《时间管理十堂课.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《时间管理十堂课.doc（41页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。夏绿蒂女王（Queen Charlotte）一七九六一八一七年在更短时间内做完更多事情的这种能力，可不是奴隶制度下才存在的事，而是看你自己想不想要拥有这种能力。不管你要不要拥有这种能力，每天你还是有一大堆事情要做。如果你能更有效率地把事情做完，就能多留点时间给自己，可以随意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。1制作待办工作清单有生产力的员工都有自己的时间表，也会照着时间表来做事。不过，根据竞争优势 (The Competitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出，半数以上的员工没有替自己每天的工作，安排时间表。
2、如果是这样的话，大家怎么会了解自己手边工作的进展状况？聪明的人就该把一天分成几个部分。虽然以每刻钟或上午、下午做划分单位是不错的方式，但我建议大家以小时为划分单位。在纸上写下每小时内要做的项目事项可以依自己的喜好，一大早或是前一天晚上做这件事，但记住，这可是每天都得做的事。把每天的时程表贴在墙上，或是粘在靠近书桌的板子上，这样你就能常常看到它。虽然我可能一天当中，得花上不只一个小时的时间在特别的项目上，不过我还是可以在不同的时段中把它做完。反正，你自己决定该怎样安排时间。有了工作时间表，你就可以在一天中，查阅时间表来保持工作进度。如果这些工作的优先级有所改变时，你可以改变时间表，但别忘了要注记
3、下来。把时间表更正后再粘到板子上。你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中，这样一来，更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。为什么以小时划分每日工作，成效会这么好呢？正因为这种作法，让你觉得每小时都是截止期限，你得在这个小时内把事情完成。巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所着的巴金森法则 (Parkinsons Law) 中，写下这段话：你有多少时间完成工作，工作就会自动变需要那么多时间。如果你有一整天的时间可以做甲项工作，你就会花一天的时间去做它。如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。只要你不会错过工作的截止期限，你就可以更改时
4、间表。有些时候，我曾依据截止期限和突发的构想，在一天当中更改时间表二到三次。其实，只要你有计画、能掌握截止期限，有足够的时间完成每项工作，你就能在想做什么事时先做那件事，这样就能让自己的效率大增。2必备的三种待办工作清单在我个人的生产力系统中，最重要的关键要素就是：在计算机中存放一些清单档案。其实，我有许多清单，所以我在计算机里开了一个名为清单的数据夹，可以从中随时清楚地掌握各项清单。利用这种方式，我能确定每天检视过的工作清单，已把我所要做的每件工作都列在其中。制作清单这个构想很简单，但成效却相当好。有些人把利用清单的功劳，归功在管理顾问先驱李艾维 (Ivy Lee) 身上，因为他是率先把清单
5、正式运用在时间管理系统的人。在一九年代初期，伯利恒钢铁公司 (Bethlehem Steel) 总裁史瓦布 (Charles Schwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。他花掉大部分的时间应付细节和一些不重要的事，根本就没时间去思考更重要的事。他向李艾维请益该怎么做，才能解决此困境。李艾维把一张白纸递给史瓦布说：把你明天要做的最重要事项记下来。从明天早上要做的第一件事开始写，明天你就得从第一件要事开始做，做完之后才做第二件事，以此类推。如果你没有按照时间表，完成每一件事，可别担心。至少你在做重要性较低的事情以前，会把最重要的事情先做完。这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后，觉得这个方法太有
