英文书信格式及范例大汇总.docx

《英文书信格式及范例大汇总.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文书信格式及范例大汇总.docx（23页珍藏版）》请在三一文库上搜索。

1、最新 料推荐英文书信格式及范例大汇总英文书信结构要素（ 1 ）信头（ Letterhead ）。信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。然后是发信日期， 它是信头的最后一行，可以写成日月年 （英式） 也可写成月日年 （美式），如：May8 ，1996 或 8May，1996. 必然说明的是， 月份要写英文名称， 否则有可能产生歧义，如 5/8

2、/1996 ，美国人会理解为 1996 年 5 月 8 日，而英国人则理解为 1996 年 8 月 5 日。（ 2 ）封内地址（ Inside Address）。封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。 封内地址的第一行是收信人姓名， 第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。（ 3 ）称呼（ Salutation ）。称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商

3、业书信中。 比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr 或 Mr. 如某人全名为William. 另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是 Miss 时可称 Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。（ 4 ）正文（ Body）。正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、 表达准确。 如果正文很长需要几张信纸联页时， 则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如： Mr.WilliamJ.Hall（ 5 ）结束语（ C

4、omplimentary Close ）。结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称Dear Sir，则应选择下列结束语：Very simcerely yours ， Vedry respecrfully yours ， Very truly yours ，Sincerely yours 或 Yours sincedrely， Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully. 如果前面称姓，则应选择下列是结束语： Sincerely yours 或 Yours sinc

5、erely ，Truly yours 或 Yokkurs truly ， Yours ever. 如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好， 应选择下列结束语： SincerelyYours，Love， All my love.（ 6 ）签名和发信人姓名（ Signaturd and Name Addresser ）。签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。签名只需签姓名，不需加 Mr. 或 Mrs. ，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文1最新 料推荐拼音名前就加Mr.或 Mrs. ，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加Mr.

6、，但女性要加 Mrs.， Miss. ，Ms. ，打印名后面可加学位头衔等。一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。 如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记 （ Enclosure 或 Encl.）。如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启（Postscript）或其缩写（P.S.）进行补充。I信封的格式MsWangXiaolan15HuaihaiStreetShanghai210088ChinaStampPeterBrown22,BlachpoolRoadSydney2140Australia1）写信人的姓名、地址写在信封正面的左上角。2)收信

7、人的姓名、地址写在信封正面中央稍偏右的地方。3)邮票贴在信封的右上角。4)地址的写法是先写收信人或寄信人的姓名，然后按照从小到大顺序依次写出门牌号、街道、城市、省或州名、邮编，最后写国名。2最新 料推荐5)收信人名前 根据需要加： Mr （先生）、 Mrs（太太、夫人） 、 Miss（小姐）、Ms （女士，已婚或未婚均可）、 Dr（博士）、Prof（教授）等称呼，以示礼貌。有些中国学生 老 写信常用 teacher 作 称呼， 种用法不正确。在英 中teacher 就跟 worker ，driver ，farmer 等一 是一种 ，不能作 称呼。男老 我 可以用Mr ，女老 我 用Mrs、 M

8、iss 或Ms 作 称呼。II信文的格式1)把寄信人的地址和日期（ 称 信 ）写在信 的右上角。地址的写法同信封。2)把收信人的姓名、地址（ 称 内地址 ）写在寄信人地址和日期的左下方，即信 的左 ，低寄信人日期一至二行 。私人信件此 内容可以不写。3)把称呼写在收信人姓名、地址下面，相距一行 。称呼一般以Dear 开 ，后面用逗号。如无 内地址 ，可以把称呼向上 移。4) 信正文从称呼下一行的3 至 5 个字母开始。5)如同 信一 ， 英文信的 尾也常写有 祝好 、 盼来信 、 代向 好 之 的 ，我 称之为 束 。6)在信的 尾下面 上自己的姓名。除了 熟人或 密的人以外， 名必 写全姓名

9、，而且不管什么信件，都 由写信人 笔 名。15HuaihaiStreetShanghai,ChinaFeb6th,20013最新 料推荐PeterBrown22,BlachpoolRoad( 可以省略 )Sydney2140AustraliaDearPeter,Iamverygladtohearfromyou._Imuststopwritingnow,asIhavealotofworktodo.Bestwishestoyou!Sincerelyyours,WangXiaolanIII英文 信常用的开 和 束 ）开 Iamverygladtohearfromyou.很高 收到你的来信。 Than

