论网络高校档案管理建设.docx

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1、第 1 页 论网络高校档案管理建设 特征码 RcDRhXKFDAIsmyiVxruF 1 前言 在信息时代的今天，信息作为一种重要资源，人们对信息 作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之 一，它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中，由于 受到时间、地域的限制，高校档案信息往往不能及时为用户所 用，不能真正实现档案信息资源共享，应该说这是管理技术和 手段落后之故。因此，为了满足信息化社会人们对信息“广、 快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和 技术手段，建立高校档案信息网络，以实现档案信息资源的共 享。 2 高校档案管理信息网络建设的意义 档案作为信息宝库中

2、的重要信息源之一，其收集、分类、 存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹 第 2 页 之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言， 由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用 与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此，无 沦从管理层面还是从利用与服务层面上看，建立高校档案管理 信息网络都有其积极和重要的意义。 2.1 适应经济社会和科技发展的需要 传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成 传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理的基础上的， 其档案信息的服务，也是以手工服务为主要手段。随着计算机 应用的日益广泛，档案管理工作也加快了

3、计算机的应用，主要 用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单 机型的，当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档 案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要 信息源之一，其收管理或系统，在功能上是大同小异的，主要 为档案目录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还 未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用 户自行上机检索档案信息。因此，这种计算机管理模式还不能 使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会 的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递和 发布等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网 第 3 页 的建立，

4、使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主 要材料，现在都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成 以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势，档案 管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科 技发展的需要。 2.2 提高档案管理工作的质量和水平 高校档案管理信息网络的建立，可以整体上提高档案管理 工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要 载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同 时并存。从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档 案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种 管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作

5、 质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档 案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工 具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理， 无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网 络平台上实现的高校档案管理，要求每一个档案管理工作人员， 必须按系统的要求开展工作，这样，档案管理质量上产生的问 题就会相应减少；同时，也迫使水平和能力稍差的工作人员努 力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求， 第 4 页 从而提高整个档案管理的质量和水平，这是其一。其二就是利 用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案 管理信息网络直接生成

6、部门档案并汇总和进人学校的档案管理 信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既 可以存贮和检索利用，也可以有其它不同的功能选择。与此同 时，把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电 子文件，并入整个档 案管理信息网络系统中。这样，利用网络的强大功能进行存贮、 检索、利用以及系统管理；其档案管理工作的质量和水平当然 是传统模式的管理不可比拟的。 2.3 提高档案管理工作的服务水平和利用效率 信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高 校档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找(如 档案目录的检索)，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具 体内容的检索查找和

7、打印输出服务，实现真正意义上的高校档 案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时 空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用， 这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同 日而语的。 第 5 页 3 高校档案管理信息网络的可行性 进入 80 年代以来，世界上几乎所有发达国家都相继建成了 国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成覆盖全球的国际 性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的 束缚，加快了信息传递速度，为教师、学生、科研人员以及其 它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境，从根本上改变 了以往的信息利用模式，促进了他们之间的信息交流、科研合

8、 作和资源共享，成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设 施之一，促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由于我 国已建立了覆盖全国各地的教育科研网和其它网络系统，也为 我们建立高校档案管理信息网络提供了基础。 3.1 信息网络的发展为建立高校档案管理信息网络提供了 一个强有力的平台 包括中国教育和科研计算机网等在内的互联信息网络的不 断建设发展和完善，给高校档案信息资源管理的网络化建设提 供了基础。目前，各高校建设的网络系统已日趋完善，在普遍 开通教育科研网的同时，还与不同的网络系统实现了互联，实 现了各类网上信息的共享和利用，这就为高校档案管理信息网 第 6 页 络的建设提供了一个强有力的

9、支持平台，而无需另行网络基础 设施的建设。此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设 备或功能上都完全能支撑高校档案信息实现网络化的管理要求。 现在，无论任何地域的用户，只要联入因特网，便可随时随地 浏览网上全球各类信息，包括文本型文献信息以及声音、图像 等，因特网提供的各种强大、灵活、实用的功能完全可以实现 并满足档案用户之间、档案馆(室)之间、档案用户与档案馆(室)之 间的档案信息交流与共享利用。同时，由于高校的部、处、系、 所、中心等计算机终端机均与校园信息网络系统相联，完全可 以实现档案信息数据库与各部、处、系、所、中心数据的资源 共享。 3.2 高校档案管理的系统化、规范化，为档案管

