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1、协同办公软件实施方案【经验总结】 style=“TEXT-INDENT: 2em” 办公自动化（OA）软件，作为一种信息化的工具，通过统一办公规范，加快信息流动，可以有效地提高员工工作效率，降低企业运营成本。由于它适时地顺应了信息技术发展的潮流，目前已逐渐成为企业日常运转的必备工具，因此如何将其顺利实施便显得至关重要。在不断的实施与操作过程当中，我们积累了许多宝贵的经验，在此做以分享。 style=“TEXT-INDENT: 2em” （1）、前期准备事关重要 style=“TEXT-INDENT: 2em” 建议有必要专门成立临时组织，要求该主管积极参与，快速地、系统地完成数据整理工作，如组
2、织结构、流程、各种电子文档资料等，这样可以快速启动系统的试运行，并很大程度降低了系统推广难度。 style=“TEXT-INDENT: 2em” （2）、单位领导牵头推广 style=“TEXT-INDENT: 2em” 如果单位领导带头坚持使用，那么系统会迅速、切实地应用起来；如果领导不使用，那么无论信息部门如何努力也难推广。OA毕竟是一把手工程。尤其是一些领导，由于年龄关系，对电脑敬而远之，所以有些领导对信息化比较抵触，现在一些OA厂商考虑到这种实际情况，在OA中做了一些便利的方法。一般来说，领导使用OA最重要功能是审批,把一些领导常用的审批用语通过管理员录入到OA中，领导只要轻点鼠标即可
3、进行审批。这样人性化的措施，大大降低了领导对OA的抵触心里。 style=“TEXT-INDENT: 2em” （3）、在整个企业范围内进行系统测试 style=“TEXT-INDENT: 2em” 系统测试不是IT部门自己的事情，尤其是关系到工作流的部分，这也是OA系统的核心应用部分，由于IT部门的职员在日常工作中对企业的工作流程接触很少，光靠在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试，是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，则往往能发现在该部分存在的缺漏。所以，系统测试工作最好能由企业全部员工来共同完成。 sty
4、le=“TEXT-INDENT: 2em” （4）、系统应用要分步实施、从易到难，忌贪一步到位 style=“TEXT-INDENT: 2em” 一般单位都觉得，既然付了这么多钱，那便多要些东西，所以系统功能要求得比较多而全。但是为了确保项目的顺利实施，以及实施和推广的效率，我们建议先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期应用功能。如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能、以及一些简单的流程等。至于一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理等模块，可在系统应用良好情况下再逐步应用到实际工作
5、当中，进行设置，继而推广，这样的好处是减少员工的心里压力，如果员工进入OA系统之后看到那么多陌生的功能模块，心里难免有抵触心里。 style=“TEXT-INDENT: 2em” （5）、各部门协调配合 style=“TEXT-INDENT: 2em” OA办公自动化系统往往涉及单位各个部门、人员，面较广，而其又体现了新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，因此在推广过程中，难免要遇到这样或那样的抵触。高层领导必须与OA的管理部门（尤其是行政部/办公室）密切配合，制定使用OA的规章制度，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。 style=“TEXT-IND
6、ENT: 2em” （6）、对管理员的培训贯穿整个实施过程 style=“TEXT-INDENT: 2em” 培训有两个方面。一是系统管理员的培训；二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。所以，系统管理员的培训一般应贯穿整个实施过程，将实际应用讲解与解决问题分析相融合，这样有助于用户更快地熟悉系统。 style=“TEXT-INDENT: 2em” （7）、确定专门的系统管理员 style=“TEXT-INDENT: 2em” 系统管理员主要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护，一般来说一个系统管理员就足够，系统管理员一般都要计算机专业科班出身的人员才合适，系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系。另系统管理员的离职交接工作一定要做好，否则新来的系统管理员不熟悉软件情况，这样会给单位带来很大的被动和麻烦。 3 / 3