我国高校档案管理论文10篇.pdf

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1、第一篇高校毕业生档案管理人事档案是我国人事管理制度的一 项重要特色， 高校毕业生档案是人事档案的重要组成部分，是人才信 息的重要载体，是大学生在校期间学习及各种社会实践的真实历史记 录，是其家庭社会关系的主要原始材料，主要包括入学登记表、成绩 单、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料等。目前就业、职称 申报、计算工龄、工作流动、考研、办理保险等都需要个人档案，特 别是在国有企业、机关事业单位，人事档案相当重要。一、高 校毕业生档案管理现状目前管理高校毕业生档案的部门大致有五类 机构一是未就业或到非公企业就业的由各级人力资源和社会保障部 门管理；二是由具有人事管理权限的国有企业或国有控股企业，如银

2、行、 保险、 电力等部门管理；三是考取了机关事业单位的高校毕业生， 由用人单位上级行政主管部门或各级组织、人力资源社会保障部门管 理；四是师范类高校毕业生由各级教育行政部门进行管理；五是由于 学校和学生个人等原因， 还有相当数量的学生档案目前还存放在原学 校、学生个人手中或非公企业里。二、高校毕业生档案管理存 在的问题纵观毕业生档案管理的现状，确实还存在不少问题， 主要表 现如下一建档出自多门，档案材料混乱、不规范、不完善。当 前，由于各大高校管理学生档案的部门参差不齐，有的高校归学生处 管理，有的高校归招生、就业处管理，还有的高校将学生档案管理权 下放到二级学院。缺乏统一的管理机构与专职人员

3、，部分学校 在毕业前夕让学生临时突击整理，这就难免在档案材料的整理、 收集 等工作中出现材料不全、错装、漏装现象，给以后学生及档案使用部 门带来诸多麻烦。二毕业生档案意识不强，档案去向懵懂，有 的甚至成为口袋档案。有相当一部分毕业生对档案的重要性认 识不足，毕业多年也不知道自己的档案现在在哪里，有的甚至是将档 案长期存放在自己手里， 致使档案由于缺乏有效的管理与保存，出现 毁坏、涂改、丢失现象。殊不知，档案是其就业及今后各级选 拔、 任用、 考核的重要依据，更是其由学校走向社会的重要人生履历， 是其作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。三档 案转递部门对高校毕业生档案重要性认识不足，不

4、按国家相关规定转 递，信息化程度不高。有些高校在学生毕业后将档案交由学生 自己携带，还有些学校为片面地追求升学率，毕业前找学校所在地的 一些代理企业突击签约， 事实上多数毕业生在毕业后的一段时间内还 是回生源地就业， 就业时人档分离的现象给毕业生及人力资源管理部 门带来诸多不必要的麻烦； 档案转递渠道不规范， 没能按国家通过机 要或派专人转递档案的规定转递， 工作人员不能在学生毕业后及时转 档，已转递的档案也不能通过高校网站等方式查询去处。档案 转递时间的相对滞后性， 高校转档信息的不通畅性， 给许多毕业生就 业带来了影响。三、对策高校毕业生档案是毕业生个人身份、 学历、资历等方面的证据，与今

5、后个人工资待遇、社会劳动保障、组 织关系等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，也 是毕业生本人一生拥有的无法用金钱衡量的财富，档案管理无小事， 这就要求我们从事高校毕业生档案管理工作的各个阶层、各类人群提 高重视度，齐抓共管，各尽其责，切实发挥好人事档案的有效价值。 一切实提高对高校毕业生档案重要性的认识。这就要求负责毕 业生档案管理的各个阶段的人群切实履行工作职责，各级高校及人力 资源管理部门要加强档案重要性的宣传力度，思想上的重视是档案管 理中收集、整理、保存、转递等环节的基础，是新形势下高质量服务 于毕业生的根本保证。这当然也包括在毕业生毕业前夕对他们 进行档案重要性及档案

6、有关规定的宣传，提醒他们毕业后及时了解档 案去向，并告知他们毕业后及时到生源地办理报到及档案托管、转移 等手续。二规范档案管理工作机制，提高档案管理整体工作质 量。档出多门的工作机制，必然给档案的整理、转递、查询、 利用带来诸多问题。高校要严格按照相关规定建立档案管理工 作制度，提高档案管理专职人员的职业道德与业务素质，加大人、财、 物的配备力度，这是解决这一问题的根本途径。同时高校必须 对学生人事档案的价值重新定位，重视学生人事档案的建档质量，加 强对毕业生人事档案的管理力度。三堵住档案转递、保管之陋 习，严格执行国家相关规定。高校毕业生档案要通过机要或由 专人直接送至接收部门， 不得邮寄，

