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1、第 1 页 酒店会议合同范本 特征码 cNhdUbZxriSSCaLjRYJz 甲方： 乙方：承办单位 经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_会议 事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。 一、甲方主办的 _会议全部交由乙方承办。会议地点 是_ 会议时间_年_月_日至_年_月_日。主会场 是_ 二、乙方提供如下会议服务： 1、礼仪及接待 2、会议交通 3、会场布置 4、会议餐饮安排 5、会议秩序维持 6、会议秘书服务 第 2 页 7、会议代表住宿安排 8、会务考察安排及夜间娱乐支持 9、返程票务服务及站场接送 10、财务协助。 各项服务分叙如下： 1、礼仪及接待 乙方提供_名礼仪小姐，汽车站
2、、火车站、机场分别安排 _名礼仪，设立标识(甲方提供企业或行业标识，乙方制作)， 引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店 大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 名工作人员协 助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲 乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼 仪工作时间为_月_日_时至_月_日_时，下 榻酒店接待人员工作时间为_月_日_时至_月_ 日_时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通 国内 长途 国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支 出除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话 2、会议名录制作要求为： 开本_，_
3、色印刷，内文纸张为_纸，封面为 第 3 页 _，制作_份，单价为_，交货时间为_月 _日前。 会议名录资料要求在_月_日前以_格式上传给 _网站。 3、会议发言材料制作： 开本_，_色印刷，内文纸张为_纸，封面为 _，制作_份，单价为_，交货时间为_月 _日前。 会议交通 1、站场接送 根据实际需要，乙方必须于_月_日_时至_月_日_ 时安排 辆 座空调巴士，7 座面包车_辆，5 座轿车_辆至 _机场(汽车站、火车站)。按照先到集合，统一运输的 方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输 趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的 车辆空驶，甲方按照大巴_元、面包车_元
4、、轿车_ 第 4 页 元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上 签字。 型号 行驶线路 价格(元/趟) 备注 送站场费用同上述约定。双方应在_月_日前，确认需要送 站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分 摊方法(会务组支付或者个人支付)，甲方确认： 下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。 甲方确认：所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全 部与会人员的送站场费用均由个人承担。 甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是_月 _日_时，乘用车标准为_座_车。 2、会务交通 乙方必须于_月_日_时至_月_日_时安排_辆_ 座空调巴士，7
5、座面包车_辆，5 座轿车_辆至_酒 店，用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集 第 5 页 合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程，选择)。 于_月_日_时至_月_日_时安排_辆_座空调巴 士，7 座面包车_辆，5 座轿车_辆至_酒店，用于 接送会务人员至 晚会/宴会现场(地点为： _)。用车行程为(往返/单程， 选择)。费用按下表标准结算： 型号 行驶线路 价格(元/趟) 备注 乙方于_月_日_时至 _月_日_时提供_吨货车 _辆，负责运输会议材料，行程为_至_。包括 装卸，费用合计为_元。 会场布置 乙方应在_月_日前预订_会场，并于 第 6 页 _月_日_点前按甲
6、方要求完成布置： 1、主席台 要求鲜花_盆，_色地毯，绒布主持台，主席 台设_席位，背景为_材料，投影帘要求( _)，投影仪要求_流明，配备激光指示笔(或者伸 缩式教鞭)、有线/无线麦克风_个。主席台配置茶水杯(或者 瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)， 主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪 为(甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带 时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作； 双方确认，投影仪租赁价格为_元/天，茶水提供及服务人员 支持包含在会场租赁成本中。 2、会场布置 乙方必须于_月_日_点前完成会场布置U 型、课堂式、
7、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于_ 个，其中前排布置需要_，各排间距不得小于_厘 米；在会场安排固定摄影点_个，需要提供饮水机_台， 提供小型会晤室_个，会晤室摆设桌椅不得少于_套。会 场悬挂横幅_条，内容为 _。会场内/外提供资料 /样品展示台_个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规 格_，单价为_元/个。饮水机由乙方免费提 供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。 3、氛围支持 乙方应在_月_日_点前完成_个气球条幅悬 第 7 页 挂，条幅内容为(_)规格是 _米_米， 拱形气模_个，规格是_，会场内/外摆放花篮 _个。同时在_月_日_报纸预订_ 版面发布相关信息(内容甲方提供)。 会
8、场布置与氛围支持费用总计为：_元。 4、同声翻译系统 乙方必须于_月_日_前调试好同声翻译系 统，提供_声道翻译(语种为_)， _月_日_前甲 方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者 国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在_月_日_ 前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过 2。甲方发言者语速不得超过_节字/分钟。 同声翻译支持费用总计为：_元。 餐饮安排 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为_酒店 _餐厅及_餐厅。其中中餐就餐人数不 少于_人次，西餐就餐人数不少于_人次，穆斯林餐不少于 _人次。早餐餐标为_元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为_ 元/人，宴会餐
9、餐标为_元/人，早餐、正餐及宴会餐(包括西 餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水 (或者含酒水)，时间是_月_日_餐至_月_日_餐止， 第 8 页 其中_月_日_餐为宴会餐。会议人员凭_证件(或 者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式 (或者自助餐)团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与 会人员。 商务考察旅程用餐另计。 宴会餐/商务酒会要求 时间：_月_日_时至_月_日_时 规模： 内容： (1)自助餐/围桌宴会 (2)演讲系统 (3)娱乐节目 (4)服务/交通 餐饮费用总计为：_元。 其它服务安排 会议秩序维持 第 9 页 为便于保密及会议正常举行
10、，双方确认_月_日至_月_ 日_会议室设立_位工作人员，工作人员由甲方/ 乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入 会场人员一律凭_证件进入。此项服务费用_元/免费。 会议秘书服务 双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下如数服务： (1)速记员_名，工作时间为_。 (2)翻译员_名，工作时间为_。其中英文_名， 日文_名，德文_名 (3)会务勤杂人员_名，工作时间为_。 (4)保健医生_名，工作时间为_。 (5)摄影师_名，工作时间为 。录制媒介为_，规格 为_，后期编辑由乙方/甲方完成。 (6)旅行顾问_名，工作时间为_。 (7)签约司仪(礼仪)_ 名，工作时间为_。 (8)其