6、效了，就向同事大力推荐。当史瓦布问李艾维该付他多少钱时，李艾维回答说：你认为我提出的构想值多少钱，就付我多少钱。据说，史瓦布后来把一张面额二万五千美元的支票（在当时可算是一笔巨额款项），寄给李艾维当做顾问费。甘乃迪 (Dan Kenneday) 在其所着的企业家该知道的时间管理 (No B.S. Time Management for Entrepreneurs) 一书中提到：如果你觉得清单这种作法令你受限，但很快你就会学到，只要熟悉清单的使用方法，便会发现这种作法其实弹性很大。你在纸上写得愈详细，就不必花力气记得那么多东西，也就不必担心太多。这么一来，就可以空出一些心思，好好想想更重要的工作
7、。每天早上我一进办公室就打开计算机。在检查完电子邮件后，我会打开清单资料夹，让我知道今天该看哪些清单，该检视哪些清单，再开始一天的工作。在我的清单资料夹中，最重要的档案就是待办清单文件。我自己有几个项目待办清单及长期待办清单，不过，最重要的是我的每日待办清单：1.每日待办清单。每天我会把当天应做的事项输入清单中，并把每日待办清单列出，提醒自己当天该做什么事。从这张清单中，我设计依小时为单位的时间表。我每天都会更新这张清单。我喜欢工作，也花相当长的时间工作，所以我接了许多令我感兴趣的项目。不过，我会量力而为，不会接太多案子让自己忙不过来，因此，我就能赶上每件案子的截止期限。2.项目待办清单。我另
8、外用一个档案，放入我目前正在进行的所有项目，并把每项项目的截止期限输入其中。我每周检视几次这项清单，利用它来确定自己每日待办清单，已把所有需立即做完的必要事项都列进去。3.长期待办清单。这项清单中包含一些我想做、但目前还未签约的项目，因此，就不须要指定项目的截止期限。我大概是每周检查一次这项清单，通常每周我会花上几小时的时间，做做清单上最令我感兴趣的项目。这种简单的方法真的能奏效。本书所介绍的方法都很简单、实用，所以你可别因为方法太简单或是太容易落实，就敷衍了事。德士古石油公司 (Texco) 执行长拜乔 (Peter Bijur)说过：不管是在组织内或职责上，一旦开始引用一些复杂的东西，处理
9、事情的困难度就会更高。对此说法，我个人深表赞同。另外，我也赞同男士美发俱乐部 (Hair Club for Men) 执行长史柏林 (Sy Sperling) 的说法：简单的解决方案就是最好的解决方案。3决定优先级你能时常在有心情做某件工作时，就去做那件工作吗？不能。有时候，期限紧迫的截止日期意谓着，你得把比较喜欢的工作先摆在一边，就算还不想立刻去做一些比较艰巨的工作，碍于截止期限紧迫，还是得马上去做。 我在靠近办公桌旁的一面墙上贴了一张清单，每周我都会检视一次这张清单。我把这张清单命名为：办公室法则。用这张清单提醒自己，要想在事业上获致成功，就该做什么事情。法则一就是：先做最该做的事。也就是
10、说，你得订定工作的优先级，也得赶上工作的截止期限。举例来说，如果我正沉浸在写书的情绪中，但明天早上就得交出一份报告。那我就会先把报告写完，把报告传真或以电子邮件方式交给客户。然后，我就会奖励自己，用一整个下午的时间来写书。如果我放纵自己先写书，可能就会没有时间写完明天要交的报告。 另一项值得一提的办公室法则，就是法则二：确定这是有实际效用的会议。这项法则提醒我，除非会议已订出实际议程，否则就避免参加会议。根据NFO研究机构最近所作的调查显示，企业专业人士每个月平均参加六十次以上的会议，现在，美国员工几乎就花掉三分之一以上的时间在开会。遗憾的是，半数以上的会议不是根本没必要，就是毫无效率可言。在
11、同意出席会议前，先看看会议讨论的主题是什么，可不可能在不召开正式会议的情况下，就解决讨论的问题。通常，半数以上的问题能在不召开正式会议，就解决掉的。演员、小说家暨电视游戏节目主持人的史坦 (Ben Stein) ，曾被问及如何在这么少的时间内做这么多事，史坦回答说：这很简单！因为我不开会。会议可算是一位时间大盗。考德威尔 (Charles Caldwell) 在其所着的为成功整队 (Team Up for Success) 中，提出下列几项管理开会时间的秘诀：事先决定会议开始及结束的时间。在会议开始前让与会者知道这项讯息。准时开会、准时散会。就算与会人数未到齐也准时开会。订定每件讨论事项的讨论
