常用办公设备的使用与保养.pdf

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1、晋城职业技术学院毕业设计 常用办公设备的使用与保养 作者： 院系： 民用工程与商务管理系 专业：文秘 年级：10 级 学号：1007433140 指导教师： 答辩日期：2013 年 6 月 8 日 成绩： 常用办公设备的使用与保养 案例：王云是这个星期一才开始到公司正式上班的。由于还没 有分配具体工作，所以，总裁办公室主任让她先学习常用办公设 备的使用和保养方面的常识。请你具体说一下。 目录 一、电脑的使用与保养 1 1、正确开关机 .1 2、防止静电损坏硬件 .2 3、防止带电插拔损坏电脑及其他设备.2 4、长时间不使用时应关闭计算机.2 二、打印机的使用与保养3 三、复印机的使用与保养5

2、1、查看复印机开关是不是开着.5 2、查看纸盒内是否有纸 .5 3、把复印机上盖掀起 .6 4、选择所需的纸张（ A3、A4）.6 5、选择要复印的份数 .6 四、扫描仪的使用与保养7 1、不能随意拆卸扫描仪 .7 2、保护好光学成像部件 .7 3、扫描仪的噪音 .8 4、正确摆放扫描对象 .8 5、选择合适的分辨率 .8 6、最好要进行预扫 .9 7、选择合适的扫描类型 .9 8、正确扫描文稿 10 9、调整好亮度和对比度 10 - 1 - 办公设备的使用和保养 一、电脑的使用及保养 日常维护过程中发现有很多计算机及其周边设备的故障均是 因为使用不当造成，使用的方法不正确，不但会加快硬件的损

3、坏 速度，有时还会直接造成硬件损坏。因此，正确使用电脑，能够 在相当的程度上延长电脑各个硬件的工作寿命。 1、正确开关机使用电脑第一个要注意的就是正确的开机 顺序，应该先打开外设（如显示器、音箱、打印机、扫描仪等设 备）的电源，然后再接通主机电源。而关机顺序则刚好相反，因 为在主机通电的情况下，关闭外设电源的瞬间，会对电源产生很 大的电流冲击，所以应该先使用正确的方法关闭主机电源，然后 再关闭外设电源，这样可以减少对硬件的伤害。而电脑在进行读 写操作时，更不能切断电源，以免对硬盘造成损伤。如果使用操 作系统进行软件关机，并且插座上有电源开关时，可以不用关闭 显示器开关，而直接在插座上关掉总电源

4、。电源插座接触不良时 应马上换掉插座，不要为了省钱而使用质量很差的电源插座。关 机后也不能马上开机。关机后距离下一次开机的时间至少要有10 秒钟。如果在关机后一段时间内频繁地做开机关机的动作，会对 电脑硬件造成很大的损害，尤其是硬盘。遇到电源不稳定或打雷 - 2 - 时，应尽量不要使用计算机。 2、防止静电损坏硬件使用电脑时，非信息中心人员不要 自行打开机箱触摸机内零部件，因为人身上往往带有大量静电， 触摸电脑硬件时很可能会造成一些硬件芯片被静电击穿而损坏。 用手摸硬件前，先触摸金属导体（如机箱的铁皮），或直接用水洗 手来释放身体的静电，切不可用湿手去触摸硬件。 3、防止带电插拔损坏电脑及其他

5、设备在插拔计算机键盘 及鼠标时，如果不是USB 接口的键盘与鼠标，应在关机后才可 以进行插拔，否则有可能会因为电流冲击而损坏主板。在电脑开 机状态去插拔打印机连线，甚至是在开机状态去插拔打印机电源 都有可能会烧坏主板。USB 设备在拔出时，应在“安全删除硬件” 中先停止 USB 设备的运行，等出现可以安全移除设备的提示后， 才可以拔下USB 设备。 4、长时间不使用时应关闭计算机下班或长时间外出时，要 关闭计算机的电源，不但节约用电，而且还能延长计算机的使用 寿命。但要注意Windows 系统中按下 “ 关机 ” 按 钮，有时计算机 并不能关闭，因此要等到计算机真正关闭了电源后才能离开。另 外

