Office知识点的总结.pdf

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1、2018-5-9 三大办公软件 Word 、 Excel 、PPT 知识点归纳 实用标准文案 精彩文档 第一部分 Word文档知识点 第一章 Word 文档的编辑与排版功能 一、Word2016操作界面： 由“文件”按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区（选项卡和命令组）、标尺、共享、 页面区域、滚动条、状态栏等组成。 Word2016的默认后缀名是：.docx 二、word 的基本操作： 1.文件的基本操作 1)不同输入法之间的切换：Ctrl+Shift键； 2)CapsLook=大、小写字母切换 3)NumLook= 控制数字小键盘打开与关闭 2.输入日期和时间； 1)插入当前日期： Alt

2、+Shift+D；2019/6/2 Sunday 2)插入当前时间： Alt+Shift+T；7 时 45 分 3.选定文本的作用：选定文本后，才能编辑和修改文本。 4.输入文档时，直接按“Enter ”键可对文档内容进行换段；按“Shift+Enter”组合 键可对内容进行 换行，并出现一个手动换行符“” 。 5.选定文本的方法； 1)选择整个文档 ：在文档左侧页边距外侧的空白页面上，连续点击鼠标左键三次 。 2)选择整个段落 ：在段落的左侧页边距外侧的空白页面上，连续点击鼠标左键两次 。 3)选择一行：在一行的左侧页边距外侧的空白页面上，单击鼠标左键 。 4)可以使光标插入点快速移到第一页

3、页头的组合键是 Ctrl+home 。 5)选择文档中 竖块文本 的方法，可以按住Alt 键选择。 6)小区域选择：按住鼠标左键，从开始位置拖动到结束位置，松开鼠标左键。 三、文本和段落的基本格式 设置文字格式 的操作有设置 字体、字号、字形、下划线、边框、底纹、颜色等; 设置段落格式 的操作有设置 对齐、缩进、行间距、段间距以及边框和底纹等; 设置页面格式 的操作有设置 纸张、页边距、页眉和页脚、页边框等。 1、字体的安装： 1)选中字体文件，鼠标右键“安装”； 2)开始/ 控制面板 / 字体 2、段落文本的对齐方式包括：左对齐Ctrl+L 、居中 Ctrl+E 、右对齐 Ctrl+R 、两

4、端对齐 Ctrl+J 、分散对齐 Ctrl+Shift+J（调 整 字 符 宽 度 ） 3、按组合键 【Ctrl+D 】打开“字体” 对话框，设置文本格式。 4、在文档中插入的分页符，为什么有的时候看不到？ 实用标准文案 精彩文档 分页符属于编辑标记，如果看不到文档中的分页符，那么它可能处在隐藏状态。此时， 单击 “开始” 选项卡，在 “段落” 组中单击 “显示 / 隐藏编辑标记” 按钮 5、要删除 文档中 重复 的文字/ 空行/ 空格可以通过 “查找和替换”来实现。 查找替换空行，“p”代表一行。 6、制表位的作用：方便光标快速定位。 1)制表位的类型： 默认制表位（两个字符） ：一般用在正

5、文段落中，按Tab 键使用；即首行缩进2 个字符 手动设置制表位：一般用在特定的排版，可以快速定位在页面制定位置； 2)通过标尺设置制表位 左对齐式制表位； 居中式制表位； 右对齐式制表位； 小数点式制表位； 竖线对齐式制表位（不定位文本，只在位置上显示插入的竖线）； 7、插入_页面 _分页【或执行“Ctrl+Enter” 】 8、生成文档目录之前，要根据文本的标题样式设置大纲级别。在“开始” 选项卡“ 段 落” 组中的 “对话框启动器”按钮， 设置大纲级别 。 9、 除了插入自定义的目录外，用户还可以根据需要在文档中插入手动目录或自动目录。 单击“引用”选项卡，然后单击“目录”组中的“目录”

6、按钮，即可设置手动目录和自 动目录的样式。选择手动目录，插入后需要编辑目录中的文本；选择自动目录，会按照 样式生成自动目录。 10、页眉与页脚的概念和作用：页眉和页脚是正文之外的内容，通常情况下，页眉显示 在页面上方，而页脚则显示在页面底部。 使用“插入”菜单中的命令“页眉/ 页脚” 。若要进入页眉页脚编辑区，可以单击页眉页 脚工具中的设计菜单 11、在 Word中，如果使用了项目符号或编号，则项目符号或编号在每次按回车键时会 自动出现。 四、图片的插入 1、在 Word文档中插入图片，有时图片显示不完整，这是为什么？ 在 Word文档中插入图片，如果插入点的行距过窄，图片就不会完整的显示，此

