《超市采购手册(精华版).pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《超市采购手册(精华版).pdf（15页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、采 购 手 册 内部资料严禁外传 目录 第一章前言 第二章采购部职能及人员 1 、采购部的职能 2 、采购人员素质要求 3 、采购部经理岗位职责 4 、采购员岗位职责 5 、采购部门的管理要求 6 、制定采购预算 7 、坚持市场调研 8 、制定竞争方案 9 、采购部门运作实施 10、采购部运作流程 第三章商品组织原则 1、种类 2、结构 3、质量 4、档次 第 2 页 共 38 页 5、退货 第四章商品的分类 1、大分类 2、中分类 3、小分类 4、单品 第五章供应商与谈判 1 、谈判的定义 2 、采购谈判的目标 3 、公平而合理的价格 4 、交货期 5 、供应商的表现 6 、与供应商维持关系
2、 7 、谈判的有利与不利的因素 8 、谈判技巧 9 、谈判的十二戒 10、供应商的规模 11、供货意愿 12、签订采购合同 13、谈判的项目 14、谈判的策略 15、异议处理 16、真正的异议 第 3 页 共 38 页 17、错误的异议 18、假的异议 19、较常见的异议 第六章销售价格制定 1、商品的价值与价格 2、决定价格的方法 3、不同市场占有率的商品的价格策略 4、不同生命周期的商品 5、价格的灵活确定 6、促销定价 第七章商品陈列 第八章商品促销 第九章库存控制 1、理想库存 2、采购如何分析控制库存过高 第十章毛利控制 1、理想状况 2、如果毛利率太低可能的原因 3、采购因应对策
3、4、采购必须控制毛利率在规定的标准 第十一章滞销商品处理 第十二章销售分析 第十三章自有品牌开发 第 4 页 共 38 页 1、商品 2、商品档次 第十四章采购部门的考核指标 1 、主要考核指标 2 、销售额指标 3 、毛利额、毛利率指标 4 、营业外收入指标 5 、辅助考核指标 6 、促销商品达成率指标 7 、库存商品周转率指标 8 、商品订货到位率指标 9 、新品引进指标 10、商品淘汰指标 第十五章消费者分析 1、购物者剖析 2、影响购物者的因素 第十六章条码知识 第 5 页 共 38 页 第一章前言 这是一本专门为超市编写的采购手册。 采购工作是零售业中最具有挑战的工作，采购者们往往也
4、是企业中最具有冲劲、活力及创新精神的团队。 目前，中国经济成长快速，大众生活水平日渐提高，而流通业的管理还缺乏现代化的手段，我们希望通过本手册 的学习能使新入行的采购人员迅速的掌握零售采购知识，为减少商品的流通环节为提供物有所值的商品、为提升 零售业的现代化水平而有所创新、有所贡献。 第二章采购部职能及人员 采购部门相对与营运部门而言，是负责商品的采购工作。 1、 采购部的职能 选择、保持丰富的品种 提供超值的商品及服务 争取最有利的供货条件 制定合理的价格政策 创造最高的业绩和利润 把握市场变化及趋势 2、 采购人员素质要求 采购人员需要具备以下素质： 有良好的个人信誉，无不良行为记录 有一
5、定的学历，熟练使用计算机，了解财务知识 熟悉超市的整体工作，有采购工作的经验 有良好的沟通和谈判能力 商品知识丰富 有较强的敬业精神 有良好的身体素质，成熟的年龄 3、 采购部经理岗位职责 主持采购部全面工作，提出公司商品采购年度计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成； 调查研究公司各部门商品需求及销售情况，熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。 指导 并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量； 审核年度各采购呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大 的供应； 要熟悉和掌握公司所需各类商品的名称、型号、规格、