6、，在夏天雷雨季节关机后最好是把电源线和网线都拔下来，以 防雷击造成电脑损坏。 计算机维护主要体现在两个方面：一是硬件的维护；二是软 件的维护。计算机硬件的维护主要有以下几点：（1）任何时候都 - 3 - 应保证电源线与信号线的连接牢固可靠；（2） 定期清洗软盘驱动 器的磁头 （如三个月、 半年等）； （3）计算机应经常处于运动状态， 避免长期闲置不用； （4）开机时应先给外部设备加电，后给主机 加电；关机时应先关主机，后关各外部设备，开机后不能立即关 机，关机后也不能立即开机，中间应间隔10 秒以上；（5）软盘驱 动器正在读写时，不能强行取出软盘，平时不要触摸裸露的盘面； （6）在进行键盘操作

7、时，击键不要用力过猛，否则会影响键盘的 寿命；（7）打印机的色带应及时便换，当色带颜色已很浅，特别 是发现色带有破损时，应立即更换，以免杂质沾污打印机的针头， 影响打印针动作的灵活性；（8）经常注意清理机器内的灰尘及擦 试键盘与机箱表面，计算机不用时要盖上防尘罩；（9）在加电情 况下，不要随意搬动主机与其他外部设备。对计算机软件的维护 主要有以下几点： （1）对所有的系统软件要做备份。当遇到异常 情况或某种偶然原因，可能会破坏系统软件，此时就需要重新安 装软件系统，如果没有备份的系统软件，将使计算机难以恢复工 作。 （2）对重要的应用程序和数据也应该做备份。（3）经济注意 清理磁盘上无用的文件

8、，以有效地利用磁盘空间。（4）避免进行 非法的软件复制。 （5）经常检测，防止计算机传染上病毒。（6） 为保证计算机正常工作，在必要时利用软件工具对系统区进行保 护。 二、打印机的使用与保养 - 4 - 由于激光打印机依靠静电工作，所以它能强烈地吸附灰尘。 所以保持激光打印机的清洁其实关键在于除尘，要知道粉尘是几 乎所有的电器设备的天敌，任何整洁的办公室都是有灰尘的，何 况纸张本身就带有与灰尘类似的细小纤维。所以在打印时在成千 上万的碳粉颗粒通过静电吸附在纸上的同时，不可避免地会有一 些残留物留在机内的一些部件上。如果不能够及时地清除这些粉 尘的话，激光打印的最后一道工序是通过加热滚筒来加热，

9、久了 的话热量的作用会将这些粉尘“烧”成坚硬的固体物，从而使激 光打印机发生故障，影响到激光打印机的正常使用。针对这样的 情况我们要做的是： 1、 将激光打印机放置在远离阳光直射的地方， 应保持使用环境整洁并有较好通风。也就是说尽量让打印机在一 个干净清洁的环境里面工作。2、打印时请使用规范的纸张。打印 纸张过轻、过厚、过于光滑或特殊的纸都容易引起卡纸。纸张应 整齐地包装和保存好。因为长时间暴露在空气中会使纸张过于潮 湿或干燥而影响打印质量。其次，要做好清洁之后的保养工作， 我们给激光打印机一个良好的工作环境之后，要懂打印机一些基 本的保养知识。其实激光打印机出现的一些故障根本的原因皆源 于灰

10、尘，而清洁是打印机保养非常有效的手段。一般我们可以从 以下方面考虑： 1、一般在购买后的售后服务中请专业的维护工程师定期对 打印机进行清洁。 - 5 - 2 、由于纸路中污物过多，会使打印出的纸面发生污损。在 清洁纸路时，首先打开打印机翻盖，取出硒鼓，再用干净柔软的 湿布来回轻轻擦拭滚轴等有关部位，去掉纸屑和灰尘。 3、臭氧过滤器至少一年要更换一次。每次更换粉盒后，应使 用酒精棉签清洁电晕网。更要经常做的是使用柔软的纱布清洁内 壁沾染上的碳粉颗粒。内部所有能看得见、够得着的部位都要清 洁到。这些清洁工作能减少打印时的黑斑或条纹。 4、利用专用的清洁工具，比如清洁纸，它具有很强的吸附作 用，让激

11、光打印机重复几次打印一张空白文件，目的只是让这张 清洁纸正常运动，使它能粘走滚轮和纸道上的粉尘。另外像粉尘 吸附器，通过它也能够清理掉内部粉尘。 三、复印机的使用及保养 复印机是一种自动化办公设备，它可以提高公文形成的速度， 节省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。但是由于复 印机的操作又是一项技术性较强的工作，不了解机器的基本原理 和构造，就无法正确地使用它，有时还会因操作不当而损坏机器， 影响使用。 1、查看复印机开关是不是开着刚打开的复印机一般要等 上几分钟的预热时间才能使用。 2、查看纸盒内是否有纸纸盒在下方，盒上标明了纸的尺寸 （A4、 A3 或其他），查看盒中是否有纸，如果没

