OA办公系统功能介绍资料.pdf

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1、OA办公系统功能介绍 功能模块功能模块详细描述 个人事务 电子邮件用于内部邮件、外部邮件的收发，相互转发 内部短信主要起通知、提醒和交流作用。 手机短信对工作流，通知，邮件等可以发短信提醒（平台版增送此组件） 公告通知具有通知公告的发布、管理和查询等功能。 新闻 新闻发布、新闻评论、管理和查询功能。 投票主要用于意见收集、民主决策、结果测试等。 个人考勤主要用于对公司内部员工考勤的管理。 日程安排主要是对未来要做的事务进行安排、提醒 工作日志主要是对已经做的工作进行记录，如周报，月度总结等 个人文件柜用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给他人阅读 控制面版用户个性化设置，包括密码、界面、

2、桌面、个人信息等内容 工作流程 新建工作发起流程，从对应流程文件夹中选择需要的模板，开始填写表格 待办工作审批流程，可以审批各用户转交来的流程 工作查询查询自己发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出EXCEL 工作监控可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等 数据报表事先设置流程报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等 超时统计对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计 工作委托因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理 工作销毁对删除的流程进行彻底清理，相当于windows 的回收站 流程日志查询流程每一步骤的办理日志情况 行政办公 公告通知管理可以发布公告、

3、查询公告，并可查看公告接收者对该公告的查阅情况 公告通知审批可以对公告的内容进行审批，审批过的公告才可以发布出去 新闻管理和公告管理类似，不同的是新闻允许评论，而公告不允许评论 投票管理类似于网络调查，可以自定义投票项目供投票者去选择 日程安排查询可以查看下属自己安排的日程内容，也可以对下属直接安排工作 工作日志查询可以查看下属写的工作日志，并可以对日志进行点评及共享 管理简报统计各用户各项工作的数量 工作计划 多人参与，参与人随时可以看到任务进度，有权限人员可以点评 办公用品管理办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表 固定资产实现固定资产的录入，生成资产卡片，生成相应的

4、查询报表。 图书管理实现图书的管理录入、借阅、查询、管理。 资源申请管理对相当设备的进行管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投仪影等 会议申请安排对会议室进行预约登记、会议申请、批准，会议纪要等进行全面管理 车辆申请安排对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理。 公共通讯薄按组查询人员通讯信息 组织机构信息可以查看单位、部门、用户相关信息 知识管理 公共文件柜帮助用户实现文件系统化管理，可针对不同角色、不同用户授权 网络硬盘类似 FTP，针对服务器上相应路径授权，存放资源文件 图片浏览主要用于放JPG、GIF 等图片格式文件，可以直接预览、播放 OA 知道类似百度知道，问答式的知

5、识积累，可以提问、回答、查询等 维基百科类似于百度百科，词条式多人共同编辑完善的知识管理方式 人力资源 人事管理 主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。 实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同 到期的定时提醒，可设置附件。包括人事档案、合同管理、奖惩管理、 证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离 职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块。 招聘管理 实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程 细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析 等模块 培训管理主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块 考勤管理 对在

6、 OA 上考勤的数据进行统计，同事对考勤进行设置 包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块 绩效考核 可以实现对员工的各种考核，如月考核、季考核等，考核方式是给员工 打分，多人多一人进行考评，最后得出平均分数;考核项目可自定义， 分考核项目设定、考核任务管理、进行考核等子模块 薪酬管理 通过 OA 发放工资条，可以自定义工资结构 细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部 门工资上报、福利管理等模块 员工自助查询员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容。 人力资源设置可以设置考勤、人力资源管理员及HRMS 相关代码 在线考试 通过OA 进行考试，标准化选

7、择题，自动评分,包括题库管理、试题管 理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块 公文管理 （标准版不含 此组件） 发文管理主要是发文过程，包括发文拟稿、发文审核、套红盖章等模块 收文管理包括收文登记、领导批阅、收文分发、收文阅读 基础设置主要设置参数、主题词管理、文件类型管理、收文权限管理 档案管理 （标准版不含 此组件） 卷库管理可以新建卷库、管理卷库 文件管理可以新建文件、管理文件、查询文件 案卷管理可以新建案卷、管理案卷、查询案卷 案卷借阅分借阅案卷（借阅记录、借阅申请、借阅查询）、案卷审批 档案统计可以对案卷及借阅情况进行统计 档案销毁对删除后的档案进行彻底清除 CRM2010 客户

