合同管理系统解决方案.pdf

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1、合同管理系统解决方案 友为合同管理系统产品理念 合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的 命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各 种各样的合同， 而其中大多数的法律纠纷都直接 或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为合 同管理系统 以合同为管理对象，通过合同订立、 执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的 同时实现合同价值最大化的产品解决案。 管客户 / 供应商 客户、 供应商 基础信息 维护管理、 供应商 绩效管理、审批、数据统 计； 管项目 项目预算、项目费用、执行过程 控制、数据统计； 管合同 ，按需设置各种合同文本样式支 持格式合同及非格式合同； 管审批 按需设置各种复杂合同审批流

2、 程，如按合同类型、合同金额等，支持审批 记录留痕； 管资金 合同应收、应付，实收、开、收 发票，数据统计； 管标的物 标的物信息维护（产品类别、 价格，数量，金额等）合同标的物统计； 管进度 对合同进度进行预警提醒，合同 执行过程监控； 管统计分析 多维护的统计报表， 如按部 门统计、按合同类型、按客户类型等。 友为合同管理系统产品概述 友为合同管理系统 以流程监控为基础， 从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成 合同管理的5 大功能模块，并最终落实对合同 管理各环节的管控。 通过提高合同审批效率，加 强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险， 快速查询和统计分析来支持决策。 友为合同管

3、理系统 功能以 “ 合同“ 为中 心，以“合同文本”、合同审批”、 “合同执行” “收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核 心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉， 建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我 们找到其中的一个信息点时， 与此信息点相关的 所有信息都被提取出来， 供所有合同相关不同角 色的人员使用。 合同管理是落实企业风险管理和内部控 制的一项核心的管理业务， 合同是企业对外交易 的门户，合同管理的好坏直接影响企业的经营成 败，然而长期以来， 由于在合同管理中实行手工 管理，合同审批流程不明确， 信息利用水平不高， 造成合同管理过程中业务处理效率低，浪费了大 量的人力、 物

4、力，各部门之间合同流转时间长而 且容易出错。 这样的机制已经无法适应时代的发 展，成为企业合同管理的瓶颈。 企业合同面临问题如下： 采用手工管理合同，由于涉及的部门众 多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成 信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业 务流程组建， 监控制度执行方面效率不高，费时 费力等问题，具体表现在如下方面： 文档管理困难 传统纸质合同与电子版合同共存，但 对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查 找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同 文本时需要耗费很多时间。 进度控制困难 由于合同数目多，参与人员多，合同 进度的控制基本靠手工和普通word 、excel 管理已很难满

5、足公司发展需要，并且当领导 想全局或全程了解合同情况时存在很大障 碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关， 但同样存在障碍。 信息汇总困难 采用手工或 EXCEL 管理时，由于不 同部门的数据格式不统一，采集也不能够及 时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一 定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。 缺少预警机制 缺少对合同进度、结款等关键节点的 预警，不能准确地预测近期可能的收支项目， 不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流， 更好地发挥资金运作。 友为合同管理系统产品架构 降低合同管理风险，提高合同管理水平 友为合同管理平台功能架构: 根据现代企业合同管理的应用特点及管理 瓶颈，友为 合同管

6、理系统 在 NFS 平台上，构建 合同管理组织流程体系， 对合同进行体系化、动 态化、全流程地管理， 更加及时和准确地防范企 业的法律风险，使得企业在规范合作管理的同 时，且规避合同执行中可能出现的问题及法律风 险，从合同管理中实现企业利益的最大化。 友为合同管理系统 功能描述 业务管理是合同管理的核心需求，合 同管理软件 必须解决实际业务管理中的问 题； 专注于企业合同管理的动态化、智能化、网 络化，为企业提供合理的流程和业务约束以 及全方位的合同管理功能； 功能包括了合同起草、 合同审批、文本管理、 履约监督、 结算安排、 智能提醒合同收付款、 项目管理、合同结款情况统计分析、报表输 出和

7、决策支持等。 合同起草： 提供合同示范文本库，起草人选择对应的合 同范本，填写合同要素； 合同示范文本只允许起草人填空，不允许修 改固定条款格式。 合同审批： 根据企业的业务流程自定义软件中合同审批 流程，保存所有的审批意见； 帮助评审人员参考， 最后打印出合同审批单。 合同文件： 管理所有与合同有关的文件， 包括合同原稿、 变更文件、附图等内容； 可以将任意格式的电子版文档可以直接导入 系统中。 结算管理： 解决企业的资金管理，为合同细化了何时应 该结算账款； 无论是对收款还是付款均有重要意义，可以 及时安排资金调度及收回款项； 既保证按时守信，又合理充分利用资金，降 低执行风险。 进度跟踪

