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1、【课题】报表格式设计【教材版本】赵合喜，王吾.中等职业教育国家规划教材会计电算化，第二版.北京：高等教育出版社，2005赵合喜.中等职业教育国家规划教材配套教学用书会计电算化上机指导.北京：高等教育出版社，2003孙万军.中等职业教育国家规划教材配套多媒体课件会计电算化.北京：高等教育出版社，2003【教学目标】通过本节学习希望学生能够：1，掌握报表格式设计的操作流程2，熟练设计固定报表3，熟练设计可变表【教学重点、难点】重点：1，设计固定报表的实际操作2，设计可变表的实际操作难点同上。【教学媒体及教学方法】应用媒体：配套多媒体课件报表格式相关内容教学方法：本课内容以实际操作为主，为有效实现教
2、学目标我们采用讲授、图示、列举法、演示法等教学方法交替处理教学过程。【课时安排】2学时（90分钟）【教学建议】 本节内容应以实际操作为主，尽量让学生自己尝试着去建立各种报表的格式，充分发挥学生的创新能力，同时多举例子，尤其是以实际例题为好，因此本节里教师设置了许多例题，有的例题让学生自己练习，学生很大程度的提高了实际动手能力。【教学过程】一、导入（3分钟）UFO报表具有强大的格式管理功能是因为在该系统中，报表格式的设置采用一次设置，长期有效的工作方式。这种整表设置模式，具有“所见即所得”的特性，用户可根据需要自行设计报表格式。会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础上
3、，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。根据企业财务会计报告条例规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。UFO报表系统强大的实用功能之一是它提供了21个行业的标准财务报表模板,用户只需稍加改动便可快速生成标准的会计报表.报表的格式是在格式状态下设计，一般包括设置表尺寸、定义行高和列宽、画表格线、定义组合单元、设置单元属性、设置关键字等项操作。企业常用报表的格式比较固定，被称为固定表。如资产负债表、利润表。本节以“利润分配表”为例讲述固定表的格式设置。二、新授内容（67分钟）板书：一、设计报表格式 一）报表格式
4、的设计操作流程讲述：报表的格式是在格式状态下设计的，报表格式设计完成后，对整个报表都有效，报表格式的设计流程具体为：第一步 启动UFO，建立报表 如前所述，建立一个空的报表，名称为REPORT1，这时可以在这张报表上开始设计报表格式。 第二步 设置表尺寸，即设定报表的行数和列数第三步 画表格线第四步 设置单元属性，即把报表的固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等设定表样单元，把需要输入数字的单元设定为数值单元，把需要输入字符的单元设定为字符单元。第五步 设置单元风格，即设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案等 第六步 定义组合单元，即把几个单元作为一个单元使用 第七步 设
5、置可变区，即确定可变区在表页上的位置和大小 第八步 设置关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等板书：（二）、设置一个固定报表1、设置报表尺寸讲述：设置报表尺寸是指定报表的大小，行数范围为1-9999，默认为50；列数为1-255，默认为7。报表一般包括表头（标题、编制单位、日期等）、表体（报表的数据）、表尾（辅助说明）。表的尺寸大小与这三部分所占据的行、列数有关。表的尺寸可根据需要通过增加或减少报表的行、列数进行修改。实例：将报表的行数设为20、列数设为4。演示与说明：操作步骤如下：启动UFO表系统后，执行文件/新建，出现一张空表。执行格式/表尺寸，在弹出的对话框中，输入所需的行数20、列
