GMP文件管理规程.pdf

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1、. . 制 定 人审 阅 人审 核 人批 准 人 部门 签名 日期 执行日期 分发部门及数量： 资料管理室（ 1）份、质量管理部（ 1）份、生产管理部（ 1）份、采购管理部（ 1）份、 技术管理部（ 1）份、设备管理部（ 1）份、物资储运部（ 1）份、行政管理部（ 1）份、 财务管理部（ 1）份、销售中心（ 1）份。 目的：用于规范公司 GMP 文件及其附件的格式、制定、审阅、审核、颁布与实施，规范GMP 文件的管理流程，保证各种GMP 文件制定的规范性、系统性、准确性和严肃性，从 而保证企业生产质量管理活动的全过程规范化运转，使企业的一切活动有章可循、 责任明确，以达到有效管理的最终目标。

2、范围：所有用于与 GMP 规范相关所设计的所有工作职责、管理标准、操作规程、技术标准 及各类实施记录文件。 职责： 1 文件制定人负责按本规程要求进行标准文件的制定，确保文件格式、 排版符合本规程要求； 2 文件管理员负责文件的保管、归档、复制、分发、变更、回收及销毁； 3 质量管理部负责 GMP 文件的管理和审核，确保颁发执行的文件符合本规程的各项要求； 4 各有关部门对本规程的实施负责。 内容： 1 GMP文件的定义 文件是质量保证系统的基本要素，本规程所称的文件是指技术标准、管理标准、工作标 准、验证文件及记录文件。 1.1 技术标准（ Technical standard ；简写： T

3、S） ：是指药品生产技术活动中，由国家有关部 门及企业颁发并制定的技术性规格、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求， 主要包含产品工艺规程、质量标准等。其中工艺规程是为生产特定数量的成品而制定的一个 或一套文件，包生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、 . . 工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制） 、注意事项等内容；质量标准是指生产过程中所 用物料或所得的产品必须符合的技术要求，且质量标准是质量评价的基础。 1.2 管理标准 (Standard management procedure ；简写： SMP) ：是指国家、地方或行政单位 所颁发的有关法规

4、、制度或规定等文件及企业行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之 标准化、规范化而制定的规章制度、规定、标准或办法等书面要求，包括质量保证和质量控 制、生产、安全、供应、销售等管理规程。 1.3 工作标准 (Standard operating procedure ；简写： SOP) ：是指企业内部对每一项独立的 生产作业或管理活动所制定的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对 其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求，包括各种岗位操 作规程和标准操作规程、工作职责等。 1.4 验证文件：包含两个含义，一是证明厂房、设备设施能正确运行并可达到预期结果的一

5、 系列活动的所有文件，二是证明任何操作规程（或方法）、生产工艺或系统能够达到预期结果 的一系列活动的所有文件。均包含了验证的计划、方案、记录和报告。 1.5 记录文件：包含原始记录、凭证、报告等(Record ，简写：REC) ，是反应药品在生产质量 管理过程中执行质量标准和各项规程情况的结果，其媒体有可能是规范化的空白表单，也有 可能是其他承载物。原始记录的范围为岗位操作记录、批生产记录、产品检验记录等；凭证 范围为表示物料、设备和操作室等状态的单、证、卡、牌以及各类证明文件等；报告范围为 药品申请报告、产品质量综合分析以及各类报告书等（记录的依据是文件，即记录的使用在 各类文件中规定。记录

6、的设计应避免抄录差错，可追溯；记录应留有足够的空格供数据填写， 记录填写应做到内容真实，字迹清晰、易读、不易搽掉。记录应保持清洁，不得撕毁和任意 涂改。记录的样张应有相应的编号） 。 2 文件的制定、审阅、审核和批准 2.1 文件的制定 2.1.1 制定原则：由各文件使用部门的负责人安排相关人员参照相应的质量标准和法律法规 进行制定，在完成制定工作后，由制定人在文件初稿的制定栏处签字。在制定文件中，应与 文件涉及的相关部门充分讨论和协商，并广泛征求意见，使文件实施后具有可行性和可操作 性。 2.1.2 各部门负责人负责组织制定本部门的管理标准文件、工作标准文件以及相对应的记录、 凭证。质量负责