8、管理包括客户信息、客户联系人信息、客户活动记录及客户关怀 销售管理包括销售机会、报价单、合同、订单、合同收款等模块 产品仓库管理包括产品管理及仓库管理等模块 客户服务包括客服记录、客户投诉 市场营销记录市场活动的相关信息，如活动时间、地点、类型等 采购管理有供应商管理、供应商联系人管理、采购订单、采购入库、采购付款 报表分析如客户报表、销售报表、客户服务报表、采购报表等 系统设置对 CRM 各模块中的代码进行设置 项目管理 我的项目用户自己申请的项目或者参与的项目 我的任务用户在各项目中需要完成的工作任务 项目审批有该权限者可以对项目进行审批 项目文档项目中需要保存文件，可设置为新建、修改、删

9、除、查看权限 项目问题项目任务处理过程中遇到的问题,相关人员可以相互讨论、处理 基础数据设置包括项目权限、项目模板、项目代码的设置 交流园地 讨论区单位的内部的BBS，可以设置多个主题，有权限的人参与讨论 论坛可以集成Discuz 超级社区论坛 网络会议可以进行视频会议，与个人事务中“我的视频会议”关联 文本聊天室可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天 语音聊天室需要安装MeChat 聊天服务器后可以进行语音聊天 网络会议管理包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作 文本聊天室管理可以设置聊天室名称，并可以进行删除、关闭、删除记录等操作 系统管理 组织机构设置设置单位名称、部门、用户及

10、角色与权限设置 工作流设置定义工作流表单、流程等，并对流程进行分类 行政办公设置设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板 知识管理设置可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置 信息交流设置设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核 印章管理可以制作印章、印章授权、印章删除等操作 定时任务管理有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等 紧急通知设置可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式 界面设置可以设置IE 标题、主界面、登陆界面等内容等 状态栏设置可以设置底部需要显示的文字 系统代码设置对 OA 中各模块设置不同代码 功能模块模块内容简

11、要说明 系统 首页 功能菜单定义：可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中，隐藏不使 用的模块。 桌面显示定义：定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任 务、最新文档，我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等。 桌面栏目可以自由选择，自由拖动。 工作流程表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。 新闻公告 包含“公告管理” 、 “新闻管理” ，管理新闻公告的拟稿、审核、发布与 查询；可自定义增加发布栏目。 电子邮件内部邮件、 POP3 邮件收发，邮件管理。 文档中心公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。 工作计划部门或个人周计划、月计划的起草、

12、审核、发布及执行反馈。 工作报告撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报，可提交上级审阅。 行政综合 包含“调查投票” 、 “员工评选” 、 “外出登记” 、 “重要提醒” 、 “费用管 理” 、 “通讯录”、 “考勤管理”等7 个子模块。 任务安排工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。 个人办公 包含“个人日程” 、 “工作日志”、 “个人文件夹” 、 “个人设置” 、 “个人通 讯录”等5 个子模块。 企业文化 包含“电子论坛” 、 “电子期刊”、 “成长历程” 、 “企业格言” 、 “欢迎新同 事” 、 “文体活动”等6 个子模块。 手机短信通过网关收发手机短信，可以建立个人通讯录、

13、常用短语。 知识管理知识文档的分类，知识的建立与查询。 会议管理会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。 车辆管理车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。 用品管理用品分类登记，入库、领用申请与审批，领用统计报表。 资产管理资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。 图书管理管理图书资料，图书借阅、归还管理。 合同管理企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。 证照管理管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒。 报表中心定义需要填报的报表类别、格式，网上填报报表内容。 在线讨论发起、关闭讨论议题，查询历史讨论内容。 常用查询常用公共信息的管理与查询。 快捷方式定义：定义常用

14、的功能在桌面右上角，如流程发起、写邮件、写日志等。 1、工作流程 流程发起：选择相应工作表单（如费用申请、采购申请、请示报告等），填写相应栏目或 正文内容，即可提交给下一个审批（办理）环节，也可保存至草稿。 审批办理：系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理（或被授权 办理）的工作，打开即可在指定的位置签写审批办理意见，也可以根据权限修改工作表单中 的内容。签写意见的方式有：输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、 盖章等。 可以退回至已经办过的任意环节。 可以直接将待审批工作置为办结，且将办结信息通知所有经办人。 如果当前环节不是最后环节，提交即自动流转至下一

