合同履约验收管理办法.docx

1、合同履约验收管理办法一、总则（一）目的为加强合同履约验收管理，规范验收行为，保障合同双方合法权益，确保项目质量和交付成果符合合同要求，依据相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类合同的履约验收活动，包括但不限于采购合同、服务合同、工程建设合同等。涉及国家法律法规有特殊规定的合同，从其规定。（三）基本原则1 .严格依约原则：验收工作应严格按照合同约定的条款、标准和程序进行，确保合同双方履行各自义务，实现合同目的。2 .客观公正原则：验收过程应保持客观、公正，依据明确的验收标准和实际履约情况做出判断，避免主观偏见和人为干扰。3 .全面完整原则：对合同约定的各项内

2、容，包括产品或服务的质量、数量、技术规格、交付时间、售后服务等进行全面验收，确保无遗漏。4 .及时高效原则：在合同约定的验收期限内，及时组织开展验收工作，提高验收效率，避免因拖延验收给合同双方造成损失。二、职责分工（一）验收主体L采购人（或需求方）：作为合同履约验收的主要责任主体，负责组织实施验收工作，制定验收方案，组建验收小组，审核验收资料，确认验收结果，并对验收过程和结果负责。2.供应商（或服务提供方）：应积极配合采购人的验收工作，按照合同要求提供完整的验收资料，确保所交付的产品或服务符合合同约定，对验收中发现的问题及时整改。（二）参与部门及职责1 .采购部门：负责协调验收工作，提供合同签

3、订及执行过程中的相关信息，协助解决验收过程中与供应商沟通协调的问题。2 .技术部门：对涉及技术标准、技术参数、技术性能等方面的内容进行专业评估和检测，提供技术支持和专业意见，参与验收标准的制定和验收结果的审核。3 .质量控制部门：依据质量标准对产品或服务的质量进行检验和评估,监督验收过程是否符合质量控制要求，对验收中发现的质量问题提出整改意见和建议。4 .财务部门：参与验收工作，审核与合同款项支付相关的资料，如验收报告、发票等，确保付款依据充分、合规，根据验收结果办理合同款项支付手续。5 .法律合规部门：对验收过程进行法律监督,确保验收程序合法合规，审核验收文件的法律条款，防范法律风险,为处理

4、验收争议提供法律支持。三、验收准备（一）验收申请1 .供应商在完成合同约定的全部义务后，应向采购人提交书面验收申请。验收申请应包括项目基本信息、合同履行情况概述、申请验收的依据和理由、已完成工作的详细清单及相关证明材料等内容。2 .采购人收到验收申请后，应在规定时间内对申请材料进行初步审核,确认供应商是否具备验收条件。如发现申请材料不完整或不符合要求，应及时通知供应商补充或修正。（二）验收资料准备1 .供应商需提供的资料：合同文本及相关补充协议。产品或服务的详细说明，包括技术规格、性能参数、使用说明书等。产品质量检验报告、合格证书，或服务过程中的相关记录、报告等质量证明文件。交付清单，明确交付

5、产品的名称、数量、规格、型号等信息。售后服务承诺及相关保障措施说明。其他与合同履约相关的资料，如培训记录、安装调试报告等。2 .采购人需准备的资料：采购需求文件，包括招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。中标（成交）通知书。合同执行过程中的沟通记录、变更文件等。验收标准和验收方案（如有）。（三）验收标准确定1 .验收标准应在合同中明确约定，作为验收工作的主要依据。验收标准应具体、明确、可衡量，涵盖产品或服务的质量、数量、技术规格、性能指标、交付时间、售后服务等关键要素。2 .对于没有明确约定验收标准的合同，采购人应组织相关部门和专家,依据国家或行业现行标准、采购需求文件、市场通行做法等，制定合

