文件在发放时应履

7、行相应的手续，领用记录由质量管 理部门负责控制和管理； 对修改的文件应加强使用管理，对于已废止的文件版本应及时收回， 并作好记录，以防止无效的或作废的文件非预期使用。 （10）质量管理体系文件的控制规定： 确保文件的合法性和有效性，文件发布前应得到批准； 确保符合法律、法规及行政规章； 必要进应对文件进行修订； 各文件应标明其类别编码及有效期，并明确其使用范围； 对记录文件的控制，应确保其完整、准确、有效。 二、质量管理规定 为建立符合医疗器械监督管理条例、国家食品药品监督管 理总局关于施行医疗器械经营质量管理规范的公告（2014 年第 58 号）、国家食品药品监督管理总局关于印发体外诊断试剂

8、（医疗 器械）经营企业验收标准的通知的规范性文件，特制订如下规定： 一、“首营品种”指本企业向某一医疗器械生产企业首次购进的 医疗器械产品。 二、首营企业的质量审核，必须提供加盖生产单位原印章的医疗 器械生产许可证、 营业执照、税务登记等证照复印件， 销售人员须提 供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书，并标 明委托授权范围及有效期，销售人员身份证复印件，还应提供企业质 量认证 情况的有关证明。 三、首营品种须审核该产品的质量标准、和医疗器械产品注册 证的复印件及产品合格证、出产检验报告书、包装、说明书、样品 以及价格批文等。 四、购进首营品种或从首营企业进货时，业务部门应详细

9、填写首 营品种或首营企业审批表，连同以上所列资料及样品报质量管理部审 核。 文件名称 二、质量管理规定 文件编号XXXX-QMS-002 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版颁发部门质量领导小组发布日期 五、质量管理部对业务部门填报的审批表及相关资料和样品进行 审核合格后， 报企业分管质量负责人审批， 方可开展业务往来并购进 商品。 六、质量管理部将审核批准的首营品种、首营企业审批表及相关 资料存档备查。 七、产品质量验收由质量管理机构的专职质量验收员负责验收。 八、公司质量管理部验收员应依据有关标准及合同对一、二、三 类及一次性使用无菌医疗器械质量进行逐

10、批验收、 并有翔实记录。 各 项检查、验收记录应完整规范，并在验收合格的入库凭证、付款凭证 上签章。 九、验收时应在验收养护室进行， 验收抽取的样品应具有代表性， 经营品种的质量验证方法，包括无菌、无热源等项目的检查。 十、验收时对产品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明进 行逐一检查。 十一、验收首营品种，应有首批到货产品同批号的产品检验报告 书。 十二、对验收抽取的整件商品，应加贴明显的验收抽样标记，进 行复原封箱。 十三、保管员应该熟悉医疗器械质量性能及储存条件，凭验收员 签字的入库凭证入库。验收员对质量异常、 标志模糊等不符合验收标 准的商品应拒收，并填写拒收报告单，报质量管理部审核

11、并签署处理 意见，通知业务购进部门联系处理。 十四、对销后退回的产品，凭销售部门开具的退货凭证收货，并 经验收员按购进商品的验收程序进行验收。 三、采购、收货、验收管理制度 为了进一步搞好医疗器械产品质量，及时了解该产品的质量标准情况 和进行复核，企业应及时向供货单位索取供货资质等资料，并认真管理， 特制定如下制度： 一、医疗器械采购： 1、医疗器械的采购必须严格贯彻执行医疗器械监督管理条例 、 经 济合同法、产品质量法等有关法律法规和政策，合法经营。 2、坚持“按需进货、择优采购”的原则，注重医疗器械采购的时效性 和合理性，做到质量优、费用省、供应及时，结构合理。 3、企业在采购前应当审核供

12、货者的合法资格、所购入医疗器械的合法 性并获取加盖供货者公章的相关证明文件或者复印件，包括：（1）营业执 照；（ 2）医疗器械生产或者经营的许可证或者备案凭证；（3）医疗器械 注册证或者备案凭证； （4）销售人员身份证复印件，加盖本企业公章的授 权书原件。授权书应当载明授权销售的品种、地域、期限，注明销售人员 的身份证号码。 必要时，企业可以派员对供货者进行现场核查，对供货者质量管理情 况进行评价。如发现供货方存在违法违规经营行为时，应当及时向企业所 在地食品药品监督管理部门报告。 文件名称 三、采购、收货、验收管理制度 文件编号XXXX-QMS-003 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人

