公司行政制度.pdf

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1、1 公司行政制度 一、行政人事管理工作 1、负责公司内部的人事管理工作，办理公司员工的招聘、录用、调动、辞退、离职等手续。 2、负责公司的考勤管理，监管公司劳动纪律，每月定时上报上月全员考勤，统计公布违章 记分表。 3、负责公司内部人事档案的收集，归档及公司文件的上报，归档工作。 6、负责安排、监管公司前台服务工作，树立良好公司形象。 7、打印、复印公司各类文件、资料，收发文件资料。 8、负责公司员工宿舍、食堂等后勤工作的管理，包括卫生、保安、消防等。 9、行政人事部经理要严格遵守保密制度（包括人事， 档案，计划等），对相关泄密事件负责。 二、办公用品管理办法 1、各部门每月需用办公用品，须在

2、每月按规定日期向行政人事部提出申购计划，财务部将 各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总，填写申购单， 经公司领导批准后，统一购 买。特殊情况另行安排。 2、公司办公用品由财务部安排专责人员负责管理，每月办公用品购买后，由财务部指定专 人负责验收保管。 3、各部门领用办公用品，按工作需要办理领用手续，经本部门经理审核，未经审核批准不 得领用。 5、对消耗性办公用品，如签字笔、圆珠笔、铅笔、软面抄、胶水等，一个月最多申领一次， 再次领用时需以旧换新。 6、非消耗性办公用品不慎遗失，由本人负责赔偿。 7、严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。 8、领用人员离职时，对非消耗性办公用品一并交还行政人

3、事部，再由该部门人员到行政区 人事部领取。 9、财务部每月对办公用品进行一次盘点，并将盘点结果上报公司主管领导。 三、关于公司电话和inter网管理的有关规定 1、所有员工上班工作时间不得打私人电话，确有急事需要打私人电话可以在下班以后使用。 因私使用长途电话时，可在行政人事部登记，由行政人事部核查使用金额后，报财务部在工 资中代扣。 2 2、未经申请登记私自使用长途电话电话者，经查证后罚款30 元，并在工资中扣除所打的长 途电话费用。 3、所有已经授权的计算机可以在指定的时间内上inter网浏览信息，查阅资料，发送电子 邮件，对一些不良网站禁止浏览。 4、所有公司员工不得利用inter网泄露

4、公司技术、商务情报，损害公司利益。对上述行为 一经查实，必将严肃处理。 四、办公室制度 1、 办公室员工上班应穿戴整洁，有正装应时常穿正装，在上班时间不准穿拖鞋和穿一些艳 诈、露骨的衣服，打扮要淡抹；上班时间要带工作牌，并且工作牌要挂在胸前或放在上衣口 袋里。 2、 在上下班时间要时常保持办公桌面整洁，要分清要用的资料和不用的资料、急要处理的 文件和待处理的文件；在下班时要整理好文件，把文件尽量放入办公抽屉，使办公室桌干净 整齐。 3、 在公司中任何时间任何人不得坐在办公桌上，也不能随便脱鞋或把脚放在办公桌上影响 公司的形象。 4、办公室人员在下班时应自觉关掉自己所用的办公设备，办公室每天值班

5、人员应负责电器 和灯的关闭情况；如果公司发现下班没有关灯和办公电器的罚值班人10 元，办公室人员值 班进行轮流值班。 5、 办公室人员需要丢掉的东西应丢进办公垃圾篮里，要时常保持办公室清洁干净。 6、 办公室内的厕所应时常保持清洁，上完厕所后应进行冲厕，时常保持良好的素养。 7、 办公室人员应爱护一切办公设备，时常保持办公设备的清洁，不能有意损坏办公设备， 如发现有意损坏办公设备的应给予赔偿和处罚。 8、 办公室提倡无烟办公环境，如果需要吸烟可以去办公室外面吸烟，以便给他人造成影响。 9、办公室人员在接电话时应先问声好再报公司名，然后谈正题。 五、考勤管理 1、 公司所有员工均应执行统一作息时

6、间:早上 9 点到岗，迟到 30 分钟均视为旷工， 下午 18:00 汇总当日工作后打卡下班，不得迟到早退，如有迟到/ 早退， 处以 5 元/ 次的罚款， 旷工处以 50 元/ 次，一月有三次旷工者作辞退处理。 2、员工每月请病、事假不得超过3 天（病假根据实际病情而定），请事、病假或休假需填写 3 事、病或休假申请单，经部门主管签字同意后方可休息。未经批准请假、休假者，一律按 旷工处理，罚款50 元/ 次。请病假超过三天者，需出示县级（含县级）以上医院出具的病历 证明，假条一律交行政部备案，病、事假期间不计发任何工资。 3、公司员工在上班期间不得无故脱岗，按公司规定完成安排的工作，并服从部门