6、理的验收标准，并与供应商协商一致后作为验收依据。（四）验收方案制定1 .采购人应根据合同类型、项目特点、验收标准等因素，制定详细的验收方案。验收方案应包括验收组织形式、验收人员组成、验收程序、验收方法、验收时间和地点安排、验收内容及重点等内容。2 .对于技术复杂、专业性强或涉及重大利益的项目，采购人可邀请相关领域的专家参与验收方案的制定，确保验收方案科学合理、切实可行。四、验收程序（一）验收小组组建采购人应根据验收工作的需要，组建验收小组。验收小组由采购人代表及相关部门专业人员组成，成员人数应为单数。对于重大项目或技术复杂项目，可邀请外部专家参与验收小组。验收小组成员应具备相应的专业知识和技能

7、熟悉合同内容和验收标准，能够独立、客观、公正地开展验收工作。验收小组成立后，应明确各成员的职责分工。（二）现场验收验收小组应按照验收方案的安排，对合同标的进行现场验收。现场验收可采取查阅资料、实地查看、抽样检验、功能测试、运行演示等方式进行，全面检查产品或服务的质量、数量、技术规格、交付状态等是否符合合同约定。在现场验收过程中，验收小组应认真填写验收记录，详细记录验收的时间、地点、参与人员、验收内容、验收结果等信息。对于发现的问题，应及时与供应商沟通，要求供应商做出解释和说明，并记录相关情况。（三）验收测试（如有）对于需要进行专业测试的产品或服务，如电子产品的性能测试、工程建设项目的质量检测

8、等，验收小组应委托具有相应资质和能力的第三方检测机构进行测试，或由验收小组中的专业技术人员按照相关标准和规范进行测试。第三方检测机构应出具正式的测试报告，作为验收的重要依据之一。测试报告应包括测试项目、测试方法、测试数据、测试结论等内容，确保测试结果客观、准确、可靠。（四）验收报告编制验收工作完成后，验收小组应根据验收记录、测试报告等资料，编制验收报告。验收报告应包括以下主要内容：项目基本信息，包括合同名称、合同编号、采购人、供应商、项目内容、合同金额等。验收依据，包括合同条款、验收标准、验收方案等。验收组织形式和验收人员组成。验收过程概述，包括验收时间、地点、验收方式、验收内容等。验收结果，

9、明确合同标的是否通过验收，对各项验收内容的具体评价和结论。存在问题及处理建议，对验收过程中发现的问题进行详细描述，并提出相应的处理建议和整改要求。验收小组成员签字确认。验收报告应客观、真实、准确地反映验收工作的实际情况和结果，语言表述应清晰、简洁、规范。验收报告经验收小组成员签字确认后，提交采购人审核。(五)验收结果确认采购人收到验收报告后，应在规定时间内对验收报告进行审核。如无异议，应签署验收意见，确认验收结果。如对验收报告存在疑问或不同意见，应及时与验收小组沟通，必要时可组织重新验收或补充验收。验收结果分为合格和不合格。经验收，合同标的完全符合合同约定的验收标准，验收小组应出具验收合格报告

10、如存在部分不符合合同约定的情况，但不影响合同主要目的实现，经供应商整改后可达到验收标准的，验收小组可出具有条件验收合格报告，明确整改要求和期限，待供应商整改完成并经复查合格后，再确认验收合格；如合同标的存在严重质量问题或其他重大缺陷，无法通过整改达到验收标准，或供应商未在规定期限内完成整改的，验收小组应出具验收不合格报告。五、验收争议处理(一)争议协商在验收过程中，如合同双方对验收结果存在争议，应首先通过友好协商解决。协商应在平等、自愿、互谅互让的基础上进行，双方应充分沟通，交换意见，寻求解决方案。协商达成一致的，双方应签订书面协议，明确争议解决的方式、结果及后续处理措施等内容，并按照协议执