13、批准日期版本号 : 新版 修订 改版 颁发部门质量领导小组发布日期 4、企业应当与供货者签署采购合同或者协议，明确医疗器械的名称、 规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产企业、供货者、数量、 单价、金额等。 5、企业应当在采购合同或者协议中，与供货者约定质量责任和售后服 务责任，以保证医疗器械售后的安全使用。 6、企业在采购医疗器械时，应当建立采购记录。记录应当列明医疗器 械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、单位、数量、单 价、金额、供货者、购货日期等。 7、 首营企业和首营品种按本公司医疗器械首营企业和首营品种质量审 核制度执行。 8、每年年底对供货单位的质量进行评估，并

14、保留评估记录。 二、医疗器械收货： 1、企业收货人员在接收医疗器械时，应当核实运输方式及产品是否符 合要求，并对照相关采购记录和随货同行单与到货的医疗器械进行核对。 交货和收货双方应当对交运情况当场签字确认。对不符合要求的货品应当 立即报告质量负责人并拒收。 2、随货同行单应当包括供货者、生产企业及生产企业许可证号（或者 备案凭证编号）、医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭 证编号、生产批号或者序列号、数量、储运条件、收货单位、收货地址、 发货日期等内容，并加盖供货者出库印章。 3、收货人员对符合收货要求的医疗器械，应当按品种特性要求放于相 应待验区域，或者设置状态标示，并通知验收

15、人员进行验收。需要冷藏、 冷冻的医疗器械应当在冷库内待验。 三、医疗器械验收： 1、公司须设专职质量验收员，人员应经专业或岗位培训，经培训考试 合格后，执证上岗。 2、验收人员应根据医疗器械监督管理条例、医疗器械经营许可 证管理办法等有关法规的规定办理。对照商品和送货凭证，对医疗器械 的外观、包装、标签以及合格证明文件等进行检查、核对，并做好“医疗 器械验收记录”，包括医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备 案凭证编号、生产批号或者序列号、生产日期、灭菌批号和有效期（或者 失 效期）、生产企业、供货者、到货数量、到货日期、验收合格数量、验 收结果等内容。医疗器械入库验收记录必须保存至超过

16、有效期或保质期满 后 2 年，但不得低于 5 年，植入医疗器械入库验收记录永久保存； 3、验收记录上应当标记验收人员姓名和验收日期。验收不合格的还应 当注明不合格事项及处置措施。 4、对需要冷藏、冷冻的医疗器械进行验收时，应当对其运输方式及运 输过程的温度记录、运输时间、到货温度等质量控制状况进行重点检查并 记录，不符合温度要求的应当拒收。 5、 验收首营品种应有首批到货同批号的医疗器械出厂质量检验合格报 告单。 6、外包装上应标明生产许可证号及产品注册证号；包装箱内没有合 格证的医疗器械一律不得收货。 7、对与验收内容不相符的，验收员有权拒收，对质量有疑问的报告 质量管理部处理，质量管理部进

17、行确认，必要的时候送相关的检测部门进 行检测；确认为内在质量不合格的按照不合格医疗器械管理制度进行处 理，为外在质量不合格的由质量管理部通知采购部门与供货单位联系退换 货事宜。 8、对销货退回的医疗器械，要逐批验收，合格后放入合格品区，并做 好退回验收记录。质量有疑问的应抽样送检。 9、入库商品应先入待验区， 待验品未经验收不得取消待验入库，更不 得销售。 10、入库时注意有效期，一般情况下有效期不足六个月的不得入库。 11、经检查不符合质量标准及有疑问的医疗器械，应单独存放，作好 标记。并立即书面通知业务和质量管理部进行处理。未作出决定性处理意 见之前，不得取消标记，更不得销售。 12、验收