7、领导安排。 若有违规者罚款10 元/ 次。 六、奖惩制度 1、公司员工无故损坏公司财物需照价赔偿，上班期间在办公室打私人电话和把公司财物据 为己有者一律罚款1020 元/ 次（视情节轻重而定） 。 2、对泄露公司商业机密和损坏公司利益者，一律罚款300 元。 3、对将公司公款据为己有者和携款潜逃者，一律报案并交由相关部门处理。 4、对公司员工在工作期间品行、工作能力、业绩和综合考评差者，公司可随时解除聘用关 系。 5、对公司内部管理和市场拓展能提出合理、切实可行并行之有效的建议和意见者，公司给 予该员工适当的奖励。 6、公司员工在工作中由于表现突出和业绩优秀者，公司给予适当的奖励。 7、在公司

8、遇到突发情况时，员工能及时出面为公司挽回经济者，公司给予适当的奖励。 8、公司每月根据员工日常工作表现和工作业绩等综合考核，并评选出两名优秀员工，并给 予优秀员工200 元 /人以资鼓励。 七、员工礼仪管理制度 1、仪容仪表 1)员工在上班时间内应注意仪容仪表，得体大方整洁； 2)头发应注意修剪、梳理整齐，保持干净。男员工发不过耳，女员工留长发应以发带或发 卡夹住； 3)注意个人卫生； 4)女员工上班可化淡妆，各种饰物应佩戴得当。 2、着装礼仪 1)在工作中员工应穿着合适的服装，要保持整洁、自然、大方； 2)员工的穿着应符合自己的年龄、职业和身份特点； 3)员工上班应佩戴胸卡，并应佩戴在适当的

9、位置。 4 3、言谈举止：使用礼貌用语。 4、行为举止。例如： A.面带微笑。微笑要求发自内心，真诚自信；微笑时面部肌肉要放松，嘴角微微上扬，露 齿一笑，目光温和，眉头自然舒展，给顾客以亲切感； B.坐姿。 坐下之前应轻拉椅子，切忌发出大声响；坐下的动作不要太快或太慢，应自然大 方；坐下后上半身应与桌子保持一个拳头的距离，坐满椅子的2/3 ；坐下后上半身应保持直 立，不要前倾后仰， 给人以萎靡不振的印象；肩部应适当放松，手自然下垂， 或交握在膝上； 两腿并拢，不要跷腿，两脚踝内侧相互并拢；坐着与人交谈时，双眼应平视对方，但时间不 宜太长或太短，也可以使用手势； C.站姿。头正、挺胸、收腹、收臀

10、部、两肩自然下垂、两腿挺直，脚跟略微分开，与肩同 宽，保持身体重心； D.行走。走路时脚步要轻缓，在服务区内不能跑动；如遇客户，应侧身让客户先行；行走 速度适中， 不要过快或过慢， 以给人轻浮的印象或显得缺乏时间观念；头正颈直， 两眼平视， 面色爽朗； 上身挺直， 挺胸收腹； 双臂收紧， 自然前后摆动； 男性脚步应稳重、大方、 有力； 保持身体重心； E.手势。初见新客户时，避免一些粗鲁、随便的手势动作；与客户交谈应避免指手画脚， 手势动作过多， 注意幅度和次数；谈到他人时，不可用手指点别人等不礼貌的行为；为客户 或他人指路时，五指自然并拢，手心向上。 5、禁止事项 A.上班禁止在服务区域内嚼

11、口香糖或吃零食； B.与客人交谈时左顾右盼； C.摆弄衣角头发； D.脚不停抖动； E.冷落顾客或与顾客争吵； F.上班时间聊天或做与工作无关的事。 6、电话礼仪 1)在接电话时应在电话铃响三声内接电话，注意接听用语； 2)如接到的电话不在自己的业务范围内，应尽快转给相关业务人员接听，如无法接听应做 好书面记录，及时转告，接到打错的电话应同样礼貌对待； 3)邻座无人时应主动接听电话； 5 4)结束通话后，应待顾客、客户或者上级领导先挂断电话后，方可挂断。 八、 公司会议管理制度 第一章总 则 第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作， 研究落实重大事项的对策措施

12、和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题， 顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。 第二条公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制 度和规定， 采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定 和处理所属范围内事务的管理思路。 第三条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不 说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。 第四条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。 第五条本制度适用于公司及所属各部门。 会议类别 第六条本制度所指的

13、会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、 专题会议、 部门 日常管理例会和接待会议等。 第七条专题会议指公司经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同 评审等会议。 第二章会议的组织管理 第一节总经理办公会 第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不 限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投 融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和 产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重 要人事任免、机构设置以及制度审议等。 第九条总经理办公会