12、时间。确保与会者知道每件事项有多少讨论时间可用。掌握会议时间。提出此类意见：我们还剩下三十分钟。帮助大家掌握时间。想让会议时间缩短一些吗？不妨试试看这个方法：把会议室内的椅子先搬走。根据美国密苏里大学 (University of Missouri) 管理助理教授布鲁东 (Allen Bluedorn) 的看法，以站立的方式开会所需的时间，比坐着开会所需的时间要少三分之一，而且会议决策的品质还一样好呢。4克服拖延的毛病企业家嘉姆 (Victor Kiam) 曾说：拖延是机会的杀手。拖延是让人工作进度落后、无法赶上截止期限、使工作成效极差的最大因素。十九世纪美国马戏团老板暨表演者巴南 (Phin
13、eas Taylor Barnum) 就曾提出忠告：千万别把现在这一小时内可以做到的事，拖延不做。科学家赫胥黎 (Thomas Huxley) 也指出：犹豫绝不能把事情做好。制作一张每日待办清单，然后指定自己在每小时内做不同的工作，就能帮你掌握工作进度，避免把事情一拖再拖一旦在心中有了谱，知道短期截止期限和长期目标后，你就能在每天的行程中保留一些弹性，可以依照自己对各项项目的热忱，调整工作和时间。把工作划分成以每小时为单位所能执行的小任务，然后在时间表上变变戏法，让你在最想做某件事时就做某件事，这样一来也可以帮你克服拖延的毛病：当你对某件项目感到厌烦，或是想不出什么点子时，就换别的工作做做完工
14、作时，别忘了给自己一点奖励。如果你整整一个小时都在处理一项进展相当慢的预算，奖励自己一下，休息片刻、读一读信或起来走动走动。如果你整个早上都照着时间表把事情做好，中饭时就去吃自己最爱吃的东西奖励一下。让每天每小时的生产力发挥功效的最佳方式，就是订定每小时时间表。拥有这种时间表的人，知道自己在每分钟该做什么事，因此，就会强迫自己赶快把事情做好。没有订定这种时间表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度过，一下做这个、一下做那个，从这项工作换到另一项工作，结果什么事也没做完。如同福特汽车创办人福特 (Henry Ford) 的观察：如果你把一件事分成几个细小的部分来做，那就没什么特别难的事了。任何看起来似
15、乎很艰巨的项目，划分成几个部分、几个阶段或几个层面，一次进行一部分，项目就变得不那么吓人。接着，把这些划分后的工作，排定工作时程，依照时程表上的截止期限逐项进行。实际上来说，任何人都可以利用这种方法，更轻松地应付一天中每小时的工作。只要你把项目步骤列成清单贴到墙上，从步骤一开始做，就算一天只工作四到五小时，也可以把事情做完。华克 (Colin S.K. Walker) 在其著作苏格兰谚语 (Scottish Proverbs) 中指出：开始做就是工作成功的重要条件。拖延者常会赶不上截止期限。他们到最后关头才把事情做完，根本没时间在交差前检视一下自己的工作。同时，也害自己和同事得承受过度的压力。
16、拖延那些令人讨厌、一成不变或较困难的麻烦工作，可说是人之常情。不过，对于那些锻炼自己解决不喜欢或害怕事物的人来说，却可以从中获得自信，也能更充分利用自己的时间。接下来，我们就来看看有哪些方法，可以帮助大家克服拖延的毛病：想象一下当你把麻烦的工作做完后，那种感觉有多棒。以正面积极的想法，想象工作成果。如果项目极复杂或难以应付，就把项目划分成一连串的步骤，并把这些步骤列入你的待办清单中。然后，订定开始进行第一步骤的日期和时间，并且按部就班地做。约束自己一天要花六十分钟做这项工作，直到完成为止，并且订定在每天同一时间做这项工作，记住，最好是在比较安静、不受打扰的时候进行。设计诱因：对自己承诺，如果做
17、完工作的话，可以得到一项特殊的奖励。了解不必把工作做到最完美。有努力总比没努力更好。或许你可以只做一部分的工作，然后让别人来完成其它部分的工作。让你觉得无聊或讨厌的工作，就派请别人去做，不然就把工作外包出去。透过这种把例行或较不重要的工作、或是部分完成的工作，分派给部属或同事去做的方式，你就可以获得宝贵的时间，有多一点精力和热忱。所以，一分一秒都别再拖延了。现在赶紧开始动手做事。观察家克劳德 (George Claude) 就说：简单的事拖延不做，就变成难做的事。难做的事拖延不做，就成了不可能的任务。5戒除浪费时间的坏习惯首先，你得先找出自己有哪些浪费时间的坏习惯。对我来说，我会在早上醒来后，
18、在床上赖上一小时。但早上却是我生产力最高的时候，所以我强迫自己醒来后，穿好衣服到办公室开始工作，不要再继续赖床，当我这样做以后，我发现自己的生产力大幅提升不少。对你来说，浪费时间的坏习惯可能是在一天当中看出连续剧、花太多时间上网、在网络聊天室聊天、或是跟别人讲电话聊天、花太多时间做家事、或是熬夜看书或看电视。当你找出自己浪费时间的恶习后，把你一定得避免的坏习惯列在清单上。用命令式的语气写下自己该根除的恶习。举例来说，如果拖拖拉拉就是你浪费时间的坏习惯，那么你就该在清单上这样写：别再拖延了。如果你因为不喜欢拒绝别人，反而害自己得承担过多不必要的责任，那么就在清单上写下：学会说不。 把这张清单放在