7、严禁学生个人携带档案。进 一步明确流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府 人事部门所属的公共就业与人才服务机构, 其他任何单位和个人不得 擅自管理流动人员人事档案。这些规定从源头上杜绝了档案邮 寄、 个人携带、无保管权限的非公企业私自保管学生档案等违规行为， 为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。四提升档 案管理信息化水平，扩大毕业生信息资源共享覆盖面。高校是 毕业生建档的初始部门， 要充分利用计算机网络等现代技术提高档案 信息化建设水平， 这是发挥学生档案利用价值、 提高工作效率的有效 手段。各级高校毕业生档案接收、管理部门也要加大档案信息 化建设步伐，精细化、现代化的档

8、案信息为用人单位选人、为学生就 业、为档案管理部门开展工作都能起到资源共享、高质量便捷服务的 效果。例如，当前，许多高校网站上都还没有毕业生信息及档 案转递去向等信息， 笔者建议高校和各级人力资源管理部门要多在门 户网站上下功夫， 实现档案信息存储的电子化和检索的网络化是高校 毕业生档案管理工作的发展趋势。作者孙柏国单位枣庄市人力 资源服务中心第二篇高校办公室文书与档案管理工作关系高校档案 管理工作和文书工作本是一个有机衔接的整体，文书工作是档案管理 工作的源头和基础，形成档案资源，收集档案资料；档案工作是文书 工作的拓展和延伸， 整理文书资料和成果， 为文书工作提供服务和保 障，两者有效的衔

9、接和统一才能促进文书工作的高效运转和档案资料 的有效利用。文书工作和档案工作的关系探讨公文是文书工 作和档案工作的衔接主体， 它不但是文书工作的主要成果，也是档案 资料的主要载体。一方面，公文是档案的前身，另一方面，档 案又是公文行文的基础和依据，服务学校的各项事业。所以公 文质量和档案质量是直接相关的，规范的公文提供优质的档案资源， 标准科学的档案归类又为文书工作提供了便利和快捷。对于高 校而言，档案既是学校的历史记载，也是学校的发展缩影，更是领导 设计规划、安排部署的可靠依据，是前人的丰碑也是后人的基石，是 传承学校文明的薪火， 更是指引学校发展的灯塔， 所以说没有档案就 没有历史可循。高

10、校办公室是学校的大脑中枢和信息中心，是 学校档案形成的密集区域。办公室文书工作是在准确、规范、 周密、迅速、高效、安全的基本原则下，处理好各类信息的收集、整 理、汇报、传达工作，形成政策、指令、规划、决策、活动落实实施 的文字材料。档案工作就是对这些材料和文件的整理归档和保 管利用，所以说文秘工作是档案工作的源头活水，在档案工作中具有 非常重要的地位，他们是一个整体的两个部分。在档案工作 和文书工作对接上存在的问题在多数高校中，办公室和档案管理部门 是隶属于同一系统独立运作的两个部门，这种模式的运行虽然能够明 确分工、各司其职、各尽其责，有利于档案的收集和各业务人员对岗 位工作的钻研和提高，避

11、免因为职责混淆，推诿懈怠造成的损失。 但是，长期的独立运作模式， 在一定程度上也对文书工作和档案管理 工作的沟通与协作产生了一定的影响，如文书人员归档意识淡薄等。 文书人员归档意识淡薄文书工作时效性、灵活性强，高校办公 室作为窗口单位，工作人员往往任务重，干扰多，压力大。另 外办公室作为档案的主要发生地，工作产生的资料类型繁多、 内容形 式复杂、数量众多，而兼职档案员多由文书人员兼任，一方面是没有 足够的精力投入到归档工作中； 另一方面是欠缺专业的档案培训和指 导，不具备档案人员的专业能力，没有判断、甄别档案的洞察力和立 卷、分类的判断力， 甚至于有人极端地认为把文件放在自己手边使用 起来更方

12、便，何必交到档案室再来查阅，缺乏大局意识，往往造成档 案延误、遗漏或者玉石不分，统统上交的现象。办公自 动化普及过程带来的困扰传统的公文处理模式，在广大文秘从业人员 中已经有了根深蒂固的影响， 办公自动化系统在引进和普及过程中必 然受到阻力， 一是大家习惯于传统的方式难于改变；二是对新的自动 化管理系统在技术上的掌握需要一个过程。改革总是会遇到困 难，公文的处理和归档处在这样一个新旧更替的过程中，也就存在纸 质和电子公文阅办、存档的困难。因此要做好宣传工作，提高 文秘人员的信息化管理意识，转变观念、统一认识，尽量避免有些资 料只有电子版，有些只有纸质版，有些又纸质版和电子版有共存，有 些文件在

13、审阅、修改、签发的过程中两种形式交替出现。两种 形式混用造成管理不便，两套体系存档都不完整，很容易造成遗漏。 利用计算机等现代化手段办文、存档，发挥计算机的管理优势，既减 少了手工操作， 又提高了工作效率和工作质量，能收到事半功倍的效 果。文书档案不够规范档案资料不规范主要存在以下几 种情况 公文格式不规范，文种使用不当公文具有极强的规 范性和精确性， 年月中办和国办联合发布的党政机关公 文处理工作条例以下简称 条例严格规范了公文格式的基本组成 部分及其行文规范、 标识规则，明确了各文种的用途和意义。但 我们经常遇到有些公文请示和报告混用，该用请示的情况用了报告， 有的在报告中夹杂着请示的内容