7、人制定基本质量方针和质量手册，建立质量目标，技术管理部门负责制定工 艺规程、待包装产品、成品、以及各种物料的内控质量标准；其内容必须根据现行的GMP 规 . . 定并结合公司实际情况制定。 2.1.3 文件内容应与药品生产许可、药品注册批准的相关要求一致，内容应确切，不能模糊 产生歧义，应标明、种类、目的以及文件编号和版本号，文件不得手工书写。 2.1.4 根据管理需要，需增加的文件，由制定者填写GMP 文件制定申请表，并向文件管理 员申请文件编码。 2.1.5 文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。且所有GMP 类的文件均由文件管理员归档 和管理。 2.1.6 文件的格式和内容见 GMP 文

8、件空白模板。 2.2 文件的审阅、审核 2.2.1 GMP 文件经文件使用部门负责人审阅符合要求（文件审阅要点是文件内容的可行性及 可操作性；文字应简练，表述应清楚、确切、易懂，不能产生歧义），并由审阅人在文件初稿 的审阅栏签字并注明日期后，递交质量管理部门审核（审核的要点是与现行的GMP 要求、相 关法律法规及本公司已生效的其他文件是否有冲突，并提出处理意见）； 2.2.2 质量管理部门在对文件初稿进行审核，并确认符合相关要求后，由审核人在文件初稿 的审核栏签字并注明日期。 2.2.3 在初审核通过之后，形成的GMP 文件由文件管理员统一给予文件编码。 2.3 文件的批准生效 2.3.1 经

9、质量管理部门审核通过的GMP 文件，由 GMP 文件管理专员按标准打印，统一排版， 分配文件编码，依次由制定人、审阅人、审核人在相应栏目签字并注明日期后，递相应的批 准人批准。 2.3.2 为了保证文件的准确性和权威性，企业负责人、生产负责人、质量负责人及质量授权 人的岗位职责由企业负责人批准后生效，生产负责人管辖的部门、岗位职责由生产负责人批 准后生效，质量负责人管辖的部门、岗位职责由质量负责人批准后生效，其他部门、岗位职 责由企业负责人批准后生效，其他工作标准、管理标准、技术标准及验证文件、记录均由质 量负责人批准后生效实施。 2.3.3 文件批准后应在批准栏签署姓名和日期，经批准后的文件

10、由GMP 文件管理专员在执行 日期档处填写开始执行日期。 3 文件的编码 3.1 文件设有系统的编码及版本号，并且统一由文件管理部门负责控制，以便于识别、控制 追踪，同时避免发放和使用过时的文件。 . . 3.2 文件由文件管理员统一分类、编码及版面设计，并指定专人负责编码，同时进行记录。 3.3 文件与编码一一对应，一旦某文件终止使用，此文件编码即告作废。且根据文件的编码 系统可随时查阅文件的变更历史。 3.4 文件的编码规则根据 GMP 文件编码操作规程实施。 4 文件的复制和分发。 4.1 文件一经批准，文件原件交文件管理员保管。文件原件由文件管理员保存，各使用部门 只发给复印件。 4.