19、办公室中经常看得到的地方，好比说：你面前的墙上或是你自己的告示板上，或是贴到门上也可以。不然的话，也可以把清单放在抽屉里，只要每天都可以看到它就好。当你看到这张清单时，就不断地提醒自己要避免这些恶习，同时要把自己浪费时间的行为矫正好。过不久，你就会发现自己有很大的进步，可以在更短的时间内做完更多事情。试试看吧！6避免分心如果外界的人、事、物令你分心，那么这可能就是浪费你时间的主要因素。所谓外界分心的人事物，指的就是打断你手边工作且不在计画中的活动。比方说，如果你整个早上专注在撰写报告，一位同事请你打电话给顾客，帮忙解决一项实时的技术问题，这就是一种来自外界的令你分心的事物。要避免分心的重点就在
20、于：尽可能的把这些会妨碍你的人事物，阻挡在外。你可以把门关上，把自己的办公桌搬离走道，用电话录音机帮你过滤电话，在门上挂上一张请勿打扰的牌子，一天当中在家工作几小时以避免受到打扰，或是请别人安静。如果你肯花心思去想的话，就会想出许多方法，避免自己受到打扰。如果别人的打搅真正造成你的困扰时，不妨试试看，在一天当中空出一段时间，跟找你的人见见面、接听电话。把其它时间视为私人时间，是你可以工作而不会受到干扰的时间。大多数人认为若能在一段时间内不受到打扰，就能做完更多的事。这部分主要的构想就是要你依照自己时间表做事，而不是顺应别人的时间表做事。虽然这不是一直都可能做到的事。但是，你愈能控制好自己的时间
21、，就愈能主宰自己的人生。7利用八十二十法则八十二十法则说，你只要花二成的努力，就可以完成八成的工作。其中的诀窍在于：是什么让这二成努力变得如此具有生产力？了解其中缘由后，你就能花更多时间，在这种高生产力的的活动中，把花在无生产力工作的时间减少。为了分析你如何运用时间，你可以把二周内的日常活动记录下来。接下来的步骤就是找出方法，解决浪费时间的人、事、物。你能否设计制式信函，做为一般联系或回复之作，或让秘书先把回函撰写好？或许也可以设计一种比较便利的表格，让你更容易处理特定型态的沟通，避免每次都要写便笺的麻烦。你自己或助理可否整理并组织化档案系统？能不能把出差排在一起，或是把出差所需的往返时间排在
22、非工作时间内？举例来说，如果星期一一大早要出差，那就排定星期日晚上的飞机，这样就不必浪费工作时间在旅途上。8制作并运用标准作业程序制造大量产品就像是由一个模子刻出许多相似的东西，既可获利，又能提升效率。事实就在于产品制造流程中的步骤都一样。因此，这些步骤可被写成文件记载下来，让大家能简单轻松地遵照步骤做事。从这种蓝领阶级加强生产力的方法中，身为白领阶级的专业人士一样可以获益匪浅：遇到问题时，根本就不必重新思考该怎么办，想想上次遇到类似状况时，怎么解决就可以，或是做出类似响应即可。从重复事件中学习。把各步骤独立出来。把可以再次使用的影像、图片、文字和表格存盘下来。让自己的作业就像工厂的生产线一样
23、有效率。把每项工作划分成几个小步骤，把这些步骤写成标准作业程序。当你要做工作时，就利用相关的标准作业程序做参考。就拿顾客服务为例，许多顾客服务部门浪费太多时间，回答顾客问题，尤其是新顾客的问题又特别多，顾客服务人员得一再地回答这些问题。对此，我的朋友耶鲁 (David Yale) 倒是想出一个相当不错的解决之道。 首先，先对顾客服务人员进行调查，找出新顾客最常问的问题有哪些。然后，把新顾客最常问的问题，作成一本欢迎新顾客使用指南，并把这本指南寄给新顾客。耶鲁说：如此一来，顾客服务人员的工作量就会减轻。那么，制作一本使用指南的成本要花多少钱？答案是：不到一美元。在你做的工作中，还有哪些工作是一成
24、不变、可以转换成标准作业程序？找些计算机软件和其它工具，帮助你把这些流程自动化。如果已经有更简单、更有生产力的解决之道，干么还自己耗时间解决问题？举例来说，如果你要做块派饼，当你能随手从食谱中查到派皮的制作材料时，干么还费心地用别块派饼的派皮，进行化学分析去了解其成分？话虽这么说，我们每天还是可以看到大家在已有解决之道的情况下，还要花时间去想怎样解决问题。这简直太浪费时间了！如果你不想自己创造或记下这些标准作业程序的话，你根本也不必这么做：只要有心找出做事的秘方，就可以取得许多不同的可用资源。如果不知道该怎样清理传真机、换机油、解雇员工，你可以上图书馆、书店或是上网查询。在这些地方可以找到许多
