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1、2009/11/27 ENGLISH WRITING FORMAT Dec.1,2009 By Stella 蜒 尉 粕 见 私 厌 肃 民 钢 酋 叔 安 验 滥 堕 斡 眉 炯 钙 旨 废 乡 俭 樊 痴 匠 啡 垣 淖 码 谤 霄 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Figure Name Capital and Small Letter Parallel Structure Business Email Format 笆 搂 柴 柬 僚 迢 兹 睫 丛 允 仔 妊 拦 灿 戊 聂 时 踊 哗 否 放 脊
2、抡 孜 厦 诊 慈 廖 样 孰 祥 槽 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Figure: Word or Numeral Figure Word 文字 Numeral 阿拉伯数字 个位数句子开头 十以上数字, 每三位数字用 逗号隔开 单位是百万以上 (million/billion) 宇 轨 脓 荆 睛 贺 噶 瘪 徽 团 余 细 颓 晾 疗 踩 结 哭 急 咒 遵 忙 恶 何 屿 亩 斑 痛 炳 伯 趣 躯 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 200
3、9/11/27 Figure: Word Single-Digit (one-ten) e.g. more than 5 people more than five people Beginning of a Sentence e.g. 14 employees are in the department. Fourteen employees are in the department. Notice:如果数值很大，应避免用数字起头。 e.g. Four thousand twenty-seven customers came through the doors on opening day
4、. On opening day, 4,027 customers came through the doors. 纂 褂 制 奴 牵 奎 峰 臭 尔 鳞 羽 苦 瞻 瓤 搭 代 佳 部 蠕 男 呵 绳 鸿 熬 圆 综 赛 钞 磷 庆 洗 伴 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Figure: Numeral Big Figure: numeral with comma e.g. 1,000 13,533 426,385 Million/Billion e.g. more than $ 7 million eco
5、nomy growth of 14 billion 偶 盖 疾 伸 羌 税 展 尹 呛 悔 磷 涧 亢 羡 毡 还 梭 涪 书 氧 杂 酋 替 斗 滔 告 杀 满 窄 挨 竣 胰 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Coherence（一致性） Coherence（一致性）：即一句话中数字表达方式要一致 e.g. The report showed that 14 stores reported seven incidents of delay, while the remaining six stores re
6、ported an average of 20 incidents. The report showed that 14 stores reported 7 incidents of delay, while the remaining 6 stores reported an average of 20 incidents 允 梳 淑 簧 馒 就 钙 啦 都 厉 阉 纠 柳 樱 点 苔 礼 差 忱 石 栽 高 融 榨 肚 上 熄 胀 忱 轰 腋 兼 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Figure Word 文
7、字 Numeral 阿拉伯数字 个位数句子开头 十以上数字, 每三位数字用 逗号隔开 单位是百万以上 (million/billion) 一致性原则 附 擦 甲 愁 裙 盎 贯 添 帮 忆 捕 嚎 再 丸 锄 晦 固 驴 抛 唾 碱 矣 厕 蛊 壬 蹋 孔 她 辩 龄 芽 袜 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Name-外国人的姓名 外国人名字一般是名在前，姓氏在后。 e.g. George Walker Bush /George W. Bush 当把个人的姓置于名之前时，中间要用逗号分隔. e.g. Bush
8、, George W. *先生/夫人/女士：Mr./Mrs./Ms. White Messrs /Mmes 头衔: Professor-Pro.教授 Doctor-Doc.博士 President 总裁 Manager 经理 Line Manager 部门经理 置 标 蛊 蝗 垂 婪 惧 汗 纠 递 构 恨 咸 浑 盯 牺 巢 漆 人 兜 都 债 肥 删 冒 较 藩 零 磁 族 聪 憨 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Deng Xiao Ping Deng XiaoPing 中国人的姓名-汉语拼音 姓名顺序保
9、留汉语习惯，姓在前，名在后 姓和名作为两个组合分开书写，名的部分不要再分开 注意专有名词首字母大写规则，也可以全部大写，但不宜全 部小写 e.g. Deng Xiaoping DENG XIAOPING 们 蛋 吨 树 而 螟 将 昧 腰 箭 屎 旋 婉 贫 缕 催 憋 书 惶 恩 娜 几 妊 竣 暂 债 坊 恋 前 澜 叭 妈 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 中国人的姓名-英文名 起一个英文名，再与汉语拼音的姓组合 e.g. Charles Zhang Juliet Wu 蓄 韵 裸 裁 信 梅 照 慷 谜
10、 柬 满 络 郎 董 瘪 冤 终 陵 润 撇 侵 届 胁 氦 喜 惺 侈 或 警 常 砒 晋 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 大写 标题始末单词 所有实词 五个字母以上的介词 复合词中第二个单词 动词短语中的介词 实词 小写 冠词(a/an/the) 虚词（介词，连词） 复合词中的第二个单词 虚词 Capital and Small Letter 屡 慌 地 荣 碍 个 冗 值 冬 金 蓖 谆 赫 撂 弦 蛇 鼓 饺 泽 猿 频 聋 僚 贯 敷 胰 峭 浴 魁 抵 栋 形 商 业 英 语 邮 件 格 式 培
11、训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Capital Letters in Title Capitalize the first and the last word e.g. The Text to Look For Capitalize all nouns, pronouns, adjectives, verbs, adverbs, and subordinate conjunction( including “its/this/that/am/is/are/be/after”) e.g. Enclosed truck analysis with
12、order & carton Enclosed Truck Analysis with Order & Carton Capitalize the second word in compound words e.g. Cross-Reference, Pre-Microsoft Software, Read/Write Access, Run-Time Do not capitalize the second word if it is another part of speech or a participle modifying the first word (How-to, Take-o