6、单价、 用途和产地。 检查购进商品是否符合质量要求， 对公司的商品采购和质量要求负有领导责任； 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况； 按计划完成公司各类商品的采购任务，并在预算内尽量减少开支； 认真监督检查各采购主管的采购进程和价格控制； 督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法， 讲信誉， 不索贿， 不受贿， 与供货单位建立良好的关系， 在平等互利的原则下开展业务往来。 争取公司利益最大化。 4、 采购员岗位职责 监督并执行商品政策； 设计本部门商品结构； 决定商品售价（价格线的决定、依市场原则）； 达成经营目标； 第 6 页 共 38 页 设定与监督商品品质鲜度
7、基准； 维持重点商品价格形象； 指导经营方向； 督导新商品导入； 监督滞销品淘汰（一进一出之原则）； 开发特色商品和自有商品； 决定厂商业务合作之方式； 采购人员的培训及管理。 本部门之日常工作顺利开展。 把握预算目标 对于每月店内的营业额，有责任促其达成预算目标； 有责任达成预算的毛利额； 销售计划及采购计划 1） 采购业务 商品的议价（包括旧品、促销等）； 交易条件协商（含折扣，付款方式，帐期，退货条件等）； 新商品的引进及议价，商品的配送方式； 数量决定（一次采购数量的决定）。 商品管理业务 畅销品及滞销品的发现； 滞销品的清理； 库存的掌握； 商品的店间调货； 商品配置表的制作与管理；
8、 坏品退货监督； 商品鲜度的监督； 卖场陈列指导。 2） 促销业务 年度促销计划； 月度促销计划； 特卖商品的售价； 特卖商品的谈判。 3） 情报收集 店内销售情报收集； 顾客情报收集； 竞争店的情报收集。 各卖场理货员的商品知识培训； 5、 采购部门的管理要求 6、 制定采购预算 采购金额预算 采购成本预算 促销费用预算 7、 坚持市场调研 只有坚持从实际出发，只有不间断的进行市场调研，才能保证采购工作的正确方向。市场调研有如下要点： 调查商圈消费人数、消费水平 调查竞争对手基本情况及经营情况 第 7 页 共 38 页 调查自己在市场上的占有率 研究卖场定位 研究商品政策 8、 制定竞争方案
9、 通过市场调研，做到了知己知彼，面对竞争对手情况，制定更具有针对性的竞争方案。 通常的竞争方案有如下类型： 正面价格竞争，强化市场占有率 商品错位竞争，打造个性卖场 促销方法竞争，突出经营形象 品项、价格带竞争，广泛满足消费需求。 9、 采购部门运作实施 第一次交易达成前， 采购部在了解供应商情况的基础上，还应加强对供应商综合供应能力和资金实力的了解， 必要时可进行供应商探访等事项。为提高经营效率，缩短流通环节， 在条件允许的情况下应把直接生产厂商作为 优先考虑的合作伙伴。 10、采购部工作流程 1） 供应商进场流程 第 8 页 共 38 页 供应商进场流程说明 首先由采购根据与供应商谈判结果
10、，填报供应商进场（合同）审批单。并将市调情况、供应商“三证” 等相关资料，一并提交商品委员会讨论。 商品委员会根据采购提议及时召开会议，并对供应商的资质等进行认真的审议、讨论并签字通过。最后由总 供应商提供商品资料并 填供应商基本资料表 商品选择 探访或约谈供应商 与合作供应商签订商业 合同和反贿赂协议书 转上级审批 供应 商及 商 品 资 料建 档，信息部录入电脑 下初次订单 收货 停止联系 否 否 采购员 采购员、商品委员会 采购员、采购经理 与合作供应商签订商品 和价格合同 与合作供应商签订年度 促销合同 采购员、采购经理 采购员、采购经理 采购员、采购经理 总经理审批、行政盖章 信息部
