电子团务建设的研究.docx

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1、第 1 页 电子团务建设的研究 特征码 yvqKwLvLIAcuCNlnqcrv 电子团务建设的研究 内容摘要 随着我国电子政务不断发展，各大高校也实施了教育行政电子 化，然而对于直接面向学生的团委来说，如何通过电子团务更 有效地开展工作，以更好地发挥团务电子化的作用呢？本课题 以上海第二工业大学的校团委网站为起点，由点到面地进行可 操作性的论证。认为，实行电子团务的平台是网站，核心是团 务，电子是为团务提供支撑和服务的。电子团务是一个渐近的 过程，是网络建设、职能优化、服务大众三者之间相互补充、 相互渗透、相互改造、逐步成熟的长期任务，其间要经过一系 列调研、规划（需求分析、发展度） 、安全

2、性设置、维护等。 关键词 团建 电子团务 网站 第 2 页 一、研究的背景与概况 长期以来，世界各国的政府部门一直是信息技术的主要使用者， 也是信息产品的最大消费者。可以说，政府是推动信息技术快 速发展的基本力量，它对社会信息资源的开发与利用起着主导 作用。在汹涌而来的网络经济大潮中，政府一方面要适应世界 的潮流，另一方面，政府自身的发展也正面临着革命性的转变， 其中一个最迫切的问题就是从“传统政务”向“电子政务”转 型。电子政务不仅是国家信息化建设的核心内容，也是信息化 社会的核心构成部分，现今加快电子政务建设是贯彻落实十六 大精神、深化行政管理体制改革的重要内容，也是实现政府管 理现代化的

3、必由之路。 电子政务是今后一段时期的信息化重点。在各级政府深化电子 政务方案，完善现代管理模式的同时，教育行政电子化一直都 在进行之中，它是教育信息化建设的主要内容之一，是实现教 育管理现代化的重要手段。大力推进教育行政电子化建设，已 成为教育行政部门和学校转变管理职能、转变工作方式和作风， 进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为 规范的教育管理体制的重要任务。 第 3 页 我校图文信息部门在 20XX 年的规划中提出：一是逐步推进全校 范围的多媒体网络化教学，20XX 年全校 80%以上课程进入校内 教学网，20XX 年全部课程进入校内教学网；二是校园网建设要 充分体现 3A

4、 理念，校区内做到任何地方、任何时间、任何人都 能通过有线或无线网络终端联入校园网和接入因特网，查阅、 收发和调用所需信息；三是构建统一的数据平台，通过统一数 据平台促进各类应用系统互联互通，为信息的整合和高效率交 换、利用提供技术保障。 现如今数字校园建设正在不断推进，图文信息中心、国际交流 学院和招待楼已实现网络接入无线覆盖，校团委应以此为契机， 积极建设电子团务。调查发现：有 27.08%的受访学生通过网络 获取信息，比例仅次于电视（39.24%） 。虽然只有 35.88%的受 访者浏览过校团委网站，但在“通过网络获取信息”的 156 人 中有 136 人进入过校团委网站，占 87.72

5、%。由此可见，学校团 委网站有一定数量的浏览者，这部分浏览者正是开创电子团务 的基础条件，网站则是实施的平台。 二、研究的内容与结论 （一）团委网站功能介绍 我校共青团网站于 20XX 年 11 月正式开通，第二年 10 月又进行 了改版，具有“信息全面，内容丰富，查询方便，独具特色， 功能齐全”的服务特性。现今该网站已成为上海第二工业大学 第 4 页 共青团和青年工作的网上资料中心、研究中心和交流中心。网 站的主要功能从面向对象来看，主要有两个模块。 对于浏览者而言，可根据以下几个导航，了解相关信息，进入 交流平台。(1)社会焦点：这里有每天的国际与国内政治、经济、 文化、生活相关新闻；(2

6、)共青快报：发布学校及各学院学生会、 团委、社团联合会的最新活动动态；(3)青年视点：这是团委的 阵地，包括“团的知识” 、 “团内组织生活” 、各期团校以及校团 委、学生会、社团联合会的介绍，此外，还可以通过“下载附 件”获得学校各部门的介绍及联系方式；(4)事记之窗：记录校 团委各类活动；(5)学生互动：学生自己投放的场所及买卖交易 市场；(6)课外阅览：这个栏目发表同学的优秀作品，如网页设 计大赛的得奖作品、写作高手的精粹随笔等；(7)在线文件：这 个专栏发布团市委和校团委的重要文件和一般文件；(8)本月之 星：展示身边杰出的同学；(9)相关链接：包括“大学生素质拓 展” 、 “fly”