14、，不能一文一事，专文专事，有的甚 至把两个文种混合使用为请示报告，还有些请示中出现一文多事。 决定和通报不分， 通知和通告混用的现象也比较常见，降低了公文的 水平和规范，影响了公文作用的发挥，对以后归档也造成了麻烦。 附件公文的附件是一个既容易出错， 也容易被忽视的地方， 文件制作过程中， 有些文件后有附件，但是正文没有标识；有些文件 正文中有标识， 却不按规范来添加附件； 有些正文中标识的附件名和 附件不一致；还有一些文件，正文中标识的多个附件没有序号，或者 与附件顺序不符。这些看似细小的问题，一旦出现同样会影响 公文的严肃性，同时对公文的立卷和归档也会造成麻烦和困扰。 版记不规范版记是文书

15、工作和档案管理工作的衔接点，是 文秘人员和档案工作者实现无声沟通，达成文档一体化的一个重要标 识。版记包含的信息量是很丰富的，但在文书工作中版记常常 不能得到重视，有些文件没有版记；有些文件附件很长，就直接把附 件加在正文之后；有些信息不全不标明印发部门或时间、抄送单位、 印 制 份 数等 ， 导 致归 档 信 息提 取 困 难， 带 来 不必要 的 麻烦 。 归档材料不完整归档材料不完整， 主要存在以下几种情况， 首先是在纸质公文处理向自动化办公过渡的时期，有些文件有纸质签 发稿，有些文件只有定稿、 没有原稿和修改稿，这样发文原始稿件的 保存就出现了漏存的现象， 按要求原始稿件和修改稿都应该

16、存档，原 稿上往往有领导修改的痕迹， 这是定稿的依据， 是最有保存价值的东 西。第二，因为发文登记不及时，造成公文编号出现漏号、重 号等情况，这一方面影响了公文的质量， 另一方面给立卷归档带来困 扰。第三，由于部分人员归档意识淡薄，不能严格按照归档的 范围要求收集文件资料， 仅把手头常规文件归档上交， 导致一些零散 的文件、材料经久遗失， 结果就是该归档的文件材料无法实现集中统 一。实现文书工作和档案工作一体化的衔接工作认识 到位要实现文书工作和档案管理工作的有效衔接，首先工作认识要到 位，文书人员和档案管理员对档案和归档工作要达成共识并高度重视， 这是文书档案一体化的基础性工作。办公室是档案

17、资料的发生 地，文书人员是档案资料的编制者。文秘人员必须具有较强的 存档意识，能充分认识和领悟到档案是人类社会发展的记录，是历史 的缩影，是文明传承的薪火，是再现历史的第一手资料。对高 校来讲，要回顾校史、记录校史，总结历史成果，主要靠大量的文件 资料，所以每一位文书人员都要强化档案意识，增强历史责任感，严 格按照文档一体化的规范来收集、办理好每一份公文。作为文 书工作者，应该充分认识到档案管理是文书工作的一个重要组成部分， 从思想上主动把档案管理纳入秘书工作范畴，积极支持档案工作。 另外，档案部门收集档案材料要及时，尽可能积极催收而不是被动等 待。与此同时，档案管理人员也要积极配合文书工作，

18、为编写 校史、年鉴、大事记等工作提供资料和数据。这样，文书工作 和档案工作就能在思想认识上达成共识，共同为学校文书档案事业做 出贡献。工作平台无缝对接解决技术层面的问题，完成 办公和档案管理系统的无缝对接，实现文档一体化管理。办 公室系统是单位内部信息流通、共享的现代化办公平台， 档案管 理系统是进行档案资料归档、查阅、管理的应用软件。高校文 档一体化的实现在技术层面是依托办公自动化平台和档案管理 系统，将高校相关部门的文件管理与档案管理统一成一个有机整体。 办公室和档案馆要积极配合系统和档案管理系统的建设和对接， 对接完成，办公室工作中形成的电子文件既可以实现信息交流和共享， 又可以实现网上

19、移交和接交， 完成实时归档， 把收集归档的环节提前 到文件的制作和生成过程，把电子文件直接从网上归档到档案系统， 逐步实现档案文档数字化。工作制度融通把文书工作和 档案管理工作从组织制度到具体管理程序真正交融在一起，实现文档 管理科学化、合理化和高效化。秘书部门和档案部门在大多数 高校都是隶属于一个部门的两个独立运作单位，因为工作上的沟通、 交流和理解参与不到位， 工作往往出现因为文书工作不到位造成档案 质量参差不齐、数量短缺等，给档案管理造成困难，或者是档案管理 上的僵直造成秘书查阅档案的不便等。建立规范有效的管理制 度，严密的工作程序，严格按照程序办理公文。以条例为 准则规范文件，严格遵循