6、数4。行、列数直接输入，也可通过点击上下按钮增减其默认的行、列数。 点击【确认】。%提示：经过上述操作后只有20行4列在屏幕上以白色灰格显示，其余的部分是一片灰色。表尺寸一定要在格式状态下设置或修改，如果在设计过程中发现表尺寸有误，如上例是21行3列，可通过编辑/插入（追加）增加行数，通过编辑/菜单下的删除命令减少列数。 板书：2、定义报表的行高和列宽讲述：行高范围是0-160毫米，列宽范围是0-220毫米；默认的行高为5毫米，列宽为26毫米。对于一些输入内容，可以对其行高或列宽重新定义。如表的标题行，因字体较大，需增大标题行的行高。实例：将上表的第1行行高设为13毫米。演示与说明： 操作步骤
7、如下：选定需要调整行高的单元所在行，本例中选定第1行。 执行格式/行高，在弹出的行高对话框中输入“13”。点击【确认】。练习：将上表的其余行行高设为6毫米。%提示：从第2行到20行的行高均为6毫米，可一次调整。点取多个行标，选中多行区域。在弹出的行高对话框中输入6毫米。如果所设置的行高不要求绝对准确的话，可使用工具栏中的。可把鼠标移动到两个行标之间，鼠标变为由两横和上下箭头样时，拖动鼠标可调整上面一行的行高，直到满意的行高，松开鼠标。实例：将上表的第1列列宽设为74毫米。演示与说明： 选中需定义列宽的列，本例为第1列。 执行格式/列宽，在弹出“列宽对话框”中输入需要的列宽74毫米。点击【确定】
8、按钮。练习：1、 将本表的第2列列宽设为18毫米。将本表第3、4列列宽设为26毫米。板书：3、画表格线讲述：画表格线是指在选中的区域中画表格线。画线类型包括：网线、框线、横线、竖线、正斜线、反斜线6种。样式中包括：空线、细实线、虚线、粗实线等8种。单元和区域的周边格线由各种线型绘制。默认线型为空，即报表中没有格线。画表格线可以使显示或打印输出的报表清晰而美观。实例：为上表第4行起到20行止的区域画表格线。画线类型为网格线。样式为细实线。演示与说明：选中报表需画线的区域。 执行格式/区域画线。在弹出的域划线对话框中确定画线类型和样式，选择“网线”、“细实线。”点击【确定】按钮。 %提示：经过以上
9、操作后将得到一张空的表框。区域画线后如想取消，需执行格式/单元属性/在弹出的对话框中点击“边框”选项卡，点击“无边框”按钮。再按“确定”按钮。板书：4、定义组合单元讲述：表是由若干单元和组合单元所构成。在第一节概述中给出了单元、组合单元的概念及单元的类型，这里不再重复。有些数据如标题、编制单位等数据在一个单元中往往容纳不下，所以为了输入这些数据需要定义组合单元。定义组合单元指的是由相邻的两个或更多的单元组成。实例：将单元A1：D1区域按行组合。命名为。演示与说明：选中A1：D1的单元区域，单击格式/组合单元，系统弹出“组合单元”对话框。 选择组合方式“整体组合”，或“按行组合”，该单元即合并成
10、一个整体。 如图所示。组合单元%提示：能够组合到一起的单元必须是同一种单元类型（表样、数值或字符）。可以画线后定义组合单元，也可定义单元属性后再定义组合单元。可以组合同一行单元以及同一列相邻的几个单元，也可以将一个多行多列的区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元名称来表示。设置组合单元后，在格式状态下也可取消组合单元。UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。板书：5、定义单元属性讲述：单元属性指的是单元的类型、字体图案、对齐和边框。（1）单元类型指定单元类型是在格式状态下指明每个单元（或组合单元、单元区域）在表中以表样、数值、还是字符的形式出现。数值单元：是报表的
