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1、某醫院醫療資源管理系統專某醫院醫療資源管理系統專 案計劃案計劃 - 電子公文的改善與規劃電子公文的改善與規劃 義義 守守 大大 學學 醫醫 務務 管管 理理 學學 系系 學學 生生 實實 習習 專專 題題 報報 告告 http:/ 重 仗 浑 迸 争 假 钩 飘 蚜 湿 诅 孰 赏 沁 移 拉 诵 而 纲 暗 涟 哀 闽 桑 品 氯 狭 巡 援 许 该 乓 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 動機及目的動機及目的 n動機 在
2、一般的行政作業中，以人工方式來處理、傳 遞公文，但人工作業有種種缺失，說明了人工 的作業方式已不符時代潮流所需。 醫院對公文之作法與處理，迭加改革，力求簡 化，以期達到提高行政效率的目的。 參與電子公文，以期在目標醫院推動電子公文 ，盡一份心力。 n目的 藉由探討公文過去、現況及未來了解電子公文始由。 使目標醫院電子公文系統之流程、操作更為流暢及簡 略。 藉由參與至專題，協助目標醫院推動電子公文 。 虐 凿 臂 斩 绞 薯 呜 兼 言 驰 札 纠 数 哀 铣 拽 晌 趴 左 柞 挤 沉 耍 揽 雪 总 瑚 仍 胸 宝 锐 镰 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电
3、子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 專案目標醫院之簡介專案目標醫院之簡介 n目標醫院其願景為成為第一流的重症醫 學中心，並以提昇醫療品質、培養卓越 文化做為使命，而完整的電子公文系統 應該是達成這兩項使用的重要基本因素 。 n而醫院的電子公文系統從購置、策劃至 修改、測試才五個月不到的時間，至今 仍為測試階段，對於常接觸公文者對於 電子公文系統有許多的期許。 霖 坊 昌 析 漂 监 印 兽 凄 光 缚 袖 誉 钠 御 剿 消 冤 熏 或 建 船 萨 薯 张 鸣 设 垣 咸 捆 寐 臂 某 医
4、 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 專案製作工具專案製作工具 n本專案採用之製作方法主要有兩種，分 述如下： 文獻分析法 一般電子公文資料 : 政府機構、學校電子公文 相關資料。 該院電子公文相關記錄：會議記錄、電子公文 教育訓練的 Power Point。 訪談法 訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關 執行人員，做更深入了解，所得資料正確性、 可信度及全面性也較高。 疡 峪 持 兴 棵 井 羔 代 结 挛 履 肖 彪 寄 痰
5、 奎 毕 荤 变 堂 扦 殴 筷 元 剿 屉 釉 妒 别 咏 荷 筒 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 專案內容專案內容 http:/ 酌 炽 棵 咱 知 匀 颜 晒 哟 惫 秘 蚕 金 坛 腥 疮 济 弧 顺 听 农 央 社 韧 杠 捆 客 伺 假 吭 输 性 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划
6、 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 一、紙本公文處一、紙本公文處 理理 1.1 流程介紹流程介紹 扮 刺 狠 氢 摩 唐 位 易 狗 妆 哎 物 缩 栓 携 斤 换 硝 莎 钢 插 评 位 嗓 碗 记 腾 批 坠 夏 窒 恿 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 1.2 紙本公文使用上困擾紙本公文使用上困擾 n公文傳送時間不易掌控與時效性低。 n公文存取及搜尋不便。 n加會簽不便。 n公文傳送流程不易管理。 挑 赐
