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1、1 公司企划物料管理办法 第一章总则 第一条为规范公司企划部宣传物料用品的计划、购买、领用、维护、 报废等管理，特制定本办法。 第二条 公司行政人事部为管理部门，负责审查及监控企划部宣传物 料的申购及使用情况，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。 第三条 财务部负责企划物料费用的监控。 第四条 使用部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。 第五条 本办法所指企划物料包括： 1耐用品： 桌椅板凳、音响、展板、条幅、指示牌、桌布、警戒栏、笔记本、 无线信号发射器等。 2低值易耗品： 单页、手册、刊物、各类登记表、资料袋、文化衫等。 第二章企划物料的日常管理流程与工作标准 为明确职责分工，梳
2、理、规范企划部宣传物料日常操作步骤，有效 管理和使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、发放、 使用等工作，合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣 传物料的费用和经营成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序 2 化，提高公司的管理水平和竞争力。特制度此物料管理流程与工作标准。 第一条 宣传物料日常管理流程图 主办部门行政人事部流程名称宣传物料日常管理流程 宣 传 物 料 管 理 制 度 建 设 宣 传 物 料 采 购 领 用 与 使 用 宣 传 物 料 报 废 总经理分管副总行政人员企划部门 审批 权限外 审批 权限外 审批 权限外 审批 审核 审核 权限内 审核 权
3、限内 审核 权限内 开始 1.拟定宣传物料日常管理制度 执行宣传物料日常管理制度 2. 统计宣传物料库存 否 采购？ 是 3. 宣传物料申购 4. 宣传物料采购 5. 宣传物料验收入库 6. 领用审查 宣传物料发放 7. 监督宣传物料使用 8. 报废审查 9. 报废处理 结束 宣传物料需求 领用申请 宣传物料使用 宣传物料报废申请 编写人签发人签发日期 3 第二条 宣传物料日常管理工作标准 阶段节点工作执行标准 宣传 物料 管理 制度 建设 1 （1）行政人员调查、收集相关企业或优秀企业的宣传物 料日常管理制度 （2）结合本企业的文化和实际情况，拟定适合本企业的宣传物料日常 管理制度 宣传 物
4、料 采购 2 （1）汇总企划部或其他部门的宣传物料需求 （2）盘点宣传物料库存、填写宣传物料采购单 3 宣传物料申购管理流程参照第三章“宣传物料申购管理流程与工作标 准” 4 （1）宣传物料采购流程参照第四章“宣传物料管理流程与工作标准 （2）宣传物料比价管理流程参照第五章”宣传物料比价管理流程与工 作标准” 5 宣传物料验收入库流程参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标 准” 领用 与 使用 6 （1）行政人员对宣传物料领用申请进行审查 （2）宣传物料领用管理流程参照第七章“宣传物料领用管理流程及工 作标准” 7 （1）明确公共办公用品的保管人与责任人 （2）监督、调查的内容包括宣传物料领
5、用单与宣传物料台帐、宣传物 料申请书与宣传物料实际使用情况、宣传物料领用登记表与实际用品 登记表等 企划 物料 报废 8 （1）核对宣传物料报废申请表填写是否正确，是否已经主管审批 （2）调查报废申请情况是否属实 9 （1）检查宣传物料报废申请单是否已经分管副总及总经理审批 （2）对经过报废申请审批的宣传物料进行出售或销毁处理 （3）登记已作报废处理的宣传物料的名称、编号、报废日期、处理方 式等 4 第三章 宣传物料申购管理流程图及执行标准 第一条 宣传物料申购管理流程图 主办部门行政人事部流程名称宣传物料申购管理流程 总经理分管副总行政人员财务部企划部 权限外 审批 审批 审查 权限内 2.
