职位说明书编写指导手册.pdf

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1、职位说明书编写指导手册 1 职 位 说 明 书 编 写 指 导 手 册 1. 职位说明书的相关说明 1.1 什么是职位说明书 1.1.1 职位说明书是指根据工作责任分配的结果，对某个职位工作的具体 目的、职责范围和内容进行清楚界定与描述，并确定完成该工作需 要什么样的条件和素质。职位说明书编制即职责管理，包括： A 对职位的基本功能与主要职责进行阐述； B 对职位的绩效指标与技能指标进行定义； C 对职位的汇报关系、任职资格、胜任能力进行描述。 1.1.2 职责和职责管理是企业管理过程中的关键词，它决定了企业与员工 之间是否存在共同的衡量尺度，并且决定了企业与员工双方的投入 与产出。强调对职责

2、的正确理解，对于有效消除误解与偏差、避免 职责管理中出现混乱和错误，是很有意义的。因此，正确把握职责 的含义，是企业进行有效职责管理的重要前提。职责含义的准确把 握需要从以下几个方面来理解： A 职责是工作的内容和范围； B 职责是一种能力要求； C 职责是一种期望； D 职责是一种约定； E 职责是责、权、利的统一。 1.2 有效率的职位说明书应包括以下主要内容: A 职位基本信息 B 职位类别 C 职位定位 D 职位范围 E 关键业绩指标 F 任职资格条件 G 岗位胜任能力要求 1.3 职位说明书的目的 1.3.1 职位说明书作为综合性人力资源管理的基础，是人力资源管理的重要 工具。 职位

3、说明书编写指导手册 2 1.3.2 职位说明书被广泛应用于以下方面： A 组织机构调整 B 人员甄选与招聘 C 薪酬及回报 D 绩效管理 E 培训与职业生涯发展 F 人才保留计划 G 技能管理 H 等等 2. 兰石换热公司 2.1 职位基本信息 说明该职位职位名称、所属部门、职位代码与编制人数等信息。 2.2 职位类别 说明该职位在公司内部职位发展通道的所属类别。 2.3 职位定位 说明该职位会在怎样的条件下，需要完成的主要工作内容等信息。 注：限制范围包括- 使命 / 公司价值观 / 战略目标 / 政策 / 业务流程 /授权 / 地域 / 预 算/ 法律法规等 2.4 主要职责 说明该职位的

4、工作内容、工作行为，以及关键业绩指标等信息。 岗位职责考核指标 定位 ( 限制，做什么，为什么) 依照，在限制范围内，做， 以达到（目的） 职位名称： _ _ 所属部门： _ _ 直接上级 : _ _ 该职位编制人数: _ _ 管理类职能类销售类 技术类生产类辅助类 职位说明书编写指导手册 3 2.5 任职资格条件 说明任该职位所应具备的一些基本资格，以及该能力与素质等信息。 最低学历 / 专业要求 最低相关工作经验/ 成果 应具备的职业资格证书 个人品质要求 岗位胜任能力定义描述岗位要求 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 3.

5、 编写职位说明书需注意的问题 3.1 职责分配的技巧 3.1.1 职责分配是以组织架构为基础，通过分析组织需要做什么，组织中 需要哪些部门、哪些职位、是否有多余的职位、是否有无效的工作 等等，来自上而下确定各职位所需要做的工作和所履行的职责。 3.1.2 职责分配是管理者必备的管理技能。 3.1.3 各功能、各层级职责描述用词矩阵： 职位说明书编写指导手册 4 3.2 工作绩效的衡量 3.2.1 什么是业绩指标 业绩指标是工作绩效的衡量标准， 即对员工期望的职责； 通过此标准 可以衡量工作职责所履行的情况。 3.2.2 工作绩效的衡量标准主要有以下几个方面： A 成本： 如各单位成本，预算准确