18、合格后方可入合格品库（区），对货单不符，质量异常，包 装不牢固，标示模糊或有其他问题的验收不合格医疗器械要放入不合格品 库（区），并与业务和质量管理部门联系作退厂或报废处理。 四、首营企业和首营品种审核制度 一、首营企业的审核 1、首营企业是指：购进医疗器械时，与本公司首次发生供需关 系的医疗器械生产企业或经营企业。 2、对首次开展经营合作的企业应进行包括合法资格和质量保证 能力的审核（查）。审核供方资质及相关信息，内容包括： 1）索取并审核加盖首营企业原印章的医疗器械生产（经营） 企业许可证； 2） 工商营业执照复印件； 3） 医疗器械注册证等复印件； 4）供货单位法定代表人签字或盖章的企业

19、法定代表人授权委托 书原件（应标明委托授权范围和有效期） 和销售人员身份证复印件、 学历证明、品行证明等资料的完整性、真实性及有效性， 5）签订质量保证协议书。 6）审核是否超出有效证照所规定的生产（经营）范围和经营方 式。 3、首营企业的审核由综合业务部会同质量管理部共同进行。综 合业务部采购填写 “首营企业审批表”，并将本制度第 2 款规定的资 料及相关资料进行审核， 报公司质量负责人审批后， 方可从首营企业 进货。 文件名称 四、首营企业和首营品种审核制度 文件编号XXXX-QMS-004 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版颁发部门质量领导小组发布

20、日期 4、首营企业审核的有关资料按供货单位档案的管理要求归档保 存。 二、首营品种的审核 1、首营品种是指：本企业向某一医疗器械生产企业首次购进的 医疗器械。 2、对首营品种应进行合法性和质量基本情况的审核。 审核内容包括： （1）索取并审核加盖供货单位原印章的合法营业执照、医疗器 械生产许可证（经营）许可证、医疗器械注册证、同意生产批件及产 品质量标准、价格批准文件、商标注册证、所购进批号、医疗器械的 出厂检验报告书和医疗器械的包装、标签、说明书实样等资料的完整 性、真实性及有效性。 （2）了解医疗器械的适应症或功能主治、储存条件以及质量状 况等内容。 （3）审核医疗器械是否符合供货单位医疗

21、器械生产企业许可 证规定的生产范围，严禁采购超生产范围的医疗器械。 3、当生产企业原有经营品种发生规格、型号或包装改变时，应 进行重新审核。 4、 首营品种审核方式： 由综合业务部门填写 “首营品种审批表”， “首营品种管理登记表” ， 并将本制度第 2 （1）款规定的资料及样品报公司质管员审核合 格和主管质量负责人批准后，方可经营。 5、 首营品种审核记录和有关资料按质量档案管理要求归档保存。 6、验收首营品种应有首次购进该批号的医疗器械出厂质量检验 合格报告书。 7、首营企业及首营品种的审核以资料的审核为主，对首营企业 的审批如依据所报送的资料无法作出准确的判断时，综合业务部应 会同质量管

22、理部进行实地考察，并重点考察其质量管理体系是否满 足医疗器械质量的要求等， 质量管理部根据考察情况形成书面考察报 告，再上报审批。 8、首营企业的有关信息由质管员根据电脑系统中的客户分类规 律输入电脑。首营品种的有关信息及一般医疗器械新增的有关信息 由验收员根据电脑系统中的商品分类规律输入电脑。 9、首营企业和首营品种的审批应在二天内完成。 10、有关部门应相互协调、配合，准确审批工作的有效执行。 五、仓库贮存、养护、出入库管理制度 为规范公司所有医疗器械产品的仓库贮存、养护、出入库管理， 特制订本制度。 一、仓库贮存 1、应当配备与经营产品相适应的储存条件。按照医疗器械的贮 存要求分库（区）

23、 、分 类存放，包括待验区、 合格品区、不合格品区、 发货区等，并有明显区分（如可采用色标管理，设置待验区为黄色、 合格品区和发货区为绿色、 不合格品区为红色），退货产品应当单独 存放。 2、医疗器械与非医疗器械应当分开存放； 3、库房的条件应当符合以下要求： （1）库房内外环境整洁，无污染源； （2）库房内墙光洁，地面平整，房屋结构严密； （3）有防止室外装卸、搬运、接收、发运等作业受异常天气影 响的措施； （4）库房有可靠的安全防护措施，能够对无关人员进入实行可 控管理。 4、按说明书或者包装标示的贮存要求贮存医疗器械； 5、贮存医疗器械应当按照要求采取避光、通风、防潮、防虫、 防鼠、防火

