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1、第 1 页 共 15 页 公司公文收发及流程管理制度 一、总则 为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和 公文管理工作效率，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各部门的公文管理工作。 三、管理责任 1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管 理工作。 2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行保密制度，以保证公司秘密文 件及事项的安全。 四、公文种类 公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议 纪要等。 决定： 适用于对重要事项或重大行动做出安排。 公告： 适用于向公司内外宣布重要事项。 通告： 适用于在
2、一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通报： 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通知： 适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公 司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理 人员。 报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。 第 2 页 共 15 页 请示： 适用于向上级请求批示、批准。 批复： 适用于答复下级请示的事项。 函：适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。 会议纪要： 适用于记载会议情况和议定事项。 五、行文规则 1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分
3、工和正常的工作秩序， 防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守 逐级行文的规则，避免越级行文。 2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文， 也可以对下属其对应部门 行文。 3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。 4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带 请示事项。 5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。 6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。 7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。 六、签收规则 1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催
4、办、查 办、立卷、归档、销毁等程序。 2、各部门要明确专门的文件签收人员负责本部门文件的收收签工作，对来文进 行清点、核对与检查并履行签收手续。 3、签收人员对来文进行清点、 核对后，要进行签收登记， 然后根据文件的性质、 重要程度、涉密等级、办理时限、所涉及的职权范围以及各部门的责任分工，将签 收的文件分门别类地分送给有关部门（人员）办理，并履行签收手续，即填写文 第 3 页 共 15 页 件签收登记表（见附表一）。 4、公司领导批示后再行办理的文件，收发人员应一并附上文件报批表（见 附表二） ，公司领导要将批示意见、姓名及批示时间填写在相应栏目中。 5、凡属公司领导批转其他部门办理的公文，
5、收发人员要按要求进行公文批转登 记，即填写批转文件登记表 （见附表三），并将批转的文件复制一份存档。 6、对于需要传阅的文件，收发人员要附上文件传阅表（见附表四），送达规 定的传阅范围内的有关人员传阅。 7、 办理完毕的文件要随时收集、 及时归档（所有办毕的文件归档时都要附上 文 件报批表；属传阅的文件归档时要附上文件传阅表） 。 七、发文规则 1、发文管理包括拟稿、校正、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、 销毁等程序。 2、公文一般由密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、 附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、拟文部门、份数和印发日期等部分组 成。 3、草拟公文应
6、当做到 符合国家和政府的法律、 法规及公司的规章制度。 如提出新的政策规定， 要 按制度审批。 篇幅简短，观点明确，情况确实，条理清楚，文字精确，标点准确。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式。 八、公文格式 1、公文一律采用 A4或 B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。 2、公文的字体采用“宋体”形式。 第 4 页 共 15 页 3、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下： 总经办粤晟总字 行政部粤晟行字 财务部粤晟财字 凯诺晟公司粤晟字 九、公文的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草，行政部负责初步
7、编制文件，按文件形式书 写并进行文字的修饰和校对。 十、公文审批程序 1、公司的公文采取逐级审批的程序，根据职务说明书的约定，应将拟制的 公文报送直接上级审核。 2、公司领导审批后，再由行政部统一发放相关部门 3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否 应与有关部门或公司协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度 规定等。 4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审 核。交公司领导审批公文审批表 。 十、公文签发办法 1、按各部门、各级领导职权划分的规定， 各级领导负责签发职权范围内报送的 文件； 2、有关规章制度、管理办法以
8、及关系公司全局的文件由总经理签发； 3 、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。 4、公文在公司领导签字或用印后生效。 5、文件收发人员负责本部门的发文工作：对于公司全部发文，要进行登记，即 第 5 页 共 15 页 填写发文登记表（见附表六）。 6、文件收发人员将公文原件进行归档管理；将公文的复印件发至抄送部门；存 档公文应为原件。 十一、收发效率与管理 1、公司行政部负责公司的文件收发工作，所有上报、下达的文件一律由行政部 人员进行登记，即填写文件签收登记表、 发文登记表和批转文件登记表 。 2、文件收发人员必须尽职尽责，在收文和发文的各个环节都要严格登记手续， 使文件的流转方向
9、和办理过程一目了然。 3、文件收发人员应在收文后一小时之内将公文及时送达各收文部门（个人）， 不得在手中积存，以免造成办公效率低下。 4、文件审核人、审批人原则上应在24 小时内将所交批公文签署意见并批转或 交办。 5、所有办毕文件都应立卷归档（具体办法见另行发布的档案管理制度） 。 附： 本制度最终解释权归公司行政部。 本制度自颁布日起生效。 行政部 2012年 2 月 29日 第 6 页 共 15 页 公司文件签收登记表 编 号 文件名称发文字号来文单位页数 签收人 （代收人） 签收日期 及时间 达文单位 收文签字 收文日期 及时间 第 7 页 共 15 页 公司文件报送单 文件主题： 文件编号： 主送： 抄送： 呈文部门：报送时间：年月日 拟 稿 人：核 稿 人： 报告内容：不足书写，可后附详细报告，此位置填写报告内容中重要信息摘要。 部门负责人： 年月日 行政部： 第 8 页 共 15 页 年月日 财务： 年月日 副总裁： 年月日 第 9 页 共 15 页 公司文件批转登记表 编 号 文件名称发文编号批转人 收文人 签字 收文日期 及 时 间 批转送达单位 收文人签字 签收日期 及 时 间 第 10 页 共 15 页 公司文件传阅登记表 文件名称 发文字号来文部门 传阅范围 阅后签名签阅时间阅后意见送出时间送达人