6、性，平均每个人成本等 B 质量： 如报表准确性，服务可靠性，服务彻底性等 C 人的反应： 如投诉，表扬，离职率等 D 数量： 如产量，营业额，毛利 / 净利等 F 时间： 如期限，递送时间，平均生产时间等 3.2.3 工作绩效的衡量标准应尽可能地具体与量化，并确保员工了解。 在职位说明书中， 除需要说明职位工作者需要做什么，即所履行的职 责外，要说明履行职责后所达到的结果，即为了达到结果。 3.3 岗位素质模型 3.3.1 员工素质的高低决定行为动机、行为方式和结果，管理者综合素质的 高低，决定着他对一个企业、一个组织、一个团队的影响力；员工只 执行者 行为 决策层管理层专业执行层 决策决定

7、裁决 管 理 功 能 组织 计划 主持 制定筹划 预测 拟订 提交 制订 安排 主管 策划 设计提出 协调 参与 指挥 控制 指导 听取提出 督导 协调控制 掌握 听取 督促 控制 布置 协调 监督 提出 人事 行政 授权 委派处置 签发 检查考核 交办 派遣 评估 发掘 宣布 分配 考核 调动 业务功能 审核 审批批准 签署 审阅 编制 开发 鉴定 考察 分析 综合 研究 处理 解决 推广 编制 依照根据 提供 请示收集 请示 整理调查 研制 统计填报 履行 核对办理 解答 维护遵守 接受 维修记录 发送 呈报接待 保管 核算汇总 安装 打印校对 编写 调试登记 记录 送达 执行功能贯彻执行

8、完成完成 执行 协助 职位说明书编写指导手册 5 有具备与战略目标与岗位要求相匹配的管理胜任力特征，才能高效地 发挥经营管理才能，实现组织的近期及长远目标。 3.3.2 兰石换热各级人员素质模型矩阵： 胜任能力总经理副总经理 总助 部长 副部长 组长 段长 专 业 技 术 人员 办事员 见习生 事业心 /工作激情 战略规划能力 组织与协调能力 团队与合作能力 职业道德 培养下属意识 灵活与应变能力 理解与执行能力 学习与创新能力 业务知识与技能 工作责任心 工作积极性 工作纪律性 3.4 职位说明书开展过程中的角色分工 3.4.1 职位说明书工作的开展与进行需要人力资源部与各个公司、各个部 门

9、、各个层级的管理者一同努力完成。 3.4.2 不同的角色分工如下： 总经理办公室管理者 提供模板进行工作分配 提供培训与指导拟定职位说明书 审阅草案并进行修改与调整就职位说明书情况向总经办提供反馈 监督职位说明书的完成 在招聘、 晋升、 工作轮换、 组织调整等情况时提 交新的职位说明书 4 以上是对兰石换热公司的职位说明书进行的相关说明，如对职位说明书有任何疑问 或需要了解更多信息，请咨询公司总经理办公室。 三、 职位说明书编写指导 一、职位基本信息 职位名称：所属部门： 直接上级：该职位编制人数： 1） 、 “职位名称”以最近公司职务序列所规范和确定的名称为准；“所属部门”是指该职位 所在的

10、部门名称，如果有班组的，要加上所在的班组名称； 2） 、 “直接上级”是指直接对该职位人员的工作及其结果指导、负责的上级人员的职位名 称； “该职位编制人数”是指公司在一定期间内在该职位上的在编人员数。 二、职位类别 管理类（主管及以上管理人员） 职能类（人事、财务、质控、采购、生产/ 销售/ 技术内务人员） 销售类（销售单元人员 技术类（产品工艺、研发人员，销售技术支持人员） 生产类（一线生产车间技术工人） 辅助类（保洁员、值班员、配送员等） 职位类别用于区分该职位属于哪个种类，填写人可在上述6 项中做相应选择。 三、职位定位 “职位定位”是指用一到两句话概括此职位工作的目的、主要内容和主要