7、时将图 片的行距调整为单倍行距以上的行距即可正常显示。 入点为图片或表格/ 图表插入题注，可以使用“鼠标右键 / 插入题注”。 块文 五、预览文档 1、为文档添加水印：设计/ 自定义水印 2、显示隐藏功能区：Ctrl+F1 ；或双击开始 3、Word的视图方式包括：阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲和草稿。 在编辑文档时， 可以同时显示水平标尺和垂直标尺的视图方式是【页面视图】。 能显示页眉页脚的视图是【页面视图】。 第二章 Word 的图文排版功能 一、 SmartArt 模板的应用 实用标准文案 精彩文档 1、Word为 SmartArt 内置了一些样式，让普通用户也能设计出专业水平

8、的图示点击 SmartArt 工具设计原先的图形和颜色，更改后的图形和颜色。 2、插入 SmartArt 图形： 包括插入列表、流程图、循环图、层次结构、关系、矩阵、棱锥图等类型； 在 SmartArt 图中，可以在指定形状的前、后、上、下位置添加形状，一些形状还可以 添加助理形状。 二、文本框的应用 在 Word2016为用户提供了多种文本框类型，如简单文本框、提要型文本框、引述型文 本框及竖排文本框，用户可以根据需要选择使用。 1、文本框的作用：可以在页面中任意移动，同时可以在页面中设置横、竖排文字混排 效 2、插入文本框：插入内置文本框；绘制文本框 3、设置文本框形状填充、形状轮廓、形状

9、效果等； 4、设置文本框边距； 5、设置文本框文字方向； 6、设置文本框对齐方式； 7、插入自选图形 绘制正方向按Shift ；绘制约束中心点的图形按Ctrl ；绘制以中心点向外的正方形按 Ctrl+Shift。 插入最常用的图形：包括直线、矩形、正方形、椭圆、圆等； 插入基本形状； 插入箭头等其他形状； 8、插入图片和剪贴画 9、页面设置 布局 / 页面设置：设置纸张大小；设置纸张方向。 如果对从网站复制的文档样式不满意，应选定文本，选择开始菜单中的 “清除所有格式” 选项即可清除所有样式。 第三章 Word 表格的编辑与应用 一、创建表格 / 设置表格 1、插入表格：用于制作简单规范的表格

10、 2、绘制表格：用于制作复杂结构的表格 3、修改表格：大小和移动表格 4、设置表格： 1)插入行列操作 2)插入空白单元格 3)删除行列操作：当选择整个表格的时候，如果执行了“删除行”命令，则整个表格 就被删除了 4)删除单元格 实用标准文案 精彩文档 5)合并单元格操作 6)拆分单元格操作 二、表格的排列与计算 1、使用表格计算功能 表格数据求和：在Word表格中进行计算，公式中常出现的几个英文单词： =SUM 求和函数（ ABOVE 求和区域） ABOVE 上面； LEFT左边； RIGHT 右边； BELOW下面； 这些单词在公式中作为参数，指明对什么位置的数据进行计算。 =AVERAG

11、E 平均值 =IF 条件函数 =MAX 最大值 =MIN最小值 =SUM 相加（求和） 2、使用表格排序功能 3、表格内容与文本之间互相转换：将表格内容转换成文本；将文本转换成表格 三、插入图表 第四章 Word 样式与模板的应用 一、使用样式窗格 1、 “格式刷”的使用：单击按钮只能刷新1 次，双击按钮可以刷新多次。刷新完毕，再 次单击“格式刷”按钮即可。 2、查看导航窗格：视图/ 显示/ 导航窗格 3、目录： 插入/ 文档部件 / 域/ 索引和目录 /TOC ； 二、自定义文件模板 1、创建模板文件：打开素材（报告文件模板）/ 另存为（保存类型： Word模板） / 查看 保存的模板文件