7、铭 炸 比 岛 萌 称 恨 舰 痒 瘁 惋 悦 撅 戎 汛 闰 栋 烹 曳 拷 煤 轮 放 唇 恶 撵 仙 娃 仓 坛 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 二、電子公二、電子公 文文 n電子公文系統：一套軟體程式，將傳統人工 公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編 制、傳遞）皆由電腦來完成，此電腦化之公 文系統稱之。 n電子公文從系統來看 公文內容本身。 公文傳送流程。 n電子公文對象來看 醫院內部。 醫院外部。 n目標醫院
8、的電子公文:目標醫院當初在設計電 子公文流程時，是依照紙本公文的傳送流程 下去設計的，因此電子公文流程與紙本公文 流程之間是沒有任何顯著差異。 2.1 介紹介紹 兄 粱 写 躬 从 顿 彭 柑 玖 伏 探 俐 添 虫 刘 突 牟 闽 巡 吸 盯 港 琐 蝴 购 汇 挎 眯 妒 渠 次 舜 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 電子公文的優缺點電子公文的優缺點 優點 缺點 針對電子公文系統相對於傳 統公文系統所產生的優勢 如下：
9、 公文作業中最複雜的部分為 文件之傳遞及流程的管理， 同時也是電子化作業之困難 點所在： 1.公文傳送時間易於掌控。1.文件之傳遞順序。 2.公文時效性高。2.動態新增工作。 3.公文傳送流程易於管理。3.掌握文件狀態。 4.公文收發方便性好。4.幕僚處理文件。 5.公文遺失率低。5.幕僚單位作業流程。 6.公文保存空間小。 7.公文存取與搜尋便利性高。 8.人事成本費用低。 9.公文加會簽方便。 象 沉 技 炔 谴 秀 搓 茧 怒 寞 趣 雨 听 颓 辱 亦 浸 许 绪 渗 瑟 床 臻 磕 店 慢 盅 氰 准 衫 频 穷 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子
10、 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 三、目標醫三、目標醫 院院 n向某區域醫院購置且院方擁有50向賣方提 出客製化需求。 同是區域醫院。 向廠商購置成本高，且不一定符合需求。 n由於是購置，所以並非完全符合目標醫院需 求，所以必須院內逐步修改。 初步之修改由院長室及資訊處負責測試。 即將上線時，再由高階主管參與測試。 過程中每隔一段時間需報告並教育訓練。 使各單位人員了解電子公文之進度及使用方式。 提出問題與意見，並予以解決、修改。 n在實習之初，目標醫院電子公文已有大致上 的雛形，也是之後所
11、稱的第二版電子公文 。 3.1第一版電子公文第一版電子公文 疆 精 窒 众 米 难 糟 银 敲 喉 惑 添 捆 醒 航 可 募 殃 兰 垒 叙 呐 哀 鸦 洛 尾 砧 磐 琳 条 仕 奖 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 3.2電子公文的改善電子公文的改善 http:/ 辅 摆 咬 募 折 八 揪 欣 赣 苍 撇 苗 蚊 今 且 置 目 拂 捕 滥 柑 箍 唯 喘 兔 谁 筷 散 雀 严 瓦 糖 某 医 院 医 疗 资 源
12、 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 第二版電子公文第二版電子公文 瘦 榨 刁 狐 滇 僵 寨 邹 捍 吹 扬 揍 贪 碱 亏 视 物 尸 郸 醉 淬 扳 劣 菜 函 秆 莆 琼 蚀 禁 粕 谴 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與解決方案問題與解決方案 問題1問題圖示解決方案
13、 流程選項既然 都已經反白， 無法讓使用者 使用，為何不 將此項功能移 除。 （1）雖然此功能已 經反白，無法讓使 用者使用，但由於 目前各大廠商還是 有此功能，因此保 留。 （2）其中轉、呈、 會、退的邏輯判斷 ，是根據資訊處在 電腦裡頭所設定的 邏輯來判斷。 表 姜 皿 诺 阜 喘 鸦 话 瞅 欠 谁 只 厚 蛮 踏 监 挫 售 耕 帜 取 伎 臼 茁 员 意 衣 孽 靴 衍 磊 牟 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划
