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1、上海奇想青晨新材料科技股份有限公司 行政接待流程及标准 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、 厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、管理 行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要 来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重 要来访预约后， 可报行政部， 并协助拟定接待计划并填写接待日程表（表单见附件） ， 有特殊需要的要在日程表中详细注明，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应 提前 2 天告知行政部。 四、计划与准备
2、1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来 宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这 基础上拟定接待计划，排出日程安排表。 2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间 及场所。 3、行政部根据来宾情况及接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香 烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水 果、香烟等。 4、行政部根据情况计划安排来宾游览路线、娱乐项目等。 5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影 设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安
3、排礼仪人员，安排摄影摄像等。 6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车 辆听从行政部经理和主接待人员协调安排，统一调度。 7、行政部根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准 特级接待标准： （市、区两级政府局级以上领导，重要合作单位董事长、 总经理） 陪同人员：董事长、总经理、副总经理 1、迎接：董事长、总经理、副总经理在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎 候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾。 2、参观：董事长、总经理、副总经理陪同，由董事长沿途介绍基本情况以及到达 公司后详细介绍相关信息。 3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯
4、光合适，将公司简 介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/ 会议室。根据需要制作宾 客席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店： 6、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、行政部根据情况购买礼节性礼品。 一级标准：（市、区两级政府科级以上领导，镇政府常委班子成员，合作单位副 总经理级别主要领导） 陪同人员：总经理、副总经理、相关对口部门经理、行政部经理 1、迎接：总经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：总经理、副总经理、相关部门经理陪同，总经理介
5、绍公司基本情况。 3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介 或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室/ 会议室。根据需要制作宾客 席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店： 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 二级标准：（市、区两级政府职能部门科员、镇政府职能部门负责人，合作单位 部门经理级别人员） 陪同人员：分管副总经理、相关对口的部门经理、行政部经理。 1、迎接：对口的部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：相关对口的部门经理及人员
6、陪同，由相关人员介绍公司基本情况。 3、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶 水杯摆放于接待室。 4、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店： 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 三级标准：（镇政府部门科员，合作单位工作人员） 陪同人员：相关对口的部门经理或工作人员 1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同并介绍公司基本情况。 2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、 纸笔、茶水杯摆放于接待室。 3、用餐标准：行政部根据情况预定酒店： 六、接待礼仪： 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳
7、重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人 员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸 右手示意，并说“这边请”。 8、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 9、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方 可离开。 七、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练
8、 介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向 参观人员说明。 八、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提 取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 九、商务接待中的座次安排（图） （一）关于会议主席台座次的安排 1、 主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座， 避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2 号领导在 1 号领导左手位 置，3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时，1、2 号领导同时居中， 2 号领导 依然在 1 号领导左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置
9、。 3、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。 领导同志 到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人 数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出 现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。 主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 （二）关于宴席座次的安排 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1 号客人在主陪 的右手，2 号客人在主陪的左手， 3 号客人在副主陪的右手， 4 号客人在副主陪的左手， 其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而 定。 中餐桌 （三）仪式的座次安排 签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右 排列。 附：会议座位安排 长条桌 注：A为上级领导， B为主方席 与外宾会谈 注：A为主方， B 为客方 与上级领导座谈 注：A为上级领导， B为主方领导 接 待 工 作 日 程 安 排 表 时间接待事项地点接待人员备注