公司费用报销管理制度.pdf

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1、费用报销管理制度 第一章总则 第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程, 合理控制 费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为差旅费、 通讯 费、业务招待费、办公费等。 第三条：本制度适用公司各部门。 第二章费用报销制度及流程 第一条：原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证 （1）普通发票，主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使 用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使普通发 票。普通发票由行业发票和专用发票组成。前者适用于某个行业和经 营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销 售统一发票等；后者仅适

2、用于某一经营项目，如广告费用结算发票， 商品房销售发票等。普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联， 开票方留存备查用； 第二联为发票联， 收执方作为付款或收款原始凭 证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。 增值税专用发票，是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根 据增值税征收管理需要而设定的， 专用于纳税人销售或者提供增值税 应税项目的一种发票。 专用发票既具有普通发票所具有的内涵，同时 还具有比普通发票更特殊的作用。 它不仅是记载商品销售额和增值税 税额的财务收支凭证， 而且是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额 的合法证明， 是购货方据以抵扣税款的法定凭证，对增值税的计算起 着关键性

3、作用。 （2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； （3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单等。 2、发票的真假辨别 发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供 的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信 息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假发票现象。 3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据 报销（总额不超过报销金额的 %） ；对于既没发票，也没收据的， 一律不予报销。 第二条：费用报销单填写及票据粘贴要求 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一

4、致，各票 据不得突出于报销单和粘贴单之外 （票据过大时应按报销单大小折叠 好） ； 3、各票据应均匀贴在报销单的粘贴位置上，整份报销单各部分厚度 应尽量保持一致； 4、 若报销票据面积大小相同或相似 （如车票等）， 需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等） ，应尽量粘贴在一块，并 按金额大小排列； 6、 报销票据在粘贴时， 要确保审核人能够完全清楚地审阅报销金额； 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导 批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金 额与填写金额不符，财务则不予报销。 9、有实物

5、的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入 库的实物单据应附入库单； 10、出租车票注明起止地点、时间、人物事件等； 11、 在一个预算期内 () ，业务员各项费用的累积支出原则上不得超 出预算（），超出预算部分不予报销。 第三条：费用报销基本流程： 第四条：报销时间的具体规定 1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月号后派人将费 报销人填 写报销单 部门负责 人审批 经办人签 字领款 财务（经理、会计、 出纳）审核并付款 总裁/ 总 经理审批 审批 用报销单递交到财务部 ,号之前财务 部完成审核并付款， 逾期一律 不予受理 。 2、超过个月以上（含个月）的费用将不予报销， 视自动

6、放弃 （电 子发票当月的只能当月进行报销，隔期或逾期的一律不予报销）。 第五条：差旅费 1、员工出差按照以下程序办理： （1）员工因公出差期限由部门主管视情况需要，事先予以确定。出 差人员出差前应填写“出差申请单”或“行程单”，并报由上级主管 签字审批。 （2）出差期满归来，须在返差半个月内填具“差旅费报销单”，并附 上“出差申请单”或“行程单”及各类报销凭证向财务部门报销差旅 费用。 2、出差申请的审批权限规定如下： 员工出差， 由部门经理（主管）签字审批；部门经理出差， 由董事长 签字审批。 3、公司员工因公出差所发生的交通费、住宿费、用餐费、杂费、招 待费等按规定标准在限额内实行实报实销

7、，超出标准部分自行承担。 （1）交通费：乘坐公交车、出租车、地铁、火车、飞机、轮船等交 通工具，原则上应取得交通公司开具的统一发票，无法取得者由出差 人员出具有关凭单为证。 （2）住宿费：出差过程中因在招待所、旅馆、酒店等住宿而产生的 费用，须取得相关部门统一增值税专业发票。 （3）用餐费：须提供用餐发票。 （4）杂费：需提供相关发票（增值税专票） 、收据或凭单。 （5）业务招待费：需提供相关发票（增值税专票）、收据或凭单。因 公宴客，须先请示部门负责人， 由部门负责人呈请董事长同意后方可 宴请，并以有效统一发票为凭。 说明： 3.1 、交通费需提供往来交通工具车票，无法提供车票的， 可将 1