20、签发制度，审核、完善签发手续，确保公文 质量。建立严密的档案收集人员网络，结合学校管理机构实际 情况，在各部门培养兼职档案员，做到档案收集，层层有人负责，步 步有人把关，形成上下配合、左右协调的档案管理网络体系。档 案管理员要与兼职档案员加强联系沟通，多到基层指导、检查工作， 做到档案收集及时、完整， 既能拓展收集范围，又能丰富馆藏。作 者黎乃宁单位杨凌职业技术学院第三篇高校教学档案管理创新模式 分析建立科学规范的高校档案管理系统，能规范档案管理中的各项工 作，进一步提升高校的教育教学水平。对我国高校教学档案管 理现状进行分析、提出针对性策略，是检验高校教育成果，促进高校 健康发展的重要课题。

21、一、高校教学档案管理现状教学档案的 管理水平和高校教育发展空间紧密相关，如何实现档案管理的科学化、 民主化是教育界的关注重点。经众多档案管理人员的不懈努力， 我国高校在档案管理方面取得了显著成绩，很多高校都设立了专门的 教学档案管理机构负责档案管理工作，为高校的教学管理活动提供了 可靠保障。尽管高校档案管理水平有所提升，但管理体系没有 实现真正的科学化， 不能满足社会发展对档案管理的民主化需求，有 些高校的档案管理工作暴露出很多问题，阻碍了高校教育的发展步伐。 一档案管理体系不科学很多高校针对档案管理中的诸多问题，已经采 取了一些措施来完善管理体系，对实施规范化办学具有积极意义。 可我国高校众

22、多， 高校之间的办学水平参差不齐，在教学档案的科学 化管理上差距较大。部分高校严格执行规范办学的指导方针， 建立了较为科学的档案管理体系。另一部分高校依然延续传统 的档案管理模式，档案管理不科学，档案管理工作人员态度不积极， 没有认真完成档案管理中的资料收集、录入工作，缺乏有效的监督监 管机制，这种缺乏规范化的档案管理模式影响档案管理作用的有效发 挥; 有些档案管理人员对部门领导检查时提出的问题敷衍了事，没有 切实完成规定的工作内容。此种状况对实现我国高校教育的规 范化、民主化建设步目标还有很长一段距离，不利于我国高校教育的 长远发展。二档案管理体系不民主在一些高校的档案管理体系 中，档案管理

23、的主要地点仍然是办公室，和其它管理工作一样体现出 很强的行政色彩， 忽略了档案管理为人服务的理念，然而这种不符合 社会发展趋势的档案管理体系最终会被改变。目前已经有越来 越多的管理工作者开始关注档案管理体系的民主化建设，他们发现档 案管理工作不仅是简单的信息采集、录入工作，而是要把师生作为主 体服务对象，强化档案管理的民主化意识。但高校档案管理工 作依然停留在浅显表面工作上， 工作人员只侧重于师生材料的采集工 作，缩小了信息的提升空间; 以行政心态参与到档案管理工作中，忽 略了档案管理以人为本的服务理念。纵观全国高校的档案管理 状况， 科学民主的档案管理体系还不够健全，有很多需要改进的地方。

24、三档案管理人员职业素养低教学档案管理是高校教育健康发展的必 要前提，可仍有很多人对档案管理的认识不够透彻，并且很多档案管 理人员的职业素养不高。分析这种现象不难发现，很多档案管 理人员都是学校的行政工作者或为资质较高的教师，他们负责档案管 理工作缺乏专业档案管理知识和积极的服务态度，使档案管理工作差 强人意。从档案管理的重要性看，很多工作人员对档案管理工 作的重心不了解，误认为档案管理工作就是单纯资料采集、归档，是 对学生在校生活的简单记录， 所以在管理工作中态度松懈， 甚至有些 档案管理人员并非全职工作， 而是业余兼职， 这使他们对档案管理工 作有所怠慢。二、如何实现档案管理模式创新我国教育

25、事业的 发展备受瞩目，高等教育面临着挑战的同时，也迎来了新机遇。 近几年，很多高校纷纷更新教学理念， 利用先进的科学技术提高办学 水平，尤其在学生日常管理工作中自动化技术崭露头角，为创新高校 教学档案管理模式提供了宝贵的实践经验。在高校开展标准化 办学的进程中，对学生的准确评估工作能在一定程度上检验教学成果， 是高校教学档案管理工作的重要内容。也就是说档案管理工作 的核心是和学生相关的一切教学活动，只有公正、科学的学生评估体 系才能推动高校教学档案管理模式的创新，为提高档案管理质量、 规 范办学打下坚实基础。一加强档案分类的内在联系高校教学档 案是学生在校期间各种生活和学习活动的简单记录，是学