24、等措施； 文件名称 五、仓库贮存、养护、出入库管理制度 文件编号XXXX-QMS-005 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版颁发部门质量领导小组发布日期 6、应作好仓库安全防范工作，定期对安全的执行情况进行检查 确认； 7、搬运和堆垛医疗器械应当按照包装标示要求规范操作，堆垛 高度符合包装图示要求，避免损坏医疗器械包装； 8、医疗器械应当按规格、批号分开存放，医疗器械与库房地面、 内墙、顶、灯、温度调控设备及管道等设施间保留有足够空隙； 9 、贮存医疗器械的货架、托盘等设施设备应当保持清洁，无 破损 ； 10、非作业区工作人员未经批准不得进入贮存作业区，

25、贮存作业 区内的工作人员不得有影响医疗器械质量的行为； 11、医疗器械贮存作业区内不得存放与贮存管理无关的物品。 12、从事为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务的医 疗器械经营企业， 其自 营医疗器械应当与受托的医疗器械分开存放。 二、库存养护 1、养护人员要在质量管理部门的技术指导下，检查并改善贮存 条件、防护措施、卫生环境。按照医疗器械储存养护标准做好医疗 器械的分类存放。 2、医疗器械养护人员对库存医疗器械要逐月进行质量检查，一 般品种每季度检查一次； 对易变效期品种要酌情增加养护、 检查次数； 对重点品种应重点养护。可以按照“三三四”循环养护检查，（所谓 三三四指一个季度为库存

26、循环的一个周期，第一个月循环库存的 30%，第二个月循环库存的30%，第三个月循环库存的40%）并做 好养护记录，发现问题，应挂黄牌停止发货并及时填写“质量复检通 知单” 交质量管理部门处理。 并要认真填写“库存医疗器械养护记录” 。 3、养护人员要指导并配合保管人员做好库房温、湿度的管理工 作，当温、湿度超过规定范围时应及时采取降温、除（增）湿等各 种有效措施，并认真填写“库房温湿度记录表”，每天上、下午不少 于 2 次对库房温湿度进行监测记录；对库存医疗器械的外观、 包装、 有效 期等质量状况进行检查； 4、对库存医疗器械有效期进行跟踪和控制，采取近效期预警， 超过有效期的医疗器械，应当禁

27、止销售，放置在不合格品区，然后 按规定进行销毁，并保存相关记录。 1）效期产品的医疗器械直接影响到该产品的使用效果，因此在 采购入库验收、仓贮、出库复核销售及售后服务中都必须注意，在 所有记录表格中都必须明显记录其效期起止日期。 2）采购时应注意是否近失效期产品，入库时应认真填写“效期 商品管理记录表”，并按先进先出原则，认真做好保管，货位卡特别 注明，填写效期催销表，销售时，告知消费者注意事项，并做好售 后服务。 3）有效期产品的内外包装破损不得销售使用，应视为不合格商 品，登记后放置于不合格区。 4）对所有商品应根据企业销售情况限量进货。 6、 养护人员在日常质量检查中对下列情况应有计划地

28、抽样送检， 如易变质的品种、储存两年以上的品种、 接近失效期或使用期的品种、 其它认为需要抽检的品种等。 当发现不合格品种时要及时请示有关部 门和领导同意后将“不合格医疗器械”移出合格区，放至不合格区， 并做好记录。 7、企业应当对库存医疗器械定期进行盘点，做到账、 货相符。 三、出入库管理 1、入库 1）仓管员依据验收的结果，将产品移至仓库相应的区域，如： 验收结果为：不合格，需将产品移至不合格区域，产品经判定需退货 的，需将产品移至退货区。如为合格品，将产品移至合格区域。 2）企业应当建立入库记录，验收合格的医疗器械应当及时入库 登记；验收不合格的，应当注明不合格事项，并放置在不合格品区,