11、数据，在数据状态下直接输入或由格式下定义的公式生成。 字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入，也可以由单元公式生成。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种符号。表样单元：是报表的格式，是定义一个报表结构所需的所有文字、符号和数字。格式对所有表页都有效，表样单元在格式状态下输入且在数据状态下不允许修改。 实例：将组合单元A1的属性设为表样；演示与说明：点取“格式数据”按钮，进入格式状态。单击选中组合单元。执行格式单元属性命令，在弹出的对话框中选择“单元类型”选项卡中的“表样”列表框。点击【确定】按钮。 如图所示单元属性-表样实例：将单元区域：的属性设为数值。有逗号分隔，小数位数为位。操演示
12、与说明：点取“格式数据”按钮，进入格式状态。选中单元区域：。执行格式单元属性命令，在弹出的对话框中选择“单元类型”选项卡，在“数字格式”选项区选中逗号复选框，在小数位数文本框中输入“”。点击【确定】按钮。 如图所示单元属性-数值%提示：建立新表时，所有的单元都默认为数值型。一般情况下表头、表尾及表中的固定项目所在的单元的类型为表样；表体中的大部分单元区域的类型为数值，或是字符。只有当单元类型为数值时，可进一步设置其“数字格式”。数字格式包括：逗号（即分节号“，”），它的作用是把数据每位用逗号分隔，缺省时无分隔；百分号（）加上它后数值将是原数值的倍；货币符号（、￥、）定义后，在数值前会出现指定的
13、货币符号。小数位数（位）定义后，小数点后会出现数值，缺省时取整数。（2）字体图案和对齐为了使报表更加美观、清晰、易读，需设置单元内容的字体、颜色图案、对齐方式和折行显示。即通常所说的单元风格。字体包括宋体、仿宋、楷体等种，默认为宋体。字形包括普通、粗体、斜体下划线等8种，默认为普通。字号是9号至120号，默认为9号。颜色图案前景色指的是单元内容的颜色，前景色有16种，默认为黑色。背景色指单元填充的颜色背景色，有16种，默认为白色。图案指单元的背景图案，有4种，默认背景图案为空。对齐是指单元内容在单元中的对齐方式，有水平方向上的自动、居左、居中、居右和垂直方向上的自动、居上、居中、居下，对齐方式
14、选择自动则表示自动根据单元类型来对齐，即表样、字符居左，数值居右。当选中“对齐”中的“折行显示”时，如果单元的内容的宽度超过了单元的宽度之后，多出的部分自动随着单元的宽度分几行显示。实例：在组合单元中输入文字：“利润分配表”；字体：“宋体”；字型：“粗下划线”；字号：“号”；水平、垂直对齐：“居中”。演示与说明：点取“格式数据”按钮，进入格式状态。在组合单元中双击鼠标，输入文字“利润分配表”。执行格式单元属性命令，在弹出的对话框中选择“字体图案”选项卡，在“字体“字型”“字号”选项区中的下拉列表中选择“宋体”“粗下划线”“16”。再选择“对齐”选项卡，选中“居中”单选按钮点击【确定】按钮。 如
15、图所示单元的显示风格%提示：定义表头、表体。表头及表体中的有些项目是固定不变的，这些项目所在的单元一般被定义为表样。其内容是在格式状态下输入或修改的。在数据状态下这些单元只能显示不能修改和输入。定义表尾。表尾中的有些项目后需输入表尾内容，表尾内容所在的单元的属性设置为字符型，以便在数据状态下输入字符。 在格式状态下直接输入的内容如标题内容、表间项目等，系统将默认为其单元属性为表样。字体、字号、对齐等属于单元的风格，可利用格式工具栏上的工具快速地完成其设置。（3）边框边框是指单元的四条边线。边框线有细线、虚线等种。缺省时为空，即没有边框线。%提示：定义边框线的操作与上述操作类似，选择边框页签，再