26、生个人的第 二张名片，决定了用人单位对学生的印象，对学生的未来发展有一定 影响，如今档案管理人员的社会地位也随着社会各界对档案的重视程 度而提高。传统的档案管理模式早已不能满足高校教育工作的 需求，对档案管理模式创新是时代发展、教育进步的必经之路。 但目前仍有很多高校的档案分类工作延续传统的工作模式，根据档案 的主要作用、重点特征等分类后再进行存档工作。这种档案管 理的分类方式存在两面性，一面它将不同类型的档案清楚的分隔开， 使档案的分类管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重点档案，适 合具有真针对性的档案筛查。另一面它精确的分门别类又忽视 了各种档案之间的内在联系，不能体现所有教学档案之间的

27、统一性。 权衡传统教学档案管理模式的特点，在档案管理模式的创新工作中要 引用档案横向分类的管理特点， 使各种档案之间的内在联系更加紧密， 保证不同档案的主要作用正常发挥，进而高效准确的落实档案管理的 基础工作，以科学、高效的管理模式完善档案管理的基础建设工作。 二创新档案管理思路档案管理的主要服务对象是师生，如果管理人员 在工作中没有秉承以人为本的管理思路，使档案管理的模式过于形式、 机械化，则会影响档案管理功能的发挥，阻碍高校教学质量的提高。 要创新档案管理思路， 就要求档案管理人员在工作中坚持服务师生的 管理理念，各项工作都紧系高校的各种教学活动，真正做到取之于民， 用之于民。在档案管理工

28、作的具体实施中，负责人员要注意结 合师生的群众力量， 让资质较高的教师与学生参与到管理机制的建设 中，帮助管理负责人完成教学档案资料的归档工作，让师生们对档案 管理工作的性质及作用有更深一步的了解。当然档案管理的专 职工作人员还要重视档案服务于师生的管理理念，切实贯彻档案的人 性化管理思路， 为师生提供优质服务， 加强广大师生对档案管理工作 的理解与支持， 使教学档案的管理工作落到实处，为高校教学的健康 发展提供基础保障。三借助科学技术的信息管理创新科学技术 的发展迎来了信息时代的春天， 为高校自动化办公提供了可靠的技术 支持。高校教学档案的建设工作涉及内容广泛，有很多数据的 收集整理工作，信

29、息技术的发展为教学档案管理模式的创新提供了广 阔的发展空间。高校教学档案要想适应时代的发展步伐，借助 先进的科学信息技术十分必要。在档案管理系统的构建中，要 适应信息快速调动、 传输等多种需求， 建设一个高度信息化的档案管 理平台，提高档案管理效率，为高校的健康发展做好基础工作。 如今办公自动化已经十分普及，很多高校领导也看准这一契机，把档 案管理的信息化建设列为重点工作，很多高校早已提出档案管理的自 动化设想，但实施起来绝非易事。在很多高校的档案管理中， 纸质档案已经延续多年， 尽管网络信息化的管理方案具有很多优势切 实可行，可现实的档案管理仍以纸质管理为主，网络信息只起了辅助 作用，最后依

30、旧要以纸质档案的形式进行转移，在用人单位进行档案 交接时需要负责人的纸质签章。很显然在信息技术迅速发展的 今天，纸质档案为主的管理模式大大降低了档案管理的自主职能，远 不能满足高校、用人单位与学生本人之间的信息传递需求。针 对上所述问题，档案的信息管理创新在尊重纸质档案必要性的前提下， 借助高校教育现代化的发展平台，依靠信息技术的便利条件， 把网络 作为档案存储途径， 信息技术作为档案存储载体， 建造一个自动化的 数据管理平台，把纸质档案的数量最大程度降低。档案的自动 化管理要重视档案的真实性、 有效性，高校领导要支持档案管理的安 全保障工作，采用最新的防盗软件，防止档案信息被窃取、篡改。 同

31、时要建立有效的奖惩制度， 防止管理人员在工作中利用职位之便以 权谋私，督促管理人员以认真的态度投入到日常工作中，使档案的职 能高效发挥。四丰富档案管理机构高校教学档案的信息采集工 作涉及很多内容， 需要学校多个部之间的有效配合，如果各部门之间 的合作不合理、默契，就会使档案管理冗长复杂，难以制定统一的管 理标准。高校档案管理工作的各部门要明确本部门的工作职能， 有机协调各部门之间的重点工作。在多项档案管理工作的统筹 协调中，高校领导要把握好档案管理系统的建设方向，把教务部门作 为管理核心， 改变档案管理的集权制度， 把档案管理的重点工作分配 到高校各机构。这种分散的管理方式起到桥梁、纽带的作用