12、2、自定义模板样式：布局/ 页面设置 / 对话框启动器；设置页边距；修改正文和段落样 式 3、使用文档模式： 1)双击模板文件 2)生成应用模板的文档 第五章 Word 文档处理的高级应用技巧 一、插入批注和使用修订功能 添加批注：审阅 / 新建批注； 答复批注：答复 删除批注：删除 更改批注显示方式：审阅/ 显示标记 / 批注框； 若要一次性删除文档中所有修订：选择任意一个批注，单击审阅/ 批注/ 删除/ 删除文档 实用标准文案 精彩文档 中的所有批注。 二、添加“开发工具”选项卡：开始/ 选项 / 自定义功能区 / 开发工具 第二部分 Excel 表格知识点 第一章 Excel 表格的编辑

13、与数据计算 Excel2016 的默认后缀名是：.xlsx 一、输入数据 输入数据方法最终效果 输入文本 直接输入（输入法切换：Ctrl+Shift；Ctrl+ 空格） ；内容 点选单元格：上下左右方向键；Tab 左右切换； Enter 上下切换； 输入编号 开始/ 数字/ 对话框启动器 / 自定义（类型： 000） ； 输入 001、002 之后选择两个单元格，在右下角变成 “+” 时往下拖动； 001 002 输入日期 时间：冒号隔开时间；输入当前时间：Ctrl+Shift+T 16:52 日期：反斜杠隔开；输入当前日期：Ctrl+ Shift+D 2017/6/27 输入负数直接输入 -

14、50 ；或输入（ 50）-50 输入分数日期类分数： 0 空格 1/12 1/12 数据变成文 本 在输入数据前，输入一个单引号 ( 注意要 英文输入法下 输入) 1、录入数据内容时，若出现“#”表明单元格的列宽太窄了，应该重新设置列 宽。 2、在单元格中，录入的内容过多，要实现单元格内换行 ，可以按组合键【Alt+Enter】 二、单元格填充 将输入的内容填充到选择的多个单元格中【按住Ctrl+Enter】 重复数列填充 (按住 Ctrl键，再拖动 ) 三、算数运算符 +（加号）加法运算3+3 - （减号）“减法运算”或“负”3-1 或-1 *（星号）乘法运算3*3 / （正斜线）除法运算3

15、/3 % （百分号）求余运算10%3=1 （10/3=3 1） 公式中运算符的顺序（下列顺序为由小到大） 1 （） 实用标准文案 精彩文档 2 +- 3 % 4 */ 5 & 6 比较运算符 B1) =(大于等于号 ) 大于或等于 (A1=B1) B1) 引用运算符 冒号“：”连续区域运算 符 如 SUM(B5:C10 ）, 计算 B5 到 C10的连续 12 个单元格 之和。 逗号“， ” 可将多个引用合并 为一个引用 如 SUM(B5:B10,D5:D10)，计算 B列、 D列共 12 个单 元格之和。 “空格” 取多个引用的交集为 一个引用 如 SUM(B5:B10 ，A6:C8) ，计

16、算 B6到 B8三个单元格 之和。 函数的组成 =函数（参数1、参数 2 、参数 N ） IF 函数 IF 函数一般是指 Excel 中的 IF 函数，根据指定的条件来判断其 “真”（TRUE ） 、“假”（FALSE ） ， 根据逻辑计算的真假值，从而返回相应的内容。可以使用函数 IF 对数值和公式进行条 件检测。 MID函数 从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。 函数 MID使用方法如下： 1. 在 A1中输入： zhongmei 2. 在 B1中输入： =MID(A1,4,3 ) 实用标准文案 精彩文档 3. 结果显示： ngm 解释： 在字符串 zhongmei 中，从

17、左侧第4 个字符开始取值，取3 个字符 LEN函数 LEN 返回文本串的字符数。 计算单元格中 , 字符串包含的字符个数 比如 ,A1=我爱 excel =LEN(A1)的结果就是 7 RANK 函数 RANK 是统计排名的函数；=RANK （E2,$E$2:$E$10） 开始菜单下的“”按钮是【自动求和】。 求和单元格中的某一个区域，=SUM （A1:H10） 四、插入、移动复制删除、合并和拆分单元格 1、插入单元格：鼠标右键_插入（行、列） 2、移动单元格：剪切【Ctrl+X 】_粘贴【 Ctrl+V 】 3、复制单元格：复制【Ctrl+C 】_粘贴【 Ctrl+V 】 ；注意，复制的虚线