25、可用的作法，等着你去阅读并从中学习。9依据活动力调整时间表大多数人在一天中某些特定时段精神最好，工作绩效也较高。一旦了解自己一天中的体力和精神状态后，试着调整时间表来配合身心状态。当你可以在精力最充沛时，处理那些须花脑力的工作，你就能在较少的时间内，做完更多的事。依据自己的心情和体力状况调整时间表，你就会发现这样做不但能节省时间，还能让工作更有效率。不过，大多数人并无法控制自己在一天当中，哪个时段体力及精神状态会比较好。芝加哥大学心理学家克雷曼 (Nathaniel Kleitman) 博士认为，人的体温在一天当中约有三度左右的变化。当体温下降时，精力最充沛。当体温升高时，人就没什么活力。（根
26、据最近的一项调查显示，大多数人宁可待在太冷的地方，也不要待在寒热的地方，这项调查结果倒跟克雷曼的说法不谋而合。） 曾在睡眠 (Sleep) 期刊上发表研究论文的密纳特 (Emmanuel Mignot) 博士认为，他的研究小组可能已找出，人类某项特定基因的不同变异，是引发个人早起或晚睡的因素。虽然这项发现的正确性尚待证实，不过，密纳特认为，如果这项发现是正确的话，未来透过基因研究，人们就可以调整自己的工作时间表，在生产力最高时进行难度最高的工作。所以，如果你是个夜猫子，深夜时的工作效率可能最高。如果你习惯早起，那你就趁着别人都还在熟睡时，起床开始工作。 有些人发现只要透过改变入睡或起床的时间，
27、就可随意改变自身的生物时钟。如果你也是这种人，那么，在工作时间表具有一定的弹性下，不妨试试看究竟是早起工作比较好，或是在深夜工作比较好，然后选择自己最能发挥生产力的时段工作。如果大清早和深夜的工作效率差不多，那我建议选择大清早就开始工作。当你从一大早就开始工作，你就能在别人进到办公室前，先完成一大堆工作。早一点开始工作，就能早一点做完工作，也有多余的时间做更多工作，或是多一点时间去玩乐。晚一点开始工作，一开始就觉得进度落后，看着时间分秒流逝，就会觉得完成工作的压力愈来愈大。世界上最简单的提高生产力秘诀，就是比平常早起一小时开始工作。自由作家傅劳斯 (Charles Flowers) 认为，只要
28、他在某一天有截止期限要赶，或是有许多工作要做，他就会算准时间，看需要多早起床开始工作，就算是要在一大清早五点就起床工作，也会照做。我自己就有过类似的经验，我曾经在凌晨三点或四点时，进到办公室开始工作，不过这种情况当然不要太常发生比较好。 10每天保持精力充沛许多因素会影响人的精力，其中一项因素就是热忱。当你有热忱时，就算体力已经不济，但精神仍维持在很亢奋的状态。当你觉得无聊时，就会变得无精打采，没有什么气力，也没有生产力。为了维持高生产力并保持精力充沛，就得要保持最高热忱，也就是要避免感觉无聊。造成无聊的主要原因就是，当你想要做自己想做的事时，却得去做别的事。因此，你得把工作组织一下，让你在想
29、做事的时候，可以用大多数的时间做自己想做的事。显然，你应该避开那些会令你感到无聊的工作。强迫自己做那些你不喜欢做的事，只会令你更无精打采。不过，就算是很喜欢做的工作，如果花太久的时间去做，或是当时并不想做这些工作，你还是会觉得这些工作很无聊。解决之道就是同时进行许多不同的项目，在特定时段内做自己想做的项目。因为一般人多半每天会调整自己的时间表（会议时间当然不能算在内，因为老早就订好了），你就可以依照自己的工作情绪调整想做的工作，只要能赶上截止期限就好。当然，如果截止期限逼近时，你可能就别无选择，只好把想做的工作先摆一边，专心一意地去做截止期限逼近的工作。不过，如果有足够的时间可以处理这些急迫事
30、项，那你还是能按照自己的喜好去工作。所以，最好及早规划，赶紧开始工作，别像许多人一样，等到最后关头才赶得要命。每个人都可以找到一些让自己在一天中，再度焕然一新的事情。只要你知道哪些方法有用，就照做吧。以我来说，我的办公室里就设有私人化妆室，当我觉得愈来愈不专心，精神愈来愈差时，我就洗头。洗完头后，我的精神马上为之一振，或许是因为洗完头后湿湿的头发，帮我把过热的脑袋降温不少。你也可以洗把脸、起来走走路、替人跑跑腿、跟朋友喝杯咖啡、或是打电话聊聊天，让自己休息一下，同时也能让精神再次振奋起来。11设计具生产力的工作空间我最近雇用一位计算机技术人员帮我做些事，他跟我说：我很喜欢你的计算机系统，所有东
