1、XX能源股份有限公司生产经营企业物资采购审计导则第一章总则第一条为了规范XX能源股份有限公司（以下简称公司）所属生产经营企业（以下简称所属公司，含全资子公司、控股公司）物资采购审计的内容、程序与方法，根据中国内部审计协会内部审计基本准则内部审计具体准则和企业内部控制应用指引，结合公司实际，制定本导则。第二条本导则适用于公司的内部审计监察部门、内部审计人员及其从事的内部审计活动。第三条公司的审计部门依据年度审计计划或公司领导安排的临时任务，确定对所属公司开展物资采购审计。第四条本导则所称物资采购审计是指公司内部审计部门及人员依据有关法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对公司和所属公
2、司的物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。本导则所称物资是指所属公司生产经营企业在生产经营中，所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件、设备等。工程建设项目（含技术改造项目）有关的重要设备、材料等物资采购审计参照XX省投资集团有限责任公司工程建设项目审计工作导则等相关规定执行。第五条物资采购审计目的是改善物资采购质量，降低采购费用，维护公司的合法权益，促进所属公司价值的增加及目标的实现。第六条物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购比选、供货商
3、选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。第七条根据对所属公司的管理模式和要求、物资采购业务量的大小，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。第八条审计人员应具有物资采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和公司内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解公司物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计，内部审计部门可聘请外部专家、专业机构参与。第二章物资采购前期审计第九条物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。其基本过程包括：（一）编制年度审计计划，确定审
4、计对象。（二）获取与研究相关资料，制定项目审计计划和审计方案。相关资料包括：1、物资采购目标和计划；2、前期物资采购审计工作底稿；3、公司资料，例如组织结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的组织系统变化等；4、财务会计资料;5、相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和定价策略等；6、外部信息资料，例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等；7、法律性文件。审计人员应通过审阅资料、咨询技术专家、进行分析性复核、现场观察物资采购流程、询问等方法，研究相关背景资料，初步评价重要性和审计风险，进
5、而制定适合被审计企业实际情况的物资采购项目审计计划及审计方案。（三）审查、评价内部控制。物资采购内部控制包括控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及监督五个要素。物资采购内部控制审计可通过设置采购内部控制调查表等方式进行深入调查、了解和测试，并形成审计工作底稿。第三章物资采购过程审计第十条物资采购过程审计是根据采购内部控制评审结果，确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法，以收集审计证据。第十一条采购计划审计。采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。（一）应获取的相关资料。包括采购政策、采购计划、物资
6、储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、技术措施计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资价格供应状况等。（二）应关注的风险领域。包括采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调等。（三）审计内容1 .采购计划编制依据的可靠性。审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准的物资采购申请单；采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调；是否符合公司的存货制度、采购制度和资金管理制度。2 .采购计划审批程序的合规性。审查各物资使用
7、部门是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定物资实际需要量，据以填具物资采购申请单；物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要填具物资储备定额补库计划表，提交补库申请单；各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审、对口把关；计划部门有无会同物资管理部门核实物资库存；最终下达的月份物资采购计划有无报经公司分管领导审批；对不符合规定的采购申请，有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准；重要的和技术性较强的物资采购，是否执行特别授权审批程序，是否组织专家进行论证，实行集体决策和审批；对生产急需和突发性的紧急物资采购，是否以适当形式事先通知价格信息部门，并于规定时日内补齐
8、办妥有关手续。3 .采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资，如价格未发生变化，则以上次成交价格为依据，将高出确定标准的计划价作为重点审计对象；如价格已发生变化，应以最新市场公允价作为审计标准。当产品降价时，应考虑供货商有无对供应物资协同降价的可能。审计物资采购计划价格时，应将新购物资作为审计的重点。4 .采购计划所列物资数量的合理性。审查计划部门对申请单是否做了最有效的归类；物资采购数量是否考虑了经济批量；是否与生产计划和物资库存相适应。5 .采购方式选择的合理性。物资采购方式包括属于比选金额标准以上的比选采购及属于比选金额标准金额以下的其他方式采购。采用比选方式的，应具体审查如下内容：