7、、 “团代会” 、 “社会实践” 、 “团建动态” 、 “三个代表” 等。 对于管理人员而言，除拥有一般浏览者的权限外，还可根据需 要，依据不同的权限对网站进行管理。在最大权限基础上，除 添加、修改、删除、审核、固定信息外，还可对网站的版面进 行改动，如显示热点新闻个数、首页信息个数、友情链接个数， 改动投票系统内容等。 （二）团委信息化工程的现状 第 5 页 1、网站的作用 网站运行两年多来，在团委的工作中起到了文件上传、信息发 布的作用。但网站的主角也仅是一个“校团委” ，与其它各院系 团委及学生个体没能实现真正地互动，学生点击率也不是很高。 因此，需要提高网站的宣传度，信息的准确度、全面

8、性，完善 功能，加强网站的吸引力等。 2、网站的维护 网站的维护管理需要一定的人力、物力、财力的支持，而对于 以学生组织为中坚力量的管理队伍的校团委网，首先在专业技 术上存在不足，此外，还涉及到队伍管理水平、服务能力、制 度政策等问题。 3、团委信息化工程实施障碍 信息社会从最初的办公自动化阶段，也就是利用计算机替代一 部分手工劳动，提高文字、报表处理等工作的效率，到我国一 系列“金字工程”的启动，直接推动着我国的政府信息化建设 和电子政务的发展。但是现如今所谓的信息工作，也只是在办 公自动化基础上的一个简单的进化，这其间有一个转化的问题， 需要一定的时间改变观念及工作方式。且在学生群体中，从

9、我 校学生调查结果显示，虽然通过网络经常看新闻、查资料的有 35.4%，在四方面中占最大一部分，但是通过网络经常玩游戏与 聊天的加起来所占比例并不在少数，非保守来说可能会超过前 者，而这一部分学生正是学校大力发展网络信息的又一障碍。 第 6 页 （三）对电子团务的认识 电子团务是团委部门应用现代信息技术，将团务处理与团委服 务的部分工作通过网络实现有机集成，并通过团委组织结构和 工作流程持续不断地优化与创新，以实现提高团委管理效率、 改进团委服务水平等目标的重要手段。 电子团务并不只是把信息搬到网上，它的核心不是电子，而是 团务，电子是为团务提供支撑和服务的。同时电子团务的建设 体现了团委建设

10、改革的个性化追求，需要借鉴中国政府电子政 务化的经验，但不可照搬。电子团务是一个渐近的过程，是网 络建设、职能优化、服务大众三者之间相互补充、相互渗透、 相互改造、逐步成熟的长期任务，不可能一步到位。 在认识“电子团务”这个概念时，必须明确以下两个方面的内 容： 第一，电子团务使各相关部门之间的信息共享和交流更加流畅， 通过数据挖掘、数据加工而使零散的信息成为知识，使相关人 员能够在恰当的时间使用恰当的知识，为决策提供了充分的信 息和知识支持。 第二，电子团务实现后台整合。电子团务具有两种“前台-后台” 关系。第一种是双重的“前台-后台”关系，即：校团委网站作 为连接校、院所有团务网站的前台，

11、它作为一个强大的搜索引 擎，快速便捷地为浏览者找到相应的团务网站，这是第一重 “前台-后台”关系；在此基础上，浏览者就可以通过具体的团 第 7 页 务网站直接面对职能部门了，在这里，校团委网站与其所连接 的团务网站职能部门之间构成了又一重“前台-后台”关系。第 二种是单一的“前台-后台”关系。在这种情况下，浏览者只要 进入校团委网站便可直接进行事务处理，而无须与具体团务网 站打交道。无论是第一种还是第二种，都需要对后台事务进行 整合。尽管在第一种“前台后台”关系里，团委网站仅仅是 有关网站连接，但是要实现这一点仍然需要对所有网站类型进 行分类与排列，通过某一主题按照逻辑关系对所有这些网站进 行

12、整理，同时在技术上以及在管理上都对团委网站提出了新的 要求。第二种“前台后台”关系里。所有事务处理已经进行 了重组。 三、相关的对策与建议 （一）扎实做好电子团务起步的基础工作 其实，一个电子团务工程项目的实现是环境、技术和时间的函 数。首先要看该部门所处的环境，包括已有的信息技术装备和 系统、人员信息化的准备情况，以及系统所针对的事务流就信 息化而言的成熟度。此外，还要看适用的信息技术是什么，生 命周期有多长，成本有多高。功能的需求也是随时间而变化的， 对于一个不成熟的事务流，不应该急于将其信息化。否则，这 个系统最终的命运不是作废就是没完没了的改动。所以要先做 好以下几点基础工作： 第 8

13、 页 第一，电子团务的基础框架离不开基础数据库。要合理建设好 数据库，实现信息资源共享，才能使网站的寿命得以延长。现 原型网站数据库建设已成熟，实际的运行就是很好的证明，接 下来的扩展仍可按此思路进行。 第二，强化服务，加强对信息网络的管理和领导。电子团务是 团委建设创新的重要手段，要切实转变观念，强化信息服务的 意识，增强网上业务，将为人服务作为电子团务的重点之一， 推动团务规范和团务公开。要加强对信息网络的管理和领导， 必须要有专门负责的职能部门，同时配备具有一定素质的高技 术人才，定期为该部门人员进行专业知识方面的培训。 第三，计算机网络的发展，也使计算机的安全问题日益复杂。 一方面，网

