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1、第 1 页 行政专员的主要工作职责 特征码 qlvXLeVFfqhNVhEIQySh 行政专员的主要工作职责 一行政管理工作 1.制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企 业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并 在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高 制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和 规范性。 2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管 理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。 以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解 各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有 效地协助上
2、级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和 同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。 第 2 页 3.绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才， 提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通 过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作 表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动 力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核 目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹 配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性 与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自 我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 二、
3、日常行政事务处理 1.接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切 简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对 来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。 如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周 知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整 理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周 期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管 第 3 页 理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利 用。 3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发
4、言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人 员均应将手机设置为会议状态。 4.车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。 公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送； 到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重 要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组 织集体活动，酌情安排用车。 5.日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行 力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法， 建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 三、外部沟通 1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们 应以热忱态度与政府部门建立起
5、真诚信任的关系，端正自己的 位置，灵活处理。 第 4 页 2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到 准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理 事务时注意以公司利益为重。 3.注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞 节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等） ，应 在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作 伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要 求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作 伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每 天都
6、面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，但是行政工作在 企业中的作用是不可小视的，所以也要求从事这个岗位工作的 人员要具备一定的职业素养。 从事行政专员所具备的素质： 1. 工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、 企业行政管理系统及企业文化有所了解。 第 5 页 2. 工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压 力管理、情绪管理等方面的能力。 3. 业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识， 工作环节“零缺陷” 。 建议： 行政专员是每个公司所必须具备的岗位，以上所介绍的只是通 常的工作内容，当然具体事务要根据各个公司的具体情况而定， 但不会差的很多。在这里我
7、们也给广大的大学生朋友们提供一 些工作心得： 1.跟上公司的主旋律，注意公司的发展趋势； 2.寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了一定的 经验，可以设法让自己能够胜任更重要的职位，让老板赏识你； 3.及时充电，你喜欢什么想学什么，那就马上行动，买些书或 者去图书馆看些书，这对自己是有百益而无一害； 第 6 页 4.学历并不代表能力，要适当地改造自己。一开始的形象有好 有坏，你可以多问下别人的看法，试着改变自己； 5.有责任心，了解公司的企业文化，有创新意识。责任心固然 重要，但工作的效率也很重要，所以时刻准备挑战工作出现的 难题，想问题要全面； 6.制定工作和学习计划，规划自己的人生
8、； 7.了解各部门的特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通 工作，可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心 和帮助，同样老板其实也是普通人，人总会有不适，人总会有 脾气，我们应该给予谅解 人事行政主要职责 1、 组织制定公司人事规章制度，并督促、检查制度的贯彻执 行。 2、 组织设计和完善公司的组织结构，做好定岗定编，合理有 效配置人力资源。 3、 组织开展工作分析，编制职位说明书与岗位规范，建立健 全岗位责任制。 4、 进行人力资源开发，制定员工职业生涯规划和人才梯队计 第 7 页 划。 5、 负责人员招聘，通过多种渠道为公司寻求合适的人才。 6、 负责制定公司培训计划，组织人员参加培训，评估培训效 果。 7、 负责组织实施绩效考核，统计考核结果。 8、 负责核定各岗位的工资标准，编制年度薪资调整方案，核 算每月员工的工资。 9、 负责代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。 10、负责社会保险及商业保险的办理。 11、负责建立健全员工的人事档案。 12、负责公司员工奖惩、差假以及升、降、调、辞等人事调整 手续办理。 13、负责员工考勤管理和纪律监察。 14、负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作。 15、负责协调员工关系，解决劳动纠纷。 16、负责协调公司与政府及其他单位对口部门的关系。 17、负责组织企业文化建设。 18、负责公司人力资源信息的上传下达工作