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1、第十八章业务外包(OS) 18.1 总述 业务外包是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本 企业以外的专业服务机构或经济组织完成的经营行为。 18.2控制目标 18.2.1 合规目标 代加工合同符合合同法等国家法律、法规、国家政策和公司内部规章制度。 18.2.2 财务目标 保证采购、费用支出、存货信息等账目信息记录的真实、准确、完整。 18.2.3 经营目标 确保公司合理筹划业务外包，促进企业扩大产能，满足市场需求。 18.2.4 资产目标 严格遵守规范代加工合同中的保密条款，加强专有技术、专利的保护。 18.3 业务流程管控 18.3.1 流程责任部门 物流管理部、东升公
2、司为本流程的主要责任部门。 18.3.2 流程范围 业务外包包括以下二级流程：方案审批、承包方管理、外包过程管理。 18.3.3 总体控制政策 1) 建立和完善业务外包管理制度，规定业务外包的范围、方式、条件、程 序和实施等相关内容，明确相关部门和岗位的职责权限。 2) 强化业务外包全过程的监控， 防范外包风险， 充分发挥业务外包的优势。 3) 在执行业务外包过程中， 应确保不相容职责相分离， 如下岗位必须分离： -承包方选择与确定承包方； -外包合同的订立与审批； -承包方的确定与验收。 18.3.4 风险控制矩阵 1) “风险控制矩阵”纵向将本流程划分为若干逻辑相关的二级流程（请参 见 1
3、8.3.2） ，反映该流程涉及的主要业务内容。 2) “风险控制矩阵”横向列示了各二级流程潜在的风险因素，并据此设计 具体的内部控制措施。 此外， “风险控制矩阵” 还包括该流程相关责任主 体，以及体现相应内部控制措施的制度、单据。 本流程的“风险控制矩阵” ，请详见下页“表18-1” 。 18.3.5 权限指引 本流程关键环节所涉及的管理、决策权限分配情况，如“表18-2”所示。 表 18-1：风险控制矩阵 业务外包(OS) 业务流程 风险因素 控制编 号 内部控制标准 / 内部控制措施主责部门 制度 / “控制凭 据” 二级 流程 末级流 程 OS01 方案 审批 业务外包方案未经恰当 审
4、批，或审查评价不到 位，导致公司业务外包 战略失败或经营效率低 下 C1 1. 外协加工业务由东升公司/物流管理部根据公司实际情况提出申 请，经公司总经理审批后由物流管理部/东升公司负责在合格供方中选 择。 2. 物流管理部 /东升公司按照规定的权限负责选择合格外协厂商。 物流管理 部； 东升公司 委托制 造、加工 管理制 度（待 修订） “外协申 请” OS02 承包 方管 理 OS02.1 承包 方选 择 承包方不具有承包条件 及资质，导致其无法按 照要求完成承包任务， 给公司带来损失； 承包方选择没有遵循公 开、公平、 公正的原则， 缺少竞争机制，可能导 致徇私舞弊现象的发生 C2 1.