8、： 明确记录合同进度， 并与计划情况进行对比； 方便领导随时了解合同动态执行的情况，到 底完成到何种程度，完成的百分比是多少； 方便领导调整进度，安排下一步的工作。 商品管理： 采用合同商品清单、询价、报价表单管理对 应标的物型号、规格等明细； 可以按商品类型、交货期等信息统计合同商 品数量和金额； 为公司市场策略、财务规划、招投标管理等 提供依据。 合同变更： 记录合同变更的原因、影响，并将变更依据 作为附件导入系统； 兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联 结果，有据可查，权责明晰。 预警系统： 系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、 收货、验收、付款等关键节点或事项进行预 警； 帮助用

9、户提前做好财务规划和分析决策。 报表： 多样化的统计方式，自定义统计条件，并将 统计结果输出图形； 从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助 经营决策。 友为合同管理系统产品特点 1、 易用性 : B/S架构， 界面友好，操作简单，易学易 用； 2、专业性： 以合同管理为核心，专注于 业务处理； 3、稳定性 : 系统经过严格测试和大量用户 的使用； 4、灵活性 : 功能强大，以灵活的审批工作 流为核心； 5、安全性 : 系统采用多种安全认证手段 和加密技术； 6、可扩展性 : 按业务需求 可随时增加扩 展模块就用； 友为合同管理系统 安全保障 系统采用了自主开发的企业快速开发框 架，框架包含安全

10、管理、日志管理、配置管 理、权限认证管理等企业管理系统的几乎所 有的安全性需求； 系统用户验证基于多重加密，具有很高的 安全性和可靠性； 系统的所有操作均需要授权认证，按组织 结构级别进行权限设置， 包含基础数据的增、 删、改、查，文档的下载等权限，并可集成 防伪打印，有效防止信息泄露； 系统可以针对涉及到的国家和行业各项法 律法规中规定为涉密的信息进行关键字过 滤，管理员可以设置关键字字典； 系统与其它系统的接口采用安全的设计， 保证本系统的独立性和完整性，并能够防止 未经授权的各类人员对本系统进行设置和修 改或进行有关统计； 系统具备重要数据加密传输等安全方面的 保障，保证数据在不同系统间

11、传输过程中的 保密性、安全性，即使窃取者通过监听等方 式成功地拦截了通信线路上的数据，除非窃 取者能够解码数据，否则他无法读取数据； 系统采用完备的异常处理机制，周全地考 虑到各种可能发生的问题，使出错的可能降 至最小； 系统对可能发生严重后果的操作设置补救 措施，通过补救措施用户可以回到原来某时 刻的正确状态； 系统对可能造成等待时间较长的操作提供 提示功能，支持各种事务的回滚； 系统提供数据备份和导出功能，并提供分 散备份的安全性提醒，以应对可能发生的地 震、软件 / 硬件故障等物理灾难； 系统可以按照业主要求进行安全加固，进 一步提高安全性。 友为合同管理系统 客户价值 1. 规范基础数

12、据管理 合同管理系统 采用集中的数据管理，可以有 效地改变企业信息分布比较散乱的现状； 同时，系统提供自定义字段功能，可以为企 业实现完整、规范的数据管理提供一个良好 的平台支撑。 2. 提高管理效率 合同管理系统 避免了手工管理合同出现，利 用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业 管理事务； 预警平台可以协助合同管理人员更轻松地 应对日常管理事务； 报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分 析提供强大的技术支持。 3. 实现标准化管理和个性化管理的有机结合 合同管理系统 通过全局设置和权限分配，可 以由公司制订统一采用的管理标准； 比如，由公司设置业务单据必填字段，信息 录入必须填写这些信息；

13、 数据字典可以为某些信息项提供标准的选 择项，防止录入人员的录入随意性；设置统 一的报表格式，信息输出时可以保证一致性； 同时，系统也允许用户根据自身的实际情况 采取个性化的措施，比如网格的列显示、自 定义报表等。 4. 为领导决策提供准确及时广泛的信息 利用互联网，领导可以在任何时间、任何地 方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本 信息； 准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执 行现状，并方便地生成各种数据报表或图表； 同时，系统还提供强大的管理工具模块供客 户选择，对这些信息进行深入分析，为公司 决策人员提供更多的智力支持。 5. 为用户提供全面合同管理解决方案 合同管理系统 与企业管理咨询相结合，可以 为客户提供全面的合同管理解决方案 ； 比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有 效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户 合同管理能力及水平的提升提供足够的平台 支持。