14、议原则上每半月召开一次。特殊情况可临时召开。 第十条总经理办公会议由公司总经理主持，公司副总经理、 总经理助理等经营班子成 员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。 总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。 第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。 6 第二节中层干部会议 第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开 的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其中一项重要会议。会议传达、落实公司管理理 念、思想、重大决策、决定。通报公司生产经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先 进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层

15、干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和 工作效率。 第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司各车间、部门 副职及以上。 第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。 第三节专题会议 第十五条公司专题会议是研究批准相关部门提出的质量、安全、工程、预算项目的实 施方案；分析、研究近期成本管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理、合同评审 等方面存在的突出问题，提出解决办法， 明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规 定的任务的会议。 第十六条专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理（总助）主持，公司各车间及 职能部门的相关负责人参加。 第十七条

16、专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安 排会议室。 第十八条专题会议结束后1 个工作日内，由承办部门将此方面的专题会议纪要经 会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。 第四节部门日常管理例会 第十九条公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达 到公司规定的目的。公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、 会议效果等进行 过程抽查或评估。 第二十条部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻股份公司及公司会议、文件 及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理 意见；制订下期工作计划，纠正不正确的

17、工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如 PDCA循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有 效的预防措施； 分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当 的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。 第二十一条部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请 7 分管领导参加。 第二十二条公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记 录，保存期为1 年。 第五节对外接待会议 第二十三条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报 会议。 第二十四

18、条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经 理（总助）接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理（总助）和指 定人员接待。 第二十五条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织；属于业务对接 和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。 第三章会议的组织、管理和服务 第一节会议的组织 第二十六条会议的批准 （一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经 理批准。 （二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。 第二十七条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部 门

19、与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。 第二十八条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参 会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音 录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。 第二十九条会议通知 （一） 会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议 需至少提前2 个工作日下发正式书面通知。 （二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。 第三十条会议的准备 （一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。 （二） 做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和

20、设施检查及服务。人员和服务用 品。 （三）做好参会人员的引导和组织。 8 （四） 重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调 度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。 第二节会议室的管理与服务 第三十一条公司 1 号、 2 号会议室由公司办公室负责管理，其他会议室按照谁使用谁 管理的原则，由相关部门自行管理。 第三十二条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、 设施管理、 会议服务等。 第三十三条会议室要做到会议召开前30 分钟各项工作准备结束，会后30 分钟会场清 洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。 第三十四条公司各部门召开会

21、议需要借用其他部门管理的会议室的，由会议主办单位 提前 2 小时与会议室管理部门联系安排。使用时，务必保持环境整洁和设施安全。 第三十五条 1 号、2 号会议室重要会议的服务，由办公室根据实际情况安排。其他日常 及业务会议由会议组织部门安排服务。 第四章会议资料管理 第一节会议纪要的整理与印发 第三十六条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下 发。 （一）专题会议根据安排整理会议纪要。 （二）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。 第三十七条会议纪要的签发 总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会结束后，公司办公室及时整理会议纪要， 报公司总经理审核、

22、签发后印发。 其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核 签发后印发。 会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。 第三十八条会议纪要整理和印发应在2 个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要 决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。 第二节会议纪要的格式 第三十九条各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包 含以下基本要点： （一）文本全部使用A4型纸。 （二） 文头用“某某公司某某会议纪要( 可分两行排列) ”的指定标题，用小一号宋体套 9 黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。 （三）如需要标识秘密等级或紧急程度，以三号黑字体顶格标识在版心右上角第1

23、 行， 两字之间空1 字；如两类标识需要同时标识，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 行，紧急 程度顶格标识在版心右上角第2行。 （四）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空2 行，用小四号宋体非套黑字， 居中排版， 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称， 用六角括号 “ ”括入，如2009 20 号。 （五）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“” 。 （六） 页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，空白页不标识 页码。 （七）会议纪要需有“抄报”或“发”，左空两格用3 号宋体字标识“抄报” ，后标全角 冒号； 抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机

24、关对齐，在最后一个抄送机关标句 号。 第三节会议资料的存档 第四十条各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议、公司级专题、接 待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档。按年度移交公司档案室；其他会议资料由 各承办部门自行存档。 第四十一条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会 议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。 第五章会议精神的督办 第四十二条公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议、 经济分析会及有关专 题会议的重大决定事项进行督办。 第四十三条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要 求的时间完成，相关

25、部门、人员予以支持、配合。 第四十四条公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以 督 办提示函和督办通知书对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理督办报 告向公司领导汇报。 第六章会议纪律和要求 第四十五条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。 第四十六条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。 第四十七条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场 10 外接听。 第四十八条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。 第四十九条会议务求精简高效，严肃认真。 第五十条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论， 充分尊重他人， 不提 倡对某一问题无休止地争论。 第五十一条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播 密级会议内容。