15、环节。 如果当前环节是最后环节，而实际情况还需要继续流转，可在工作流程中添加后续环节， 并继续提交。 协办：办理人可以发起协办，即使协办尚未办理，当前环节仍可提交，且协办自动取消。 监控催办：所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中，可直观地看 到每一项工作现在所处的处理环节，可对当前的工作办理人发送催办信息。 流程调度：如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作，可以将该 项工作调度给其他人办理。 办结查询：用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。 统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计的内容限于数字信息（如 费用申请、报销单等），既可

16、统计已经办结的，也可统计办理中的。 2、新闻公告 2.1、公告管理 在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等，公告审核支持多级审核。 公告可以限制部分人可以查看。 点击公告标题，可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。 超过有效期的公告自动归类到历史公告。 2.2 、新闻管理 实现新闻的发布与维护管理功能，新闻对象亦可指定，新闻的发布无需审核。 23、类别设置 设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式。 3、电子邮件 电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的 通信需求。 RuvarOA的电子邮件模块，可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内 部独立使用，实现内

17、部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管 理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。 RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3 邮件，或监 控某些帐号的外发邮件内容。 4、文档中心 文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的 上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL 、POWERPOINT、图片等各种 文件格式。 文件上传：可以单个文件上传，也支持批量文件硬盘拷贝，方便企业原始海量文件的上 传。 文件查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。 5、工作计划 5.1 、个人计划 周计划

18、：以每天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周) ， 提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成”、 “未 完成”状态，注明完成或未完成原因，最后将所有计划置“办结”状态后归档。 月计划：起草个人月工作计划，操作流程同周计划。 5.2 、部门计划 周计划：起草、发布、执行、查询部门周工作计划，操作流程同个人周计划。 月计划：起草、发布、执行、查询部门月工作计划，操作流程同个人月计划。 6、工作报告 用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结，并提交给 有关领导审阅。 部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告

19、内容。 工作日报、周报可设置提交时间，自动标记延期提交的报告。 自动汇总漏交日报、周报的员工。 日报、周报格式可由用户自定义。 7、行政综合 7.1 、调查投票 通过设定主题，可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票 人范围，每人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及 人事考核等。 7.2 、员工评选 评选典型（如优秀）员工，可限制每个评选人的最多投票数，自动按结果排序。 7.3 、重要提醒 针对某些重要事件，可以设置系统自动提醒，即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提 醒对象可以多人，提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。 7.4

20、 、外出登记 登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于及时了 解员工外出动向。 7.5 、通讯录 建立内部（即 OA系统用户）通讯录以及公共通讯录，供用户查询。 7.6 、费用管理 管理企业费用类别，录入费用数据，生成多种费用汇总表，查询个人或部门费用发生情 况。 7.7 、考勤管理 设置上、下班考勤时间，用户可登陆系统进行考勤，系统自动生成考勤报表。 8、任务安排 任务安排实现对日常工作任务的安排、下达，任务负责人员的指定，实现工作由上到下， 由总到分的统一安排管理。 主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查，实现管理者对于任务进展情况进 行直接、准确的监

21、控管理。 9、个人办公 9.1、个人日程：个人日程的安排、备忘，可设置手机短信自动提醒。 9.2、工作日志：个人日志，日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。 9.3、个人通讯录：员工的个人通讯录信息，可导入到RuvarOA企业邮件系统中。 9.4、个人设置：个人基本信息设置，签名样式上传管理，登录密码修改，流程审批及日 程安排的授权。 9.5、个人文件夹：建立个人文档中心，可以建立文档类别，支持同时多文件上传，支持 文件在文件夹之间的移动。 10、企业文化 10.1 、电子论坛 可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围，在实现内部员工交流的同 时，可以充当日常办公讨论的功能，大大