9、1)比选过程和评审标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易和诚实信用”的原则，在比选过程中有无违反规定程序等情况。(2)有关比选文件的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。(3)物资采购比选金额标准是否经其总经理办公会审查后上报相关业务主管部门备案，其比选程序是否符合有关规定。6 .供货商选择的合理性审查公司对供货商选择的合理性，包括采购人是否建立供应商评审专家库；采购人是否建立合格供货商目录；是否根据供货商和本公司的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验或试用的方式全面了解供货商；是否定期进行对合格供货商目录中的供应商进行调查、复审和补充；修改供货商档案是否经过特定授权并进
10、行有效信息沟通等。（四）审计方法。采购计划审计主要采用分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等方法。第十二条物资采购申报价格审计。物资采购价格申报是指采购人对拟采购的物资进行市场调查，初步了解其价格合理范围的过程。物资采购申报价格审计是指对采购人采用比选采购方式或其他采购方式时，对其采购价格申报内容的完整性、价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等方面所进行的审计。（一）应获取的相关资料。包括公司的物资价格制定政策、物资采购价格申报单、价格标准、物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息和业务流程再造信息等。（二）应关注的风险领
11、域。包括价格标准失控、价格信息系统无效和低效、采购效率降低、价格审查形式化、价格组成内容单一化和串通作弊风险等。（三）审计内容1 .物资采购价格申报单填列的完整性。采购部门应在比质比价的基础上，初步确定物资采购意向，填制物资采购价格申报单，经采购部门负责人签章后，送交价格信息部门进行价格核定。审计人员应审查物资采购价格申报单是否包括物资品名、规格、型号、数量、单价、金额、使用部门、技术要求、供货单位、货比三家情况等栏目。2 .价格标准确定的合理性。主要内容包括：（1）审查价格信息收集渠道的广泛性和使用的有效性。（2）审查价格信息资料收集的准确性和及时性。（3）审查价格标准确定方法的适当性和计算
12、结果的正确性。（4）审查价格标准构成内容的全面性。3 .采购申报价的合理性。主要内容包括：（1）审查是否根据不同的物资采购方式确定申报价；（2）审查申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内，是否列入采购预算；（3）审查采购申报价有无高估虚报问题；（4）审查采购申报价的构成是否齐全，是否进行了综合比价；（5）审查采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象；（6）对于重复购置的物资，审查申报价是否超过最高限价，最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整；（7）审查采购部门是否进行比质比价。4 .申报价格核定程序的规范性。审查价格信息部门是否根据确定的价格标准，在测算评估、对比分析的基础上，确定采购
13、部门报价和相关费用的合理性和公允性，并提出核定意见。对违反规定或报价不合理的，价格信息部门具有否决权，提出重新询价的建议或者核定一个最高控制价格。采购部门应参照核定意见，在核定的价格控制标准范围内进行采购。（四）审计方法。采购申报价格审计主要采用价格比较法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、重点审计法和简单审计法等方法。第十三条采购合同审计。采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。（一）应获取的相关资料。包括公司内部有关合同制度、合同正文和副本以及供货商资料等。(二)应关注的风险领域。包括盲目签定采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理
14、混乱风险等。(三)审计内容1 .采购合同签订的合规合法性。主要内容包括：(I)审查供货商是否具有签约资格。(2)审查合同的签定程序是否合规。应当采用比选方式确定供应商的生产经营企业是否采用比选方式确定；参与合同谈判代表的业务能力和技术水平是否具备，是否由两人以上参与谈判；合同起草是否使用了正规的合同版本；草签的合同是否经过公司法律部门、财会部门评审；是否根据公司授权要求报经有关领导审批，有无履行分级授权审批手续；合同变更、解除或终止的理由是否充分，是否签署了书面变更协议并履行了审批手续,对于发现的将严重损害公司利益的已签署合同，是否及时采取了纠正措施。2 .采购合同条款的完备性和合同内容的合法
15、性。采购合同中是否包含如下基本内容：合同标的、数量和质量、价格和结算方式、运输方式、履约期限、地点和方式、违约责任等，有关规定是否明确、具体；签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性；有无利用合同从事非法行为的可能性；合同条款规定是否为公司争取到最大的财务利益，如充分考虑付款条件和资金优势，选择合理的货款支付方式等。3 .审查采购合同的执行结果。合同内容是否得到全面、严格地履行;合同有无违约、违约的原因及违约处理结果，如对方违约，是否及时组织索赔。如本方违约，责任人是否向分管领导提交书面报告，经审批后办理赔偿手续，并追究相关责任；协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门，通过申请仲裁或
16、向人民法院起诉解决合同纠纷。4 .审查合同的管理是否规范。主要内容包括：（1）审查公司有无设置专门的合同管理机构，合同管理人员是否具备相应资格，合同管理制度是否完善，有无重大合同变更的应对防范措施。（2）审查合同的归档和保管是否完整。审查合同是否按序编号；台帐登记是否清晰完整；支持性文件是否齐全，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它合同附件。（四）审计方法。采购合同审计主要采用检查法、函证法、询问法和重点审计法等方法。第十四条物资采购计划执行情况审计。物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达公司后，对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、
17、合法性和有效性等所进行的审查和评价。（一）应获取的相关资料。包括物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账和对账单等。（二）应关注的风险领域。包括采购方式和供货商改变、价格失控、质量检验失控、计量不实、保管低效、票据失真、付款提前或滞后、付款不实和违规结算风险等。（三）审计内容1 .采购方式执行情况审计。审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购。审计人员应取得合格供应商目录作为审计标准，据以确定采购部门是否在合格供货商目录中选择供货商。对于发现的供货商供货问题，采