16、选择右边的一种线型，点击左边边框的外边框，则可在边框栏中看到实际效果。本表已在画表格线操作中完成。如果要在单元中画斜线，需使用上面讲到的区域画线功能。而不能在单元属性的边框中定义。要取消边框线则需在单元属性中进行。而不能使用区域画线功能。总编制。板书：6、设置关键字（1）定义关键字讲述：用友UFO报表系统是一个立体报表系统，一个结构相同的报表可以拥有若干表页，最多可达99，999张。关键字是区分不同表页的标志，通过录入关键字可在大量表页中快速找到所需的表页。共有以下六种关键字。1、单位名称：字符型（最多30个汉字），为该报表表页编制单位的名称。2、单位编号：字符型（最多10个汉字），为该报表表
17、页编制单位的编号。3、年：数字型（1904-2100），该报表页反映的年度。4、季：数字型（1-4），该报表表页反映的季度。5、月：数字型（1-12），该报表表页反映的月份。6、日：数字型（1-31），该报表表页反映的日期。除此之外还有一个自定义关键字可用于业务函数中。实例：在单元B3中设置关键字“年”演示与说明： 点取“格式数据”按钮，进入格式状态。单击选取B3单元。执行数据/关键字/设置。 系统弹出“设置关键字”对话框，选择“年”，单击【确定】按钮。如图所示。 设置关键字“年”%提示：关键字所在单元的属性不必单独设置。每张报表可以定义多个关键字。但每一次操作只能定义一个关键字。关键字的显示
18、位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。设定的关键字在单元中以红色字体显示。（2）调整关键字的位置为避免关键字重叠在一块，需要对关键字的位置进行调整。关键字位置是指关键字在某单元中的起始位置。在需要调整位置的关键字后面输入偏移量，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。取值范围是-300到+300间。实例：改娈关键字“月”的位置，向右偏移50。演示与说明：点取“格式数据”按钮，进入格式状态。单击选中需改变关键字位置的C3单元。执行数据/关键字/偏移。 系统弹出“定义关键字偏移”窗口。如图所示。定义关键字“月”偏移选择“月”，在文本框中输入50，单击【确定】按钮。%提示：同定义关键字不一
19、样。在同一个窗口下可同时对已设置的关键字定义其偏移量。（3）取消关键字取消关键字是指将已设置的关键字删除。实例：取消关键字“月”。演示与说明：点取“格式数据”按钮，进入格式状态。单击选中要取消的关键字“月”。执行数据/关键字/取消。 系统弹出“取消关键字”窗口。如图所示。取消关键字“月”选中“月”复选框，单击【确定】按钮。%提示：同定义关键字不一样。在同一个窗口下可同时取消已设置的多个关键字。经过上述操作一个报表新的格式建立起来了，它会自动覆盖新建时默认的报表格式。以“长城工业公司利润分配表”为名存盘。与报表模板中的“新会计制度科目”下的“利润分配表”的格式对比。 板书：（三）、设计一个可变表
20、讲述：表页上由一组单元组成的区域，是一个自起点单元至终点单元的方形矩阵。最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。如果组成一个区域的行数和列数是固定的数目，被称为固定区，固定区一经设定，该区域内的单元总数是不变的。（除非在格式状态下增加行或列）如上所述的资产负债表、利润表、及利润分配表，因其单元数固定被称为固定表。但是在很多情况下，报表内的记录数是不固定的，不能确定表的大小。如原材料明细表，如果每次购进新材料都在格式状态下修改表的大小会很麻烦。为解决这个问题需设置可变区。设有可变区的表被称为可变表。板书：（一）设计表头与表体的格式讲述：与固定表的设计基本相同 板书：（二）定义可变区讲述：可变
21、区是指屏幕显示一个区域的行数或是列数是不固定的数字，其最大行数或列数是在格式设置中设定的。定义可变区，即确定可变区在表页上的位置和大小。一个报表只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区指的是表中的行数是可变的。列可变区是指表中的列数是可变的。（1）设置可变区实例：在“销售毛利分析表”第4行设置行可变区，可变区数量为10行。以原文件名存盘。演示与说明：启动UFO表系统后，执行文件/打开，“销售毛利分析表”。点击“格式数据”按钮，进入格式状态。 选中第4行，（或第4行中的某个单元）执行格式/可变区/设置。如图。设置可变区在“数量”编辑框中输入可变行数10。点击【确认】。如图单击常用工