18、框可以按Esc 退 出。 4、删除单元格：鼠标右键_删除（行、列） 5、 合并单元格 6、拆分单元格 五、设置数据列表 数据验证：数据 / 数据验证，打开数据验证对话框 第二章 Excel 表格数据的排序、筛选与汇总 一、表格数据的排序：数据/ 排序 二、表格数据的筛选：数据/ 筛选 可以对数据列表中记录的一部分数据按要求显示。 三、 表格数据的分类汇总：数据/ 分类汇总 四、 其他 1、把汇总项复制并粘贴到另一个工作表中 1)打开“定位” 对话框 Ctrl+G 2)定位可见单元格 3)复制/ 粘贴数据 4)查看粘贴结果 2、要使表格的前几行信息不随滚动条的移动发生变化可以使用冻结拆分窗口命令

19、来实 现。 第三章 Excel 统计图表和透视图表的应用 一、创建图表：选择图表数据/ 插入图表 插入图表包括的类型：柱形图、折线图、饼图（可以显示数据百分比比例关系）、条形 实用标准文案 精彩文档 图、面积图、 XY散点图等。 二、数据透视图的应用 第四章 Excel 数据的模拟分析与运算 一、使用工作组创建表格 建立组：按Ctrl或 Shift选择多个表格 二、单变量模拟运算表的应用 数据 / 模拟分析 / 模拟运算表 单变量：一个可变数值，如利率 双变量：二个可变数值，如利率和贷款 第五章 Excel 数据的共享与高级应用 启用和录制宏 开发工具 / 代码/ 录制宏 第三部分 Power

20、point知识点 第一章 PowerPoint 幻灯片的编辑与设计 1、PowerPoint 2016的默认后缀名是：.pptx 2、启动幻灯片放映的快捷键是：F5。要终止幻灯片放映可按Esc。 3、在 PowerPoint 中复制图形可按Ctrl+C ；拖动复制可按Ctrl ，鼠标左键拖动进行复 制。 一、演示文稿的基本操作 视图 / 演示文稿视图（演示文稿视图包括：普通、大纲视图、幻灯片浏览、备注页、阅 读视图）、母版视图（ 母版视图 包括： 幻灯片母版、讲义母版、备注母版） 、显示、显示 比例、颜色 / 灰度、窗口 幻灯片母版： 占位符指的是幻灯片母版的文本框。 二、幻灯片的基本操作：

21、1、新建幻灯片 ： 组合键 Ctrl+M ；新建的幻灯片默认会在选定的幻灯片的下方插入。 单击“插入 / 新建幻灯片”命令； 选中一张幻灯片，按Enter 键； 选中一张幻灯片，鼠标右键“新建幻灯片”； 2、复制 / 粘贴幻灯片：复制Ctrl+C ；粘贴 Ctrl+V ；按住 Ctrl并拖动幻灯片 3、删除幻灯片 4、幻灯片从大纲 5、重用幻灯片 实用标准文案 精彩文档 三、插入音频和视频的相关操作 音频文件格式： MP3 、WAV 、WMA、MID等； 视频文件格式： AVI、MP4 、WMV、SWF 等； 五、 设置演示文稿主题 1、对主题样式进行相关编辑操作 套用变体样式 更改主题颜色

22、更改主题字体 设置主题样式效果 第二章 PowerPoint 幻灯片的动画制作与放映 一、添加动画效果 设置 进入动画效果 设置 强调动画效果 设置 退出动画效果 设置 动作路径 自定义动画：各种对象都可以设置以上动画效果；动画设置后可以改变放映时间、先后 顺序等；可以播放后隐藏对象。 二、设置幻灯片放映 1、要使幻灯片在放映时，能够自动放映，需要为其设置排练计时。 2、幻灯片的 放映方式 有：从头开始 ；从当前幻灯片开始；自定义幻灯片放映。 3、幻灯片放映类型：演讲者放映（全屏幕）；观众自行浏览；在展台浏览（全屏幕） 4、放映幻灯片的方法： 单击视图切换栏中“幻灯片放映”按钮（Shift+F5 ） ，从当前幻灯片开始放映； 单击“视图 / 从头开始”，从第一张幻灯片开始放映； 单击“视图 / 自定义幻灯片”，设置自定义放映的幻灯片。 5、结束幻灯片放映的方法： 右击幻灯片，在弹出的快捷键菜单中选择“结束放映”命令； 按 Esc 退出键。