11、2 GMP 文件管理专员在收到批准的文件后，复印并加盖红色“ GMP 文件专用章 ” ，根据发放批 件分送于本文件执行的有关部门一份，并收回相关旧文件，并在GMP文件发放及收回登记 表上记录。 4.3 当文件破损难以继续使用（或文件使用人将文件丢失）后，应填写GMP文件领用申请 表申请补发，重新办理领用手续，注明为补发文件，并在GMP文件发放及收回登记表 上记录。 4.4 所有 GMP 新版文件下发前，旧版文件必须即时收回，凡收不回的文件全部视为遗失，并 按相关规定处罚。 4.2 需委外印刷的记录一律由使用部门报印刷计划，由质量管理部门文件管理员提供记录样 张，采购管理部送印刷厂进行印制。印刷

12、的各种记录、状态标识、凭证等由文件管理员复核 验收后方可发放使用。 4.5 每次更新文件后，由文件管理员负责对总目录进行更新。 4.6 对于新规程或修改后的文件，文件管理员在总目录中备注栏目作出标记说明。 5 文件的培训与执行 5.1 新文件在批准后、执行前应对文件使用者进行专题培训，并有培训记录。 5.2 培训原则上由制定部门组织，培训人即文件制定人或审阅人。参加人员为文件使用涉及 的各部门人员。必须保证使用者均受到培训，且能正确执行文件。 5.3 在文件执行过程中，相关管理人员应特别注意监督检查执行情况以保证文件执行的有效 性，及时发现各种问题，便于根据实际情况作出修正。 6 文件的归档管

13、理 6.1 文件的归档包括现行文件、验证文件（包括电子版）归档和各种记录归档，记录又包括 . . 空白样张记录的管理和各种批记录的管理。 6.2 文件管理员保存现行文件原件、文件签收单，其样本根据文件变更情况随时更新，并记 录。 6.3 各种记录一经完成，全部集中到文件管理员进行管理，并存档至各文件规定的日期以便 于准确跟踪。 6.4 对于部分特殊文件，应定期进行统计分析评价，为工艺跟踪、数据分析等相关工作提供 准确依据。 6.5 电子版文件的管理 6.5.1 各部门将文件原件及文件电子版备份统一交到文件管理员处。 6.5.2 未递交电子版的文件， 文件管理员不予发放文件。 每个子文件夹中设置

14、一个 “ 旧版文件 ” 文件夹，每次文件升级后，将相应的旧版电子文件移至“ 旧版文件 ” 文件夹中。 6.5.3 公司电子版文件的归档管理由文件管理员负责，各部门、车间电子文件由各部门、车 间指定专人负责。 6.5.4 文件管理员应在每年的12 月 25 日-12 月 30 日，将电脑中的电子文件拷贝在专用的移 动硬盘内，长期保存至档案室。电子文档仅用于存档和资料查询，而不作为执行依据，各车 间、部门需按照加盖 “ GMP 文件专用章 ” 的书面文件作为执行依据。 6.5.5 GMP 文件系统（ SMP 、SOP 、TS 、REC ）审批签字的原始文件，不得加盖印章，以方便复 印后分发，但复印

15、分发的文件必须加盖“ GMP 文件专用章 ” ，方可与原文件等效。 7 文件的变更 7.1 任何文件未经批准不得进行更改，如需更改，应按照制订的书面规程进行修订、审核和 批准。 7.2 文件变更的提出，任何与文件有关的人都可以提出变更申请，并填写GMP文件变更申 请表 ，但在文件变更之前仍按原文件执行。 7.3 变更的审批， 由质量负责人最终评价变更的可行性并批准变更申请，履行文件变更手续。 7.4 变更的执行，按照变更执行意见执行变更，变更过程可视为一份新文件的制定。 7.5 变更管理，文件管理员应负责检查文件变更引起的其他相关的变更并及时调整。 7.6 变更记录，文件的任何变更，文件管理员

16、必须详细进行记录以便于跟着检查。 7.7 文件批准后的初始版本编号为“ 01.00” ，文件需要变更时，制定人在变更工作完成后，在 制定栏处签字并注明日期， 且具体变更情况在版本变更说明处进行扼要说明，同时依次 01.00 、 02.00、03.00 、04.00 递增版本号。当文件需要修订时，制定人在修订工作完成后，在制定 . . 栏处签字并注明日期，且具体变更情况在版本修订说明处进行扼要说明，同时依次01.00、 01.01、01.02、01.03 递增版本号。 8 文件的修订 8.1 文件使用修订周期一般为5 年，到期进行回顾更新修订。发生以下情况之一的可对相关 文件及时进行修订： 8.