11、他指示牌制作，_块，内容_，放置 地点_。 以上会议秘书服务费用共计_元。 会务考察安排及夜间娱乐安排 第 10 页 1、会务考察 双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察， 线路及行程如下： 线路 1 D1： D2： 人数：_人 线路 2 D1： D2： 人数： 总人数为：_人 车辆要求： 乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同 费用： 2、夜间娱乐安排 双方确认，会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话， 乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人 员直接支付。 具体方案见附件 。 返程票务服务及站场接送 第 11 页 双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员
12、自 行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供 咨询及预定处，时间为_月_日_时至_月_日时)： 1、机票 明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店； 2、火车票 票面价格，每位收取 40 元服务费，免费送票至下榻 酒店； 3、高速巴士 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店； 4、船票 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店； 乙方提供站场欢送服务：(时间_月_日_时至 _月_日 _时) 住宿安排 双方确认，甲方预订客房数共计_间，其中_饭店 _级标准间_间(_元/间)，商务套间_间( _元/间)，行政套间_间( _元/间)；_饭 店_级标准间_间(_元/间)，商务套间_间
13、(_元/间)，行政套间_间(_元/间)。 基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留_间客房至 _月_日_时，其中标间_间，套房_间。截至_月_ 日_时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算， 超过的按实际结算(在预订总量的 10范围内)，乙方承诺超过 第 12 页 部分按预订价格计算。_月_日_时以后按实际用房计算。 所有用房时间为_月_日至_月_日_时。超过 _月 _日_时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙 方，乙方可以与酒店交涉，尽量(但不保证)按协议价格结算。 双方确认，乙方必须在_月_日_时前获得酒店预定房间钥 匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。
14、 财务咨询 财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用) 双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供_名财务人员协助 甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实 相关应收费用。 其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单， 供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息， 定期向甲方报告。此项服务免费提供。 三、双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签 字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲 方于协议生效后_个工作日内支付人民币_元作为预订金。 变更及核算原则 第 13 页 1、甲方确认 除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或
15、变更本协议理由如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支 付撤销或变更给乙方造成的预期损失： 战争或政治事件； 甲方进入破产程序； 甲方实体进入重组变更程序； 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。 2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于 预定期限前_天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在_个工 作日内以(传真 电邮 公函)方式回执确认，甲方在接到 乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致， 双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。 3、乙方服务的变更 除非发生如下情形，否则乙方无权变更服 务 乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他 人力不可抗拒的服务中止事件
16、，同时乙方更换的下游服务商不 能满足甲方要求； 会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病)； 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所) 如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于 服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应 第 14 页 该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作 出变更预案供甲方选择乙方保证变更的服务应当不低于原 来协议水准。 基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时 双方约定： 甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工 作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项 中抵扣，不足部分乙方有权要
17、求甲方补足，多余部分乙方同意 返还甲方)，乙方放弃预定收益的索赔； 甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_日通知乙方，甲 方应赔付乙方预期利益的_，并不退回预付金； 甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_日通知乙方，甲 方应赔付乙方预期利益的 100，并不退回预付金； 乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举 办前_日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款； 乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举 办前_日通知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方 本协议总金额的_%；如在_日前通知甲方，乙方必须全 额赔付。 4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下 住宿、餐
18、饮及车辆按协议标准结算，基于可以理解的原 因，允许实际费用总量下浮 5，即如果甲方需要的服务低于 第 15 页 预定的 95，按 95结算；高于 95的，按实际服务费用结 算。 除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务 预留空间，但不超过总量的 5(指各单项服务)。甲方如果需 要超过预定的服务，在 5范围内可享受协议标准，超过部分 乙方尽量但不保证提供协议标准服务。 双方确认，所有服务费用在_月_日前由甲乙双方核算认 可，甲方保证一次性将款项支付给乙方如果超过约定期限， 乙方有权要求甲方支付滞纳金标准为总量的 0.5，按日 计算。 5、仲裁 双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商 解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为 。 6、生效 本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生 效。