11、作用。标准格式 可用： “负责,通过,达到/ 实现“。如“行政管理”的职位概述是：在公司战略指导下， 遵从客户至上原则，以公司客户和内部员工为服务对象，负责协调、处理后勤日常事务工 作，策划、参与岗位职责设计，编制、改进相关工作流程，依照核定的流程和标准严格履 行职责，加强业务学习， 提高综合素质， 加强与领导和同事的沟通和协作，提高工作效率； 经常总结和分析工作，实现对公司及部门管理的信息支持，为分管项目积累管理经验。 四、职责范围 岗 位 职 责考核指标 1. 2 3 职位说明书编写指导手册 2 4 N. （一） 、说明。 1） 、 “职责范围”是指此职位为实现公司及部门宗旨，而应该承担的

12、主要工作职责和任务。 2） 、每一句话只完整表达一项基本职责，语言要求规范、准确，不可模棱两可，一项职位 职责是一个独立、完整而且有一定最终结果体现的责任。 3） 、职责要就本职位的要求来制定，不能就现在本职位任职者的工作内容或该任职者能否 完成来制定。 4） 、 “考核指标”主要是指对工作绩效的衡量标准，即衡量员工履行每一项职责的情况。 （二） 、填写。 1） 、职责描述一般用“负责/组织/领导工作”来表述。 2） 、填写时，职位职责要以职责性质的重要性从大到小排列；考核指标根据每一项职责需 要达成的成果填写。 3） 、所列的职位职责一般不能少于3 项，也不能多于 10 项为宜。 五、任职资

13、格条件 学历工作经验及成果个人品质要求 专员 主办 主管 副经理 经理 1） 、任职资格应根据各员工所属职位类别的职业发展通道规定进行填写。（请参照公司薪 酬制度，上表级别为职能类岗位职业发展通道）。 2） 、 “学历”应填写职位所需具备的学历及专业。学历可分初中以上、高中、专科、本科、 硕士、博士等；专业是指任此职位所需要的专业，如计算机及网络管理职位所需要的专业 是“计算机”、 “信息系统管理”、 “电子商务”或其它相关的专业。 3） 、 “工作经验及成果”是指从事过相关或相同职位的经验、取得的职称以及成果。 4） 、 “个人品质要求”是指正确履行该职位职责所要具备的个人品格与素质。如销售

14、经理 职位的个人品质要求可以是“正直” 、 “认真” 、 “客户意识”、 “合作意识”等。 六、岗位胜任能力要求 职位说明书编写指导手册 3 七、特殊要求 1. 2. 1）主要是指此职位任职者所需要具备的特殊要求。如对保安员职位的任职者要有身高、 当过兵经历等； 2）此项如果没有特殊要求，则填“无” 。 八、审核批准 任职者： 直接上级： 总经办主任： 审核日期： 岗位胜任能力定义描述岗位要求 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1） 、岗位胜任能力是指为了正确履行职位职责，该职位所必须具备的能力。 2） 、能

15、力要求一般是指对该职位而言最重要的能力。如对于研发类人员而言，分析问题的 能力和解决问题的能力非常重要，应是其必备的能力。但对于客服类人员讲，沟通与协调 的能力又成了最为重要的能力之一。 3） “岗位要求”从低到高共分为15 等，应根据实际岗位对该胜任能力的要求填写。 4）胜任能力一般不超过6 项。 注意：技能与能力的区别： 技能：具有习得的、熟练掌握的、可重复的等特点。如打字。 能力：是指可预期的潜质，能在不同环境下综合运用的。其心智过程不可完全重复。如创 新能力。 5） 、请参考“兰石换热员工工作能力匹配矩阵”，从中选最核心要的4-6 项。 职位说明书编写指导手册 4 兰石换热公司员工工作能力匹配矩阵 胜任能力 总经理副总经理、总助部长、副部长组长、段长专业技术人员办事员、见习生 事业心 /工作激情 战略规划能力 组织与协调能力 团队与合作能力 职业道德 培养下属意识 灵活与应变能力 理解与执行能力 学习与创新能力 业务知识与技能 工作责任心 工作积极性 工作纪律性