17、1.1 生产开工前、新产品投产前、新设备安装调试前。 8.1.2 引进新处方或新方法前。 8.1.3 处方、生产工艺、设备条件发生重大变更时。 8.1.4 验证前和验证后。 8.1.5 企业组织机构发生变化，管理模式发生改变，现行文件不能符合管理要求时。 8.1.6 文件编制质量改进时。 8.1.7 文件执行过程中发现问题时。 8.1.8 接受 GMP 检查或内部自检后。 8.1.9 药事法规、国家有关法定标准变更时。 8.1.10 其他原因需要修订的情况。 8.2 文件修订的要求与文件的起草制订要求相同，并填写GMP文件修订申请表递交相关 负责人审核和批准，由文件管理员对其进行登记备案。 9

18、 文件目录 9.1 文件管理员必须保存一份所有文件的总目录。 9.2 当签发、修订、收回、变更一份文件后，其目录应立即更新。 9.3 文件的总目录应至少包含以下内容：文件编码、版本号、文件名称、执行日期、备注。 10 文件额外副本的发放 10.1 各部门如需要 （包括那些不在原始发放单位的部门）可要求某一份管理规程或操作规程 的额外副本。 10.2 任何申请额外副本的要求必须经过相应职能部门主管的批准，申请单转交文件管理员存 档，并记录。 10.3 除文件管理员外，其他人不得以个人名义擅自复印任何文件。 . . 11 文件的保管 11.1 文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和

19、销毁等应按照操作规程管 理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录存档。 11.2 质量管理部文件管理室保留一份现行文件或样本，并根据文件变更情况随时更新记录在 案。 11.3 所有存档 GMP 文件应统一管理，建立文件目录。分类存放、条理分明，便于查阅。 11.4 与产品相关的批记录，应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。 未规定有效期的至少保存三年。 11.5 与物料相关的记录，应保存至物料有效期后一年，未规定有效期的至少保存三年。或保 存至物料关联的产成品有效期后一年，以时间长为准。 11.6 质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应

20、当 长期保存。 12 文件回收、销毁 12.1 文件回收 文件由于以下原因作废、停止使用时必须及时收回（文件收回时应在GMP文件发放和 收回登记表上登记签字并注明日期） ： 12.1.1 文件修订被批准使用后，原文件自新文件生效之日起废止，并及时回收。 12.1.2 文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。 12.1.3 记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。 12.2 文件销毁 以下过程中产生的文件，需及时销毁并在GMP文件发放和收回登记表上登记签字并 注明日期： 12.2.1 文件编制过程和打印过程中的草稿，需及时销毁； 12.2.2 回收的旧

21、版文件原件留存后的其余文件经质量负责人批准后销毁的，并填写了文件签 收、销毁单； 12.2.3 其它的废止文件要及时销毁； 12.2.4 保存到期的文件、记录，需及时销毁。 12.3 留存的回收旧版文件原件，需加盖“ 文件废止章 ” 后统一造册留存，存放于单独区域。 12.4 所有需要销毁的文件，统一由质量管理部门收集、清点和建账，填写GMP 文件销毁申 请表 ，经公司质量负责人批准签字后，指定专人销毁，并指定监销人，为防止失密并填写销 . . 毁记录。 13 文件的格式 13.1 文件一般由正文和附件两部分组成，正文是文件的主要部分， 附件是执行文件所需的表 格、图片或者其他附件。 13.2

