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1、文件控制程序 1.0 目的 为了对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保在质量体系有效运行的各相关场 所，都能使用文件的有效版本。 2.0 适用范围 本公司的质量手册、程序文件、工作指导性文件及其它执行质量活动所依据的外部 （含客户、供应商）提供的资料、国际国家行业标准等均在此范围内。 3.0 职责 文件类别编写/ 变更/ 废止审核批准发行管理原稿管理 质量手册ISO9001推进小组管理者代表总 经 理 文 控 中 心 文 控 中 心 程序文件 部门主管 或以上人员 管理者代表总 经 理 工作指导性 文件 相关部门相关人员部门经理 技术文件工程部相关人员部门经理 外来文件管理者代表 4.0
2、定义： 4.1质量手册：阐述一个组织的质量方针，并描述其质量管理体系的文件。 4.2程序文件：为进行某项活动或过程而形成文件的规定。 4.3工作指导性文件： 提供如何一致地完成活动或过程的信息文件，包括作业指导书、 技 术文件、表格、工作细则等。 4.4记录: 为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 4.5受控文件：指在文件的拟制、更改、作废、审核、批准、发放、回收等各阶段均能得 到控制的文件。即在有更改或作废时，能及时回收的文件。 4.6非受控文件：在文件更改或作废时，不予进行发放、回收控制的文件。 5.0 程序 5.1文件分类 5.1 .1内部文件分质量管理体系文件和非质量管理体系文
3、件两类。 5.1 .1.1质量体系文件分为四层 (1) 质量手册 (2) 程序文件 (3)工作指导性文件 (4)表格记录 5.1 .1.2 非质量体系文件是指与质量管理体系无关的行政和财务类文件, 如内部联络函、 通 知、财务帐目等。 5.1 .2外部文件分为 5.1 .2.1客户提供的文件。 5.1 .2.2供应商提供的文件。 5.1 .2.3外部机构提供的产品标准(如 GB 、ISO、ROHS 、CE 、 UL) 。 5.2文件格式 5.2.1 程序文件可采用七段论形式, 即: (1) 目的 (2) 适用范围 (3) 职责 (4)定 义 (5) 作业内容 (6) 相关文件 (7) 质量记录
4、 5.2.2 作业指导书可用四段论形式, 即: (1)目的 (2) 适用范围 (3) 职责 (4)程序 5.2.3 质量手册章节次序依据ISO9001 ：2008 国际标准条款号编写。 5.2.4 文件编码原则： 5.2.4.1 一、二级文件编码原则： DXC/XX-XX 5.2.4.2 三 级 文 件 编 码 原 则 ： DXC/XX-XX XXX 流 水 号 QM （ 手 册 代 号 ） 、 QP（ 程 序 文 件 ） 公司 代 号 公 司 代 号 部 门 代 号 文 件 类 别 流 水 号 （见表 2） （手册以年份为流水号、程序文件 以 01、02、 、为流水号） 5.2.4.3部门代
5、号和文件类别代号见表1 和表 2： 部门代号表 1 文件代号表 2 部门代号文件名称代号 公司DXC 质量手册QM 总经理00 程序文件QP 行 政 部01 作业指导书WI 销 售 部02 表格QR 品 管 部03 检验标准STD 生 产 部04 图纸DR 采 购 部05 技 术 部06 仓 库07 5.3文件编写、修订、作废： 5.3.1文件 编 写 ： 在制定文件之前，应向文控员申请编号，文控员根据受控文件清 单 给予编号。由相关部门，依本程序第3 项的职责规定编写，经权责人员核准后， 交由文控中心发行及管理。 5.3.2文件修订： 5.3.2.1文件需修订时，应由提出部门填写文件拟制更改
6、申请表（不含认证前首次 拟制文件），注明更改原因、内容，经权责人员核准后交文控中心，文控员将 需修改文件，交给提出者进行修改, 提出者同时填写文件修改记录 ，修改 完毕后交文控员发行及管理， 文件修改记录同原稿存放。 5.3.2.2所有文件版本均从A版开始，若有变更则依次改为B、 C 、 D等 （版次：01、 02、 、 ） 版次超过 3 次后（含 3 次） ，则修订版本，如A/3B/0。 5.3.3 文件作废：由提出部门填写文件更改申请单，说明原因，待权责人核准后交 由文 （见表 1） 控中心，文控员将需作废文件原稿加盖“作废”印章，按部门、文件性质逆序 存档，并回收各单位保管的相关文件副本