29、 按照有关规定采取退货、销毁等处置措施。 3）验收合格入库商品，需填写：“医疗器械验收、入库交接单” 。 2、出库 1）器械出库应遵循“先产先出” 、 “近期先出”和按批号发货的 原则。 2）医疗器械出库时，库房保管人员应当对照出库的医疗器械进 行核对，发现以下情况不得出库，并报告质量管理机构或者质量管 理人员处理： （1）医疗器械包装出现破损、污染、封口不牢、封条损坏等问 题； （2）标签脱落、字迹模糊不清或者标示内容与实物不符； （3）医疗器械超过有效期； （4）存在其他异常情况的医疗器械。 3）医疗器械出库应当复核并建立记录，复核内容包括购货者、 医疗器械的名称、规格（型号） 、注册证号

30、或者备案凭证编号、生产 批号或者序列号、生产日期和有效期（或者失效期） 、生产企业、数 量、出库日期等内容。 4） 医疗器械拼箱发货的代用包装箱应当有醒目的发货内容标示。 5）医疗器械出库，必须有销售出库复核清单。仓库要认真审查 销售出库复核清单，如有问题必须由销售人员重开方为有效。 6）医疗器械出库，仓库要把好复核关，必须按出库凭证所列项 目，逐项复核购货单位品名、规格、型号、批号（生产批号、灭菌批 号） 、有效期、生产厂商、数量、销售日期、质量状况和复核人员等 项目。做到数量准确，质量完好，包装牢固。 7）出库后，如对帐时发现错发，应立即追回或补换、如无法立 即解决的，应填写查询单联系，并

31、留底立案，及时与有关部门联系， 配合协作，认真处理。 8）发货复核完毕，要做好医疗器械出库复核记录。出库复核记 录包括：销售日期、销往单位、品名、规格（型号） 、数量、批号（生 产批号、灭菌批号）、有效期至、生产厂商、质量情况、经手人等， 记录要按照规定保存至超过有效期或保质期满后2 年。 9）需要冷藏、冷冻运输的医疗器械装箱、装车作业时，应当由 专人负责，并符合以下要求： （1） 车载冷藏箱或者保温箱在使用前应当达到相应的温度要求； （2）应当在冷藏环境下完成装箱、封箱工作； （3）装车前应当检查冷藏车辆的启动、运行状态，达到规定温 度后方可装车。 10）运输需要冷藏、冷冻医疗器械的冷藏车、

32、车载冷藏箱、保温 箱应当符合医疗器械运输过程中对温度控制的要求。冷藏车具有显 示温度、自动调控温度、报警、存储和读取温度监测数据的功能。 为了进一步提高企业的销售和售后服务质量，特制定如下制度：一、 产品销售： 1、公司应对各办事机构或者销售人员以本企业名义从事的医疗 器械购销行为承担法律责任。 销售人员须经培训合格上岗， 销售医疗 器械应选择具有法定资格的单位。 2、企业销售人员销售医疗器械，应当提供加盖本企业公章的授 权书。授权书应当载明授权销售的品种、地域、期限，注明销售人员 的身份证号码。 3、从事医疗器械批发业务的企业，应当将医疗器械批发销售给 合法的购货者，销售前应当对购货者的证明

33、文件、经营范围进行核 实，建立购货者档案，保证医疗器械销售流向真实、合法。 4、销售的产品需建立“销售记录（清单）” （1）医疗器械的名称、规格（型号） 、注册证号或者备案凭证编 号、数量、单价、金额； （2）医疗器械的生产批号或者序列号、有效期、销售日期； （3）生产企业和生产企业许可证号 （或者备案凭证编号） 。（4） 购货者的名称、经营许可证号（或者备案凭证编号）、经营地址、联 系方式。 5、销售产品应开具合法票据，做到票、帐、货相符，并按规定 建立购销记录。一次性使 用无菌医疗器械的销售记录必须真实完整， 其内容应有：销售日期、销售对象、销售数量、产品名称、生产单 文件名称 六、销售和