5、 物流管理部 /东升公司一般采取询比价方式选择协作厂商，物流管 理部在选择外协厂商时如涉及技术性较强，由东升公司相关人员负责 配合物流管理部。 2. 物流管理部 /东升公司负责对外协厂商的资质等进行调查，填制 “协 作厂商调查表” ，经东升公司、质检管理部等相关部门审核后纳入合 格供方名单。 3. 物流管理部 /东升公司询价以三家以上为原则并需要提供询价单， 其内容必须要有准确的产品名称、规格参数，加工图纸情况、含税金 情况等资料；经办人员复核询价明细表后进行初步的确定，对三家询 价单进行相应的比价对比，确定外协厂商后报部门经理审核。 4. 为配合工程施工及设计部门的要求，针对需求部门的紧急需
6、求，可 以参考以往类似产品的外协价格，免经过议价、比价手续，指定信用 可靠的厂商先行加工作业，事先应上报公司领导备案，事后补齐相关 资料。 物流管理 部； 东升公司 委托制 造、加工 管理制 度（待 修订） “询比价 记录”； “外协厂 商档案资 料” OS02.2 承包 方评 未对业务外包的执行情 况进行相关的分析和考 核，导致公司未能准确 C3 1. 物流管理部 /东升公司定期（每年一次）组织（东升公司）、工程公 司、质检管理部等相关部门对外协厂商的产品质量、供货及时性、性 价比、信誉等情况进行综合评价。 物流管理 部； 委托制 造、加工 管理制 业务流程 风险因素 控制编 号 内部控制标
7、准 / 内部控制措施主责部门 制度 / “控制凭 据” 二级 流程 末级流 程 价考察业务外包的执行情 况，且无法对日后的业 务外包提供参考 2. 物流管理部 /东升公司对外协厂商实行动态管理，达到合格供方要 求的外协厂商继续列为合格供方。不能达到要求的，且已发整改通知 书而整改不到位的外协厂商取消合格供方资格。 东升公司度（待 修订） “外协厂 商评价 表” OS03 外包 过程 管理 OS03.1 合同 签订 未及时签订业务外包合 同 /业务外包保密措施 不力，导致公司利益受 损 C4 1. 物流管理部 /东升公司与选定的外协厂商商定合同条款，包括数量、 质量、进度、结算价等，原则上使用本
8、公司统一的合同文本。 2. 物流管理部 /东升公司根据谈判结果确定合同文本，并填制“合同 签订审批表”连同“合同文本”等提交至法律事务部、信息企管部、 财务等相关部门以及相应权限领导进行审批。通过后， 由物流管理部/ 东升公司授权人员签订合同。 3. 对于涉及保密事项的，物流管理部/东升公司按照公司有关保密工 作规定与外协厂商签订“保密协议书”。 物流管理 部； 东升公司 委托制 造、加工 管理制 度（待 修订） “合同签 订审批 表”； “外协合 同” OS03.2 过程 管理 业务外包监控不严，导 致公司选择的业务外包 服务质量低劣 C5 1. 物流管理部 /东升公司负责对各单位的外协外包
9、合同执行情况进行 监督、检查。 2. 物流管理部 /东升公司需对合同的订立、履行、变更、终结等情况 予以跟踪，并建立“合同台账”。 3. 东升公司按照合同中对质量、进度的要求定期对外协厂商的合同履 行情况进行检查和监控。如发现质量未达到标准，及时要求其进行调 整改进。 物流管理 部； 东升公司 委托制 造、加工 管理制 度（待 修订） “合同台 账” OS03.3 外包成果交付后未及时 C6 1. 加工完成后， 由东升公司与质检管理部共同对外协厂商的产品质量东升公委托制 业务流程 风险因素 控制编 号 内部控制标准 / 内部控制措施主责部门 制度 / “控制凭 据” 二级 流程 末级流 程 验
10、收 管理 进行验收，导致外包业 务未达到公司标准，对 公司经济利益造成不利 影响 进行验收，经抽验不合格的产品必须退回协作厂商，限期在规定时间 内完成交货；抽检合格的产品，东升公司及质检管理部需在协作厂商 的送货单上签字确认，并将签字确认后的协作厂商送货单转物流统计 员进行相应的系统录入。 司； 质检管理 部 造、加工 管理制 度（待 修订） “检验记 录” 表 18-2：权限指引 -业务外包权限指引（ OS ） 子流程及业务 申请、审批与参与的部门 / 岗位 物流管理部东升公司 其他相关部门（如法律事 务部、信息企管部等） 质检管理部总经理董事长 外协申请申请申请批准 外协厂商选择执行参与审核 外协厂商评价执行参与参与参与批准 合同签订申请审核 批准（权限 内） 批准（权限 内） 验收管理执行执行