14、络提供了资源的共享，提高了系统的可靠性，提高 了工作效率，并具有可扩充性。另一方面，也增加了网络安全 的复杂性和脆弱性。因此，学校电子团务管理人员应树立“预 防为主，治预结合”的防范意识，但决不将安全问题绝对化， 过分强调“安全” ，最终形成彼此隔离的“信息孤岛式”系统。 同时应下发相应规章制度和安全保密措施，如安装防火墙、过 滤电子邮件、设置权限、建立数据灾难备份系统、落实安全保 密工作责任制。 第四，网络的发展对校园文明建设存在一定的影响。校园文明 建设面临一个新的环境，这个环境就是网络发展。校园文明建 设离不开时代背景，离不开时代环境，目前在我们这个时代， 第 9 页 我们这个很重要的背

15、景就是网络已经成为社会生活和工作的一 个不可缺少的部分，成为人们广泛关注的话题。新的环境有以 下几个特点：一是人们在网上获取的信息比以往任何时候都更 加快捷。二是网络的内容特别丰富。三是网络技术拉近了世界 各国的距离，人们的交往不受地域和时间上的约束，交往的范 围扩大了。但是，网络的这些特点也使网上一些不良的东西铺 天盖地地袭向青少年，同时对校园文明的建设带来不利影响。 因此，学校必须进行有效管理、正确引导，以全面提高大学生 的网络素质。 （二）明确电子团务概念模型 概念模型提出电子团务的发展观，作为统一行动的纲领。它的 主要内容是确定电子团务的使命，指出电子团务要实现的目标 和发展的原则，以

16、及电子团务实现的方法和策略。所以在明确 电子团务概念模型时，要纵观全局，不要贪大求全、不要面面 俱到。目的是产出明确的、可以测度的，而不是抽象的、概念 化的模型。 在高新科技和全球化背景下高校电子团务建设的目标，首先应 该适应我国社会建设和发展的时代要求，其次，围绕共青团和 青年工作的任务和要求，将电子团务建设成网上资料中心、研 究中心和交流中心。 电子团务的规划，要从高校网络、团委管理职能和学生三个方 面出发，对技术、管理职能、服务对象作全面分析。为了适应 第 10 页 高校内外环境的变化，要从全局的高度组织网络建设、职能优 化、服务公众三位一体、同步运行的改革实践。 （三）进一步完善团委网

17、站功能 第一，扩大信息发布面，不仅包含社会新闻、校内活动信息、 优秀学生信息、相关文件，而且涵盖会议安排、财务信息等方 面。不同的信息，考虑它的安全度可以设置一定的权限，例如 财务信息，就只能给予相关部门通道，具体指财务涉及的部门 校团委和院系团委。根据换算公式，院系团委通过输入团 员数得知每年使用经费，同时可查看使用余额，以作更好地规 划。此外，改变以往校团委统揽院团委所有信息上传的局面， 根据各院团委的 IP 地址，设定可以上传本院信息的权限，经审 核通过即可发布。 第二，增强互动功能，在原有网站实现学生申请会员以发表、 评论，上传买卖信息的基础上，还可不断地扩大。可结合活动 制作相应的投

18、票系统，例如“校园歌手榜中榜”评选需要投票， 这工作完全可以通过网络来实现，节约了人力、物力、财力， 又提高了效率。通过网络，可以使同学们过别具一格的组织生 活，把组织生活的主题搬到网站上，做成交互式的网络系统， 结合青少年的心理特征，转换学习方式，有组织的集合学生， 通过网络边学边反馈学习情况。还有大学生素质拓展认证系统， 在原有只是通过静态网页宣传素质拓展信息的基础上，进一步 采用 WEB 技术，实现交互功能，院系团委能通过此系统向上一 第 11 页 级申办活动，审核通过后，方可开始举办，并可按照校级的方 法，举办活动后将参与活动的学生识别号输入，以作记录，学 生也可以查看自己在校期间的活

19、动参与率。调查发现，很大一 部分同学非常希望实施大学生素质拓展论证，并能实行网上查 询，随时看到自己的电子素质拓展证书。 第三，在团委网站建设方面，还要使网站导航更趋人性化，让 浏览者能够在最短的时间内找到自己所需要的信息；要增加相 关链接，实现校内数据共享，业务整合；可开发网络的实时短 信、视频电话、视频会议等系统，搭建更为便捷的交流平台。 此外，通过适时举办活动，促进网站建设，提高网站的影响力。 例如在全校举行“火眼金睛”网上查错活动，发动全校学生登 录团委网站，寻找网站中的错字、别字以及字体、字号不符标 准等错误，提交的错误一经认可并采纳，即给予一定分值，根 据分值高低给予相应的奖励。