秘书学概论复习资料.pdf

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1、1 秘书学概论 1、秘书的涵义 （1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料 （2）辅臣 （3）行政职位 （4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业） 秘书： 是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策， 综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和 助手。秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。秘书 活动的根本性质是辅助性。秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事 和物的过程 2、秘书的职业特征 （1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的 直接性

2、体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二 是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的， 秘书也是直接向领导请示汇报的；三是 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关 （2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再 加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还 往往有更深一层的“人情关系” （3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办 公人员，属于文官范畴，属于白领阶层 （4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏

3、度、准确性 等 （5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明： 大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维 3、秘书工作的内容 （1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等 （2）文书制作：打字、复印、编排、装订等 （3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等 （4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等 （5）会议组织：准备、记录、文件、善后等 （6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等 （7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等 （8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等 （9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等

4、（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等 （11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等 （12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等 （13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等 （14）办公室管理：环境、设备、经费等 （15）其他临时交办事项 4、秘书工作的要求 （1） “四个转变” ： 2 A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策 B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息 C、由被动服务转变为主动服务 D、由凭老经验办事转变为科学化管理 （2）“六个强调” A、强调调查研究工作 B、强调信息工作 C、强调信访工作 D、强调协调工作 E、强调督察工作 F

5、、强调党务、政务服务工作 5、秘书的工作性质与特点 （1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于 主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的 目标。地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手 （2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显 地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非 例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的 工作。他们门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技

6、 能才能胜任 （3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德 （4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性 中央提出秘书工作要做到“三个服务 ” ：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平 级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。认清秘书工作的四个性质，或称职业的四 个特点， 秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置， 摆正自己自己在社会上的角色地位， 才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉的做好各项工作 6、秘书工作的作用 （1）助手作用 （2）参谋作用 （3）协调作用 （4）信息枢纽作用 （5）公共关系作用 8、秘书工作职能的转变 （1）支持决策，由

7、提供信息转变为既提供信息，又拟制方案 （2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制 （3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 （4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划 9、我国秘书工作方式的转变 （1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务 （2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公 （3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工 作 （4）操作方式，由手工操作转变为电子操作 3 10、古代的秘书工作制度

8、（1）三省制 魏晋开始形成，唐朝确定：即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出 令，门下审议，尚书执行”，既互相分工、配合，又互相监督、牵制 （2）贴黄制、引黄制 A、魏晋以后，公文多用黄纸书写 B、唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄” C、此后又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是公文 摘要的由来 （3）条旨制 明朝规定，百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考， 又称“票拟” （4）催办制度： A、宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办 B、元代特设急传铺，遍布全国，加快了公文传递速度，

9、同时也实行限期催办 （5）文书制度： A、秦汉时，对公文的名称、用途即有严格规定 B、唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则 C、元朝又规定了公文的署押、照刷（检查有无稽迟、失错、遗漏、违枉、埋没等）、磨勘 （检查卷宗是否改正、齐全等）、注销等制度 D、清朝则进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的 书写规则 （6）一文一事制、文书立卷制、限期承办制 11、我国秘书工作展现新局面的主要表现 （1）秘书工作的正常化、制度化 （2）文书工作、档案工作的加强 （3）大兴情况调查、注重政策研究 （4）信访工作发挥重大作用 （5）科学、系统地培养

10、秘书人才，开展秘书学理论研究 （6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理 12、外国秘书工作的特点和趋势 （1）特点 A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化 B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，即辅助功能强，工作适应面广 （2）趋势 A、由事务性转化为智能型 B、秘书工作日益专业化 C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化 13、秘书工作机构的设置原则 （1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事） （2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义） （3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂） 这是由秘书工作的特点决定的，也是由国

11、家行政机关明文规定的 14、秘书工作机构的性质 4 （1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织 和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作 （2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通 讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手 （3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既 有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性 （4）服务性（本质特征） ：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事 机构，不仅为领导部