31、西都很容易找到。接着他又提到许多人的个人计算机系统的摆设，他们把像中央处理器、磁盘驱动器、打印机等重要设备放在办公桌下的地面上，或是放到根本不太拿得到的地方。我自己就见过这种事，我也认为这样做很浪费时间。我的哲学是你所需要的每样东西，包括：个人计算机、办公设备、电话、文具用品、相关资料、档案等等，都得放在旋转座椅可取得的范围内，或者是在不必离开座位，就可从旁边柜子、书架或抽屉拿到。利用大桌面和较大的档案柜，也能使生产力大增。我自己就把所需要的档案、相关书籍、文具用品、计算机设备、电话、传真机、复印机，放在手边。我可以坐在旋转椅上移动椅子去拿东西、或者是伸手就能拿到我要的东西，根本不必起身，也毋
32、须走到办公室的另一边去拿东西。务必让自己有足够的空间，让工作所需的资料和物品，可以很有系统地放在手边，这样在工作时就能很轻易地取得所须物品。找一本书或找一个档案，都是相当浪费时间的事，同时也会让你原本效率极佳的状况受到干扰，导致工作效率降低。我在办公室里就有二张大办公桌，另外还有二张大桌子，所以有足够空间进行不同的项目。我建议你设计自己的工作空间，尽量减少分心和起身的必要。我的办公室座落在纽泽西州北方一栋小建筑物的三楼，那里相当安静。我在家时，常会受到家人、邻居、推销员和服务人员不时的打扰。就算办公室位在繁忙的办公大楼的一楼，噪音很多，况且还常有送货员敲门问你甲先生的办公室在哪，另外也有许多其
33、它不同的干扰。不过，几乎很少人会上到三楼来。在我办公室座落的这栋楼里，除了我的办公室以外，三楼还有别家公司的办公室。但是这里真的蛮安静的，所以我可以在此做完许多工作。来拜访我的访客，看到我几乎是单独一人在此工作，还得从一楼爬二段楼梯上来，他们都觉得我的办公室是这栋大楼最烂的办公室。但他们却不知道我是故意挑选这个位置的。12让工作更快更好的十大秘诀1.利用计算机。各行各业中要想增加生产力者（不管你是保险公司的经理人，或是排定会议的临时员工），都得利用个人计算机的最新软件，来做好工作。利用计算机，可让你事半功倍。本书第五章会指导你，应该取得哪些最新计算机科技，并且善加利用。2.别做完美主义者。科幻
34、小说作家、拥有四百七十五本着作的莫夫 (Isaac Asimov) 就说：我不是完美主义者，我再回头看自己所写的书时，一点也不会感到遗憾或担心。做个小心谨慎的工作者，如果你发现再多花些努力，也不会让最后的成果有显著改善，那就别再过度烦恼这项工作了。做得好，但别要求做得完美。顾客没有时间或预算追求完美，对大多数的项目来说，做好百分之九十五到百分之九十八已经算相当好了。但我可不是说，你可以故意偷懒或不尽力把事情做好。我的意思是说，当你自认工作已做得不错，不会担心自己没有尽全力去做这项工作时，就别浪费时间在这项工作上。做好工作、检查完工作成果后，就放手不管，开始做其它该做的事了解卓越绩效的指数曲线。
35、根据指数曲线，品质会随着努力而有所改善。也就是说，较早的努力会产出最大的成效，随后的努力，所产生的成效会比较少，最后所做的努力则无法达到应有的报酬，根本就不值得浪费时间锦上添花。有生产力者懂得见好就收，当他们判断出对某项工作再多做些努力，所带来的改善是如此地微不足道时，就会收手不再多做努力。如果你以百分之百的完美做为目标，就不可能有生产力，不然就是无法获利。但你若能保持工作绩效在百分之九十到百分之九十八之间的高水平，就能让顾客相当满意，同时也能让你拥有极佳的时间投资报酬率。十九世纪法国诗人穆塞特 (Alfred de Musset) 曾写下这段话：完美根本就不存在，了解这句话的人就等于了解人性
36、智能的极致，期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。3.避免使自己承受成为创新者的压力。出版家傅特 (Cameron Foote) 观察到：客户要找的是好书、而不是名著。尽力迎合客户或老板的需求，这样他们就会很开心。当你进行每项项目时，千万不要为了重新创造不同方法或要做到更好，而觉得有压力。别被一些错误想法所阻碍，认为自己就得揭发一些事实真相，或是得提出创见给老板。大多数成功的企业解决方案，都是一些为符合特定需求，整理出来的常识罢了。去除这些会影响工作效率的压力。别担心你的做法是否跟别人不一样、或有没有比别人好。只要尽力去做就够了。4.在不同工作之间做变换。就算你自认为是专家，也要做一些专长以外的
