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1、采购员管理手册第一章 采购员的任职要求第一节 采购员必备能力要求一、成本控制意识与价值分析能力采购支出是构成销售成本的主要部分，因此采购员必须具备成本控制意识。对于供应商提供的报价单，应具备价值分析能力，能够对付款条件、交货时间等加以剖析评判。二、市场预测能力采购员应能依据各种产销资料，以及供应商态度，对采购价格、供求变化趋势进行预测。三、语言、文字表达能力无论使用语言还是文字与供应商沟通，都必须准确、清晰表达采购条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容，而且必须言简意赅，以提高工作效率，并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。四、与各部门协调能力1、与管理部门：提
2、供市场信息作为经营决策依据。2、与业务部门：根据营销目标制定采购计划，并提供成本估计作为销售价格参考。3、与项目施工部门：应尽早了解施工原料需求，安排采购，并对任何数量时间的变化及时进行通知。4、与财务部门：从订货开始到交货、请款、付款为止，都需要配合做财务处理。五、专业知识能力对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等，有助于与供应商的沟通，并有可能主动开发新来源或替代品，进一步降低采购成本。对供应商则要了解其实力、报价的合理性，实地考察供货能力，从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力，以同时保证价格和品质标准。另外，英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。第二节 采购
3、员职责范围一、采购工作职责1、采购计划与需求确认：编制采购计划、金额预算，确认申购部门、内容。2、供应商选择与管理：供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。3、采购数量控制：计算适当的采购数量，灵活运用数量策略。4、采购品质控制：采购前规划、采购中监测、到货后检验，并对品质问题进行及时处理。5、采购价格控制：价格的市场调查、分析，询价、报价单分析、议价。6、交货期控制：采购前明确交货期，采购中催促交货、到货后执行相应奖惩，并对延迟交货进行处理。7、采购合同管理：合同的拟定，签订、修改，回签归档保管，合同执行情况的核查。8、采购记录管理：采购记录的设计、填写以及归档保存。二、采购业务流程1、收
4、集信息：充分了解采购物料的品名、规格、品质，以及替代品相关资料，调查市场行情并收集供应商资料。2、询价：选择询价对象，询问价格，整理报价资料，选择议价对象。3、比价、议价：根据成本分析研拟底价，设定议价目标，与供应商议定采购条件，并综合考虑价格趋势，核对付款条件、比较交货期限。4、评估：供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。5、索样：索取样品并检验对比。6、决定：选择适当的供应商，签订采购合同。7、协调、沟通：跟进确认供应商是否能够按时交货，如遇无法按时交货则进行催交。8、到货验收：品质、数量的验收，如有不符立即与供应商协商处理。9、清理付款：核对手续是否完备，发票抬头、金额是否一致
5、，确定财务方面是否有预付或是否需要扣款，通知财务进行清付。第三节 采购员工作细节一、5R原则1、RIGHT TIME（适时）：及时供货，不发生停工待料，也不挤占库存、积压资金。2、RIGHT QUALITY（适质）：符合项目施工的要求标准。3、RIGHT QUANTITY（适量）：经济的采购数量，不会数量不足影响施工，也不会数量过多导致积压。4、RIGHT PRICE（适价）：相对合理的成本，不会因价格过低影响品质、交期，也不会因价格过高导致利润率低，甚至竞争力下降以致失去市场。5、RIGHT PLACE（适地）：供应源应采用就近原则，距离远则运输成本大，沟通协调也多有不便，容易延误交期。二、
6、与供应商往来1、公正、公平、公开的评价、选择适当的供应商。2、处理采购业务应“对事不对人”。3、配合供应商并建立互助信任。4、不收受任何来自供应商的过于热情的招待或价值过高的礼品。5、要做到实事求是，以诚相待，绝不可有欺瞒行为，甚至不道德的采购。三、君子爱财取之有道面对供应商可能会采取的“威逼利诱”，采购员都应该保持“平常心”，绝不损害公司利益，绝不利用职务便利牟取个人利益。四、具备敬业精神导致物料短缺的原因很多，但采购部门必须抱有“舍我其谁”的高度责任感，去尽可能的安排采购解决问题。五、拥有虚心和耐心的态度对待供应商，必须在公平互惠的原则下，秉承虚心的学习态度进行沟通；在议价谈判过程中，更需
7、要有足够的耐心才能够“欲擒故纵”，气定神闲的完成采购任务。第四节 采购员应了解的财务知识一、单价的构成单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、费用分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。二、成本分析成本分析是指就供应商所提供的成本估计，逐项进行审查评估，以求证成本的合理性与适当性。成本分析应包括：工程或制造的方法，所使用的工具、设备，直接及间接材料成本、人工成本，制造或外包费用，营销费用、税额、利润等。三、税金的计算1、增值税（属于流转税，归国家税务局管理）应交增值税=销项税额-进项税额销项税率=售价/（1+税率）*税率进项税率=进价/（1+税率）*税率增值税税率有17%，13%，6%，