32、， 将档案管理部门和其它机构部门之间的工作有效联接起来，缓解了档 案管理部门的工作压力，提升档案管理的建设速度和质量。高 校各部门的档案建设工作要把提升教育质量作为终极目标，并充分发 挥教育研究机构人员的职业优势， 把档案管理的技术性工作顺利解决， 以完成高校档案建设的基础工作，为完善档案管理细节工作、 拓宽档 案管理空间提供基础保障。除此之外，高校各部门机构要理解 档案管理协调工作的重要性，在工作中多加沟通、重视合作，避免出 现重复的教学档案建设工作，大幅度提高档案建设效率。五提 升档案工作人员的职业素养在促进高校办学质量的各项工作中，档案 管理工作发挥了不可替代的作用， 基础工作为档案的资

33、料收集、 分类、 归档等工作上，反映了教育教学工作中的各种活动。正因为教 学档案的重要性， 很多高校的教育政策开始向档案管理倾斜，档案工 作人员的社会地位也随之提高。尽管很多高校成立了专门的档 案管理机构， 建立了科学的奖励晋升制度，来提升档案管理人员的工 作积极性，促进高校档案管理水平的进步，为实现高效的档案管理工 作提供新动力。但在高校档案管理的日常工作中，很多专职人 员的工作积极性不高， 服务意识不强， 不但影响了高校档案管理职能 的发挥，而且让广大师生对档案管理人员产生了不满心理，对教学档 案管理的工作十分不利。为此，高校领导应该重视档案管理人 员的职业素质培养工作，对档案管理知识薄弱

34、的工作人员组织培训， 学习本国或者国外高校教学档案管理的先进经验，再根据本校具体情 况取其精华， 去其糟粕， 以此提升档案管理人员的理论知识和实践技 能。在档案管理人员的工作态度上，要不定期进行民意调查， 对服务态度差、 工作状态散漫的工作人员予以适当批评、进行心理疏 导，对工作热情、态度认真的工作人员书面或适当物质奖励。当 然不论工作年限长短， 所有负责档案管理的工作人员都应以十倍的耐 心投入到工作中， 对工作中出现的各种问题总结反思，探讨出合理的 解决方案并上报校领导， 再由校领导组织小组会议对方案的可行性进 行评估。三、结束语我国高校教学档案的管理模式存在很多不 足之处，影响了档案管理职

35、能的发挥， 只有对教学档案管理工作的各 种问题进行分析探讨， 才能提出具有针对性的解决方案，可见创新高 校教学档案的管理模式十分重要。高校领导要高瞻远瞩，从加 强档案管理各部门工作之间的内在联系、创新档案管理思路出发， 然 后借助先进的网络信息技术， 对档案的存储方式进行创新， 然后是分 散档案管理工作内容， 促进各教学机构之间的协调配合，最后是档案 管理人员的专业技能和职业素养提升，以此体现教学档案管理以人为 本的服务理念。作者邓荣娟罗晓霞单位信阳学院第四篇二维码 技术在高校学籍档案管理中的应用在条码技术当中应用了很多高新 技术，这一技术在应用的过程中能够非常明显的展现出快捷性强、准 确性高

36、、成本投入较低的特点，同时其也被广泛的应用在了医疗、管 理和服务等多个领域， 二维码技术应用在档案数字化建设和管理中是 当前我们需要认真思考的一个问题。1 基于二维码在高校学籍 档案管理系统需求的分析就宏观层面来看，当前我国高校学籍档案管 理工作具有一定的复杂性和特殊性，毕业生对于学籍档案的利用主要 包含以下几个方面一是在毕业之后部分学生需要进行户籍变动，需要 高效学籍档案管理系统为毕业生提供录取名册以便毕业生在户籍转 入时能够提供准确可靠的户籍信息促进户籍变更工作的顺利完成。 二是在学生毕业后， 一旦出现毕业生丢失或其他方面的原因需要证明 的，需要高效学籍档案管理中心为毕业生提供学籍档案，从

37、而对毕业 生的毕业信息进行可靠的证明。三是毕业生需要继续深造的， 应当由高效学籍档案馆提供毕业生在校期间的学科成绩以及相关资 料等，新学校以此为主要依据来创建新的学生档案，并为以后学习期 间的个人表现以及奖学金评定等提供可靠的依据。由于毕业生 对学籍档案进行利用的目的存在一定差异，此种情况下需要高校学籍 档案管理部门积极为毕业生提供准确详实的材料，通过对现代科学技 术进行有效的应用， 在二维码技术的基础上， 建立一套科学化的学籍 档案管理系统， 并结合毕业生的实际情况不断加以完善，切实维护毕 业生的切身利益。此种模式下，在充分保证毕业生实际需求得 以满足的同时，促进高校学籍档案管理工作效率和工