37、项目。在工作时间表中，注入一些变化。安排每日时间表时，记得一天当中最好能变换工作一到二次。常言道，变化的确能为人生增添乐趣。在我一天的工作中，约有七成到九成是我专业领域的工作，所以我能保持相当高的生产力。其它一到三成的工作，则不在我专业领域的范围内，这些工作可能包括新领域、新市场、新产业或是新学问。利用这种作法，我不但觉得生气蓬勃，也让自己有机会，探索那些不在平日工作中，但却令我着迷的新事物。5.别浪费时间在还未接到的项目上。在你开始进行项目前，先把契合约、订单及最后预算拿到手再说。对于那些后来可能接不到的项目，别浪费时间在上头。先得到老板或顾客的正式许可，再开始进行项目，因为既然取得了许可，
38、当然就可以投注热忱去做。6.订定不随意更改却适宜的截止期限。根据AccounTemps 公司对一百五十位企业主管所做的调查显示，百分之三十七的主管认为，团队成员最重要的品质，就是能信守截止期限。具生产力者会订定截止期限并严格遵守。没有截止期限，就难有做事的动机。没有指定截止期限的工作，优先级当然就排在最后。想想看，如果你有二份报告要交，一份是下周四以前要交，另外一份是做好后就可以交，你会先写哪一份？通常，我们会跟主管或同事一起研究，决定出截止期限。订定出特定日期和时间，而不是以一段笼统的时间，做为截止期限。举例来说，截止期限会订成十一月二十三日下午三点前截止，而不会订成约二周内交。订定完成工作
39、的特定日期和时间，就能去除困惑，让你有动机可以准时交差。在订定截止期限时，可别把期限订得太紧。试着多留几天，以免意外发生，好比说：资料找不到、外包商因故延迟、最后关头做更动，或是另一项急迫的项目必须先花时间处理。7.保护并珍惜自己的时间。美国肯塔基北部的诺克斯堡 (Fort Knox) 是美国联邦政府自一九三六年起，存放黄金的地点。有生产力者保卫自己的时间，会比美国政府保卫诺克斯堡的黄金，来得更严谨些。他们会直接切入重点，以免浪费时间。对有些人来说，可能会觉得他们十分莽撞或轻视别人。但这些有生产力者了解自己无法一直满足于每位跟他们接触的人所提出的要求。他们会判断要花多少时间在每个人身上。他们做
40、决定、说该说的话、做该做的事、并且采取措施。他们尊敬每小时时间的力量。一位成功的企业家告诉我，他不带表，也从来不知道现在几点几分。但他算是特例，一般人可不是这样。我所见过大多数忙碌的成功者，都知道时间所带来的无情压力。他们不断地掌握时间，就好象在工厂中，留意数量有限的珍贵原物料存货一样。留意经验老到的扑克牌高手，他们会小心地把赌金，分类成一堆堆铜板和纸币。成功的时间管理者也会运用同样的分类方法，把一天以小时做为划分单位，更加小心地运用自己的时间。用这种方式想想看自己的时间：把每小时订为一美元的面额。不管你是企业内员工或个人工作者、是薪水阶级或拿时薪的工作者，有生产力的人都会告诉你，他们的时间价
41、值。打个比方说，如果你靠除草维持生计，你每小时能除二块草地。如果你除一块草地的费用为十五美元，那么你的时薪就是三十美元。具生产力者会评量特定活动所需付出的努力，也会依照自己所花的时间成本，衡量应有的报酬。或许除草专家会把修剪树篱当做一种新增服务，如果他每次修剪树篱的费用为二十美元，又可以在一小时内修剪四次树篱，那么他每小时的收入就有八十美元。以他目前除草只有三十美元的时薪，改为修剪树篱倒是获利极佳的工作。8.保持专心一致。畅销书寻找冠军 (Looking Out For #1) 作者林格 (Robert Linger) 说，成功者会专心致力在手边的工作上。他们会一直做到工作完成为止。他们一次只
42、专心做一或二件事，不会漫无方向地做事。就我的经验来看，那些喜欢吹牛的人，不断讲出一些构想或商机，把方向过度扩大，最后导致无效率可言。有效率者会有愿景，也能专注在有助于达成愿景的活动上。 为了让你专注在所擅长的事情上，最好只做能有附加价值的事，其它的事就交给别人去做。我儿子最喜欢的超级英雄漫画X战警 (X-Men) ，其中有位角色就常批评说：在这里，我是这一行的专家。（他最擅长的就是打击坏人。）有生产力的工作者会把时间，花在能比别人做得更好、更快的工作上。为了让自己每小时的投资报酬率更高，他们会把其它工作外包或委托给部属去做。如果你要把工作全包的话，当然是有无数种方法，让你运用自己的时间。遗憾的
