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1、企业职位说明书建设实践探析-人力资源企业职位说明书建设实践探析 沈文静 中车南京浦镇车辆有限公司人力部 摘要：职位说明书是整理职位分析结果的工作描述的书面文件，界定的是“职位存在的价值”、“职位做什么事”、“职位要求什么样的人来做”等问题，它既是职位评估的重要根据，也为其他HR业务的管理基础。本文以PZ公司为例，对职位说明书体系建设实践中的问题进行总结归纳，并提出优化建议。 关键词：职位说明书 管理实践 一、说明书建设典型问题 PZ公司从2001年初步引入职位说明书，至今历经2次换版。职位说明书从无到有，从零散到相对规范，一定程度上提升了职位管理体系性、支撑了组织建设发展，但规范和约束作用体现
2、还不够充分，主要体现在以下方面。1.缺乏清晰功能定位。从职位说明书本身来看，企业在说明书应用重点、应用方法、模板设计等方面往往缺乏系统的功能定位分析，易造成模板应用度低、关键要素把握不到位等问题；从组织者角度看，人力部门对组织说明书编制工作角色定位不清晰，易造成人员重视度、参与度不高，最终认可度不高的情况。 2.缺乏系统管控经验。编制职位说明书是系统工程，牵扯面广、时间长，人力部在组织编制职位说明书过程中，常因没有项目管控经验、缺乏运作和沟通技巧，没有抓住关键环节，形成轰轰烈烈开场、无声无息收场、事倍功半的局面。 3.缺乏规范编制标准。管理咨询公司为企业编制职位说明书，有专业知识、经验和全新视
3、野，企业自行编制的职位说明书，更贴近实际、员工认可度更高，两者各有千秋。但如两者不相结合，就无法形成可复制、可推广、可延续的编制规范、要素标准，导致说明书后续完善工作不规范、不系统、不准确。 4.缺乏动态管理维护。缺乏说明书跟踪体系，一方面造成职位说明书管理不善，版本混乱；另一方面造成说明书未根据环境、技术、职位要求发展变化及时更新，内容与真实情况相差甚远，最终被束之高阁，未能充分起到实时有效的指导作用。 二、职位说明书建设实施经验 PZ公司在推进职位说明书管理时，注重从以下方面积极采取措施，提高工作系统性和规范性。 1功能定位为前提。首先，明确“人力部组织编制、业务单位具体落实”的角色定位，
4、将业务部门作为说明书编制责任主体，从企业各部门抽调专家组成专项工作组和评审组，制定详细工作计划推进工作；其次，明确职位说明书“以职位为中心，站在使用者的角度，从实用、有效出发，清晰、准确地反馈内容信息”的任务定位，要求以终为始，准确把握说明书编制要点。 2.规范标准为基础。PZ公司统一的职位说明书模板包含职位基本信息、报告督导关系、胜任能力等12个要素，每个要素既有丰富内涵，又与其他要素有深入联系。公司在全面组织编制职位说明书前，整理形成职位说明书编制规范，从格式、句式、用词用语、要素标准等方面进行规范。例如，对职位职责，明确要求以并列型、流程型、网络型或混合型的逻辑关系进行描述，对任职资格，
5、明确提出分层分类的标准，做到说明书标准化和系统化。 3.专业培训为先导。编制职位说明书编制技术性强，对编制人员的从业经验、逻辑思维、系统思维、文字提炼能力均有较高要求。PZ公司在说明书编制前，针对各单位编制者、责任人、评审专家等分群体培训，针对编制者，重点点评职位说明书典型问题、解读编制规范、讲解职位说明书范例；针对单位责任人，重点从计划安排、组织推进、工作质量等方面提出要求；针对评审专家，重点从评审项点、关键要素标准、注意事项等方面进行培训。保证职位说明书建设工作“标准化编写、规范化评审、系统化推进”。 4.多级评审为保障。PZ公司对编制完成的职位说明书采用三级评审模式。一级评审（单位评审）
6、，审核范围为本单位说明书，审核重点为职位定位、职责分工权限、任职资格要求等43个评审项点，要求体现适用性；二级评审（系统专家评审），审核范围为职能系统职位说明书，审核重点为说明书要素描述规范性等41个评审项点；三级评审（公司终审），审核范围为全部说明书，审核重点为任职资格等通用关键要素等20个评审项点，要求符合体系要求。 5.动态管理为根本。PZ公司在职位说明书建设实施完善的基础上，进一步制定职位说明书管理细则，对职位说明书文件的控制、职位说明书的实施、修订等进行统一、规范的规定，保证职位说明书持续可用。要求企业发生重大组织变革和战略调整时，及时修订职位说明书，并定期对说明书优化完善。 三、职位说明书建设优化 1.提高职位说明书利用率和影响力。职位说明书难在编制、在人力资源各个业务模块，提高说明书使用率，同时对说明书内容深度挖掘，将职位工作关系、工作要求以及资源支持等进行整合和体现，使职位说明书升级为指导人力资源工作、员工工作的知识地图或信息检索中心。 2.思考职位说明书与员工职业发展生涯的匹配。职位管理和能力管理是相辅相成的体系，随着企业对人力资本视角的转变和关注度的提升，如何对职位说明书、乃至职位进行优化，提高职位本身内涵，建立职位间转换机制，促进员工能力提升、职业发展，将是企业深远而重大的课题。