18、购人员是否及时填写供货商供货问题信息反馈单交价格信息部门，价格信息部门是否及时发出纠正/预防措施通知单,限期整改并追踪整改结果；整改无效者，是否暂停其供货或取消合格供货商资格。2 .质量控制执行情况审计。主要内容包括：(1)审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；(2)审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；(3)审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；(4)审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；(5)审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同
19、情况及时组织索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；(6)审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金;(7)审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。3 .计量执行情况审计。主要内容包括：(1)审查计量器具。包括：计量器具是否经过国家法定检验机构的检验并出具了书面证明；内部计量部门是否定期检查和校对计量器具；计量器具的操作是否正确合规；抽查计量记录并核对实物数量，验证计量的准确性。(2)审查采购物资途中损耗。
20、包括：是否制订了合理的路耗标准；实际损耗是否控制在标准范围之内；损耗的处理是否合理。(3)审查质量检验对计量结果的影响。对于化工、煤炭、矿山等行业的物资采购，审查是否运用质量检验结果对采购物资的数量进行适当的调整。4 .价格执行情况审计。主要内容包括：(1)审查物资采购是否按批准价格执行。审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致，价格的变动是否经过核准。(2)审查运费的组成和数额是否合理。应根据确定的运费价格标准审查物资采购运费，保证实际运费控制在标准范围之内。包括：运输方式的选择、运输里程的确定、运输商的选择、运价组成等。5 .仓储保管情况审计。
21、主要内容包括：(1)审查仓库的位置与内部空间的布置。审查仓库位置的设置是否有利于公司内物资流动的经济性、合理性；仓库内部空间的布置是否有利于利用仓库的有效面积和提高仓库的作业效率。(2)审查仓库面积利用率。通过计算和比较“仓库面积利用率”指标，确定仓库利用效率高低和利用潜力的大小。(3)审查仓库存放保管工作。物资是否按分区及编号有序排放；物资包装、标示是否符合规范；易燃、易爆、剧毒等危险物资是否隔离存放；库房防火、防盗、防潮等措施是否到位。(4)审查物资保管账卡档案是否建立健全并定期与相关资料、账簿核对。(5)审查物资分类保管情况。审查物资保管是否按照物资的重要程度、消耗数量、价值大小等区别对
22、待，实施ABC分类管理法。(6)审查物资储备定额制定是否合理。审查物资最高储备、经常储备、保险储备和季节性储备等定额是否经济合理，是否做到既满足生产需要，又最大限度地压缩库存。6 .采购票据审计。主要内容包括：(1)审查物资采购的票据是否齐全，是否按照采购业务发生的先后顺序编号。(2)审查各种票据载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否真实，数量、单价、金额等计算是否正确，各种票据相关内容是否一致。(3)审查票据的填写是否合规，手续是否齐全，来源渠道是否正规,保管、领用和注销措施是否完善，传递程序是否合规等。7 .采购负债确认及付款执行情况审计。主要内容包括：(1)审查负债的确
23、认是否正确。审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财会部门；财会部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。(2)审查应付账款的登记是否正确。审查应付账款登记和管理是否由独立于请购、采购、验收、付款以外的职员执行；是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算；是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录，有无遗漏、隐瞒负债情况；是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对，与应付账款总账相核对，与采购部门台账相核对，对存在的差异是否及时妥善处理；对享有折扣的交易，是否以扣除
24、折扣后的货款净额登记应付账款。(3)审查付款处理是否合规。审查付款是否符合资金结算制度的要求;付款是否在会计人员审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。(4)审查预付账款处理是否合规。审查预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账。(5)审查应付账款余额的整体合理性。审查财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况。(四)审计方法。物资采购计划执行情况审计
25、可以采用检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等方法。第四章物资采购后续审计第十五条物资采购后续审计是审计人员在提交了物资采购审计报告后，针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪审计，目的是确定被审计单位对于审计报告中所揭示的问题和偏差的纠正和改进情况以及产生的实际效果。第十六条物资采购后续审计应关注的风险领域。包括物资超储积压或储备不足风险、物资使用质量低劣风险、物资价格失控风险、资信低的供货商定点供货风险和审计建议无效风险等。第十七条物资采购后续审计的基本过程。（一）应获取的相关资料。包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。（二）取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析（三）实施适当的审计程序。对重大的审计发现和建议通过现场访问、直接观察、测试和检查文件等方式，编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。（四）评估采纳审计建议所达到的效果。（五）提交后续审计报告。第十八条审计方法。物资采购后续审计主要采用审计分析方法、详查法、抽查法、终点审计法、重点审计法、函证法和查询法等方法。第五章附则第十九条所属公司应当应参照本导则制定相应的物资采购管理办法和审计制度，规范部门、人员的物资采购活动。第二十条本导则由公司审计监察部负责解释，自印发之日起施行。
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