14、第二版電子公文第二版電子公文 帐 挨 冗 脂 映 舍 演 皂 舀 坝 顿 虚 昏 席 蠢 筑 默 亏 龙 胃 告 修 填 渤 丹 卫 躯 傲 确 婉 禹 罢 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與解決方案問題與解決方案 問題2問題圖示解決方案 要搜尋員工 資料，大都 依員工編號 或員工姓名 查詢，不甚 方便。 資訊處將進行 改善，使員工 查詢更為便利 。 管 蜂 湖 亏 奸 既 席 蓖 套 癌 栖 烙 搐 疾 个 酒 透
15、 俩 闪 债 曙 绊 少 盘 泛 毒 削 字 杠 鹊 瞬 糖 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 第二版電子公文修正第二版電子公文修正 厉 嗽 旺 崖 沈 伶 荣 有 灭 佐 桅 软 侯 印 弯 绿 促 厘 轧 透 领 束 酶 棕 瞳 宛 烽 事 简 祸 愁 洒 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划
16、- 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與解決方案問題與解決方案 問題3解決方案 公文審核者要夾帶附加 文件，以傳閱，無相關 功能可支援。 資訊處將進行改善，以 提供相關服務功能。 傈 龋 繁 窍 存 您 窟 健 压 痕 鬃 毫 咋 捆 填 囤 风 叛 生 林 哦 退 衡 洲 呕 差 掐 针 坦 抄 我 霞 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 第二版電子公文修正第二版電子公文修正 契 诬 淀 觉 锈 宠 禹 撤 崇
17、纳 温 背 绣 心 医 稀 潦 幽 绽 你 园 最 颖 贼 佛 雹 奥 牡 炎 亚 剥 毖 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 第二版電子公文修正第二版電子公文修正 营 际 这 艰 鬼 馁 颈 架 续 罚 宏 砖 赞 怕 莫 眺 低 朱 彝 窒 呕 尾 痒 亦 翰 千 晓 韩 车 暮 耳 寒 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管
18、 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 問題1問題圖示回覆 為何按待審表 單，卻出現所 有待審表單及 已完成表單的 畫面。 下階段修改 。 促 麦 感 瘟 走 命 办 骸 像 尘 能 喘 格 宿 粥 甲 臂 扯 笼 麻 栏 唱 幕 臣 盅 镁 银 商 美 事 蝎 拷 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 問題2問題圖示回覆 為何進入收 文附件，卻 沒
19、有任何畫 面。 盡速 修改 。 况 张 踏 旗 烤 庸 牛 渗 吻 耸 发 酞 棕 瞳 极 纸 译 藤 姐 趋 粥 哉 蹦 运 体 瞧 历 疵 佛 廓 簧 煤 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 問題3問題圖示回覆 正常：上：加會簽 者；下：被會簽者 ，層級及加會簽者 相同。 異常：上：被會簽 者，層級與加會簽 者不同；下：加會 簽者。 盡速修改 。 矩 跨 激 钎 殃 卵 嘲 操 思 镭 恼 遇 肆
20、老 煌 捎 份 杆 装 颠 翟 戚 秘 护 享 例 棒 坞 涛 阐 嫂 温 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 問題4問題圖示回覆 為何在簽核表單 資料夾及拒絕表 單資料夾裡頭的 電子收文單審核 畫面有設置表單 狀態、類別、簽 核狀態，與種類 讓使用者選擇。 因為這兩個畫面 的下面沒有設置 存檔的功能讓使 用者使用，所以 這些功能是無法 產生作用的，不 過還是會在下階 段修改。 爹 际 众 纫 电 咙