22、 文件的页面设置： A4纸竖排，页边距为一般为上2.0 厘米，下 2.0 厘米，左 2.0 厘米， 右 2.0 厘米。 13.3 页眉设置：页眉内容包括公司图标、公司名称、文件类型、文件名称、文件编号、版本 号、颁发部门、执行日期。其中公司图标尺寸为长1.63 厘米、宽 1.64 厘米；公司名称标准 为“黑体、小三、单倍行距、居中” ；文件类型标准为“宋体、Times New Roman 字体、四号、 单倍行距、居中”；文件名称标准为“宋体、 Times New Roman 字体、四号、单倍行距、居中” ； 文件编号栏为“宋体、 Times New Roman字体、五号、单倍行距、居中” ；

23、版本号栏为“宋 体、Times New Roman字体、五号、单倍行距、居中” 。 13.4 页脚设置：内容为“第 *页，共 *页” 。要求为“宋体、五号、居中” 。备注为“楷体、五 号、加粗 / 倾斜、居左”。 13.5 首页设置，文件的首页内容包括签批表格及内容。签批表格包含部门栏、签署栏、日期 栏、执行日期栏、分发部门及数量栏，且部门栏、签署栏、日期栏、执行日期栏的要求为“宋 体、四号、单倍行距、 居中” ，分发部门及数量栏的要求为 “宋体、小四、1.5 倍行距、居中” 。 13.6 文件包括“目的、范围、职责、内容、附录”，其字体要求为“宋体、小四、加粗、左 对齐、无缩进、段前 0 行

24、、段后 0 行、1.5 倍行距” （注：冒号不加粗），正文字体要求为“宋 体、Times New Roman字体、小四、 1.5 倍行距” 。文件的章采用“宋体、Times New Roman 字体、小四、加粗、左对齐、无缩进、段前0 行、段后 0 行、1.5 倍行距” ，各章节之间空一 行，文件中的条字体要求为“宋体、Times New Roman 字体、小四，左对齐、无缩进、段前0 行、段后 0 行，1.5 倍行距” 。序号和文字之间控一格，无序号的首行段落采用“首行缩进2 个字符”即“四个空格” 。 13.7 末页设置，文件的末页需在后面添加 “变更记载及原因” 表格，其中“变更记载及原

25、因” 字体为“宋体、小四、加粗、左对齐、1.5 倍行距” ，表格内容有“修订号、执行日期、变更 原因、依据及详细内容”字体要求为“宋体、小四、居中、1.5 倍行距” ，具体见模板所示。 13.8 文件中的表格格式，表格为根据窗口调整表格，行高视编辑内容调整，标题行根据需要 可设置底图案，对齐方式视编辑内容进行调整。而附件中出现的表格，需在文本左上方备注 “附件 ” ，其字体要求为“宋体、小四、置左上方” ，公司名称要求为“黑体、小三、加粗、 . . 表格上方居中”，表格名称字体要求为“宋体、Times New Roman 字体、三号、加粗、表格上 方居中” ，编号字体要求为“宋体、Times

26、New Roman字体、小四、置于表格右上角” ，表格 中的文字要求为“宋体、小四” 。 13.9 质量标准、工艺规程、岗位职责等特殊文件的格式要求，分别在各类文件的编制及管理 规程中加以规定，没有特殊规定的均按此文件格式进行文件的制定。 13.10 文件编辑过程中如出现表格、图片等影响页面整体效果时，个别文本、页面可根据需 要适当调整段落与行距，但字体格式不可调整。 13.11 各类文件的封面参见 GMP 文件空白模板。 14 附件 14.1 GMP 文件空白模板 DCX-SMP-GMPFM-003-01 14.2 GMP 文件制定申请表 DCX-SMP-GMPFM-003-02 14.3