38、作质量的提升， 推进高校学籍档案管理工作的顺利高效开展。11毕业生可以借 助网络来填写和注册自己的信息， 学籍档案系统对学生注册的信息进 行核实，对注册信息属实的毕业生要专门为其生成一个二维码，这样 就可以将其应用在身份识别当中，同时还能将其返回给毕业生。 12 毕业生能够通过二维码正确的识别身份，同时还能根据自己的需 要获得自己的学籍档案信息。13 二维码当中应该存储完整的毕 业生信息，同时还要储存一部分的网址超链接，这些超链接一般都会 直接链接到毕业生学籍档案当中的入学名册当中，在学成绩单以及毕 业证验证信息中也应该做好链接工作。2 二维码基础上的学籍 档案管理系统设计方案在二维码技术基础

39、上的学籍档案管理系统我 设计一般要以构架模式为主， 此外在设计的过程中还要充分的考虑到 用户在访问系统的时候所采用的终端设备也会存在着一定的不同，在 这一过程中我们还要采取有效的措施建立与系统相对应的网站，这样 就能够为智能手机或者是平板电脑等多个终端的访问提供更多的便 利条件。系统在设计的过程中主要涵盖了以下几个模块21 毕业 生学籍档案的数字化和信息录入模块这一模块主要是针对档案管理 员开发的模块，档案管理人员首先要对不同类型的学籍档案进行扫描 处理，然后按照图片的形式将其保存起来，同时还要将学籍档案当中 一些非常重要的学籍信息录入到系统当中，这样也就为学籍档案的检 索提供了非常便利的条件

40、。涉及到的字段主要有毕业生的姓名、 学院、学号、毕业年份等等，从技术的角度上来说，这一模块的实现 并不是很难， 主要有建立数据库， 为档案管理员创建学籍档案的录入 界面，之后就是将学生的学籍档案信息录入到档案信息数据库当中， 这一模块在学籍档案数据库建设的过程中是非常重要的组成部分。 22 毕业生身份识别模块就毕业生身份识别模块来看，其设计的主要 目的是更好的满足学生对学籍档案信息的实际需求，促进学籍档案管 理工作效率的提升。通过毕业生身份识别模块的科学化设置， 毕业生能够通过在线注册的方式来实现个人档案信息的创建，具有良 好的应用价值。在此种情况下，高校学籍档案管理工作中，应 当坚持以学号为

41、主对学籍档案数据库进行创建，在明确学生学籍档案 相关数据的基础上， 促进科学化的数据库的形成， 从而为毕业生对学 习档案信息的利用提供可靠的基础。在此基础上对系统进行全 面的核查，对毕业生注册的姓名、 毕业年份以及专业等各项信息的一 致性进行全面的检查， 如果信息完全一致就证明该毕业生所提交的各 项信息是真实的， 系统会自动的生成二维码， 同时还要将这一二维码 发送到学生的手机当中， 这一二维码除了有毕业生的一些基本信息之 外，还有学位证的验证界面等等。23 二维码生成模块这一模块 是系统的业务模块， 主要是对系统进行运算和逻辑处理，在系统开发 的过程中，二维码编码制式选择的是常用的编码，同时

42、还使用了来生 成二维码。在生成二维码之后，系统以短信方式将二维码发送 到学生注册时使用的手机上。24 二维码解析模块这一模块主要 就是为系统的访问设计的一个模块，毕业生在利用该系统生成的二维 码扫描之后就可以得到其中的信息，在学成绩和学历证明当中的超链 接能够帮助学生找到相关的学籍档案。二维码技术在学籍档案 管理中的应用还处于一个相对比较初级的阶段，同时其还存在着一定 的不足，在这样的情况下， 我在管理方式和服务的模式等方面还需要 对其进行适当的改进， 科学技术在不断的发展， 同时工作人员也在不 断的努力，所以这一技术会得到更为广泛的应用。作者安琪单 位哈尔滨工业大学第五篇高校人事档案管理面临

43、的挑战及对策大数 据时代到来的最早提出者是全球知名咨询公司麦肯锡公司。麦 肯锡认为当今每一个行业和业务职能领域多少都会有数据的渗透，数 据已经成为重要的生产因素。目前大数据一词被越来越频繁的 提及，在信息爆炸时代背景下产生的海量数据需要用大数据来进行描 述和定义，一些与之相关的发展和创新也需要用大数据来命名。 大数据时代的来临， 正在给各行各业以及整个社会带来根本性的变革。 人事档案是记载人生轨迹的重要依据，是对一个人的主要经历、 品德 作风和政治面貌等个人情况进行记录的文件材料，人事档案起着凭证、 依据和参考的作用，具有法律的效用。人事档案是国家人事档 案的一个重要组成部分，具有全面性、真实