7、直接销毁。 5.4 文件发放、回收 5.4.1 文件发放人根据所需发放范围在文件发放 / 回收登记表 列出“发放号” 和“收 文部门” ，经权责人批准后， 在发放的文件上加盖 “受控”章，并填上对应的 “发 放号” ，文件“发放号”由二位阿拉伯数字组成，如“01” 、 “02”等等。 5.4.2如客户、分供方、认证机构需要公司文件参考，经管理者代表核准后加 盖“资 料” 印章发出。 5.4.3文控员在回收受控的旧文件时，需要在文件发放/ 回收登记表的备注栏中注 明。 5.5 文件销毁：从各部门回收的旧版文件由文控中心统一销毁，并建立文件、质量记录 销毁清单。 5.6文件管理： 5.6.1文件保
8、管：原稿一律由文控中心保存，分发的文件副本由各部门自行保存，并建 立受控文件清单。 5.6.2对外文件：如客户、分供方、认证机构需要公司文件参考，原则上非受控文件修 订、作废不予回收。 5.6.3 现场使用的文件须置于工作场所。 文控中心及各部门设专人管理文件, 并将文件管 理纳入内部质量审核项目中, 以确保文件正确使用。 5.6.4各部门不得自行影印质量管理体系文件，如发现有缺页、破损，字迹模糊，由部 门负责人核准后向文控中心申请补发。 5.6.5文控中心于每月末依据受控文件清单对各部门文件完整性、适用性、有效性 进行稽核，各部门若对文件内容有疑问时，可随时向文控中心咨询。 5.6.6任何人
9、不得在正式文件上加以标记书写任何文字、图形或符号。 5.6.7外部文件的管理： 外部文件，如与质量体系、产品有关的国际/ 国家 / 行业标准或技术资料等，由文 控中心统一接收，纳入受控文件清单 。若需发放到部门使用的，经管理者代表 确认后，副本加盖“参考”章，可直接分发给使用部门，填写文件发放/ 回收登 记表 ，并依内部文件的管理方法实施 5.6.8电子文件：电子文件由行政人事部定期请专人系统升级、备份和杀毒维护。 6.0 记录管理： 有关文件与资料管理的相关记录依记录控制程序实施。 7.0 相关文件 记录控制程序 8.0 质量记录 受控文件清单 文件拟制更改申请表 文件修改记录 文件发放 /
10、 回收登记表 附件 B 受 控 文 件 清 单 序号文件名称文件编号版本备注 1 文件控制程序QP-01 A 2 记录控制程序QP-02 A 3 人力资源管理程序QP-03 A 4 生产设备控制程序QP-04 A 5 客户需求识别与评价程序QP-05 A 6 QP-06 A 7 采购与进货检验程序QP-07 A 8 供应商管理程序QP-08 A 9 生产过程控制程序QP-09 A 10 监 视 和 测 量 设 备 控 制 程 序QP-10 A 11 内部质量审核程序QP-11 A 12 不合格品控制程序QP-12 A 13 纠正和预防措施控制程序QP-13 A 附录 B 文件评审批准单DXC1
11、002-02 NO: 文件编号 文件名称 起草人年月日核对人年月日 起草部门发放部门 评审部门评 审 意 见评审人评 审 日期 审批意见 批准人: 日期: 附录 C 文件发放记录DXC1002-03 NO: 发放部门发放人 文件编号 文件名称 受控号收文部门份数签收日期备注 附录 D 文件更改通知单DXC1002-04 NO: 文件编号名称通知更改日期 提出更改人更改负责人执行更改日期 通知更改部门 相关更改部门 更 改 原 因 原：现： 更改方式 划改 换页更改标记签章编码其他 评审意见 批准意见 批准人 : 年月日 备注 附录 E 文件废止通知单DXC1002-05 NO: 文件名称 废止理由 负责人通知废止日期执行废止日期 收文部门回收份数回收日期收文部门回收份数收回日期相关文件更改 其他废止决定 : 批准意见 : 签名: 日期: 附件 F 文件、质量记录销毁清单 序 号 文件名称保存部门 保存期 限 部门负责人作废时间备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25