12、门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅 是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务 这是由秘书工作机构的能决定的 15、秘书工作机构的职能 （1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节 省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领 导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊 使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。 （2）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究 情况， 提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工

13、作计划或实施方案；对下属组织 或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工 作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。 （3）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传 达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机 关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值 的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告 （4）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调 解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职

14、能。具体表现见书 （5）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料， 负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现 见书 （6）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关 关系的职能。秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关 系 负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜 负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理 做好政府机关的人民群众来信来访工作 处理好组织与社区公众的关系 处理好组织与新闻媒介的关系 沟通、联络、协调企业与股东之间的关系 主动收集、接受并处

15、理内部员工对组织的反映、意见和建议等 处理好顾客或客户对企业的投诉、批评等 根据组织规定或主管授意，做好对员工的祝贺、探访、慰问等工作 16、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 5 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误 （6）迅速果断，讲求实效 （7）忠于职守，安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力 18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识） （1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能 力、协调能力、观察分析能力、应变能力

16、、使用先进办公器械的能力、预测能力 （2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、 打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员 都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的 不时之需 （3）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。 有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和 预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会 19、秘书的思想作风（思想修养和工作作风） 全心全意为人民服务，对党和人民负责，

17、密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、 一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓 20、秘书的职业道德 （ 1）忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职 （ 2）服从领导，当好参谋跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的 （ 3）兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头 苦干，任劳任怨 （ 4）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德 （ 5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书 人员职业活动能够正常进行的重要保证 （ 6）恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、

18、遵守时间、遵守诺 言，言必信，行必果 （ 7）实事求是，勇于创新实事求是 （ 8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质各种不同的工作岗位对其工作人员都 有相应的素质要求 （ 9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能 21、秘书的性格 开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制 22、秘书的心理素质 （一） （ 1）意志的调节和控制 坚毅 （ 2）性格的调节和控制 随和 A、豁达开朗 B、意志坚强 C、敏捷应变 D、幽默风趣 E、友爱合作 （ 3）兴趣的调节和控制 应变 6 （ 4）情感的调节和控制 平衡 （二）心理调适的有效方法 （1）博览群书，开阔胸襟 （2）培养广泛兴趣，丰富业余生活 （3）善于反省，自

19、我调适 （4）倾诉、宣泄、调节情绪 27、秘书与主管上司的关系 （一）秘书与上司关系的特征 （ 1）工作上的主从性 （ 2）知识、能力、体力、思维的补充性 （ 3）人际关系的首属性 （ 4）人格上的平等性 （二）秘书与上司关系的处理原则 （ 1）主动配合、适应 （ 2）服从，但不盲从 （ 3）委婉提醒，适时规劝 （ 4）维护上司间的团结 28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求 真诚地关心别人、同等友好、维护团结 29、秘书与其他业缘关系： （ 1）处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记 住别人的姓名 （ 2）发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚

20、微笑能给对方以美好的印象， 继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专 生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生 （ 3）记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对 象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话 时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这也是人际关系走向成功的第一 步 30、秘书日常工作 （ 1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、 值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口” （ 2）办

21、公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品 31、办公室布局 （1）开放式办公室：大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该 员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。有的开放式办公室完 全敞开，没有任何隔板，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以 吸收噪音和不同的工作部门，称为半开放式办公室。 特点： 没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割 以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排 工作人员和管理人员同处一地办公 （2）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间

22、给一 个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备 7 优点 A、比较安全 B、可以保证工作的秘密性 C、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作 D、保护私人空间 缺点 A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多 B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独 33、邮件收进 （1）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办 （2）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发 （3）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯 34、接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待 （1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式 （2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律

23、 （3）程序 接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、 日程安排和经费开支的基础。一般分为高规 格、对等和低规格接待三种 人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、 活动内容、地点、陪同人员等 接待经费列支：工作经费， 如租借场地和印发资料等；劳务费， 如讲课、 演讲和加班费等； 参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用 等 （4）接待规格：主要是从主陪人员角度而言 高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好 对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用 低规格接待：主要陪同人员比