8、4%几种：(1)进项抵扣的税率：（尽量收取增值税专用发票）(a)大部分商品的销售都适用17%的税率。(b)粮食、水、气、食用植物油、图书杂志、肥料饲料、农业产品等商品适用13%的税率。(c)农产品初级收购可凭收购凭证抵扣10%。(d)运费凭正规运输发票可抵扣7%。(e)水费可抵扣6%。(f)电费可抵扣17%。(g)办公用品可抵扣17%。(h)空调油耗、汽油等可抵扣17%。(i)其它耗材如广告耗材、低值易耗品等可抵扣17%。(2)不能抵扣的进项税金：（即使收取增值税专用发票仍不能抵扣）(a)购入固定资产不能抵扣。(b)购入直接用于消费的商品。2、营业税（属于流转税，归地方税务局管理）应交营业税=
9、营业额*税率营业税率一般为5%和7%。3、附加税（归地方税务局管理）包括城市维护建设税和教育费附加，是在增值税、营业税等主税基础上按比例提取的。四、计算毛利和毛利率毛利=不含税售价-不含税进价毛利率=（不含税售价-不含税进价）/不含税售价*100%不含税售价=含税售价/（1+税率）不含税进价=含税进价/（1+税率）五、票据收据、普通国税发票、4%增值税专用发票、6%增值税专用发票、17%增值税专用发票等。一般应尽量要求对方开具17%增值税专用发票，即要求供应商必须具有一般纳税人资格。六、付款方式现金支付、转账支票、电汇、商业承兑汇票、信用证等。不同的付款方式会对采购价格有所影响，必须了解这些方
10、式的运用要求和注意事项，适当进行选择。七、填写报账凭证1、报销用票据应具备以下条件：(a)填制凭证的日期。(b)填制凭证的单位名称或填制人姓名。(c)经办人员签名。(d)经济业务内容，数量、单价、金额。(e)税务局监制的正规发票，并盖有填制单位的公章。(f)购货人或客户一栏应写明本单位名称（不加任何后缀如“采购部”）。(g)一式几联的发票和收据，需用双面复写纸套写（本身具备复写功能除外）。2、报销单的填写：(a)票据张数、金额（包括大小写）、经办人姓名。(b)负责人签字、验收人签字。(c)应说明报销的事由。3.其它注意事项：(a)如果金额有错，不得涂改，应重新填写。(b)发票应按类别分别按顺序
11、在报销单上进行粘贴。第二章 采购计划与需求确认第一节 采购计划一、采购数量计划1、编订采购数量计划的目的：(1)预估物料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。(2)避免仓库存量过大，积压资金，挤占仓储空间。(3)配合公司的生产计划与资金调度。(4)有利于事先准备，并选择有利时机购入。(5)确立物料耗损标准，以便控制用料成本。2、确定采购数量：依据项目进度确定采购数量。3、使用的相关资料：(1)项目施工计划：预计使用数量(2)用料清单：项目施工部门精确计算生产某种产品的标准用量4、填制采购数量计划表：包括具体的采购时间、对应的采购数量、对应的预计到货时间等。第二节 采购需求确认一、请购的功
12、能（清购单形式）1、确定需求及内容：由使用部门提出，需求相当明确，内容不易出错。2、明确成本归属：由请购人证明用途及成本归属，有助于正确计算各部门损益。3、利于管理：将请购部门（在公司里相当于项目部）与采购部门相分离，有助于采购管理，避免弊端。4、节约费用：避免各自为政，损失数量折扣，利于集中调配，降低库存水平，节约仓储费用。二、请购的注意事项1、适当的请购人（由项目施工主管和施工部门填写请购单）2、书面形式提出（口说无凭，易引发纷争，应详载名称、规格、品质标准、数量、拟到货日期等内容）3、盘算预算（根据支付能力与愿意承受代价上下限进行考虑，不可超出预算范围）三、请购的特殊情况1、小量请购（集
13、中采购、减少品种、化零为整、采取统购）2、紧急请购（应尽量避免存货管制不当、施工计划不当、错失时机或延误采购等导致的紧急请购，优先保证质量）第三章 供应商的选择与管理第一节 供应商管理的内容一、供应商分类1、原材料供应商：又称管理型供应商，作为策略伙伴，是供应链的主要部分。2、小额服务性供应商：又称服务型供应商，提供小金额的固定长期服务。3、临时性供应商：一次性供应商。二、供应商管理方法1、第一类供应商：通常按供应商管理体系去运作，并进行相应评分。2、第二类供应商：通常只保存名单，选用几个相关的，如不满意时随时可以更换。3、第三类供应商：通常需要时才联系或寻找。三、供应商结构布局要求1、供应商
14、地理位置布局：一般来说，供应商的生产基地最好在企业附近，若较远可协商沟通让其在附近设一个仓库。2、各行业供应商的数量：为了形成良性的竞争机制，一般要选择三家以上的供应商，对主要供应商进行分级评价，也要与其它供应商维持关系，以备不时之需。3、供应商在其行业中的规模：一般也讲究“门当户对”，应根据企业自身规模进行选择，以利于对供应商方针策略的实施。第二节 寻找供应商一、寻找供应商的途径1、利用现有资料：通过已建立的合格供应商档案或名册进行甄选，了解并分析他们是否符合要求适当的品质、准时交货、合理的价格以及必需的服务。2、公开征求：形同政府机构“招标”方式，符合要求的供应商均可参与投标，但较为被动，供应商不主动投标则会失去意义。3、通过同业介绍：同行采购人员可以联合采购或互通有无，互相借鉴供应商参考名单。4、阅读专业刊物：由专业杂志、报刊，工商名录，企业黄页等，获得供应商的基本资料。5、协会或采购专业顾问公司：行业协会提供会员名录，或专业广告顾问公司介绍。6、参加商品展示会：亲身收集相关资料，并可进行当面洽谈。7、利用互联网进行搜索：通过百度、Google等搜索引擎，根据地域、规模、网站情况，以及主营产品来判定，也可以利用B2B网站进行查询，或运用贸易通进行直接沟通（可以附图片进行说明）。8、上行业网站：各行业均有行业专门网站，有大量供应信息可进行筛选。