文书档案整理技术.pdf

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1、NO.* 1N0.* 文书档案整理技术 主讲人：路光文2011 年 8 月 前言 依据国家档案局2000 年 12 月 6 日发布、 2001 年 1 月 1 日正式实施的归档文件整理归则和经2006 年 9 月 19 日国 家档案局局务会议审议通过、2007 年 1 月 1 日实施的机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定(8 号令）的规定与要 求，让大家对新的文书档案整理规则有一个基本的了解，掌握一 定的整理技术，将在下面的内容里向大家具体介绍文书档案收 集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、装橱的整理方法与 技术。 一、收集 做好文件材料的收集工作，确保归档材料的齐全与完 整，是进

2、行档案整理的基础和前提。 1、收集工作的存在问题 （1） 归档的范围不够科学， “该收的没收， 不该收的一大堆” ； （2）外来的文件中宏观的、普发的、重复的文件较多，而 本单位的、具体的文件不突出； （3）极大地影响了档案利用工作的正常开展。 2、收集工作的遵循原则 （1）坚持“以我要为主”的 “职能”原则； （2）坚持“突出反映本单位”的“工作特色”原则。 NO.* 2N0.* 3、收集工作的简易方法 （1）收文与本单位人和事有关、需贯彻执行的职能业 务文件要重点归档； （2）发文要全部归档； （3）帐外文件本单位非红字头文件要注重归档。 （4）电子文件必须打印纸质载体同时归档。 附件 1

3、：文件材料归档范围 （1）上级、同级机关 :需要贯彻执行的文件材料； （2）本机关：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材 料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面 具有凭证价值的文件材料； （3）下级机关 :报送的重要文件材料； （4）其他方面： 对本机关工作具有查考价值的文件材料。 附件 2：文件材料不归档范围 （1）上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、 奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不 需办理的） （2）同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送 文件材料；（不需执行的）

4、（3）本机关：重份文件，无查考利用价值、事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值 的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相 NO.* 3N0.* 抄送的文件材料， 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关 无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的） （4）下级机关：供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报 的文件材料。（供参阅的） 二、装订 归档文件应以“件”为单位装订； “件”是归档文件的整理单位； 一般以每自然件为一件。 1.界定“件“的范围 （1）正本与定稿为一件; （2）正文与附件为一件; （3）原件与复制件为一件; （4）转

5、发文与被转发文为一件; （5）来文与复文可为一件； （6）文件签批单与正文为一件； （7）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件； （8）一个事由紧密联系的相关文件可为一件； （9）汉文本与少数民族文本为一件； （10）中文本与外文本为一件。 2. 确定装订顺序 （1）正本在前 ,定稿在后 ; （2）正文在前 , 附件在后 ; （3）原件在前 ,复制件在后 ; NO.* 4N0.* （4）转发文在前 ,被转发文在后 ; （5）复文在前 ,来文在后； （6）文件签批单在前，正文在后； （7）结论性材料在前，依据性材料在后； （8）文本在前，图表在后； （9）汉文本在前，少数民族文本在后； （

6、10）中文本在前，外文本在后。 3. 装订方式和要求 （1）去金属物。永久、 30 年的档案装订前要求去掉金属物 （短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外），10 年的档案不要求。 （2）装订位置。永久、30 年档案要在左侧装订,10 年档案 不作要求，但要确保档案安全。应当注意：如左侧装订线内有图 文, 无需贴边 ,可在左上角装订 ,若左上角仍有图文 ,也可在其它方 便位置装订。 （3）对齐方式。左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上 角装订的文件应对齐左、上侧。 （4）装订材料。文件装订材料应符合档案保护要求，一般使 用白线装订或无酸浆糊粘贴。 （5）装订要求：装订要结实美观,无

7、掉页压字等现象。 三、分类 分类就是指全宗内归档文件的实体分类。我们所说的 实体，就是指文件。 NO.* 5N0.* 将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同，分 成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。 1、确定分类方法 （1）基本分类法：分类方法通常有年度分类法、机构(问 题)分类法、保管期限分类法。 （2）复试分类法：在实际工作中，单纯采用一种分类方法 的情况是比较少见的, 可将上述 3 种分类方法结合使用, 实行 三级或二级分类，即“复试分类法” 。 我们推荐使用以下分类方法 （1）三级分类法：即“年度 -机构（问题 -保管期限”分类法。 机构 (问题)可以任选其一，我们建议选