11、行。（二）争议调解如协商无法解决争议，任何一方可向公司内部的调解机构（如合同管理部门或法律合规部门）申请调解。调解机构应在收到调解申请后，及时组织双方进行调解。调解过程中，调解机构应充分听取双方的陈述和意见，依据合同约定和相关法律法规，客观公正地进行调解，促使双方达成和解协议。调解达成协议的，调解机构应制作调解协议书，由双方签字确认，并监督协议的履行。（三）争议仲裁或诉讼如调解不成，合同双方可根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼期间，除涉及争议的部分外，双方应继续履行合同的其他义务。公司相关部门应积极配合仲裁或诉讼工作，提供必要的证据和资料，维护公司

12、的合法权益。仲裁裁决或法院判决生效后，公司应严格按照裁决或判决结果执行。六、验收后续管理（一）验收资料归档验收工作完成后，采购人应及时将验收过程中形成的各类资料进行整理归档，包括验收申请、验收资料、验收记录、验收报告、测试报告、争议处理文件等。验收资料应作为合同档案的重要组成部分，按照公司档案管理规定进行妥善保管,保存期限应符合相关法律法规和公司制度的要求。档案管理部门应建立健全验收资料档案管理制度，明确档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等流程和要求，确保验收资料档案的完整性、准确性和安全性。（二）合同款项支付财务部门应根据验收结果办理合同款项支付手续。验收合格的，财务部门应按照合同约定的付款

13、方式和时间，及时向供应商支付合同款项；验收不合格或存在争议的，在争议解决前，财务部门应暂停支付合同款项，待争议解决并确定验收结果后，再按照相关规定进行处理。支付合同款项时，财务部门应严格审核付款依据，包括验收报告、发票、合同文本等，确保付款手续齐全、合规。对于不符合付款条件的申请，财务部门应拒绝支付，并及时通知相关部门和供应商。（三）供应商评价与管理采购人应根据合同履约验收情况，对供应商的表现进行评价。评价内容包括供应商的产品质量、服务水平、交货及时性、响应能力、诚信度等方面。评价结果应作为公司供应商管理的重要依据，纳入供应商档案。对于在合同履约过程中表现优秀的供应商，公司可在后续采购项目中给

14、予优先考虑、增加采购份额等激励措施；对于表现不佳或存在严重违约行为的供应商，公司应视情况采取警告、暂停合作、列入黑名单等惩戒措施，以规范供应商行为，保障公司利益。（四）项目总结与改进验收工作结束后，采购人应组织相关部门对项目实施过程和验收情况进行总结分析，总结经验教训，查找存在的问题和不足，提出改进措施和建议，为今后类似项目的合同签订、履约管理和验收工作提供参考。公司应定期对合同履约验收管理工作进行评估和改进，不断完善验收管理制度和流程，提高验收工作的质量和效率，加强合同管理水平，防范合同风险。七、监督与责任追究（一）监督检查公司内部审计部门或合同管理部门应定期对合同履约验收工作进行监督检查，

15、检查内容包括验收程序是否合规、验收标准是否严格执行、验收资料是否完整、验收结果是否真实准确等。监督检查过程中，如发现验收工作存在问题，应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。对整改不力或拒不整改的，应按照公司相关规定进行处理。（二）责任追究在合同履约验收过程中，如因验收人员失职、渎职、滥用职权、徇私舞弊等行为导致验收结果失实，给公司造成损失的，应依法依规追究相关人员的责任。供应商在合同履约过程中存在欺诈、提供虚假材料、不按合同约定履行义务等违约行为，导致验收不合格或给公司造成损失的，应依法承担违约责任，并按照合同约定和相关法律法规进行处理。情节严重的，公司可依法解除合同，并追究其法律责任。八、附则（一）解释权本办法由公司负责部门负责解释。（二）生效日期本办法自发布之日起施行。如有与本办法相冲突的规定，以本办法为准。在本办法施行前已签订的合同，其履约验收工作仍按原合同约定和相关规定执行，但本办法有追溯力的条款除外。