43、是，你的时间有限，不可能让你这样做。生产力意谓的是精挑细选。别企图想把每件事揽到自己身上。根本就办不到的事，又何苦去试呢9.订定生产目标。美国著名惊悚小说作家史蒂芬金 (Stephen King) 规定自己每天要写一千五百个字，只有在他生日、圣诞节和国庆日时除外。知名钢琴制造公司史坦威 (Steinway) 其德国厂，每年要出产八百台钢琴。想要赶上截止期限并获致成功的员工和组织，就会订定生产目标并达成它。真正想要增加生产力者，就会订定生产目标并达成它，然后继续不断地做下去，直到当天已经无法，或是没时间再做任何工作坏掉的辣椒 (Bad Chili) 一书作者蓝斯戴尔 (Joe Lansdale)
44、 说，他每天要写三页文章、每周要工作五天，而且他一向都能达到这项具有生产力的目标。在出版人周刊 (Publishers Weekly) 中的访问，蓝斯戴尔说：我没心情、我不想做，这算哪门子借口啊？要是我在养鸡场工作，我可以说不想去就不去吗？10.做自己喜欢做的事。奥美广告公司 (Ogilvy & Mather) 创办人奥格威 (David Ogilvy) 引用苏格兰谚语，忠告大家慎选工作，这句谚语是：当你生气蓬勃的时候要开心，因为你已经麻木很久了。道德经 (Tao Te Ching) 上也说：事善能。（译注：工作时，做自己喜欢做的事。）当你喜欢自己的工作时，工作就变得不再是工作。对我来说，成功
45、的定义就是：平日能做自己喜欢的工作，同时还能维持不错的生活。当然，你不可能对每件项目，都抱持着同样的兴趣。但要试着把那些必做事项，跟那些让你觉得有趣的工作，两者加以协调、混合，从中取得平衡。试着找那些令人兴奋、有趣又能实现自我的工作来做。许多效率高手，除了乐在工作外，也能从超高的效率本身获得快乐。这些人未必都是工作狂。不过，他们却以自己的成就和效率为傲。我把有生产力、有效率者定义为：能在一天中做完别人一周内才能完成的事。跟超高效率者交谈，不难发现，许多高效率者，除了光从本身工作、专长或技能中获得快乐，也能从身为高效率时间管理者而感到兴奋。我喜欢做有趣的工作。但当同事在一周内只能做一项项目，而我
46、却能做两项项目时，这也能让我兴奋一下子。你能否训练自己更喜欢工作、更乐在工作？激励专家说，我们有能力改变自己的态度和行为。激励专家顾鲁克斯 (Judy Crookes) 在精神范畴 (Inner Realm) 杂志上，写出这样一段话：态度不是陷阱，就是自由。你自己做选择。不管你的动机是什么，要利用它，让你不仅能享受工作的乐趣，也能把工作做好。对我来说，我的工作动机就是避免无聊。每天进到办公室打开计算机，我感谢能靠写作维持不错的生活，使我不必做其它让自己觉得无趣的工作。许多各行各业的专家，都相当喜爱自己的工作，对工作的喜爱也从未停止过。举例来说，主修英文的福克 (Lee Falk) 就在一九三六
47、年创作出魅影 (The Phantom) ，这部作品最近还被制作成电影。经过六十年后，福克已迈入八十高龄，却还持续不断地撰写大家每日可看到的连载漫画。艾尔曼 (Max Ehrmann) 在一九二七年所写的小品文渴望(Desiderata) 中，提出这样的建议：你不但要享受自己的成就，也要享受自己的计画。不管你的工作多卑贱，都得对工作保持兴趣；因为在不断改变的时间财富中，这才是你真正拥有的东西。惊奇漫画公司 (Marvel Comics) 资深编辑顾伦沃 (Mark Gruenwald) 非常热爱自己的工作，他在一九九六年过世时还提出一项请求，希望自己的骨灰能混入油墨中，在其所绘制的超级英雄漫画
48、系列再版时使用。根据每日报导 (Daily News) 指出，顾伦沃的遗志已如愿以偿。顾伦沃的遗孀 (Catherine) 说：现在他真的跟他所画的故事合而为一。另外值得一提的是：要让个人生产力有显著的提升，并不需要激烈的改变。只要采取本章中所建议的二到三项做法，每天加以练习，马上就能从繁忙中，开始得到更多喘息的机会，也渐渐学会在更短的时间内做更多的事，个人生产力也会因此大幅提高。时间是一项宝贵的财产，我试图充分利用，尽量不浪费，因为时间是无可取代的。马克斯（Stanley Marcus）管理我们所储存的知识（Minding the Store）如果你想要有超高的生产力，当然就得放弃某些事。这些事包括：毫无节制的懒散、怠惰、浪费闲暇时间。如果你不愿意放弃这些事，就得认真问问自己，在你生命中拥有更多的生产力，是否真得很重要？如果不重要，那也没关系。只不过，你可别抱怨说时间从来都不够用，可是每到周末却还坐在电视机前，观赏二十五个小时的体育节目。大多数上班族之所以缺乏生产力的原因，就是因为大家并不真的想要拥有生产力。生于前苏联的美国生化专家的阿塞莫夫 (Isaac Asimov)