行政公文处理规定.pdf

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1、行政公文处理规定 第一章总 则 第一条为使 xx 公司（以下简称“公司”）的公文处理工 作规范化、制度化、科学化，制定本规定。 第二条公司行政公文， 指公司在行政管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重 要工具。 第三条公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、 归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则， 做到及时、准确、安全。 第五条公文处理必须严格执行公司的有关保密规定，确保 秘密安全。 第六条本规定适用于公司制发的公文，以及东方航空集团 公司、东方航空股份有限公司、东方航空进出口有限公司等上级 单位、平

2、级不相隶属东航子公司报送的公文。 第七条公司办公室是公司公文处理的主管部门，主管公司 的公文处理工作。 第八条公司各业务部门应当设人员负责公文处理工作。 第二章公文种类 第九条公司的公文种类主要有： （一）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖 惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知：适用于批转各部门的公文，转发上级单位、不 相隶属单位的公文，传达要求各部门办理和需要有关部门周知或 者执行的事项，任免人员。 （三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或 者情况。 （四）报告：适用于向上级单位汇报工作，反应情况，答复 上级单位的询问。 （五）请示：适

3、用于向上级单位请求指示、批准。 （六）批复：适用于答复各部门的请示事项。 （七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。 （八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章公文格式 第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文 机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机 关和印发日期等部分组成。 （一）涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、 “紧急”、 “一般”

4、。 （三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称； 联合行文，主办单位排列在前。 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文， 只标明主办单位发文字号。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明 公文种类。 （六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规 范化简称、统称。 （七）公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。 （八）公文除“会议纪要”外应当加盖印章。联合上报的公 文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加 盖印章。 （九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后 签发单位负责人的签发日期为准。 （十）公文如有附注（需要说明的其他事

5、项），应当加括号 标注。 （十一）公文应当标注主题词。 （十二）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其 他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。 第十一条公文用纸采用国际标准A4型 （210mm 297mm ） ， 左侧装订。 第四章行文规则 第十二条行文应当确有必要，注重效用。 第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不 得越级请示和报告。 第十四条公司除公司办公室外，其他各部门不得对外正式 行文。 第十五条本公司内的重要行文，应当同时抄送上级公司。 第五章发文办理 第十六条发文类型包括：上行文（以公司名义向东x 或 xx 等直接管辖公司的单位所发的请示或报告类公文）；平行文（

6、以 公司名义向平级或无直接管辖职能的单位所发的函件类公文）； 下行文（以公司名义向各部门所发的通知类公文）。 第十七条发文办理指以公司名义制发公文的过程，一般包 括：拟稿、会商、审核、签发、登记、编号、印制、用印、分发 等环节。 第十八条拟稿：按照职责分工，公文由经办部门拟稿；对 政策性较强、涉及面广、问题复杂的公文也可组成专门小组共同 拟稿。 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规和其他有关规定。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清 楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和主 送单位的行文关系确定。 （四）

7、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需 要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引用准确。引用公文应当先引用 标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写 明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数， 第一层为 “一”、第二层为 “（一）”， 第三层为“ 1. ”，第四层为“（ 1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。使 用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准 确的中文译名。 （九）公文中的数字、除成文日期、部分结构层次叙述和在 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外

8、，应当使用阿拉伯数字。 第十九条会商：当公文涉及公司内部两个以上部门职能， 主办部门应与有关部门协商办理，取得一致意见后方可行文；如 有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时， 主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会 签后报请上级单位协调或裁定。 第二十条审核：公文送领导签发或会议讨论通过前，应由 公司办公室对文稿进行审核。审核重点是：是否确需行文，行文 方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文 格式是否符合本规定等。 第二十一条签发：公司董事长、总经理、分管领导在审 核文稿之后，对同意发出的公文批注正式定稿和发出意见并签注 姓名、日期。公文一经