10、kyouforyourletter. 你的来信。 Iwasverypleased(happy)toreceiveyourletterofFebruary6,2001很高 收到你2001 年 2 月 6 日的来信 。 YourletterofFebruary6,2001hasbeenreceived.4最新 料推荐你 2001 年 2 月 6 日的来信收到了。 It is a pleasure for me to get your letter.收到你的来信，真是高兴。 I msorry to have taken so long to answer your last letter.这么久才给

11、你回信很感歉意。）结束语 I hope to have a letter from you before long.希望不久能收到你的来信。 Please write to me so on and tell me all about yourself.请快点给我来信，并谈谈你的情况。 Give my best wishes to you.呈以最好的祝愿。 Wishing your business sever successful！祝你事业有成！ Hopeyouarehealthy.祝你健康。IV签名时的用语英文信签名时常用这样词语：英文书信格式及范例大汇总（二）各类信件（ Letters

12、）5最新 料推荐英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同小异。书写英语信件要注意下面几点：（一）英语书信结构、书写款式及要求：1 书信结构英语书信结构一般有以下几个部分组成：1 ）信封（ envelope）。英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，如下：Liu Yan-huaRoom 302, No. 48, Yanan Road (M)

13、 stampShanghai, 20040P. R. ChinaProf. John Hill607 North Willington AvenueWest Palm Beach, Florida 33404U. S. A.2 ）信头(heading)，即写发信人的地址和日期（右上角）。3 ）信内姓名地址(inside address)，即写收信人的姓名和地址（左6最新 料推荐上角）。4 ）称呼 (salutation)，即写 收信人的尊称（一般用 Dear Mr. ,;Dear Madam Helen,; Dear Miss ,; Dear John,; DearProfessor Smit

14、h,等）。称呼直接写在收信人地址的正下方，中 空一至二行。称呼后面的 点一般只能用逗号。以上信 、信内姓名和地址三部分的 构如下：Liu Yan-huaRoom 302, No 48, Yanan Road (M)Shanghai 200040P. R. ChinaJune 22, 2002Prof. John Hill 607North Willington AvenueWest Palm Beach, Florida 33404U. S. A.Dear Professor Hill,_7最新 料推荐注：如果是相当熟悉和随便的朋友之 ，因 彼此都知道 方的地址，故信 和信内的地址常常省略。5

15、 ）正文(body) ，即信件内的主要内容。正文第一句句子一般和称呼之 空一至二行。6 ）信尾客套 (complimentary close)，即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己 收信人一种礼貌客气的 称。一般有Sincerely,; Sincerely yours,;Yours sincerely,; Friendlyyours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yourscordially,等。7 ）信尾 名(signature)，即 笔 上写信人自己的姓名。如果是用打字机或 写的信，在写信人 名的上方，同 打上写信人的

16、姓名。除以上七个部分外，有 一些英 信 包括：（1 ）附件(Enclosure)，以 Enc.表示，如 “附有。 明 ” 写 Enc Certificate；（ 2 ）再启 (Postscript)，以 P.S.表示；（ 3 ）抄送件 (Carbon Copy to )，以 c.c.表示， 明一式多份抄送其他有关人 。 些都是次要的 充部分。 P.S.主要在私人信件中使用，事 信件中 避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。Enc. 和c.c. 大都用在商 信函中。2 写款式英 信的款式一般有两种： 式(Block Style)和折衷式8最新 料推荐(Semi-Block Style)。齐头式

17、常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内容的严肃性，真实性，可靠性。而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人之间不是第一次通信，相互比较了解，可以省略信内的双方地址。以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。A: 齐头式信件款式：（ 范文 1 。 ）Liu PingBox 408Beijing UniversityBeijing 100871P. R. ChinaJuly 10, 2002DirectorDept. of GeologyColumbia UniversityNew York, NY, 10028U. S. A.Dear Profess

18、or Sullivan,This is a request for admittance to your University as avisiting scholar. I hope it will be possible for me to take some9最新 料推荐courses and also do some research work in your department.Our Government will provide me with all traveling and livingexpenses.Enclosed please find my applicatio

19、n and three letters ofrecommendation, which I hope you will find satisfactory.Thank you for your kind consideration.I m looking forwardto your earliest reply.Sincerely yours,Liu Ping注：用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方， 这种形式则表示写信人

20、与收信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。齐头式信件款式：（范文2 。）December 22, 2002Dear Mr. Ken,10最新 料推荐I arrived at Shanghai yesterday afternoon. My wife and my daughter met me at the airport. They were very much glad that I could come back just before Christmas and the newyear s day. On our way home, I told them a lo

21、t about mystay in America, until now they are always encouraging meto tell them some interesting incidents and excitingexperiences that I encountered in the State. You know theyhave never been abroad, and therefore everything mayseem strange to them. It is even extremely incredible for them to know