8、择“问题”，即使用“年度 问题 -保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机 构规模较大、文件数量较多”的单位。 （2）二级分类法：即“年度 -保管期限” 分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文 件数量较少”的单位。 2、制定分类方案 要在分类方法确定的基础上制定相应的 分类方案，而且在一定阶段保持稳定不变。 （1）三级分类方案： XXXX 年党群工作永久、30 年、10 年 行政综合永久、 30 年、 10 年 业务管理永久、 30 年、 10 年 NO.* 6N0.* （2）二级分类方案： XXXX 年永久 30 年 10 年 3、文件实体分类 应依据选定的分类

9、方法和制定的分类 方案，对已经装订的文件材料进行分类。 （1）分年度 根据文件形成的时间，将不同时间形成的文件按照年度分 开。严禁将不同年度的文件混在一起。分年度应注意以下 情况： 第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入 文件内容针对的年度； 第二、跨年度召开的会议文件，归入闭会年度； 第三、跨年度处理的案件文件，归入结案年度； 第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可 分年度归档； 第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度； 第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的 文件日期为准，归入前面文件所属的年度。 （2）分问题 在三级分类方法中，按照分类方案二

10、级类目所设置的问 题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉 NO.* 7N0.* 及分问题。 第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问 题类目中 ; 第二、 同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问 题类目中； 第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行 政类或行政综合类； 第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相 应的问题类目中； 第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相 应的问题类目中。 （3）分期限 按照本单位文书档案保管期限表的规定， 根据文件的利用价值，准确判定每份文件的保管期限，将同一年 度不同保管期限的文件分开，严禁将不同保管期限的归档文

11、件混 在一起。 文书档案保管期限分为“永久、 30 年、10 年”三种。 10 年：1-10 年 30 年：1130 年 永久： 30 年以上 四、排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内, 按事由结合重要程度、内容、属性、时间等进行排列。 NO.* 8N0.* 1、排列的原则 原则一 党务前，行政后； 综合前，专题后； 重要前，次要后； 文字前，图表后。 原则二 事由同，要集中； 问题近，应靠拢； 属性通，不分离； 早放首，晚在尾。 2、排列的方法 （1）按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档 文件排在一起。 （2）按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排 列。 （3）按

12、“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归 档文件 ,应按时间先后排列。 （4）按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间 的归档文件 ,应按重要程度排列。 （5）按“内容”排列。将相同内容的文件集中，综合 性的文件排在前，专题性的文件排在后。 （6）按“相同属性”排列。将机构成立、人事任免、 NO.* 9N0.* 职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、工程项目、 内部刊物、统计报表、简报信息等集中排列。 五、编号 编号是对每一份归档文件进行盖章和编号。 1、盖印归档章 （1）归档章位置： 归档章应加盖在每份归档文件首页上方居 中的空白位置。 如没有空白处或不便盖章时，也可将收发文签移至首页或

13、在 首页前附加空白纸盖章。 （2）归档章式样： 2、填写归档章 (1) 全宗号 :填写县档案馆给立档单位的代号，没有的可不 填。 (2) 年度 :要求以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分 类所属年度（跨年度形成的文件应归入办结年, 标年度时也应 标办结年度, 如 1999年下发的会议通知放在2000 年会议召 开年度一并整理时, 在年度一栏中一定要填“ 2000” , 而不能按 文件形成年度“填写 “1999“ 。 (3) 保管期限 :填写归档文件具体的保管期限, 即“永久”、 “ 30 年”、 “ 10 年”。 (4) 机构（问题） :此项为可选项 ,三级分类必填 ,二级分类不 填