11、 采购员 门店收货部 负责人供应商进场流程 商品市调采购员、门店 制作配置图采购员 陈列、标价门店理货员 第 9 页 共 38 页 经理签字批准。 采购持供应商进场（合同）审批单、及合同文本，到行政办盖章。行政办认真核对供应商进场（合同） 审批单与合同文本的一致性，然后请总经理在合同文本上签字后予以加盖公章。 行政办将供应商进场（合同）审批单转给财务部签收。财务部按审批单上的收费标准收取费用后， 在供应商进场（合同）审批单上签字确认，然后转给信息部方可录入供应商资料。信息部将审批单 存档备案。 2） 新品进店流程： 新品进店流程说明 采购部首先将拟进店的新品提交营运进行市调。然后逐品填写新品进
12、店建议单，并按部门汇总填报新 品进店审批单 ，连同新品的质检报告单、市调反馈单、其他店的进货凭证，一并提交商品委员会讨论。 商品委员会经过研究审议，在新品进店审批单上履行签字手续。 采购按收费标准填写费用收缴单，并将新品进店审批单、 新品进店建议单同时交给财务部。财务部核 对三单的一致性后，收取费用并在缴费单上加盖收讫章，在新品进店建议单上签字确认费用已收。 新品建议单 返到信息部， 信息部依据 新品建议单 上总经理的同意进店签字、财务部的收费确认签字， 方可录入新品。并将新品进店建议单登记，存档备案。缴费单返给采购部，采购部方可訂货。 注：供应商合同签定一式三份，供应商、采购部、财务部各执一
13、份。 3） 订货流程 提出进店申请 供应商 供应商谈判 采购员 审批意见 采购经理 新品进场 审批单开 始 市调发现需求 门店、采购 审核 商品委员会 执行录入 信息部 商品部 打价签陈列 理货员 下定单 采购部 审 核 费 财务部 商品部 审核 库管 库管 电子订货业务 店长 编辑订单 采购助理 审核 采购经理 发订单 采购助理 订货单 记录表 跟踪到货 采购助理 到货 记录表 开始 商品部 了解销售和库存 理货员 商品部 草制 理货员 商品订 货申请 第 10 页 共 38 页 商品订货业务流程说明 理货员根据门店商品缺货情况，要求填写清楚商品的货号、名称、数量后交给库管。 库管根据掌握的
14、卖场内该商品陈列货位的缺货情况及日常销售情况进行审核，并将提货数量输入电脑要货申 请单中。 店长对要货申请单进行审核后，通知电脑部进行通讯传给采购部。 采购助理接到门店采购建议书后，对其编辑生成订单。（采购订货数量须小于等于门店提请数量，如须增加 或减少数量，采购须与门店协商确定） 采购经理对编辑后的订单进行审核。 采购助理以电话或传真的形式，向供应商发出采购订单（如有赠品，采购助理须在采购订单上注明：赠品名 称，数量及赠送标准（异地门店应以公告板通知）。 采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。 采购助理跟踪反馈到货情况，按要求把订货单号、到货情况登记备档，作为对供应商考核的依据。 4）
15、 特价商品订货流程： 采购助理核实库存量及日均销量，由采购确定特价商品补货数量。 采购助理根据特价内容及特价商品补货数量填写促销单，并由电子公告版传至各门店。 由各店店长，依据日均销售量以及库存量，对促销单上特价商品的补货数量进行确认。 采购助理根据门店反馈订货数量，进行特价商品首单订货。 采购经理审核首张特价商品订货单并进行确认。 采购助理通过电话或传真方式向供应商发出特价商品首张订单。 *对于促销档期有库存的商品需要采取“假进假退”方式处理。 5） 赠品的订货 （同一般商品订货流程） 6） 加急商品订货 理货员根据加急商品缺货情况填写请货单，要求填写清楚商品的名称、货号、数量、缺货原因后交