12、有纸要把纸放 - 6 - 一些进出。 3、 把复印机上盖掀起， 把要复印的资料字面贴着玻璃板放好， 放的位置根据纸张的不同会有所区别，在玻璃板上有标记。 4、选择所需的纸张（A4 或 A3） 。 5、选择要复印的份数。 要经常地擦洗原稿盖板和原稿玻璃板。在清洁时，我们一定 要用清洁柔软的棉纱布（最好是专用的清洁软棉）蘸点肥皂水轻 轻擦拭（切勿用力过大，否则会使原稿玻璃板损坏）直至除去污 痕为止，然后我们还要用蘸有清水的棉布擦拭几遍，最后再用干 棉布擦干即完成清洁工作。另外，您要切记不能使用酒精等溶剂 进行擦拭，也不可使用粗糙的布，以免划伤、腐蚀稿台，如果原 稿玻璃板底面有脏物的话，那么应拆下原

13、稿玻璃板并对其进行全 面的清洁。同时，我们也要把机器外表面的灰尘除去，并把剩余 的复印纸装入纸柜中以避免受潮和吸附灰尘，而且在每天用完复 印机之后最好是用一塑料罩或布罩将复印机盖起来加以保护。另 外，由于原稿玻璃板非常地脆，而且很容易被硬物划伤，所以我 们在使用时应尽量避免用手直接接触原稿玻璃板，更应防止大头 针、订书钉等硬性物品碰撞原稿玻璃板。以上所有的办公设备都 必须放置在一个良好的工作环境下，不能在以下地点使用：受到 高或低温、潮湿影响的地方；曝露给阳光直射的地方；空调器、 加热器或风扇的排风口；通风不良和产生氨气的地方；通风不良 - 7 - 或可能受到水溅的地方。 四、扫描仪的使用及保

14、养 1、不能随意拆卸扫描仪 扫描仪是一种比较精致的设备，它在工作时需要用到内部的 光电转换装置，以便把模拟信号转换成数字信号，然后再送到计 算机中。这个光电转换设置中的各个光学部件对位置要求是非常 高的，如果我们擅自拆卸扫描仪，不小心就会改动这些光学部件 的位置，从而影响扫描仪的扫描成像工作。因此大家遇到扫描仪 出现故障时，不要擅自拆修，一定要送到厂家或者指定的维修站 去；另外在运送扫描仪时，一定要把扫描仪背面的安全锁锁上， 以避免改变光学配件的位置，同时要尽量避免对扫描仪的震动或 者倾斜。 2、保护好光学成像部件 光学成像部件是扫描仪中的一个重要组成部分，工作时间长 了光学部件上落上一丝灰尘

15、也是很正常的，但是如果长时间使用 扫描仪而不注意维护的话，那么光学部件上的灰尘将越聚越多， 这样会大大降低扫描仪的工作性能的，例如反光镜片、镜头上的 灰尘会严重降低图像质量，出现斑点或减弱图像对比度等。另外 在使用过程中，手碰到玻璃平板而在平板上留下指纹，也是不可 避免的，这些指纹同样也会使反射光线变弱，从而影响图片的扫 描质量。因此我们应该定期地对其进行清洁。清洁时，可以先用 - 8 - 柔软的细布擦去外壳的灰尘，然后再用清洁剂和水对其认真地进 行清洁。接着我们再对玻璃平板进行清洗，由于该面板的干净与 否直接关系到图象的扫描质量，因此我们在清洗该面板时，先用 玻璃清洁剂来擦拭一遍，接着再用软

16、干布将其擦干擦净。用完以 后，一定要用防尘罩把扫描仪遮盖起来，以防止更多的灰尘来侵 袭。 3、扫描仪的噪音 扫描仪在长期工作后，可能会在工作时出现一些噪音，如果 噪音太大，大家应该拆开机器盖子，找一些缝纫机油滴在卫生纸 上将镜组两条轨道上的油垢擦净，再将缝纫机油滴在传动齿轮组 及皮带两端的轴承上(注意油量适中 )，最后适当调整皮带的松紧。 4、正确摆放扫描对象 在实际使用图像的过程中，我们有时希望能够倾获得斜效果 的图象，我们有很多设计者往往都是通过扫描仪把图像输入到电 脑中，然后使用专业的图像软件来进行旋转，以使图像达到旋转 效果，殊不知，这种过程是很浪费时间的，根据旋转的角度大小， 图像的