24、主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某 公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待 （5）如何确定接待规格 主要由上司决定，秘书仅提供参考意见 了解对方来宾最高身份 考虑与我方关系 以前接待过的来宾参照上次标准 突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉 （6）接待经费： 明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清 所占比例 了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳 不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定 做好保密工作，注意内外有别 （7）外宾接待 基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪 基本

25、程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资 料；礼貌迎接、认真招待、热情送别 8 35、日程安排 富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。秘书做好这 些工作能为上司节省大量精力与时间，也可使工作更有计划，更有效率 （一）日程安排的原则和要求 （1）服从于组织的总目标和整体目标 （2）区分轻重缓急 （3）随时补充、调整 （4）提示、督促 （5）酌留弹性、劳逸结合 （二） 订约事宜： 指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安 排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点 （1）事

26、先征求上司意见 （2）再次确定，及时提醒 （3）善用台历和备忘录 （三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作； 旅途服务；随时联络。 36、督查 （1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、 检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信” 。 在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办 （2）督察工作的作用 督查对领导的作用 督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段； 督查是促进领导决策正确、科学的必要环节； 督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有

27、效手段 督查对秘书的作用 督查是秘书的一项重要职责； 督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面 （3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效 （4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立 案归档 37、保密 （1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄 露或失密 （2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的 发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结 （3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保密 （4）保密的工作方针：积极防范；突

28、出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作 38、印信工作 （1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围 （2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍 联系公务之用 （3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、 财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等） 9 39、值班工作、突发事件处理 （1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取 应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理 （2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度 4

29、1、提供信息应注意 （1）适事：指提供信息应有针对性、适用性 （2）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的 时机和时间 （3）适度 一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面 的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外 的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论 另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导无所适从，不 得要领，最好能恰如其分 42、调查研究的作用 （1）收集原始信息，以支持领导决策 （2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据 （3）解决常规各

30、种问题，处理突发事件的必要手段 （4）提高秘书人员自身素质的重要途径 43、会议 （1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议 （2）分类 按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等 按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等 按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等 按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议 按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议 （3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地 点 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题 议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和

31、可行性 议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散 议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信 息后提出，再由领导审定的 （4）会议成本预算 一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借会、文件材料费、与会者的交通 费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这部分可以明显计算出来的，又是直接消费的 另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人所注 意的成本。计算公式：会议成本X+2J N T。X 表示显性成本的总和，J 代表与会人 员每小时平均工资的3 倍， N 表示人数， T 代表时间（小时） （5）与会者报到与签到

32、方法 一是秘书点名。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉 二是本人签到。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义 三是凭证件报到。这适合大中型会议 10 四是电子签到。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议 （6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是一场活动中最重要、最尊贵的位置。这种位 置既可以是座位，也可以是站位、行位。尊位是各种礼仪活动当中的一个基点，有了这个基 点就便于确定其他人的位置，包括整个活动的行进方向。前后。行进时，前面为上，后面为 下。左右。右为上，左为下。中间和两侧。中间为上，两侧为下 （7）会场布置方式 相对式： 主席台与代表席采取上下面对面方式

33、，突出主席台的位置。分为礼堂形、 教室形、 弦月形。比较正规、严肃 全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多 边形。参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感 半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即 突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议 分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌 的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。其中，主席台是会场 的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要 安排通栏

34、或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边 还应有休息室 （8）会议记录 第一部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等 第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。方法：摘要记录、详细记录 （9）会议纪要与会议记录的区别： 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循 应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事 会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实 况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码 事 二者在载体

35、样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有 明显区别 （10）会务要点 由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。 由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上 讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料 44、工作会议特点 会议时间、地点、人员相对稳定 议题相对集中、具体 45、催办的形式 发文催办、电话催办、派员催办 46、修饰避人的原则 在对自己的仪容进行整理、修饰时， 务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所 进行的整理与修饰 47、选择服饰的基本原则 TPO 原则： T（time，时间），P（place，地点），O（object，目的） 因人而异原则 整体性和整洁性原则