9、签发后即生效。签发顺序为：先由分管领 导会签，再请董事长或总经理签发。 第二十二条登记、编号、印制、用印：付印前，公司办公 室对送印文稿进行全面核查校对，包括公文的审批签发手续、附 件材料是否齐全、结构格式是否统一、规范等；检查后由公司办 公室统一登记、编号、送印；印制公文应加盖相应的印章。 第二十三条分发：按照公文的涉密情况和紧急程度，可分 别通过普通邮件、机要通信、电报等方式进行发送。 第六章收文办理 第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程，一般包 括：签收、启封、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。 第二十五条签收、启封、登记：凡往来的公文由公司办 公室接转，公司办公室设专人签收、拆封

10、、登记（公文标题、发 文字号、发文机关、收文日期、急缓程度及办理情况）。 第二十六条传阅：公司办公室负责人签批阅办意见后，公 司办公室设传阅人员负责协调传阅，及时将公文送请领导审批、 及时取回，不得随意扩大传阅范围。传阅人员应随时掌握公文去 向，避免漏传和延误。 第二十七条拟办：对专业性、政策性强的来文或有关部门 负责人可提出建议性的办理意见，必要时附相关背景材料，供领 导参考。 第二十八条批办：领导收文后应尽快阅读处理，阅后签字， 如有意见附上意见。 第二十九条承办：领导签批后，公司办公室传阅人员应及 时送交有关部门办理。 承办部门应当按照领导批示内容及时办理， 并承担相应责任。 第三十条督

11、办和催办：公司办公室负责公文承办工作的检查 和督促工作。特急事项，要在当天办结；较为紧急的事项, 要在三 天内办结；一般事项，要在一周内办结。因问题复杂或工作难度 大而在规定时限内不能办结的，承办部门应当及时予以说明；对 不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回 公司办公室并说明理由。 公司办公室应对领导交办事项建立跟踪台帐进行督促，对因 工作拖拉而延误办结时间的承办部门或人员，要提出批评；贻误 工作的，要追究责任。 第七章公文归档 第三十一条公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归 档。 第三十二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特 征和保存价值等整理（立卷），要保证归档

12、公文的齐全、完整， 能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。 第三十三条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立 卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 第三十四条归档范围内的公文应当确保保管期限。 第八章公文管理 第三十五条公文由公司办公室统一收发、审核、用印、归 档和销毁。 第三十六条公司办公室应当建立健全公司公文处理的有 关制度。 第三十七条上级单位的公文， 除绝密级和注明不准翻印的 以外，经董事长、总经理或者办公室负责人的批准，可以翻印。 翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。 第三十八条公开发布公文，必须经发文单位批准。经批准 公开发布的公文，同发文单

13、位正式印发的公文具有同等效力。 第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复 印单位证明章。 第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止， 视作自废止之日起不产生效力。 第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并 经公司办公室负责人批准，可以销毁。 第四十二条销毁秘密公文应当到指定场所由专人监销，保 证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。 第四十三条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、 借用的公文按照有关规定移交、清退。 第九章附 则 第四十四条本规定自下发之日起生效。 第四十五条本规定由公司办公室负责解释。 附件 1 x 有限公司发文稿纸 签发：部门领导意

14、见： 会签： 拟稿部门： 拟稿人： 电话： 文件标题： 特急紧急一般 报：x 抄： 发文： x 字第号密级：2014 年月日 附件 2 x 有限公司呈批件 领导批示：会签： 单位领导意见： 主办单位： x 联系人： 电话： 文件标题： 附件： 日期： 20XX 年 X 月 XX 日 附件 3 x 有限公司呈批件 领导批示：会签： 单位领导意见： 主办单位： 联系人： 电话： 文件标题： 特急紧急一般 附件： 日期： 20XX 年 X 月 XX 日 附件 4 x 公司收文处理单 接收日期： 2014.X.XX 收文号： 来文号： 来文机关：页数： 紧急程度：特急紧急一般密级： 文件标题：关于 的通知 公司领导批示： 需督办 公司办公室意见：部门会签： 收文处理人：电话： 64315757 传真：