34、售后服务管理制度 文件编号XXXX-QMS-006 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版颁发部门质量领导小组发布日期 位、型号规格、生产批号、灭菌批号、产品有效期、经办人、负责人 签名等。 6、凡经质量管理部检查确认或按上级药监部门通知的不合格医 疗器械，一律不得开票销售，已销售的应及时通知收回，并按不合格 产品质量管理制度和程序执行。 7、在销售医疗器械商品时，应对客户的经营资格和商业信誉， 进行调查，以保证经营行为的合法性。 8、销售产品时应正确介绍产品，不得虚假夸大和误导用户。 9、定期不定期上门征求或函询顾客意见，认真协助质量管理部 处理顾客投诉和

35、质量问题，及时进行质量改进。 10、在销售医疗器械商品时，应对客户的经营资格和商业信誉， 进行调查，必须将医疗器械销售给具有合法资质的单位，以保证经 营行为的合法 ,并建立“购货者档案”。 二、售后服务： 1、医疗器械是特种医疗产品，品种、种类繁多，技术性较复杂， 因此产品质量要求较高，必须搞好售后服务。 2、应根据实际，售后服务的内容包括投诉渠道及方式、档案记 录、调查与评估、处理措施、反馈和事后跟踪等。 3、企业选取一些固定医疗单位作为定期售后服务定点单位，定 期派出（每月一次）和随机派出相结合，到定点单位进行售后服务。 4、对于一些特殊产品，在必要的时候也采取跟踪售后服务。 5、售后服务

36、的主要任务： a) 向客户咨询产品质量情况，使用情况。 b) 接受客户的意见、反馈的信息，协助解决具体问题，维修和 保养，并进行跟踪。 c) 向客户解释医疗器械的性能和注意事项。 d) 向客户征求对产品的改进意见，咨询市场信息。 e) 填写“质量信息反馈处理表”, 反馈给企业领导，及时给予 处理。 6、随时了解市场信息，掌握同行业产品价格、质量信息，及时 反馈给企业领导，促使领导正确决策。 七、不合格医疗器械管理制度 为了搞好医疗器械产品不合格品的管理，防止不合格品入库、 销 售进入流通渠道，危害患者，特制定如下管理制度： 一、质量管理部是企业负责对不合格产品实行有效控制管理的机 构。做好不合

37、格医疗器械的管理工作。如因主观原因导致不合格医 疗器械进入流通渠道，视其情节轻重，给予有关人员相应的处罚。 二、不合格医疗器械是指质量不符合法定的质量标准或相关法律 法规及规章的要求，包括内在质量和外在质量不合格的医疗器械。 三、不合格医疗器械的确认： 1、质量验收人员在验收的过程当中发现的外观质量、包装质量 不符合要求的或通过质量复检确认为不合格的； 2、医疗器械监督管理部门的质量公报品种、通知禁售的品种， 并经公司质量管理部核对确认的； 3、在保管养护过程中发现过期、失效、淘汰及其他有质量问题 的医疗器械； 四、不合格的处理 1、产品入库验收过程中发现不合格产品，应上报质管理部确认， 存放

38、不合格品库，挂红牌标志后上报业务部处理。 2、养护员在商品养护检查过程中发现不合格品，应填写“不合 格商品的登记表”报质量管理部进行确认，同时通知配送中心立即 停止出库。 3、在产品养护过程或出库、复核，上级药监部门抽查过程中发 文件名称 七、不合格医疗器械管理制度 文件编号XXXX-QMS-007 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版 颁发部门质量领导小组发布日期 现不合格产品，应立即停止配送、发运和销售，同时按出库复核记 录追回发出的不合格产品。 4、不合格产品应由专人保管建立台帐，按规定进行报废审批和 销毁。 5、对质量不合格产品，应查明原因，分清责

39、任，及时纠正并制 定预防措施。 6、认真及时地做好不合格产品上报、确认处理、报损和销毁记 录，记录应妥善保存五年。 五、不合格医疗器械的报告： 1、在入库验收过程中发现不合格品，应存放于不合格品区，报 质量管理部，同时填写有关单据，并及时通知供货方，明确退货或报 废销毁等处理办法。 2、在养护检查及出库复核中发现，应立即停止销售，经质量管 理部门确认后，按销售记录追回售出的不合格品，并将不合格医疗 器械移放入不合格医疗器械区，挂红牌标志。 3、药监部门检查中发现的或公布的不合格医疗器械，要立即进 行追回，集中置于不合格品区，按照监管部门的意见处置。 五、不合格品应按规定进行报损和销毁。 1、凡