6、 统计宣传物料采 购需求 3. 递交宣传物料采 购清单 4. 市场询价 5. 统计费用预算 7. 采购宣传物料 结束 支付方式 审核 开始 1. 填写宣传物 料需求单 编写人签发人签发日期 根据公司目前现状，宣传物料的使用部门主要是企划部，且企划部 正直组建初期。建议采购清单费用预算审批均需总经理批复。试行三个 月后，分管副总可直接审批费用预算在1000 元以下（含 1000 元）采购 清单。费用预算超过 1000元除分管副总审查后另需总经理审批后方可借 支、采购。 费用借支环节参照公司费用借支制度执行。 需 求 统 计 采 购 申 请 采 购 申 请 物 料 采 购 5 第二条 宣传物料申购
7、管理工作标准 阶段节点工作执行标准 宣传 物料 需求 统计 1 企划部填写并提交宣传物料需求单 2 （1）行政人员统计宣传物料采购需求 （2）对库存物料统计，结合需求，确定需采购物料的类别、数量 采购 申请 3 （1）根据采购需求统计结果，填写宣传物料采购清单 （2）将采购清单递交至分管副总及总经理审批 费用 预算 与 审批 4 （1）根据分管副总和总经理审批确认的宣传物料采购清单，对各类宣 传物料进行市场询价 （2）至少确定 3 家供应商，对供应商的价格进行对比分析 5 （1）根据供应商报价统计费用预算 （2）编制详细的宣传物料预算表进行审核，确认数据无误 6 （1）财务部核对各项宣传物料的
8、数量与单价是否符合实际 （2）对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误 宣传 物料 采购 7 （1）行政人员根据审核通过的宣传物料采购清单及预算表，将采购任 务分配给相应的采购人员 （2）采购流程参照第四章“宣传物料采购管理流程与工作标准” 6 物料采购需求单 填表说明：申请部门请认真详细填写表格白色部分（如不明细将可能造成延误）；采购部门 ( 专员 ) 负责填写表格灰色部分内容； 申请日期： 2014年月日申请部门：申请人：申请人手机： 需求内容 规格说明 数量单位用途单价费用小计 供应商资料 付款说明备注 ( 必须详细注明规格、尺寸、重量、 颜色、材质等 ) ( 联系人、 电话 ) 合计
9、 申请部门负责人签字：分管副总审批：行政人事部核价：总经理审批： 7 第四章 宣传物料采购管理流程与工作标准 第一条 宣传物料采购管理流程图 主办部门行政人事部流程名宣传物料采购管理流程 分管副总行政人事部财务部 编写人签发人签发日期 开始 1.统计宣传物料采 购需求 2.制定宣传物料采 购计划 3.比价及筛选供应商. 选购物品 4.洽谈价格 支付货款 5.提货 6.验收宣传物料 7.入库登记 结束 审批 审批 指 定 采 购 计 划 选 购 宣 传 物 料 划 洽 谈 价 格 宣 传 物 料 验 收 入 库 8 第二条 宣传物料采购管理工作标准 阶段节点工作执行标准 制定 采购 计划 1 （
10、1）根据企划部的宣传物料需求表，统计宣传物料采购需求 （2）编制宣传物料采购需求表 2 （1）根据宣传物料采购需求表，制定宣传物料采购计划 （2）采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、 采购方式、采购预算等 选购 宣传 物料 3 （1）根据审批通过的采购计划，参与比价与筛选供应商 （2）比价管理流程参照第五章 “宣传物料比价管理流程与工作标 准” 洽谈 价格 4 （1）根据供应商报价，结合以往采购价格，进行价格洽谈 （2）确定各项需采购宣传物料的价格 宣传 物料 验收 入库 5 （1）在规定时间内提货 （2）保证宣传物料及时送达 6 （1）检查所采购宣传物料的质量，及时发现质量
11、问题 （2）对无质量问题的宣传物料进行统计 （3）宣传物料验收入库可参照第六章“宣传物料验收入库流程与 工作标准” 7 （1）核对确认待入库办公物品的数量、种类、及时记录多购或少 购的情况，并进行处理 （2）登记宣传物料的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信 息 9 第五章 宣传物料比价管理流程与工作标准 第一条 宣传物料比价管理流程图 主办部门行政人事部流程名宣传物料比价管理流程 分管副总行政人事部采购人员 未通过 通过 编写人签发人签发日期 开始 1.收集供应商价格 信息 2.筛选供应商 3.比较产品 4.比较价格 5.洽谈价格 采购办公用品 6.确定候选供应商 7.确定采购供应商 结束
12、 审批 收 集 价 格 信 息 产 品 价 格 比 较 洽 谈 并 确 定 价 格 及 供 应 商 提供信息 配合 10 第二条 宣传物料比价管理工作标准 阶段节点工作执行标准 收集 价格 信息 1 （1）收集供应商价格信息 （2）确定供应商的资质与信誉 2 根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息，初步筛选信誉良 好、价格合理的供应商 产品 及 价格 比较 3 对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将统一 价格范围的办公用品的质量进行比较 4 对不同供应商统一质量或规格的办公用品进行价格对比，将各供应 商按价格高低顺序进行排列 洽谈 并 确定 价格 与供 应商 5 根据各供应