27、GMP 文件修订申请表 DCX-SMP-GMPFM-003-03 14.4 GMP 文件变更申请表 DCX-SMP-GMPFM-003-04 14.5 GMP 文件领用申请表 DCX-SMP-GMPFM-003-05 14.6 GMP 文件销毁申请表 DCX-SMP-GMPFM-003-06 14.7 GMP 文件发放及收回登记表 DCX-SMP-GMPFM-003-07 变更记载及原因 修订号执行日期变更原因、依据及详细内容 01.00 02.00 . . GMP文件控制流程 质量管理部文件管理部门总经理或授权人各文件需求部门 开始 部门负责人组 织编制和设计 本部门的文件 审核 部门负责人

28、 审阅 GMP办公室 排版编号 总经理或授 权人批准 复印、盖章 发放 文件评审 是否继续使用 文件修改 年度自检 是否继续使用 接收新文件 上交旧文件 旧版 文件处理 文件执行 是 是 否 否 结束 否 否 是 是 . . 制 定 人审 阅 人审 核 人批 准 人 部门 签名 日期 执行日期 分发部门及数量： 资料管理室（）份、质量管理部（）份、生产管理部（）份、采购管理部（）份、 技术管理部（）份、设备管理部（）份、物资储运部（）份、行政管理部（）份、 财务管理部（）份、销售中心（）份。 目的： 范围： 职责： 内容： 附件一 GMP 文件空白模板首页 附件一 GMP 文件空白模板正文页

29、. . 附件一 GMP 文件空白模板末页 . . 变更记载及原因 修订号执行日期变更原因、依据及详细内容 01.00 02.00 . . 附件二贵阳德昌祥药业有限公司 GMP 文件制定申请表 编号： DCX-SMP-GMPFM-003-02 文件名称版本号申请部门 制定原因： 申请人： 年月日 直属部门及业务部门审核意见： 审核人： 年月日 质量管理部审核意见： 审核人： 年月日 审批意见： 批准人： 年月日 批准的文件编号 备注 注：审批部门根据文件制定程序定详见文件管理规程第2 条文件的制定、审核、批准程序 . . 附件三贵阳德昌祥药业有限公司 GMP 文件修订申请表 编号： DCX-SM

30、P-GMPFM-003-03 文件名称文件编码版本号生效日期 全文共页，此次修订第页。 修订原因： 申请人： 年月日 修订内容： 修订后的作用：版本号页数页版号 直属部门及业务部门审核意见： 审核人： 年月日 质量管理部审核意见： 审核人： 年月日 审批意见： 批准人： 年月日 备注 . . 附件四贵阳德昌祥药业有限公司 GMP 文件变更申请表 编号： DCX-SMP-GMPFM-003-04 文件名称文件编码版本号生效日期 全文共页，此次变更范围为第页至第页。 变更原因： 申请人： 年月日 变更内容（扼要）： 变更后的作用：版本号页数页版号 直属部门及业务部门审核意见： 审核人： 年月日 质

31、量管理部审核意见： 审核人： 年月日 审批意见： 批准人： 年月日 备注： . . 附件五贵阳德昌祥药业有限公司 GMP 文件发放及回收登记表 编号： DCX-SMP-GMPFM-003-05 文件名称文件编码发放人发放日期接收部门接收人接收日期接收份数回收日期回收份数 备注 . . 附件六贵阳德昌祥药业有限公司 GMP 文件领用申请表 编号：DCX-SMP-GMPFM-003-06 申请部门申请日期 文件名称文件编码 版 本 号领用份数 领用原因： 申请人： 年月日 直属部门审核意见： 审核人： 年月日 质量管理部审核意见： 审核人： 年月日 审批意见： 批准人： 年月日 . . 附件七贵阳德昌祥药业有限公司 GMP 文件销毁记录申请表 编号： DCX-SMP-GMPFM-003-07 申请部门申请日期 文件名称文件编码 版 本 号销毁份数 销毁原因： 申请人： 年月日 直属部门审核意见： 审核人： 年月日 质量管理部审核意见： 审核人： 年月日 审批意见： 批准人： 年月日 . .