44、性、现实性、流动性、动 态性和机密性等多种特性。在大数据时代的背景下，做好人事 档案的管理工作对高校人力资源的开发利用非常有帮助。一、 对高校人事档案进行管理时遇到的一些挑战1 高校人事档案管理人 员相对缺乏随着我国市场经济的建立，竞争越来越激烈， 越来越多的 人放弃了所谓的铁饭碗，离开事业单位，下海经商。市场经济 越发达，人才的流动就越大，尤其是近几年这种现象日趋严重，从而 给人事档案管理带来了不少的麻烦。从改革开放以来，高校的 教育规模不断扩大， 师资队伍逐渐壮大， 教职工的人事档案数量也在 逐年增多，使得人事档案的日常管理日趋繁重。但是，在部分 高校人事档案室却很少设有专门的档案管理人员

45、，即使设置了专门档 案管理人员，他们往往也没有受过系统的专业技术培训。还有 的高校人事档案管理人员只是兼职人员，他们没有足够的精力和时间 对人事档案进行管理。2 高校人事档案管理的相关制度不够健 全据不完全统计， 我国高校人事档案管理制度并不是十分健全，相关 的管理制度落实也并不十分到位。部分高校没有制定明确的管 理人员岗位职责，也严重缺乏系统完备的规章制度。而有的高 校，由于管理制度的不规范，致使工作无法落到实处。3 高校 人事档案内容不够全面或缺乏真实性一直以来，高校人事档案管理的 内容大都侧重教职工个人的思想表现、政治面貌、社会经历等，反映 历史情况和过去面貌的死板材料较多，反映教职工近

46、期情况和现实活 动鲜活材料的却比较少。并且对教职工品德、成绩、业务能力 等考核评价的材料大都是千人一面、千篇一律。人事档案存在 的另一个问题是要素的缺失。有的管理人员在填写教职工的材 料时，当事人重要信息被漏填，当事人出生年月、入党时间、文化程 度或参加工作时间记载前后不一致的现象也时常出现。还有部 分人事档案出现造假的情况，在调整工资、分配住房、晋职晋级时， 有些教职工为了个人的私利， 如谋求仕途发展或提高工资标准等，在 所填报的相关材料中造假。4 高校人事档案管理信息化程度较 低近年来不少高校人事档案管理都实现了信息化，但也有很多高校人 事档案管理信息化水平较低， 仅局限在打印档案目录，

47、不仅没有办法 查询与检索人事信息， 更没有办法对人事信息进行筛选、 排序、 分类、 汇总等。有些高校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建 立和保管层面上， 人事档案管理信息化和现代化的水平不高，很多人 事统计工作只能靠手工来完成。5 高校人事档案管理资金投入 不足部分高校人事档案管理资金投入不足，必要的人事档案管理硬件 设施设备配备不足。许多高校人事档案库房、办公室、阅览室 等没有达到标准。二、对高校人事档案加强管理的对策1 对高 校人事档案管理意识进行不断强化高校人事档案是我国档案资料中 最为宝贵的一笔财富。高校必须通过有效的宣传和教育手段向 广大教职工们普及人事档案管理知识，并且要增强全

48、体高校工作人员 档案管理的意识。只有高校领导对人事档案管理工作愈发的重 视起来，才能制定强有力的管理措施进行人事档案管理的工作。 当然，人事档案管理人员也要认识到自身工作的重要性，要发自内心 地去热爱自己所从事的这一份事业，认真做好人事档案管理工作。 2充分加强人事档案管理制度的建设人事档案管理制度主要包括两个 方面，即人事档案保管制度和人事档案利用制度。对人事档案 进行有效保管的关键就是健全人事档案保管制度，人事档案管理制度 的健全意味着检查核对制度、材料归档制度、保卫保密制度、转递制 度、统计制度等几方面的制度都要健全。同时，在互联网和大 数据时代，建立完善、有效的人事档案管理安全制度尤其

49、显得紧迫。 3做好人事档案管理工作人员配备和培训高校人事档案管理部门需要 配备专职人员。只有配备数量足够的人事档案管理人员，才能 对高校人事档案管理工作进行加强。同时，在信息爆炸的大数 据时代，人事档案管理工作是一项技术性很强的工作，对工作人员的 专业素质要求也相对较高， 所以要通过多种形式的培训， 不断提高大 数据时代档案管理人员的信息化水平和专业能力。4 确保人事 档案管理资金设备投入高校人事档案管理需要配备与其规模相适应 标准的专用库房和阅档室、办公室，计算机、打印机、档案柜、扫描 仪、复印机、装订机等办公设备也要配置齐全。高校必须重视 人事档案管理资金的投入， 因为必要的设施设备是高校人事档案管理 系统正常运作的基础和保障。高校在编制年度财务预算方案时 必须单列人事档案管理专项经费，保证必要的人事档案管理经费。 5高校人事档案材料要保证完整性和真实性人事档案记录的是个人成 长和思想发展的历史，能展其个人的各个方面，例如家庭情况、专业 情况、个人自然情况等。档案材料包括个人履历、 鉴定、自传、 简历、奖励、处分、入党入团、任免、工资等，就像是教职工个人信 息的一个储存库。想要做到为用人部门提供优质服务，人事档 案就必须做到内容完整齐全，个体材料客观真