10、理信息网 络的创建提供了基础 高校档案管理自实行高等学校档案实体分类法以后， 已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录 著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、 档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。学校的档 案管理均实现计算机辅助处理，利用计算机管理档案，进行档 案查询利用，除了档案软件系统外，在计算机的存储资料库上 也已经存有大量可供查询的档案数据；在现时己输入的计算机 第 7 页 档案数据和有关内容特征信息中，如文件题名、责任者、主题 词或关键词、日期、保管期限等，已具备用于机上检索的基本 条件及功能要求，这就为档案网络的创建提供了一个良好的基 础。

11、 4 高校档案管理信息网络建设的措施 4.1 法律上要保证 高校档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。 档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用 和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利 用。一般地说，与国家安全和利益，与社会秩序有关的档案， 或与集体、个人秘密有关的档案因其合法权益受到法律的保护， 均属于限制利用的范围。因此急需制定政 策，制订法律规程确定档案的上网等级。如可规定一级保密的 档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可 上 Internet 网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供 一部分普通的信息，以不造成泄密、经济损失和损

12、害技术人员 的发明，同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上， 可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定，争取做到该保密的 第 8 页 一定要保密，该开放的一定要及时开放。总之，档案信息的开 发利用与保密是对立统一的，在开发工作中必须正确处理二者 之间的关系，既要积极开发提供档案信息，为各项工作服务， 又要坚持保密原则。因此，制定出相关的档案信息上网的政策 法规是建立档案信息网络的必需的法律基础。 4.2 开发优秀软件 开发优秀的适用于档案管理信息网络使用的软件，是实现 高校档案管理信息网络化的前提。这种软件应该具备强大的功 能，其中包括对不同密级档案利用的保密功能。目前，在学校 档案信息管

13、理的软件开发中当务之急是尽快制定出全国统一的 软件发展规划和行业标准，使高校的档案管理软件及其系统按 统一标准执行。 一个技术水平高的档案管理软件不仅应在管理档案业务方 面要有较强的通用性，以适应不同类型的档案管理，而且还应 对不同应用人员素质和应用水平同样要有较强的适应性。软件 在设计阶段就要考虑到用户管理档案的多变性和不确定性，考 虑到利用人员素质的多层次性，注意增强软件功能使用的易用 性和可扩展性，增强软件的容错能力和提示引导能力；软件在 开发编程阶段要考虑到软件要适应用户的要求，井可按各自的 第 9 页 需要能作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。 要建立档案管理信息网络，

14、开发优秀的软件是当前最为重要的 基础工作之一，必须组成多学科的相关人员联合攻关，共同开 发。 4.3 档案信息资源网运行的安全性 档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题， 它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。新世纪伊 始，黑客们便给网络安全问题来了一个下马威：雅虎、CNN 等 许多世界知名网站纷纷受到攻击而瘫痪，网络安全问题再次引 起了各国政府的高度重视。任何技术上的安全措施对于黑客高 手来说，都如同沙筑的堤坝一样不堪一击，因此，我们必须高 度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全，只要我们 定出严密的措施，并在前期严格控制上网信息范围，就可避免 成为黑客们攻击的目标

15、，此外，病毒也是伴随计算机及网络技 术而生的一个顽疾。如受 CIH、蠕虫等病毒的肆虐而给网络信 息及设备造成的巨大损失人们至今仍记忆犹新：系统本身的故 障也会造成信息的破坏和数据丢失，对于这些威胁，我们必须 要有充分的认识和要有相应的防范措施，并同时注意做好信息 的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的 完整。 第 10 页 5 结束语 高校档案信息资源网络系统的建设不仅仅是少数高校档案 馆(室)的事情，而应是全国高校档案馆(室)共同的事情，它的 建立不仅对全国高校档案馆(室)今后的发展起积极的推动作用， 对高校的各项工作也会产生积极的影响和作用。因此，应把高 校档案信息网络的建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成 部分，切实做好相关工作，加以建设与发展，适应经济社会发 展的需要。