40、属报损商品，仓库要填写不合格商品的登记表，质量管理 部审核，并填写报损销毁审批表，经总经理审批签字后，按照规定在 质量管理部的监督下进行销毁。 2、发生质量问题的相关记录，销毁不合格品的相关记录及明细 表，应予以保存。 3、不合格医疗器械的处理应严格按不合格医疗器械的管理制度 执行。 八、医疗器械退、换货管理制度 为了加强对配送退回产品和购进产品退出和退换医疗器械产品的质量管理， 特制定 本制度。 一、在销售过程中，由于客户或企业销售等各种原因，客户要求退货、换货 的产品，销售人员应该认真对待和对退货产品进行鉴别，是否是本企业销售的产 品（核对批号、 产品 名称、注册证号、 商标、内外包装、

41、说明书、规格型号等）， 后采取方式： 1、不是本企业销售的产品，不予退、换货； 2、确定本企业销售的产品： （1）是质量问题：企业应该给予换货或退款处理。同时填写“退换货商品 记录” ，数额较大的应填写“质量事故报告处理表”或“质量事故报告表”，并把 质量问题的产品封存于不合格区，待处理。 （2）不是质量问题的：企业销售人员应同顾客协商是否换货或退款均可， 若换货或退款的产品， 应存放于待检区， 经重新检验合格后方可销售， 产品验收 时质量状况判断不明的， 应通知质管部进行复查， 必要时，送法定产品检验机构 进行检验，若不合格的经质管部确 认后移入不合格品区，并做好记录。 二、对经营发生退货的

42、产品， 企业售后服务人员应认真对待，认真搜集相关 信息，以便向相关部门反映。 三、 对经常发生退货的单位， 售后服务人员应注意深入单位， 认真研究原因， 由单位探讨解决办法。如仓储、使用方法等问题。 四、对顾客的意见，应及时做好记录，填写“顾客意见处理记录表”，以上 工作由质量管理机构负责。 文件名称 八、医疗器械退、换货管理制度 文件编号XXXX-QMS-008 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版 颁发部门质量领导小组发布日期 九、医疗器械不良事件监测和报告制度 为加强我公司医疗器械不良事件监测管理工作，依据国家医疗 器械监督管理条例、医疗医械不良事件

43、监测和再评价管理办法 （试行）特制定本制度。 一、验收员、库管员在医疗器械入库时严格按照我公司采购、 收货、验收管理制度执行，发现可疑医疗器械不良事件立即上报 质量管理部； 二、业务员、送货员在临床使用机构采集到可疑医疗器械不良 事件立即上报质量管理部； 三、接到临床使用机构的可疑不良事件信息后，应当填写“可疑 医疗器械不良事件报告表” 向本辖区省医疗器械不良事件监测技术 机构报告。其中，导致死亡的事件于发现或者知悉之日起 24 小时 内上报，导致严重伤害、 可能导致严重伤害或非死亡的事件于发现或 者知悉之日起 10 个工作日内。 四、当发现突发、群发的医疗器械不良事件，应当立即向本辖区 省食

44、品医疗器械监督管理部门、卫生主管部门和医疗器械不良事件 监测技术机构报告，并在 24 小时内填写并报送“可疑医疗器械不 良事件报告表”。 如有必要，可以越级报告，但是应当及时告知被越 过的所在地省、自治区、直辖市食品医疗器械监督管理部门、卫生 主管部门和医疗器械不良事件监测技术机构。 五、质量管理部负责可疑医疗器械不良事件报告的具体工作。 文件名称 九、医疗器械不良事件监测和报告制度 文件编号XXXX-QMS-009 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版颁发部门质量领导小组发布日期 六、业务部在接到联络员可疑不良医疗器械检测报告事件，第一 时间进行产品来源