16、给门店当 班店长。 当班店长根据卖场内该商品的陈列货位的缺货情况和该商品的库存进行审核，并对缺货原因进行核实，同时 在请货单上签字确认并标明加急字样。 理货员将店长审批后的请货单交到采购部，由采购经理签字确认。 采购助理对请货单进行编辑后生成订单，并对其审核，通知微机室进行通讯。 采购助理向供应商发出采购订单。 采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。 7） 收货流程 第 11 页 共 38 页 商品收货业务流程说明 收货员先审核供应商原始出库单与采购订单的商品单价与箱容是否一致，如果单价与箱容不一致，由验货员 手工在在订单上修改，如送货量未达到订货量的50%，由采购确认是否收货。 收货员
17、、理货员、供应商三方按验收标准逐一验收，收货员在采购订单上手工标注实收数量，确认无误后， 收货员、理货员，供应商三方在采购订单上签字，收货员将采购订单交至录入员处。 录入员依据厂商原始出库单、采购订单，进行验收作业，如发现有收货员手工标注的价格或箱容有误时，在 验收作业中直接进行修改，然后在将此价格或箱容的差额填至商品价格、箱容差异表中， 然后打印出进货凭 证，再用进货凭证核对采购订单、厂家出库单的数量、规格、单价、箱容、进货总额是否一致，最后签字并 审核进货凭证 录入员将采购订单、原始出库单、 进货凭证交由验货员审核签字后，由验货员交至库管员审核并查验进货总 件数，签字确认并加盖“货以验收”
18、印章，方可将进货凭证第二联交至供应商，进货凭证第一联连同进货汇 总表每日交至财务科对帐。 注： 如供应商因特殊情况不能当时取走单据，收货部正常履行手续，将签字齐全的单据登记留存，待供应商取走。 不准让供应商直接接触订单。 如此供应商有返货，则先进行返货，再进行收货。 验收标准 收货验收时，禁止同时验收几家的商品，要逐家、逐件、逐品，一次性验收完一张订单所有订购的商品。 认真核对订单上所开列的商品品名、规格、条码与实物是否相符。 认真验收商品数量，对整件商品开箱验货，散件细查，散货过秤核斤。 认真核查商品规格，订单上的规格与实物规格是否一致，有无以小充大现象。 认真注意商品质量，验货时认真查看出
19、厂日期、生产厂家、保质期有无标识，对无生产日期，无生产厂家， 无保质期的商品采取拒收。 对变质、破损、顶期或已过保质期的商品拒收。 验收供应商送货保质期规定如下： 开供 应 商 送 订 货 单 收货部 按订单验收商 验收员、理货 验 收 结 果 是 否 商品部 签字 理货员、验收 签字 后订 货单 收货部 录入微机制单 验收人员 验收 单 供 应 商 拒收， 货物返回 收货部 确认、签字 库管员 财务部 存档 第 12 页 共 38 页 保质期 10 天以下，允许收货期限（距生产日期）3 天以内，下架期限（距保质期）2 天 保质期 15 天以下，允许收货期限（距生产日期）5 天以内，下架期限（
20、距保质期）3 天 保质期 1 个月以下，允许收货期限（距生产日期）10 天以内，下架期限（距保质期）7 天 保质期 3 个月以下，允许收货期限（距保质期）30 天以内，下架期限（距保质期）20 天 保质期 6 个月以下，允许收货期限（距保质期）45 天，下架期限（距保质期）30 天 保质期 8 个月以下，允许收货期限（距保质期）2 个月，下架期限（距保质期）30 天 保质期 1 年以下，允许收货期限（距保质期）3 个月，下架期限（距保质期）30 天 保质期 1 年半以下，允许收货期限（距保质期）4 个月，下架期限（距保质期）60 天 如遇订单以外商品或检验有问题的商品，收货人在订单的品名后注明