14、。 （续） NO.* 10N0.* (5)页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份 文件 ( 正文与附件、 正件与定稿等) 不止一个流水号时, 可将 文件各部分的页数相加；如文件页码不全或无页码时, 应在有 文字内容正面的右上角、背面的左上角重新标编页。 (6)室编件号 :在同一期限内按文件排列顺序从1开始流水标 注室编件号。 (7)馆编件号 :文件整理归档阶段不需编写。 (8)盒号 :室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统 计等工作, 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。一般 单位可不填写。 归档章填写式样 六、编目 编目就是编制文书档案归档文件目录。 1、编制文书档案

15、归档文件目录 归档文件应按分类方案和室编件号顺 序,逐件编制文书档案归档文件目录。 文书档案归档文件目录内容包括： 件号、责任者、文号、题名、日期、页数、 备注。 文书档案归档文件目录 填写方法 (1)件号：填写室编件号。 (2)责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机 NO.* 11N0.* 关或署名者。 填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别 （如“国家档案局”、 “县档案局”，不能使用“国家局”、 “本局”等简称）； 联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多 时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。 (3)文号：填写文件制发机关的发文字号（如“国档发200818

16、号”） 。 （续） (4)题名：一般填写原文件标题。文件没题名或题名不完整 的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名， 并加“ ”号。 (5)日期：填写文件的形成时间，用8 位阿拉伯数字标注公 元纪年（如 2008 年 4 月 16 日，应填写）。 (6)页数：填写每一件归档文件的实际有效页数。 (7)备注：填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、 修改、移出、销毁、插入等） 。 文书档案归档文件目录写填式样 文书档案归档文件目录 2、装订文书档案归档文件目录 归档文件目录应单独装订成册并编制封面。 （1） 装订目录：目录成册的方式视文件多少和利用需要而定, 可与分类方案一致

17、， 一个流水号一本； 也可一种期限一年一本或 数年一本；或三种期限一年合订一本等等, 不同流水号间以口 NO.* 12N0.* 取纸或在表格右上方加注的方式来区分或设总目录。 （2）填写封面：内容包括：全宗名称、年度、保管期限、机 构(问题)等项目 ,其中全宗名称填写立档单位全称或规范化简称, 其它项目视目录成册方式选择填写。 文书档案归档文件目录 封面式样 文书档案归档文件目录 全宗名称：平泉县档案史志局 全 宗 号：13 年度：2001-2010 保管期限：永久 机构问题： 七、装盒 装盒是文书档案归档文件整理的最后一个环节, 包括文件 装盒和填写备考表、盖印盒脊及封面等内容。 1、文件装

18、盒 (1)将最低一级类目（保管期限）中的全部归档文件按件号 顺序依次装盒； (2)第一盒装满后顺次装入下一盒； (3)同一事由的文件不必特意装入同一盒内; (4)不同类别的文件应装入不同盒中。即不同年度、不同期 限的文件不应装入同一盒中； 按机构( 问题 ) 分类时, 不同 机构 ( 问题 ) 的文件不应装入同一盒中。 NO.* 13N0.* 二级分类装盒方法示意图一 二级分类装盒方法示意图二 三级分类装盒方法示意图一 三级分类装盒方法示意图二 三级分类装盒方法示意图三 2、填写备考表 档案盒内应附备考表,置于所有归档文件之后,用以对盒内文 件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时

19、间。 （1）备考表：填写盒内文件缺损、修改、补充、 移出、销毁等情况； （2）整理人：填写整理归档文件的人员姓名； （3）检查人：填写检查归档文件整理质量的人 员姓名； （4）整理时间：填写归档文件整理完毕的日期。 盒内备考表填写式样 3、盖印封面与盒脊 (1)盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称（如“中 国共产党平泉县委员会办公室”盖印“中共平泉县委办公室”） 。 (2)盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、 机构 ( 问题 ) 、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档 章相同。盖印档案盒封面盒脊式样 八、装橱 按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书 NO.* 14N0.* 档案按次序进行装橱上架。 不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱 的方式也不一样。 二级分类上架装橱的方式如下： 1、文书档案上架装橱方式一（期限年度法） 2、文书档案上架装橱方式二（年度期限法） 结束语 今天，向大家介绍了文书档案归档文件材料的收集、装订、 分类、排列、编号、编目、装盒和上架装橱等方面的整理技术。 有不妥之处，敬请档案同仁校正。谢谢大家！