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1、文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次总页码 版本编制日期编制记要备注 A/0 2005/10 新版编制 批准审核编制 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 1 文件管理控制过程乌龟图 形成具有可行性和适宜 性的质量体系文件 易于识别和检索的文件 管理系统 体系文件管理需求 外来文件管理需求 使用文件审批率 100% 文件更改时受控文件 100% 更改到位 文件控制管理程序 技术文件管理程序 记录控制管理程序 计算机系统 打印机 复印机 公司网络办公软件 文件管理控制 过程 文件编制人员 文件保管员 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期
2、2 1. 目的： 通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、 废除和管制等得到有效控制。 2. 范围： 本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。 3. 职责： 3.1 文件编制（修订）、审核、批准权限 文件类型编制（修订）审核批准 系统文件授权人员管理代表总经理 程序文件授权人员管理代表总经理 作业标准 / 办法授权人员单位行政一把手管理代表 表单记录授权人员单位行政一把手管理代表 QC 工程图授权人员单位行政一把手管理代表 3.2 质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及 管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施
3、情况。其它管理性文件由各相关 职能部门归口管理。 3.3 公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程 序文件的发布。 3.4 管理代表负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。 3.5 管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。 3.6 管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。 3.7 各单位单位行政一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。 3.8 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情 况，适时安排文件修改的评审。 3.9 各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。 4. 有
4、关术语和定义： 4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/ 规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、 检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。 4.2 管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作 规范等。 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 3 4.3 系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。 4.4 程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。 4.5 指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。 4.6 表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行
5、事项以数字、文字、图表或其 它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单： a使用期及保存期超过三个月以上。 b正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。 4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部 所发行的文件数据均属之。 5. 文件控制工作流程及工作流程说明： 5.1 工作流程 (见图表一 ) 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 4 图表一： 作业流程权责单位 / 领导表单 各单位 编写小组 / 相关部门 管理代表 / 授权人员 / 单位行政一把手 总经理 / 管理代表 职能部门 质量部
6、/ 编制单位 / 使用单位 职能单位 文件编制单位 / 使用 单位 编制单位 管理代表 流程转接下一页 【文件修废申请单】 【公司有效文件目录 清单】 【管理体系文件审批 收发登记表】 文件管理作业流程 文件需求 评 审 批 准 文件归档管理 文件发行 NO NO YES YES 文件起草 / 修改 文件宣贯执行 收集各使用单位意见 意见评审 外来文件接收 A YES NO NO 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 5 流程转接上一页 总经理 / 管理代表 相关单位 / 质量部 【文件修废申请单】 【管理体系文件审批 收发登记表】 衡量指标： 1、发布使用的文件 100
7、% 经审批 2、文件更改时受控文件100% 更改到位 5.2 文件控制工作流程标准 序 号 流程块工作内容或标准 一文件需求各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。 二 文件编写 / 修订文件编写 1、质量手册由管理代表组织编写。 2、程序文件根据质量管理体系要求策划，由管理者代表 组织编制【程序文件】； 3、三阶文件由各单位一把手组织编制各作业标准作业 办法文件、表单、 QC工程图。 4、文件编写格式，按附件1附件 6 格式规定要求编写。 文件修订 1. 文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提 出，并填写【文件修废申请单】，对其作出相应修订； 2、文件经多次更改（修