17、质量会下降。如果我们事先就知道图像在页面上是如何放 置的，那么使用量角器和原稿底边在滚筒和平台上放置原稿成精 确的角度，会得到最高质量的图像，而不必在图像处理软件中再 作旋转。 5、选择合适的分辨率 - 9 - 很多用户在使用扫描仪时，常常会产生采用多大分辨率扫描 的疑问。其实，这还得由用户的实际应用需求决定。由于扫描仪 的最高分辨率是由插值运算得到的，用超过扫描仪光学分辨率的 精度进行扫描，对输出效果的改善并不明显，而且大量消耗电脑 的资源。如果扫描的目的是为了在显示器上观看，扫描分辨率设 为100即可；如果为打印而扫描，采用300的分辨率即可，要想将 作品通过扫描印刷出版，至少需要用到30

18、0dpi 以上的分辨率，当 然若能使用 600dpi 则更佳。 6 、最好要进行预扫 许多用户在扫描尺寸较大的照片或者文稿时，为了节约扫描 时间，总会跳过预扫步骤。其实，在正式扫描前，预扫功能是非 常必要的，它是保证扫描效果的第一道关卡。通过预扫有两方面 的好处，一是在通过预扫后的图像我们可以直接确定自已所需要 招描的区域，以减少扫描后对图像的处理工序；二是可通过观察 预扫后的图像，我们大致可以看到图像的色彩、效果等，如不满 意可对扫描参数重新进行设定、调整之后再进行扫描。 7、选择合适的扫描类型 选择合适的扫描类型，不仅会有助于提高扫描仪的识别成功 率，而且还能生成合适尺寸的文件。通常扫描仪

19、可以为用户提供 照片、灰度以及黑白三种扫描类型，大家在扫描之前必须根据扫 描对象的不同正确选择合适的扫描类型。“ 照片 ” 扫描类型适用于 - 10 - 扫描彩色照片， 它要对红绿蓝三个通道进行多等级的采样和存储， 这种方式会生成较大尺寸的文件；“ 灰度 ” 扫描类型则常用于既有 图片又有文字的图文混排稿样，扫描该类型兼顾文字和具有多个 灰度等级的图片，文件大小尺寸适中；“ 黑白 ” 扫描类型常见于白 纸黑字的原稿扫描，用这种类型扫描时，扫描仪会按照1个位来表 示黑与白两种像素，而且这种方式生成的文件尺寸是最小的。 8、正确扫描文稿 现在不少人为了避免输入汉字的麻烦，开始使用扫描仪来输 入文稿

20、；为了保证扫描仪有较高的识别率，大家应该确保扫描的 稿件要清晰，在其他条件相同的前提下，对一般印刷稿、打印稿 等的识别率可以达到95以上；而对复印件和报纸等不太清晰的 文章进行识别，大部分OCR 软件的识别率都不是太高。当用户需 要扫描厚度较大的文稿时，若直接扫描，难免会发生内文因无法 完全摊开而导致部分文字不清晰及扭曲失真的情况，这样的结果 是 OCR 软件无法正确识别的，大大降低识别率。因此在扫描前， 大家最好将文稿拆成一页页的单张，然后再进行扫描。对于一般 的报纸，由于本身即是单张形式，因此不存在上述问题，但由于 报纸面积通常较大，无法一次扫描，因此预扫时事先框选扫描范 围，一次扫描一块区域，这样的辨识效果会大大提高。 9、调整好亮度和对比度 为了能获得较高的图象扫描效果，大家应该学会调整亮度和 - 11 - 对比度，例如当灰阶和彩色图像的亮度太亮或太暗时，可通过拖 动亮度滑动条上的滑块，改变亮度。如果亮度太高，会使图像看 上去发白；亮度太低，则太黑。应该在拖动亮度滑块时，使图像 的亮度适中。同样的对于其他参数，我们可以按照同样的调整方 法来进行局部修改，直到自己的视觉效果满意为止。