13、商的信誉、质量与报价，结合企业采购预算，在采购人 员的协助配合下与供应商洽谈价格 6 （1）根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商 （2）将候选供应商及报价交分管副总审批 7 经分管副总审批，确定采购供应商 11 第六章 宣传物料验收入库流程与工作标准 第一条 宣传物料验收入库流程图 主办部门行政人事部流程名宣传物料验收入库流程 分管副总行政人事部采购人员 否 是 编写人签发人签发日期 公司目前入库环节并未有审批流程，建议开设入库审批流程。入库 登记宣传物料收入、支出、结余明细表。入库人员严格按照入库凭证及 物料领用单出、入库。不定时有总经办抽查。 开始 1.验收宣传物料 3.宣传物料入库 4
14、.开具入库凭证 5.签收入库手续 6.报销宣传物料费用 结束 审批 验 收 宣 传 物 料 宣 传 物 料 入 库 报 销 宣 传 物 料 费 用 采购宣传物料 2.退换货 合格？ 12 宣传物料出入库明细表： XXXXXX有限公司 1月份 宣 传 物 料 品 出 入 库明 细 表 编号 物料名称 规格型号 单位 期初库存本期入库本期出库结余库存 数量单价金额数量单价金额数量 单价金额 数量 单价金额 1 只 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 13 合计 14 第二条 宣传物料验收入库工作标准 阶段节点工作执行标准 验收 宣传 物料 1 （1）对多采购宣传物料
15、进行验收，检查质量，及时发现问题 （2）检查所采购宣传物料的数量，确定数量无误 2 （1）如检查发现质量不合格的宣传物料，相关采购人员应与供应商 进行联系 （2）采购人员与供应商确定商品不合格品的退换货处理办法。若退 货，则采购人员需重新进行采购；若换货，则采购人员根据公司换 货制度进行操作 宣传 物料 入库 3 （1）确定质量合格的宣传物料的类别、数量等 （2）清点完毕后将宣传物料入库 （3）填写宣传物料入库登记表 4 经分管副总确认后，行政人事部开具宣传物料入库凭证 5 （1）检查入库登记及审批手续是否已办理完毕 （2）确认后，在宣传物料入库登记表上签字并填写日期 报销 宣传 物料 费用
16、6 （1）确认宣传物料入库手续已办理完毕 （2）根据实际情况计算需报销的实际费用 （3）到财务部报销费用 物料入库单： 公司材料物资入库单 供应商：年月日NO:( ） 品名规格型号单位数量单价金额税率备注 质检员：分管领导：保管员：经手人： 15 第七章 宣传物料领用管理流程与工作标准 第一条 宣传物料领用管理流程 主办部门行政人事部流程名称宣传物料领用管理流程 总经理分管副总行政人事部企划部 权限外 权限内 编写人签发人签发日期 开始 填写宣传物料 领用单 1.审查领用申请审查审批 发放宣传物料 领用通知 收到领用通知 领用发放 2.确认发放的宣 传物料 确认领用的宣传物料 3.登记宣传物料
17、 领用与发放信息 4.领用登记签字领用登记签字 5.记录保存与归档 结束 领 用 申 请 审 批 宣 传 物 料 领 用 领 用 登 记 与 记 录 存 档 16 第二条 宣传物料领用管理工作标准 阶段节点工作执行标准 领用 申请 审批 1 （1）行政人事部收到宣传物料领用申请后，审查领用申请的真实性 （2）审查无误后确认需领用的宣传物料 宣传 物料 领用 2 确认实际发放的宣传物料及领用人 领用 登记 与 记录 存档 3 登记实际发放的宣传物料的名称、数量，领用人或部门，领用时间， 经办人等信息 4 （1) 行政部确认宣传物料领用登记表的内容无误 （2) 领用人在宣传物料领用登记表上签字确认
18、 5 （1）确认宣传物料领用登记表已签字 （2）将宣传物料领用登记表按归档保存 物料领用登记表： 物料领用登记表 序 号 物品名称规格数量用途领用人领用日期备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 17 物料领用申请单： 物品领取申请表 申请部门 物品名称申请数量实领数量用途备注 申请人申请时间 部门主管分管领导总经理 使用注意事项： 1、 申请人认真填写此表格信息，且根据审批权限批准签字后方可领取。 2、 申请物品只能用于公司业务，不能私下自己使用。 企划部在使用宣传物料时，需加强保管、发放意识。合理有效的控制成本，避 免浪费。物品发放时针对公司重要物资切实登记，做到账实相符，账目清楚。同时行 政人事部需认真履行审查和监督的管理职能，严格按照管理办法规范操作。 并积极接 受总经办审查。