45、追溯，向上一级经销商或生产商追溯。 七、医疗器械不良事件监测报告制度流程 验收员库管员 医院 质量管理部监测技术机构 业务员送货员 十、医疗器械召回管理制度 对已交付客户的 （含最终客户）的批量不合格品进行控制，将不 合格品对客户造成的影响降低到最低限度，特制订本制度。 一、医疗器械召回定义：医疗器械召回是指医疗器械生产企业 按照规定的程序对其已上市销售的存在缺陷的某一类别、型号或者批 次的产品，采取警示、检查、修理、重新标签、修改并完善说明书、 软件升级、替换、收回、销毁等方式消除缺陷的行为。 二、医疗器械的判定标准 1、一级召回：使用该产品可能或者已经引起严重健康危害的； 2、二级召回：使

46、用该产品可能或者已经引起暂时的或者可逆的 健康危害的； 3、三级召回：使用该产品引起危害的可能性较小但仍需要召回 的。 三、医疗器械召回程序 1、产品召回的提出 1）综合业务部经过质量信息调查、顾客反馈等方式收集到质量 信息，反馈到质理管理部。 2）质量管理部在检测同规格产品时，检测结果不符合产品标准 时。 2、产品召回的判定 1）质量管理部收到综合业务部反馈的质量信息，进行判定； 文件名称 十、医疗器械召回管理制度 文件编号XXXX-QMS-010 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版颁发部门质量领导小组发布日期 2）质量管理部在检测同规格产品时，检测结

47、果不符合产品标准 时，进行判定； 3）质量管理部将判定结果形成调查评估报告。 3、产品缺陷的调查评估 1）在使用医疗器械过程中是否发生过故障或者伤害； 2）在现有使用环境下是否会造成伤害，是否有科学文献、研究、 相关试验或者验证能够解释伤害发生的原因； 3）伤害所涉及的地区范围和人群特点； 4）对人体健康造成的伤害程度； 5）伤害发生的概率； 6）发生伤害的短期和长期后果； 7）其他可能对人体造成伤害的因素。 4、产品召回的批准质量管理部经判定， 确认不合格存在于已交 付的产品中时， 必须以书面报告的形式向综合业务部提出“产品召回 的处理要求”， 同时向总经理及其他相关部门通告。 经总经理批准

48、， 实 施产品召回程序。 5、产品召回的实施 1） 综合业务部根据质量管理部调查评估报告中涉及的产品名称、 数量、流通范围、受影响程度等制定召回方案，并报总经理批准； 2）产品召回方案由综合业务部通知经销商或综合业务部直接实 施； 3）召回产品由仓库隔离存放并标识； 4）召回产品按照不合格医疗器械管理制度进行处理。 十一、设施设备维护及验证和校准管理 为了满足规范本公司设施设备的维护、验证及检定的要求， 严格 设施设备验证和校准的管理，保证设施设备能安全、有效、规范运 行，根据医疗器械经营质量管理规范等相关法律法规，制定本 制度。 一、库房应当配备与经营范围和经营规模相适应的设施设备，包 括：

49、 （1）医疗器械与地面之间有效隔离的设备，包括货架、托盘等； （2）避光、通风、防潮、防虫、防鼠等设施； （3）符合安全用电要求的照明设备； （4）包装物料的存放场所； （5）有特殊要求的医疗器械应配备的相应设施设备。二、库房 温度、湿度应当符合所经营医疗器械说明书或者标签标示的要求。对 有特殊温湿度贮存要求的医疗器械，应当配备有效调控及监测温湿 度的设备或者仪器。 三、计量仪器校正 1、常使用中的设备（温湿度计）每一定周期都要进行相关的检 定和校准，在使用过程中发生故障有可能影响测定结果，而又未到 检定周期的设备应尽快进行检定、校准。合格后才能使用。 四、质量管理部根据周期检定、校准计划，提前一个月把即将到 期的检测、测量和试验设备和器具送法定计量检定机构或政府计量 文件名称 十一、设施设备维护及验证和校准管理 制度 文件编号XXXX-QMS-011 起草部门质量管理部起草人审核人 批准人批准日期版本号 : 新版 修订 改版 颁发部门质量领导小组发布日期 行政部门授权的计量检定机构进行检定、校准。 2、检定、校准有关记录、证书由行政部归档交质量管理部保管。 五、设施的维护 1、对