21、拒收字样，并使用标记以示区别，不可 与合格商品混放，以防不合格商品流入卖场。 验货六步 第一步核对厂商出库单与订单的进货金额。 第二步核对商品的箱数。 第三步核对商品条码与订单所写条码是否一致，如发现不一致，要用微机核对一下，是否是一品多码，确 认此商品条码是否是相应的一品多码，如果不是一品多码，看一下是否是自制条码（0000 开头） 散货为 （28 开头） 。 第四部如果条码一致，再核对商品品名，规格与订单上的品名、规格是否一致。 第五部核对商品的生产日期、保质期。（按验收标准执行） 第六部核对商品的数量，在核对商品数量的同时核对商品的质量。 注：核对生产日期的时候，是否有双日期和改日期的现
22、象，如发现，正批货拒收。 8） 调拨流程 第 13 页 共 38 页 注： 分店需调回总店的商品或分店之间的商品调拨，必须通过公告板向采购部提出调拨申请，批准后分店方可按 上诉标准履行调拨流程 调拨商品进货凭证的监审由每周总部微机室分别打印出门店之间互调商品的汇总表交给财务，财务科依据汇 总表和调拨商品凭证进行核对入帐 9） 退货流程 分店所要商品如需从总部调拨，由采购 打印出商品调拨预报单交至收货主管 收货主管组织库房人员履行验货出 库手续，打印出调拨凭证一式两联 采购部发完调拨预报单后组织 配送到需调拨门店 第一联调拨预报单和调拨凭证交给门 店提货人，第二联调拨预报单同进货 汇总表交给 财
23、务 调拨凭证由库管员、 验货员、分店提货员三方签字， 最后由主管店长签字后方可将调拨商品出库 分店收到调拨商品后， 做商品进店验收并按实收数 量打出调拨商品进货凭证一式两份，然后由验货 员、理货员、分店店长三方签字 分店总收每周将期内总部调拨凭证交到财 务 调拨商品一律按平均进价计算成本 第 14 页 共 38 页 退货流程说明 理货源按部门填写商品退调返厂审批表店长填报返货原因， 店长同意后，经采购部采购员同意后对此表审核签字，确认价格。 经采购确认后，由财务部结算员对此表审核签字，确认供应商货款可供退货 理货员持店长、采购签字的商品退调返厂审批表，然后将退货商品返至仓库退货区，并将审批表交
24、 至库管员验收数量，理货员和库管双方在审批表上签字确认。 录入员打印出一式两联的退货凭证，库管员在供应商到来时，将退货交给验货员和供应商验收，然后由录入 员审核此退货单,并由验收员、供应商、店长三人签字后，商品方可出库。 退货凭证，底联交给供应商，第一联同审批表同退货汇总一同交往财务科，在结款时扣出返货款。 注： 1.返货按最后一笔进价返货，采购确认价格。 10）换货流程 理货员填写换货单，连同换货商品转至库房退货区，库管员、理货员双方验货签字确认。 供应商送货时，收货部要求供应商带来相同品种、规格、数量的新品，如能带来相同的商品，则进行一对一 的兑换；如不能当时兑换，厂商须先拿走商品后拿回兑
25、换商品，须填至商品换货登记表，待供应商取走商品 时须签字确认，并须店长确认签字后，方可将此商品出库，供应商将商品确认，如供应商15 个工作日内不 能将商品拿回，库房将自行履行退货手续，在货款中扣除。 开始 商品部 填制申请 部门人员 商品退调 申请单 确认、签字 商品部 店长 审核、签字 采购部 审核、签字 采购员 财务部 审核、签字 结算员 供应商 审 核 后 的 商 品 退调申请单 商品部 退调商品出库 库管员 收货部 验收退调商品 验收人员 正式退货 单（ 2 份） 财务部 供应商 第 15 页 共 38 页 11）报损商品流程 采购确定报损商品 理货员填写报损清单 采购、店长、经理签字审批 微机室录入报损清单并签字 验收员、库管员进行整理出库 保安部监督报损商品的销毁 店长填写报损商品汇总审批表 交给财务科签收做账项处理 12）清场商品流程 淘汰供应商的清场必须认真、全面。按下列流程进行： 理货员填报清场商品退场单，采购审核签字 采购中心通知结算中心对其货款全部保留店长对卖场内存留的清场商品清理后签字 采购中心通知各门店对其库存进行核对主管店长对仓库内的清场商品清理后签字 店长对卖场内存留的清场商品清理后签字 主管店长对仓库内的清场商品清理后签字 理货员将清场商品全部退入退货区 验收员、保管员按退货流程履行验货出库手续