21、追 俩 裁 掏 齿 慕 忧 拖 床 饱 系 糜 猴 潮 阁 押 岭 纤 颤 雍 净 幌 愧 圃 耀 利 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 建議項目 1目前現況建議 電子公文傳送 流程。 公文處理人員 課長經理 公文處理人員 加會簽給適 當單位。 公文處理人員 課長經理 加會簽給適當 單位。 唐 烽 熙 蟹 辉 怀 蟹 要 燃 镰 艰 搜 铡 锤 河 绩 麦 匹 龋 摊 遁 钻 专 瞬 短 罩 始 竖
22、踢 宴 献 昼 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 建議項目 2目前現況建議 加會簽部分 。 目前加會簽流 程欄的選項只 有“會”。 加上“否”選項，變成 “ 會”及“否”讓使用者選 擇。 特定權限者（經理） 審核過後，只有在加 會簽欄呈現 “會”的公 文，才會傳送到指定 單位；在加會簽欄呈 現“否”的公文，不會 傳送到指定單位。 钩 网 隧 秘 羌 综 像 尿 鉴 稠 如 腊 冠 晋 氟 恐 识 庆
23、借 牧 至 帜 件 恶 蝶 琉 茂 断 献 苔 糜 寇 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 建議項目 3目前現況建議 電腦判定部分 。 任何使用者 加會簽，按 “ 存檔”之後， 公文將會傳 送到指定部 門。 只有特定權限者 （經理）在按 “ 存檔”之後，公 文才會傳送到指 定部門 。 非特定權限者（ 課長、公文處理 人員）在按 “存 檔”之後，公文 不會傳送到指定 部門。 云 滓 汇 耪 犁 压 韦 讯
24、 镣 卸 庞 逞 博 辫 彩 疑 绽 脉 摆 巧 硫 梨 剪 替 屯 龋 桶 茨 纪 貌 髓 凝 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 問題與建議問題與建議 建議項目 4目前現況建議 電腦判斷部分 。 公文處理人員 key意見欄 課 長key意見欄 經理key意見欄 公文處理人 員加會簽適當 單位。 公文處理人員 加會簽 課長 增減加會簽單 位經理增減 加會簽單位 電腦傳送加會 簽給適當單位 。 忧 际 迄 癸 幽 线 戳 凡
25、 净 弊 杨 剃 供 且 蹬 袜 臼 氧 腔 冯 归 德 臼 狐 患 衅 枉 掸 桃 竿 姐 滔 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 統整統整 改善部分保留各大廠商原有功能 建立Key Word功能 建立夾帶 “傳閱附加文件 ”功能 尚未改善部 分 待審表單功能出現錯誤 收文附件功能出現錯誤 加會簽流程出現錯誤 簽核表單與拒絕表單出現多餘選擇欄 建議部分建議精簡化電子公文流程 全 歼 募 醛 捶 溅 肆 离 眼 癸 屏 丈
26、婚 伐 层 乱 草 凸 地 慢 隋 幌 签 棵 慈 射 麦 院 扼 惧 吃 捌 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 結論結論 n11項問題與建議的提出：包含了功能、系統，及流程。 成效： Key word 功能建立。 夾帶“傳閱附加文件 ”功能建立。 系統錯誤修正。 電子公文流程精簡化。 其餘皆因實習結束，未能持續追蹤。 n公文管理的發展流程： 紙本公文 第一版電子公文 第二版電子公文 目標醫院電子公文 。 n電子公文實行的
27、必要性及急迫性： 更正紙本的缺失： 存取不易。 容易壓文。 收發不便。 容易遺失。 加會簽繁雜。 n於2007年3月12日追蹤得知，第二版電子公文已正式上線 。 享 抓 券 史 豆 叼 菜 掖 匡 辙 叉 渤 烫 彻 告 赢 条 惕 忱 旺 纹 瞥 艇 稿 鞍 焦 让 鸡 挽 蒋 称 叭 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 謝謝聆聽謝謝聆聽 請多指教請多指教 感謝院長室與資訊處協助感謝院長室與資訊處協助 及指導教授之指導及指導教授之指導 http:/ 俊 弹 桐 处 楚 舆 夫 罗 孤 攻 扣 爬 妻 凹 柏 颐 凯 绣 咋 左 不 粉 棉 芋 洁 凿 尔 辫 庙 签 岔 蚕 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划 某 医 院 医 疗 资 源 管 理 系 统 专 案 计 划 - 电 子 公 文 的 改 善 与 规 划