22、that every day we took half an hour drive for our lunch, which is quite natural for ordinary people.My wife and daughter want me to thank you for your gifts tothem. My daughter loves the toy dog very much, and she always holds it even when she is sleeping. My wife loves thepurse. She feels so proud

23、of owning it, speaks so highly of itsquality that she shows it to all her friends.Anyway, I m much obliged to you for your hospitality duringmy stay there, and to your wife, Catherine, especially. Sheis really a nice young lady, who is kind, frank and generous.With her guidance and instructions, I c

24、ould visit some placesthat I had been longing for, find some important materialsand learn something in detail about American culture.Meanwhile, I would thank your colleagues for their11最新 料推荐tremendous help, without which it would have been impossible for me to cope with everything.I won t come to m

25、y office until January 6. We will inform youof our decision about the contract as soon as possible.Please remember me to your wife and two daughters.Sincerely yours,Zhou Yan-wenB: 折衷式信件款式：用折衷式书写信件，其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在Dear 称呼的直接下面。以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式，而且称呼与正文之间一般

26、不空行。具体款式和要求参见后面的一些信件。以下是一封折衷式信件。Li XiangCommercial and Trade LMTRoom 606 Park HotelNo. 18 Nanjing Road (W)Shanghai 20001P. R. ChinaJuly 20, 2002Mr. Smith Henkel12最新 料推荐Manager of Import DivisionVictoria Industries Co.Flemington 3032VIC, AustraliaDear Mr. Henkel,We acknowledge the receipt of your let

27、ter and itsenclosure of February 10 about thesupply of washingmachines.We regret that it is difficult for us to consider the purchaseas our company does not need the item for the time being.We have recorded your quotation of our further use.Thank you for your kind attention to this reply.Yours faith

28、fully,Li Xiang3 信件书写要求：写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。（二）各类常用信件1 ）感谢信13最新 料推荐October 5, 2002Dear Mike,Your letter and package reached me yesterday. You reallygive me a great surprise. I was wondering what was in sucha nice package until I car

29、efully opened it and found that yousent me an attractive present for my birthday. Thank youvery much for your kindness, and I like the present, whichwill give me pleasure for a long time to come.Again it is thoughtful of you to send me the present on mybirthday. Yesterday evening my colleagues held

30、a birthdayparty for me, including John Liu-I think you can remember-a nice tall boy, who invited you and I to his birthday last October. We enjoyed ourselves, and all of us mentioned your stay with us. We hope that you will come toChina soon, if possible.Please accept my sincere thanks and best wish

31、es.Yours,Peter Wang2 ）祝贺信May 16, 2003Dear Mr. Blake,Thank you for informing us your new house address. It isfantastic that you have at last a house of your own, which,14最新 料推荐as explained, is located in a sea site city. I can imaginer that you are now enjoying your life and work, and you can enterta

32、in yourselves in such a big house.When I told the news to Peter Li, James Wang and NancyZhang, the girl who always wears a long hair, and went toBeijing with us last year, they all wish you to send us somepictures of your new house. We hope that when we go onerrand in America next year, we can pay a

33、 visit to yourfamily. Then we are sure to have a nice gathering.This morning, Peter and I went to an art gallery to pick upan oil painting with a beauty spot of China s southern part asa token of our hearty congratulations. We hope it can add up to your decorations wherever you like, and we also wis

34、h you will like it.Yours sincerely,William Fang3 ）邀请信April 5, 2002Dear Mr. Brian,Thank you for your letter of March 20. As Spring - thebest season of a year - has come, everything is nice here.The weather is always fine and comfortable, trees become15最新 料推荐green and various kinds of flowers are in b

35、lossom. We, therefore, invite you to visit our city from April 28 to May 5.If you accept our invitation, please inform us in detail ofthe number of your people, their names, and yoursuggestions of your visit. We will try our best to arrangeeverything according to your plan, and we hope that you will

36、enjoy every minute of your trip here.We are looking forward to your reply.Sincerely yours,Li Xiao-hua4 ）一般信件1508 Topp Lane 6EGlenview, IL 60025U. S. A.Dec. 26, 1998Dear Sun Yong-kang:Your letter eventually followed me to my new address(above). I m afraid I can t be of much specific help to you. Iam,

37、 however, sending you a directory of physics programsin the U.S. On pp. 178180 are programs leading to aMaster s or Ph.D. My suggestion is to look over the programdescriptions and then to write directly to the addresses16最新 料推荐given if any look appropriate. Stress that you need financial aid.I wouldn t worry too much about your English. Youracademic background seems strong.Good Luck,Harve