8、改状态从0 到 9 时）或文件需进行大 废止文件处理 文件废止审批 A 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 6 幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新版 次，新版次从 0 次开始。 三审核 1. 质量手册和程序文件由管理代表审核. 2. 各部门内作业标准 / 办法表单由各单位一把手审核。 3. 【管理体系文件审批收发登记表】的审核与相应的文件审 核程序相同。 四 批准 1. 编制单位将质量手册、程序文件及其【管理体系文件审批 收发登记表】送总经理批准。 2. 各部门内作业标准 / 办法表单，由编制单位将文件原稿及 审批发放表一起报管理代表批准。 3. 【管理
9、体系文件审批收发登记表】的批准与相应的文件批 准程序相同。 五外来文件接收 1. 对于一般的外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部 门接收、登记、编号、转发，发放时加盖“外来文件”印 章。 2. 对于顾客提供的技术资料，按【技术文件管理程序】的相 关规定进行管理。 六文件归档管理 1、文件编号：程序文件的编号由质量部在编制【程序文件汇 编】时按编号方法一编写。其它三阶文件的编号由编制单 位按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包含在内） 。 编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的 编号办法由编制单位按编号方法三编写。 编号方法一： 质量手册、质量管理体系程序文件的编号方法为：
10、QG/PJ 该类别文件的流水号 文件类别号 配司企业管理文件代号 质量手册类别号为1，质量管理程序文件类别号为2. 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 7 编号方法二： 三阶管理性文件编号方法为： QG/PJ 文件编制单位代号 编制单位内部的该类别文件的流水号 文件类别号为 3。 配件制造有限公司企业管理文件代号 文件编制单位代号为： 单位代号单位代号单位代号单位代号 质量部A 物资部W 铸一车间Q 冷一车间Y 管理部B 财务部D 铸二车间T 冷二车间E 技术部Z 企业文化部I 准备车间S 转向泵车间H 生产部J 销售部X 冲焊车间C 编号方法三： 质量表单记录编号方法
11、为： TSJL/PJ 编制单位代号 编制单位内部的质量记录流水号 TS质量记录的代号 质量记录编号（ NO ：的编号）规则如下： 年份月份流水号 单位代号 2. 编制单位将审批后的系统文件、程序文件、三阶文件及各 式表单的原稿、【管理体系文件审批收发登记表】及电子 版一起报质量部，由质量部系统列帐管理。同时要及时在 公司 OA体系文件系统上维护，确保纸版文件与电子版文 件的统一性。 3. 编制单位应对本单位编制的文件底稿进行台帐系统管理。 4. 各使用单位主管或授权人员，应建立本单位【有效文件目 录清单】和相关记录，负责文件的归档管理。 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日
12、期 8 5. 各类质量数据、记录及表单的保存期限依据【记录控制管 理程序】的相关作业内容进行管理。 6. 任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文 字、符号，否则视为无效文件。 7. 相关部门设有专人管理，文件的管理纳入内部审核项目中， 以确保数据的正确使用。 七文件发行 1. 职能部门将审批后的文件，按【管理体系文件审批收发登 记表】中由编制单位确定好的印制份数和发放范围，印发 到相关人员及单位。 2. 经发行的文件，由质量部以【公司管理体系有效文件目录 清单】列册管理，印适当份数，在纸质文件封面上加盖受 控章后发行，并请收文单位于【管理体系文件审批收发登 记表】上签收 ( 表单除
13、外 ) 。电子版本的文件，设定审批及 签收人员的权限，自行打印的无受控章的文件为非受控文 件。 3. 各单位若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模 糊，应填写【文件复制申请单】，向职能部门申请补发。 4. 当文件、资料已经丢失 ，持有人应填写【文件复制申请单】 ， 向职能部门、文件编制单位（或外来文件的职能管理部门） 申请补发。经核实无误，职能部门则重新印制、发放并记 录。 八文件宣贯执行 1、文件编制单位负责组织本文件的培训，同时做好相关学习 或培训记录。 2、各单位组织本单位员工学习相关的文件，并作好相关学习 或培训记录。 3、各单位按文件要求指导、执行工作。 九 收集各使用单位意
14、见 编制单位负责收集各单位的反馈意见。 十意见评审 文件编制单位负责组织相关单位及领导参与文件意见的评审 第一：应该修改，则接第二款“文件修订” 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 9 第二：若不需修改则接第八款“文件宣贯执行”。 第三：应该废止，则接“文件废止审批”。 十 一 文件废止审批 1. 质量手册和程序文件的废止由管理代表审核. 总经理批 准。 2. 各部门内作业标准 / 办法的废止由各单位一把手审核。管理 代表批准。 3. 外来文件的废止由管理代表审核. 总经理批准。 十 二 废止文件处理 1、经过批准废止的文件, 应由质量部根据【质量管理体系文 件审批收发
15、登记表】发放范围, 收回旧版文件 , 并作好记录。 2、质量部回收的旧版文件可于文件上画“【】作费”标识 供回收用纸，或进行销毁。若因需要保留作废文件时，保存 单位应对这些文件进行标识，防止造成错用或误用。 6. 相关文件 / 数据 序号文件编号文件名引用处 1 QG/PJ100 【质量手册】 2 QG/PJ200 【程序文件汇编】 3 QG/PJ203 【记录控制管理程序】 4 QG/PJ202 【技术文件管理程序】 7.质量记录表单 序号质量记录号名称使用处保存时间存放 1 TSJL/PJ01A 【管理体系文件审批收发 登记表】 质量部3 年质量部 2 TSJL/PJ02A 【文件修废申请单】各单位3 年质量部 3 TSJL/PJ03A 【公司有效文件目录清单】质量部动态质量部 4 【公司有效文件目录清单】各单位动态各单位 5 TSJL/PJ04A 【文件复制申请单】各单位3 年质量部 文件编号 文件控制管理程序 编制单位 版本/ 版次编制日期 10