22、提高内部交流的效率。 支持直接上传 MP3 、AVI 等格式的声音、图像文件，察看时直接播放。 10.2 、电子期刊 期刊投稿：用户可以向期刊的有关栏目投稿，系统可以统计用户的总投稿数量。 编辑审稿：期刊的编辑审定投向各栏目的稿件，选择稿件进行发表，对于不采用的稿件 可以退稿。 期刊阅读：查询、阅读出版的电子刊物，支持全文搜索。 10.3 、成长历程 管理企业成长历程，并可在桌面显示。 10.4 、企业格言 管理企业格言，并可在桌面显示。 10.5 、欢迎新同事 简单描述新同事信息，并可在桌面滚动显示。 10.6 、文体活动 员工可任意发布问题活动信息，并可在桌面显示。 11、手机短信 短信发

23、送、接收及管理，支持群发，同时可与RuvarOA内部管理功能结合，自动发送待办 通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。 12、知识管理 知识整理：按类别整理企业相关知识，提交审核。 知识审核：审核提交的知识草稿，验证知识的准确性和有效性。 知识查阅：阅读知识，对知识进行点评。 13、会议管理 包括会议室管理会议安排、会议查询、人员查询和会议室查询、会议提案、会议纪要等 功能。用户可通过系统提供的功能，适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理，查看会 议情况，如出席情况、会议纪要等等。 14、车辆管理 车辆登记：建立相应的车辆档案，详细记录购买情况、车辆情况。 用车管理：用车的申请、审核、派车管

24、理；派车单更改；用车返回登记。 车辆管理：登记管理车辆的维修、事故、费用情况。 统计报表：按部门、按时间、按车辆生成相应的里程、费用报表。 15、用品管理 用品采购：用品管理人员进行采购登记，可以为各种办公用品设定库存报警值，方便办 公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。 领用管理：对需要办公用品的用户进行领用登记，自动完成库存扣减。 查询统计：可通过部门、时间段、领用人等不同途径进行相应的统计查询。 16、资产管理 设备档案：管理企业或部门设备的详细信息，可以自定义字段。 设备使用：可以对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。 设备折旧：提供多种折旧计算方

25、法。 导出管理：可以将设备档案导出成WORD 或 EXCEL 文档。 17、图书管理 新书入库：登记新购置的图书资料。 我的借阅：借阅或归还图书，系统自动提醒借阅时间到期。 图书查询：可以按类别、编号、图书名称等方式查询图书资料。 超期借书：查阅所有超期的借阅，可以发邮件催还。 18、合同管理 合同录入：录入及维护企业签订的各类商务合同信息，每份合同可以附加多个附件及相 关补充合同。 合同借阅：合同的借阅申请、审批、查阅过程管理。 合同终止：对履行中的合同进行终止的申请与审批管理。 合同查询：按多种条件查询合同信息。 19、证照管理 证照录入：按照类别录入需要管理的证照信息，如证照名称、发证日

26、期、到期日期、持 有人、发证机关等。 证照查询：根据多种条件查询证照信息。 提醒设置：可根据证照的有效期或到期时间设置证照的提前提醒日期，不同的证照提醒 人可以不同。 20、报表中心 报表模板：定义报表的类别，如财务报表、行政报表等；以及不同类别常用报表的表头、 表尾、内容栏、计算方法等项目。 报表填报：填写相关报表的内容，完成后可选择指定的阅读人员提交。 报表查询：根据权限查阅报送过来的分类报表，如有新的报表送到，系统会自动邮件及 弹出界面提醒。打开的报表可以转为EXCEL 文件或直接打印。 21、在线讨论 根据权限发起讨论议题，类似网站的聊天室。讨论可以限时发起、关闭。已关闭的讨论 可以激

27、活重启。 22、常用查询 RuvarOA提供办公过程中有可能用到的一些信息查询工具，如万年历、长途区号、邮政 编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。 23、后台管理 组织权限管理：设置企业部门、职务、角色、群组、群组权限。 用户帐号管理：管理用户登录帐号、密码、角色、所属群组、登陆IP 限制等。 表单定义：设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容；支持多页表单。 流程定义：给工作表单设定默认办理环节，图形化定义。 功能管理：根据实际需要屏蔽不使用的功能模块，增加用户自己开发的功能链接。 论坛设置：设置论坛栏目及管理员。 文档中心：同步文档中心的文件夹及文件名，清理垃圾文件夹，设置超级管理员。 桌面定义：预定义用户默认的首页格式。 容量设置：设置邮件系统及个人文件夹的空间限制。 日志管理：查询及删除系统登陆日志。