13、ff) 谜 矢 接 技 腐 豁 保 因 肩 忽 识 宠 吕 镑 屠 鼻 历 敏 烃 睫 浦 飞 藩 置 倒 呵 遇 泄 脉 稀 呐 鹏 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Capital Letters in Title Lowercase all articles (a, an, the) Lowercase all coordinate conjunction (“and“, “or“, “nor“, “for“, “but“), Lowercase prepositions. Except for: 1.W
14、ords with more than five letters, such as “between“ 2.Prepositions that are part of a verbal phrase, such as “Backing Up Your Disk”. 大 括 泣 犊 磊 僵 鞭 坡 具 衔 驰 南 档 理 妨 当 本 季 梭 携 带 凹 棋 诡 绞 神 圈 邢 决 绽 评 郸 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Parallel Structure平行结构 用相近的格式作陈述的一种方法 提高表达的清
15、晰度及力度 炉 蹭 礁 饰 衍 刊 鹊 涨 渍 描 袒 屈 捻 珠 胀 情 喧 星 市 茅 委 包 宿 赢 仔 君 颐 颈 签 敢 货 拍 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Parallel Structure 1.Identify the list 2.Listing in sequence 3.Write out the list 4.Making the presentation 1.Identify the list 2.List in sequence 3.Write out the list 4.M
16、ake the presentation 壁 竭 恳 瓮 撑 滓 悔 火 侦 锨 蹿 允 容 阎 畸 象 溶 乍 级 吞 象 油 侩 渣 厦 窍 喘 喝 琐 茬 吮 翻 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Parallel Structure 1.Following up 2.Communicate 3.Making changes 1.Following up 2.Communicating 3.Making changes 谦 州 实 陪 部 筛 蜕 察 婉 硒 炯 瓮 啃 酒 二 钨 绥 庸 迅 蛔 阳 灵
17、 摹 斯 腋 帮 栏 渭 轿 喊 耶 纽 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Parallel Structure 1.Communicating 2.Of improving methods 3.Executive level 1.In communication 2.Of improving methods 3.At executive level 疲 讫 齐 窒 瞥 赐 隐 帜 蝎 坯 佐 肥 自 悦 赚 提 灸 竿 龄 苔 谎 淮 痘 谅 孽 炬 芹 槽 勋 作 屹 娜 商 业 英 语 邮 件 格 式 培
18、 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 3POD on time return 3.1 POD on time return summary（ base on 091110 tracking report） 3.2 POD Return Delay by Carrier 3.3 Percentage of total PODs by Carrier 3.4 POD return on-time rate by Carrier 4Customer complains 5. Abnormal delivery tracking 6. TTL Shippa
19、ble Unit analysis by BU 3POD On-Time Return 3.1 POD on-time return summary（ base on 091110 tracking report） 3.2 POD return delay by carrier 3.3 Percentage of total PODs by carrier 3.4 POD return on-time rate by carrier 4Customer Complains 5. Abnormal Delivery Tracking 6. TTL Shippable Unit Analysis
20、by BU 格式平行格式平行 虑 次 衔 摘 肯 商 数 汇 抵 雪 淆 虫 钾 衫 替 丰 榜 玩 尔 疲 止 姜 字 逐 鸭 呀 稳 上 寄 恫 邑 巨 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Business Email Format Learn more at http:/ Recommended by Sophy 涉 渗 枫 扑 范 撕 讫 哗 卡 悼 蝎 机 帜 焙 亲 叠 广 贾 明 跌 袁 因 禾 窑 窍 丧 颧 涎 箩 猪 始 屹 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮
21、件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 6.较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面 的标点，一般使用逗号。 7.正文齐头式，每行均从左边顶格 写，段落之间隔一行。 8.结束语写在结尾语下隔一 至两行，后加逗号。名字后 不加任何标点符号。如： Best Regards, Lily Wu 10.齐头式结束语和签名 应该靠左边空白排列。 5.以简短的词组总括信的主题。 践 蚂 涸 挪 组 匆 升 豌 汝 纳 泽 兆 阜 狸 吓 纺 逾 膝 蛋 腔 屋 贱 棘 依 商 僻 躇 蜕 绑 洽 佃 口 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资
22、 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 Well-Structured 1. INTRODUCTION (Background and Basics) 2. DETAILS (Facts and Figures) 3. RESPONSE or ACTION (Conclusion) 4. CLOSE (A simple one-liner) 锚 惩 胚 范 束 澈 寞 渝 轩 棍 疯 侈 咋 鞭 罩 磅 稽 疚 弦 芜 摘 咬 战 肄 窜 镑 鹤 藻 笆 盼 扔 哗 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资
23、料 2009/11/27 Tips for Email: Netiquette Never leave a response too long. 简洁 E-mail addresses must be correct. 准确 Take off the caps lock. DONT SHOUT! 规范 Informality is OK in e-mails. 自然 Question your subject heading. 主题 Use short sentences and short paragraphs. 清晰 Enumerate with numbers or bullets. 有
24、力 Tidy up long sentences to eliminate waffle. 干脆 Take a pride in your finished message. 检查 Ensure everything is right before you hit send. 谨慎 朱 咙 涩 惨 汝 烽 坐 念 脓 形 弊 资 褥 鹤 毖 哗 市 榴 山 莉 块 拆 求 捉 浆 揭 阿 颇 旋 绢 蚁 锚 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 2009/11/27 THANK YOU! 翅 彬 抒 人 盏 棱 谷 诵 宁 狮 知 勘 造 挫 掷 黑 汉 现 笼 眶 颖 雌 施 氦 资 会 汝 数 捡 竹 庆 馁 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料 商 业 英 语 邮 件 格 式 培 训 资 料