22、具栏上的“保存”按钮。%提示：一个报表中只能定义一个可变区。设置可变区后，在格式状态下屏幕只显示可变区的第一行或第一列，（本列第4行是可变区的第1行，以红色字体显示）其他的行或列是隐藏的。（本列隐藏了10行，行号4后即为行号14）。行可变区练习：新建表，在B列设置列可变区，可变区数量为20列。以“临时表”为名存盘。%提示：可变区行数和固定区行数相加不能超过表的最大尺寸（9999行）；同样，可变区列数和固定区列数相加不能超过表的最大尺寸（255列。）要修改可变区的大小，可重新设置可变区。（2）输入表中数据可变区是为数据增多时预留的行数或列数，行或列中有数据才显示出来。实例：该企业6月份销售甲、乙
23、、丙3种产品，其销售收入分别为1658900、637380、408420，销售成本分别为1023883、557982、379960。并以“6月份销售分析表”为名存盘。演示与说明：启动UFO表系统后，执行文件/打开，“销售毛利分析表”。选中A4单元，点击编辑/插入/行，系统提示输入要插人的行的数量，输入2。点击【确认】。 在相应的单元格中输入数据。关键字/录入/6月，如图所示。 产品销售毛利表点击【确认】。点击文件/另存为，在出现的文本框中输入名称及存放路径。单击“保存”按钮。%提示：上述操作是在格式/数据切换按钮，切换到数据状态。下进行的。板书：(三)表页排序讲述：现在6、7月的数据已经输入完
24、毕，但是第1页是7月份的数据，第2页是6月份的数据，为和平时习惯一致。对表页重新排序。实例：将所建的表页按时间先后排序。并存盘。如图所示。演示与说明：点击数据/排序/表页第一关键值等于月，顺序为递增。点击确认。单击常用工具栏上的“保存”按钮板书：(四)格式保护讲述：为避免设置好的格式被修改，可以给格式加上保护口令，即格式加锁。表的格式加锁后，想要进入格式状态修改格式，必须输入正确口令。否则只能在数据状态下操作。加锁后，若想改变格式，需进行格式解锁的操作，解除格式的锁定状态。实例：为上例“产品销售毛利分析表”的格式加锁。如图所示。演示与说明：启动UFO表系统后，执行文件/打开，“销售毛利分析表”
25、。点击“格式数据”按钮，进入格式状态。点击格式/保护/格式加锁。在“新口令”及“确认口令”编辑框中输入同样的数值。点击【确认】。%提示：上述操作是在格式/数据切换按钮，切换到格式状态。下进行的。两次输入的口令应一致。报表格式加锁之后，在进入数据状态之前，可以进行任何操作；进入数据状态之后，想要回到格式状态，将弹出“验证格式口令”对话框。口令输入正确后，才能进入格式状态修改报表格式。%提示：“格式解锁”在格式状态下进行的，加锁后，再次进入格式状态，需输入正确的口令。 执行格式/保护/格式解锁。 格式加锁 三、课堂练习 1，完成演示实例的操作。四、本课小结（10分钟） 教师总结：本课主要内容有：1
26、，报表格式设计的操作流程2，设计固定表格式。3，设计可变表格式。教师边归纳总结边演示，同时把每一项内容的详细设计再重复一遍它的操作技巧和注意事项。五、作业（5分钟）讲述：课后请同学们思考这样几个问题：1，报表格式设计的操作流程是怎样的。2，设计一个固定表要做哪些工作。3，设计一个可变表要做哪些工作。【板书设计】第三节 报表格式设计一、UFO报表系统处理流程： 三、设置可变表的格式：二、设置固定表的格式 （一）设计表头与表体的格式1、设置报表尺寸 （二）定义可变区2、定义报表的行高和列宽 （三）表页排序3、画表格线 （四）格式保护4、定义组合单元 5、定义单元属性 小结：6、设置关键字 作业：