8、2306 官网订票的历史订单截图、 打印并签字作为财务报销凭证报销，同时 因 12306 官网订票的历史订单记录只能保持30 天，因此需根据实际 情况及时截图或打印订单。 3.2 、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相 关费用。 3.3 、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用 的工具。 3.4 、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申 请，经董事长批准后方可乘坐飞机。 3.5 、到达目的地后，出差人员应尽量乘坐公共交通工具。乘坐出租 车的，应在出租车票背面注明详细起止地点及事由。 3.6 、住宿费标准为一个标准间标准，同性两人一道出差可一同住

9、宿 的仅享受一个标准间住宿标准。 3.7 、出差人员报销差旅费时， 需附出差旅费报销单 （注明出差日期、 事由、地点、到达时间、报销金额） ，同时注明有无住宿费，并贴上 住宿发票报销。 4、出差途中因病、 意外灾害，或因实际需要由部门主管指示延时外， 不得因私事或借故延长差期，否则不予报销差旅费。 5、出差天数计算公式：员工返程日期 出差日期 一天出差 天数。 6、差旅报销标准：单位（元） 项目 职位 火车飞机其他住宿费（城市）餐饮费（城市） 一线二线三线一线二线三线 高级管理 部门经理 其他职员 第六条：办公用费 1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名 片、邮寄、书报等

10、费用。各部门经理对所属部门发生的办公费负责， 综合部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。 2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政部门负责采购、印刷。 3、各部门所需办公用品，由行政部门一一汇总后进行采购； 4、各部门统一到行政部领用所需办公用品，并办理领用登记； 5、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用； 6、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外 借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿； 7、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门 每月超出预算的所有办公费用将不予审批。 第七条：业务招待费 1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅

11、游费、赠送商品、赠送 返利卡开支等。 2、公司部门因业务或工作上的需要招待客户时，必须由部门负责人 呈请董事长同意后方可进行。 3、公司部门招待的具体工作由各部门统一安排，但严禁铺张浪费。 4、相关部门可先向财务部暂支相当数额的招待费用，但须在招待后 凭统一有效发票结清暂付款。 第八条：市内交通费 1、公司员工乘坐市内公交车或地铁办理相关业务，从财务部领取公 司办理的公交卡， 使用该公交卡乘车办理相关业务，业务办理完毕返 回公司后及时将公交卡交回财务处。 （或者交由行政部门管理登记， 然后再由财务部跟行政部核实报销） 2、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘 坐出租车的，

12、必须事先取得部门经理的批准，报销凭证上需注明路程 起始点、外出工作内容。 3、员工自驾车因公外出办事，不得超过公司核定标准，超支部分自 行承担。 第九条：通讯费 1、公司办公电话产生的通信费用实行实报实销，且必须提供正规的 通信缴费发票； 2、各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需 要之外，不得使用公司电话另作他用。 第十条：培训费 1、培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2、费用发生前组织部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训 时间、所需经费，经人事行政部门审核董事长审批后送一份至财务部 门。 3、费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十一

13、条：会议费 1、各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会 议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费， 后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、董事长签字后方可前往， 会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 2、参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行 节约，反对铺张浪费； 3、会议结束后日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审 批的申请报告及“会议邀请函” 。 第十二条： 办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据 真实合法单据申请报销。 第十三条： 未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由各部门 上报董事长酌情处理。 第三章费用

14、审批管理 第一条 ：费用审批管理 1、公司所有货币资金收付审批权限属公司董事长。 2、董事长外出时可以指定授权人（或邮件授权），经公司财务负责人 审核后予以支付，对不符合公司财务制度的单据，有权拒绝支付，董 事长回来后要立即补办审批手续（或者微信、短信询问同意截图，打 印后作为附件粘贴在原始凭证后） 。 3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权 范围内进行审批，不得超越审批范围。 4、货币资金支付的批准方式为书面形式。 5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准，谁负责”为原则的 责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资 金负责任，以防范货币资金风险，保

15、证货币资金的安全。对于违反公 司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职 论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经 报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额 倍的罚款 ，情节严重者一律开除并做进一步处理。 7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情 况下签字准予报销的， 对审核人及审批人予以违规报销金额%-% 的罚 款。 8、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法 从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低 于流失款总额 %的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损 失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 9、财务人员收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范， 是否经过有效审批， 所附单据是否合法合规等， 对符合要求的报销单 据应及时审核并经董事长审批后交与财务付款，对不符合要求的应退 回报销人并向报销人说明退回理由，对于不符合审批手续的报销单财 务有权拒绝报销或付款。 第二条：本制度解释权归公司财务部。 财务部 年月日